Como comunicar notícias importantes internamente: 15 dicas importantes

Uma estratégia de comunicação interna eficaz é essencial ao tentar incentivar uma equipe coesa a trabalhar em conjunto para o mesmo objetivo. Especialmente quando se trata de anunciar notícias importantes para sua equipe, usar a abordagem correta de comunicação interna é de extrema importância. A estratégia de comunicação correta garante que a mensagem pretendida seja clara e facilmente compreendida, não deixando margem para erros. Por isso, perguntamos a 15 empreendedores do Young Entrepreneur Council (YEC) o seguinte:

“Qual é a sua melhor dica para comunicar internamente notícias importantes (contratações importantes, financiamento etc.) para toda a empresa e por que essa é a chave para garantir que a mensagem seja bem comunicada?”

Aqui está o que os membros da comunidade YEC tinham a dizer:

1. Seja transparente

“Seja transparente o máximo que puder e o mais rápido possível. Nada é pior para o moral do que os funcionários pensarem que não estão no circuito ou são membros iguais da equipe. Isso é especialmente verdadeiro se as notícias afetarem esse funcionário financeiramente, em termos de organização ou em termos de responsabilidade. ” ~ Anthony Saladino, Reis do Armário de Cozinha

2. Comunique-se pessoalmente

“Sempre que um grande desenvolvimento acontece em um ambiente corporativo, comunicar as informações pessoalmente é um grande trunfo. Tenho frequentemente enviado e-mails para grupos discretos de indivíduos e, em seguida, gasto o tempo para me encontrar pessoalmente com cada grupo para entregar as notícias. Dessa forma, você tem controle sobre seu público, mas também pode transmitir uma sensação pessoal.” ~ Ryan Bradley, Koester & Bradley, LLP / White River Consulting, LLC

3. Construa uma cadência

“Construa uma cadência. Temos uma reunião geral de 10 minutos todos os dias, onde alternamos entre as diferentes equipes que estão trabalhando e compartilhamos as notícias da empresa. Especialmente porque agora estamos totalmente remotos, este é o “batimento do coração” central da nossa empresa e onde todos se reúnem. Mensalmente, temos uma reunião geral mais formal, onde mergulhamos mais fundo em coisas que levam mais tempo.” ~ Tony Scherba, Yeti

4. Fique por dentro dos rumores

“Para se comunicar com sua equipe de forma eficaz, é importante ficar por dentro de rumores e informações falsas para que você possa esmagá-las desde o início. Comunicar-se cedo e com frequência é a chave para construir relacionamentos profissionais saudáveis.” ~ Jared Atchison, WPForms

5. Alinhar mensagens através de vários canais

“Alinhar mensagens e divulgar por diversos canais. Os indivíduos digerem as informações de maneira diferente, por isso é importante utilizar diferentes modos de comunicação que ressoem com todos. Alguns funcionários podem ler completamente um e-mail da empresa, enquanto outros podem se envolver melhor com um vídeo executivo, reunião da empresa, quadro de mensagens na intranet ou telefonema.” ~ Traci Beach, Craft Impact

6. Repita sua mensagem

“A repetição é fundamental. Você precisa enviar coisas em vários formatos. Para nós, enviamos um e-mail, anotamos no Slack (em vários canais) e o trazemos durante nossas reuniões semanais de equipe. Eventualmente, a notícia sai.” ~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design

7. Organize discussões de vídeo semanais

“Realizamos discussões semanais em vídeo com toda a equipe. Isso dá a todos a oportunidade de compartilhar notícias ou atualizações importantes e fazer qualquer pergunta que possam ter. É muito importante que as pessoas dentro de uma empresa sintam um senso de comunidade e ligações regulares ajudam a fazer isso. Isso também ajuda você a identificar rapidamente quaisquer problemas e chegar ao fundo deles antes que eles aumentem.” ~ Ibrahim Alkurd, Nova Mina

8. Tenha uma Câmara Municipal Mensal

“Temos um evento mensal da prefeitura onde falamos sobre o progresso de nossas marcas. Durante esse período, analisamos as notas de limpeza para que todos saibam sobre as últimas notícias e atualizações de dentro da empresa. Essas pequenas videoconferências são super eficazes para envolver seus funcionários em todas as atividades que ocorrem no escritório.” ~ John Turner, SeedProd LLC

9. Seja claro sobre a confidencialidade

“Nossas reuniões da empresa, também chamadas de L10s, têm uma seção onde dizemos se qualquer informação trocada deve ser mantida em sigilo ou não. Nem sempre é claro que certas notícias ainda não foram divulgadas ao público, por isso ajuda tê-las por escrito todas as semanas. Dessa forma, todos permanecem na mesma página e não há vazamentos de informações desnecessárias.” ~ Stephanie Wells, Formas Formidáveis

10. Crie um boletim informativo da empresa

“Sugiro a criação de um boletim informativo da empresa que sai semanalmente ou mensalmente. Inclua todas as atualizações importantes, prazos e novas contratações com sua equipe para que eles possam ficar atualizados. Você deve incentivar os funcionários a fornecer feedback sobre os boletins informativos para que você possa continuar melhorando enquanto fornece informações essenciais a todos os seus departamentos.” ~ John Brackett, Smash Balloon LLC

11. Use uma plataforma de sua escolha

“Use uma plataforma de sua escolha, não a sua. Você pode querer comunicar notícias importantes por e-mail da empresa, mas eles podem não lê-las de forma consistente. Contanto que as notícias não sejam sensíveis, se sua equipe preferir as mídias sociais, envie seus anúncios por lá. Dessa forma, você garantirá que seus funcionários estejam tão atualizados quanto necessário.” ~ Andrew Schrage, Money Crashers Finanças Pessoais

12. Comunique-se pelas mídias sociais

“No nosso caso, a maioria dos nossos colaboradores tem idades entre 21 e 26 anos, e é por isso que usamos principalmente as mídias sociais para comunicar nossas principais mensagens à empresa. Criamos um grupo privado no Facebook e, quando um funcionário se junta à nossa empresa, nós o adicionamos ao grupo. Também comunicamos as notícias por e-mail da empresa, mas identificamos que nossa mensagem tem mais impacto nas mídias sociais.” ~ Alfredo Atanacio, Uassist.ME

13. Use o e-mail da empresa

“Usar o e-mail dentro da empresa é uma das melhores formas de realizar os processos de comunicação. Ainda mais, considerando os acontecimentos recentes em que a comunicação é quase sempre remota, fazer uso de ferramentas tecnológicas para realizar esses processos é uma excelente forma de economizar tempo e manter contato com diferentes áreas da empresa.” ~ Kevin Leyes, Leyes Media & Team Leyes, por Leyes Enterprises

14. Utilize Vídeo

“Sem dúvida, estamos vivendo na era do vídeo. A maneira mais rápida de comunicar grandes notícias - boas ou ruins - para toda a sua empresa é utilizar o vídeo. Por não terem emoção, tom, expressões faciais, gestos, contato visual e linguagem corporal, as palavras em uma tela podem ser facilmente mal interpretadas ou mal interpretadas. Uma das maneiras mais fáceis de transmitir exatamente o que você quer expressar é através do vídeo.” ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

15. Use um canal dedicado do Slack

“Temos um canal no Slack chamado Anúncios, onde compartilhamos informações importantes com toda a empresa. A razão pela qual essa estratégia funciona tão bem é porque podemos marcar todos de uma vez quando um anúncio é feito. Isso garante que todas as pessoas que estão no nosso Slack recebam a notificação e tenham a opção de comentar e fazer perguntas.” ~ Chris Christoff, MonsterInsigh

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