วิธีการสื่อสารข่าวสำคัญภายใน: 15 เคล็ดลับยอดนิยม

กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญเมื่อพยายามสนับสนุนให้ทีมที่เหนียวแน่นทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อมีการประกาศข่าวสำคัญให้กับทีมของคุณ การใช้แนวทางการสื่อสารภายในที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งยวด กลยุทธ์การสื่อสารที่เหมาะสมช่วยให้มั่นใจว่าข้อความที่ต้องการจะชัดเจนและเข้าใจได้ง่าย ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาด นั่นเป็นเหตุผลที่เราถามผู้ประกอบการ 15 รายจาก Young Entrepreneur Council (YEC) ดังต่อไปนี้:

“เคล็ดลับที่ดีที่สุดของคุณสำหรับการสื่อสารข่าวสำคัญภายในองค์กร (พนักงานคีย์ เงินทุน ฯลฯ) กับทั้งบริษัทคืออะไร และเหตุใดจึงเป็นกุญแจสำคัญในการรับประกันว่าข้อความจะได้รับการสื่อสารอย่างดี”

นี่คือสิ่งที่สมาชิกชุมชน YEC ต้องพูด:

1. โปร่งใส

“จงโปร่งใสให้มากที่สุดและโดยเร็วที่สุด ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าขวัญกำลังใจของพนักงานที่คิดว่าตนไม่มีส่วนเกี่ยวข้องหรือเป็นสมาชิกในทีมที่เท่าเทียมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข่าวดังกล่าวส่งผลกระทบต่อพนักงานคนนั้นในด้านการเงิน องค์กร หรือด้านความรับผิดชอบ” ~ แอนโธนี่ ซาลาดิโน ราชาตู้ครัว

2. สื่อสารด้วยตนเอง

“ทุกครั้งที่มีการพัฒนาครั้งใหญ่เกิดขึ้นในองค์กร การสื่อสารข้อมูลเป็นการส่วนตัวถือเป็นทรัพย์สินที่สำคัญ ฉันได้ส่งอีเมลไปยังกลุ่มต่างๆ ที่ไม่ต่อเนื่องกันบ่อยๆ แล้วจึงใช้เวลาพบปะกับแต่ละกลุ่มเป็นการส่วนตัวเพื่อส่งข่าว วิธีนี้จะให้คุณควบคุมผู้ฟังได้ แต่ยังสามารถให้ความรู้สึกส่วนตัวได้อีกด้วย” ~ Ryan Bradley, Koester & Bradley, LLP / White River Consulting, LLC

3. สร้างจังหวะ

“สร้างจังหวะ เรามีการประชุมแบบ all-hands เป็นเวลา 10 นาทีทุกวัน โดยเราจะหมุนเวียนสิ่งที่ทีมต่างๆ กำลังทำงานอยู่และแบ่งปันข่าวสารของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากตอนนี้เราห่างไกลกันหมดแล้ว นี่คือ "จังหวะการเต้นของหัวใจ" ที่เป็นศูนย์กลางของบริษัทของเรา และเป็นที่ที่ทุกคนมารวมตัวกัน ทุกเดือน เรามีการประชุมแบบ all-hands ที่เป็นทางการมากขึ้น ซึ่งเราจะเจาะลึกลงไปในสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องใช้เวลามากขึ้น” ~ โทนี่ เชอร์บา, เยติ

4. อยู่ด้านบนของข่าวลือ

“ในการสื่อสารกับทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องคอยติดตามข่าวลือและข้อมูลเท็จเพื่อที่คุณจะได้จัดการตั้งแต่ต้น การสื่อสารตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้งเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อสุขภาพและเป็นมืออาชีพ” ~ Jared Atchison, WPForms

5. จัดข้อความผ่านหลายช่องทาง

“จัดแนวข้อความและเผยแพร่ผ่านช่องทางต่างๆ บุคคลแยกแยะข้อมูลต่างกัน ดังนั้นการใช้รูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันซึ่งสอดคล้องกับทุกคนจึงเป็นเรื่องสำคัญ พนักงานบางคนอาจอ่านอีเมลของบริษัทอย่างละเอียด ในขณะที่คนอื่นๆ อาจมีส่วนร่วมกับวิดีโอสำหรับผู้บริหาร การประชุมของบริษัท กระดานข้อความอินทราเน็ต หรือโทรศัพท์ได้ดีขึ้น” ~ หาด Traci, Craft Impact

6. ส่งข้อความของคุณซ้ำ

“การทำซ้ำเป็นกุญแจสำคัญ คุณต้องส่งสินค้าในหลายรูปแบบ สำหรับเรา เราส่งอีเมล จดบันทึกไว้ใน Slack (ในหลายๆ ช่องทาง) และนำมาใช้ในระหว่างการประชุมทีมประจำสัปดาห์ของเรา ในที่สุดก็มีข่าวออกมา” ~ ปีเตอร์ บอยด์, PaperStreet Web Design

7. จัดวิดีโอสนทนารายสัปดาห์

“เราจัดการสนทนาทางวิดีโอรายสัปดาห์กับทั้งทีม สิ่งนี้ทำให้ทุกคนมีโอกาสแบ่งปันข่าวสารสำคัญหรืออัปเดต และถามคำถามที่พวกเขาอาจมี เป็นสิ่งสำคัญมากที่คนในบริษัทรู้สึกถึงความเป็นชุมชนและการโทรหากันเป็นประจำจะช่วยในเรื่องนี้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณระบุปัญหาได้อย่างรวดเร็วและเข้าถึงจุดต่ำสุดก่อนที่จะบานปลาย” ~ Ibrahim Alkurd เหมืองใหม่

