Las razones cruciales para mantener separadas las finanzas comerciales y personales

Si usted es como muchos empresarios, probablemente utilizó sus propias finanzas para iniciar su negocio y no se molestó en abrir una cuenta bancaria separada. Sin embargo, ya sea que comenzó su negocio como un negocio secundario, quería probar una idea comercial o está trabajando como contratista independiente, mezclar negocios y finanzas personales nunca es una buena idea. Una vez que comienza a ganar dinero y/oa acumular gastos, está tomando riesgos innecesarios.

Mantener las finanzas comerciales y personales separadas

A medida que crece el negocio, es crucial establecer límites entre su negocio y las finanzas personales. Esto es lo que necesita saber:

afición vs. Negocio

El IRS asume que las empresas se inician para generar ganancias. Los pasatiempos pueden o no generar ganancias. Cualquier beneficio que obtenga de su pasatiempo se incluye como ingreso en sus declaraciones de impuestos personales y debe pagar impuestos sobre la renta. El inconveniente de un pasatiempo es que no puedes reclamar cualquier deducción comercial por gastos en los que pueda incurrir en relación con el pasatiempo.

Si desea reclamar gastos comerciales como deducciones, debe informar cualquier ingreso o pérdida en un Anexo C (Formulario 1040). Mantener las finanzas comerciales y personales separadas respalda su intención de administrar un negocio y no un pasatiempo a los ojos del IRS, lo que le permite hacer esas deducciones.

Elegir una entidad comercial

La estructura legal de su negocio también requiere que mantenga separadas las finanzas comerciales y personales. Si configura su negocio como una corporación o una compañía de responsabilidad limitada (LLC), el negocio se considera una entidad legal separada y, por lo tanto, requiere un libro de contabilidad y cuentas bancarias por separado. Si estructuró su negocio como un propietario único y todas las ganancias/pérdidas están vinculadas a usted personalmente, es aún más esencial mantener las finanzas comerciales y personales separadas en caso de que el IRS decida auditarlo. Una auditoría requiere que divulgue pruebas de los gastos e ingresos de su negocio, por lo que es importante mantener buenos registros. Los registros financieros comerciales separados también facilitan la gestión de las facturas y las responsabilidades fiscales.

Las empresas no solo corren el riesgo de una auditoría por parte del IRS. Otras agencias estatales y federales podrían solicitar registros financieros con respecto al registro, el cumplimiento corporativo, el empleo y los impuestos sobre las ventas.

Financiamiento de la Ley CARES

Cuando llegó el COVID-19 y el gobierno creó la Ley CARES, las pequeñas y grandes empresas de todo el país se apresuraron a reunir el papeleo para solicitar fondos de ayuda para desastres. Las empresas con su documentación financiera y legal lista para funcionar fueron las primeras en obtener el dinero. Las empresas que luchan por mostrar ganancias y pérdidas del negocio se perdieron. Además, algunos prestamistas requerían que las empresas tuvieran cuentas bancarias comerciales, mientras que otros solo aceptaban empresas incorporadas.

Si tuvo la suerte de recibir dinero del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP) y/o el Préstamo por Daños Económicos por Desastre (EIDL), eventualmente se le pedirá que muestre cómo se gastó el dinero. El Departamento de Justicia ya ha presentado casos de fraude contra empresas que recibieron fondos de ayuda para desastres y gastaron el dinero en gastos ilegítimos.

El PPP requiere que el 75 por ciento del préstamo se use para costos de nómina; El 25 por ciento se puede usar para alquiler, intereses y servicios públicos comerciales. Los fondos de EIDL deben usarse para deudas fijas (alquiler, etc.), nómina, cuentas por pagar y otras facturas impagas debido al desastre. Cuando su prestamista vuelve a pedirle pruebas de para qué se usaron los fondos, tener finanzas separadas es aún más crucial para probar que el dinero se asignó correctamente.

Contratistas independientes y AB5

Para los contratistas independientes, ahora más que nunca, es importante mostrar las finanzas comerciales como separadas de las finanzas personales. A partir del 1 de enero de 2020, el Proyecto de Ley 5 de la Asamblea de California (o AB5) requiere nuevas pautas para determinar si un trabajador se considera un contratista independiente o un empleado. Hasta ahora, la reacción violenta de los empleadores y contratistas independientes ha resultado en que muchas categorías estén exentas de AB5, más recientemente escritores y traductores independientes.

Sin embargo, muchos contratistas tendrán la carga de la prueba para conservar su condición de independientes. Para ser considerado un contratista independiente, la persona debe demostrar que controla su propio tiempo, tareas y técnicas; trabajar en una industria separada; y han establecido operaciones comerciales. Mantener las finanzas comerciales y personales separadas contribuye en gran medida a respaldar esa posición.

Muchos contratistas independientes también están cambiando la estructura legal de sus negocios al establecer una corporación o LLC. Como entidad legal separada, el trabajo realizado se paga a la empresa y no al individuo, lo que demuestra aún más que el contratista no es un empleado.

En todo el país, la clasificación de los trabajadores de la economía informal está bajo un escrutinio minucioso. Mantener las finanzas separadas, configurar el negocio como una entidad separada y mantener buenos registros puede mantener su negocio protegido de riesgos innecesarios.

El velo corporativo

Como se indicó anteriormente, cuando forma una LLC o una corporación, significa que la empresa se considera como su propia entidad legal y los accionistas, funcionarios y directores no serán personalmente responsables de las acciones de la corporación. Para mantener ese “Velo Corporativo” o “Escudo Corporativo”, la empresa es responsable de cualquier deuda y responsabilidad legal en la que incurra y debe mantener sus propias finanzas.

Cuando se mantiene al día, el velo corporativo ayuda a proteger a los propietarios de tener que entregar activos personales para pagar las deudas o resolver los problemas legales de la empresa. Si un tribunal determina que la corporación o LLC ha comprometido la separación, se lo denomina "perforación" o "levantar" el velo corporativo y la protección de responsabilidad ya no se aplica. Mezclar negocios y finanzas personales es una forma en que los dueños de negocios ponen en peligro el velo corporativo. Una vez que se levanta el velo corporativo, las personas detrás de la entidad comercial son personalmente responsables de cualquier deuda o irregularidad legal de la empresa.

Otras formas de levantar el velo corporativo son no mantener los registros corporativos o de LLC requeridos por el estado, usar activos comerciales para fines personales, pagar compras personales con una tarjeta de crédito de la empresa y garantizar personalmente un préstamo comercial o usar propiedad personal como garantía. para un préstamo comercial.

No solo se deben mantener separadas las finanzas comerciales y personales, sino que la empresa también debe realizar toda la correspondencia comercial utilizando el nombre de la empresa, y eso incluye propuestas, contratos, facturas, recibos de ventas, materiales de marketing y todos los documentos financieros.

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