8. มีศาลากลางรายเดือน

“เรามีงานศาลากลางรายเดือนที่เราพูดถึงความก้าวหน้าของแบรนด์ของเรา ในช่วงเวลานี้ เราจะทบทวนบันทึกการดูแลทำความสะอาดเพื่อให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับข่าวสารล่าสุดและข้อมูลอัปเดตจากภายในบริษัท การประชุมทางวิดีโอขนาดเล็กเหล่านี้มีประสิทธิภาพสูงสุดในการทำให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วมในกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นที่สำนักงาน” ~ จอห์น เทิร์นเนอร์, SeedProd LLC

9. มีความชัดเจนเกี่ยวกับการรักษาความลับ

“การประชุมบริษัทของเราหรือที่เรียกว่า L10s มีส่วนที่เรากล่าวว่าการแลกเปลี่ยนข้อมูลใด ๆ จะต้องถูกเก็บเป็นความลับหรือไม่ ไม่ชัดเจนเสมอไปว่าข่าวบางอย่างยังไม่เปิดเผยต่อสาธารณะ ดังนั้นจึงควรเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรทุกสัปดาห์ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะเข้าใจตรงกัน และไม่มีข้อมูลรั่วไหลโดยไม่จำเป็น” ~ สเตฟานี เวลส์ ฟอร์มน่าเกรงขาม

10. สร้างจดหมายข่าวของบริษัท

“ฉันแนะนำให้สร้างจดหมายข่าวของบริษัทที่เผยแพร่เป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน รวมข้อมูลอัปเดต กำหนดเวลา และพนักงานใหม่ที่สำคัญทั้งหมดไว้กับทีมของคุณ เพื่อให้พวกเขาไม่พลาด คุณควรส่งเสริมให้พนักงานให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับจดหมายข่าวเพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงต่อไปในขณะที่ส่งข้อมูลที่จำเป็นไปยังแผนกทั้งหมดของคุณ” ~ John Brackett, Smash Balloon LLC

11. ใช้แพลตฟอร์มที่พวกเขาเลือก

“ใช้แพลตฟอร์มที่พวกเขาเลือก ไม่ใช่ของคุณ คุณอาจต้องการแจ้งข่าวสำคัญผ่านอีเมลของบริษัท แต่อาจไม่ได้อ่านอย่างสม่ำเสมอ ตราบใดที่ข่าวไม่ละเอียดอ่อน หากทีมของคุณชอบโซเชียลมีเดีย ให้ส่งประกาศของคุณที่นั่น ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณได้รับข้อมูลล่าสุดตามที่พวกเขาต้องการ” ~ Andrew Schrage, Money Crashers การเงินส่วนบุคคล

12. สื่อสารผ่านโซเชียลมีเดีย

“ในกรณีของเรา พนักงานส่วนใหญ่ของเรามีอายุระหว่าง 21 ถึง 26 ปี และนั่นเป็นสาเหตุที่เราใช้โซเชียลมีเดียเป็นหลักในการสื่อสารข้อความสำคัญของเราไปยังบริษัท เราได้สร้างกลุ่มส่วนตัวบน Facebook และเมื่อพนักงานเข้าร่วมบริษัทของเรา เราจะเพิ่มพวกเขาลงในกลุ่ม เรายังสื่อสารข่าวผ่านอีเมลของบริษัทด้วย แต่เราพบว่าข้อความของเรามีผลกระทบต่อโซเชียลมีเดียมากกว่า” ~ Alfredo Atanacio, Uassist.ME

13. ใช้อีเมลของบริษัท

“การใช้อีเมลภายในบริษัทเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการตามกระบวนการสื่อสาร ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อพิจารณาถึงเหตุการณ์ล่าสุดที่การสื่อสารมักจะอยู่ห่างไกล การใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีเพื่อดำเนินการตามกระบวนการเหล่านี้เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการประหยัดเวลาและรักษาการติดต่อกับส่วนต่างๆ ของบริษัท” ~ Kevin Leyes, Leyes Media & Team Leyes โดย Leyes Enterprises

14. ใช้วิดีโอ

“ไม่ต้องสงสัยเลย เรากำลังอยู่ในยุคของวิดีโอ วิธีที่เร็วที่สุดในการสื่อสารข่าวใหญ่—ดีหรือไม่ดี—กับทั้งบริษัทของคุณคือการใช้วิดีโอ เนื่องจากไม่มีอารมณ์ น้ำเสียง การแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง การสบตา และภาษากาย คำบนหน้าจอจึงสามารถตีความผิดหรือเข้าใจผิดได้ง่าย วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการถ่ายทอดสิ่งที่คุณต้องการแสดงออกอย่างชัดเจนคือผ่านวิดีโอ” ~ แบลร์ โธมัส eMerchantBroker

15. ใช้ Slack Channel เฉพาะ

“เรามีช่องทาง Slack ที่เรียกว่าประกาศ ซึ่งเราแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับทั้งบริษัท เหตุผลที่กลยุทธ์นี้ใช้ได้ผลดีเพราะเราสามารถแท็กทุกคนพร้อมกันเมื่อมีการประกาศ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่อยู่ใน Slack ของเราจะได้รับการแจ้งเตือนและมีตัวเลือกในการแสดงความคิดเห็นและถามคำถาม” ~ คริส คริสทอฟ จาก MonsterInsigh

ภาพ: Depositphotos.com