Cara Mengomunikasikan Berita Penting Secara Internal: 15 Tip Teratas

Strategi komunikasi internal yang efektif sangat penting ketika mencoba mendorong tim yang kohesif untuk bekerja sama menuju tujuan yang sama. Terutama dalam hal mengumumkan berita penting kepada tim Anda, menggunakan pendekatan komunikasi internal yang tepat adalah yang paling penting. Strategi komunikasi yang tepat memastikan pesan yang dimaksud jelas dan mudah dipahami, tanpa meninggalkan ruang untuk kesalahan. Untuk itu kami menanyakan kepada 15 pengusaha dari Young Entrepreneur Council (YEC) berikut ini:

“Apa tip terbaik Anda untuk mengkomunikasikan berita penting secara internal (rekrutan kunci, pendanaan, dll.) ke seluruh perusahaan, dan mengapa kunci ini untuk memastikan pesan dikomunikasikan dengan baik?”

Inilah yang dikatakan anggota komunitas YEC:

1. Jadilah Transparan

“Bersikaplah transparan sebanyak yang Anda bisa dan sesegera mungkin. Tidak ada yang lebih buruk untuk moral daripada karyawan yang berpikir bahwa mereka tidak berada dalam lingkaran atau anggota tim yang setara. Ini terutama benar jika berita tersebut akan berdampak pada karyawan tersebut secara finansial, organisasi, atau tanggung jawab.” ~ Anthony Saladino, Raja Kabinet Dapur

2. Berkomunikasi secara Pribadi

“Setiap kali perkembangan besar terjadi di lingkungan perusahaan, mengomunikasikan informasi secara pribadi adalah aset utama. Saya sering mengirim email ke kelompok individu yang berbeda dan kemudian menghabiskan waktu untuk bertemu secara pribadi dengan setiap kelompok untuk menyampaikan berita. Dengan cara ini Anda memiliki kendali atas audiens Anda, tetapi juga dapat memberikan kesan pribadi.” ~ Ryan Bradley, Koester & Bradley, LLP / White River Consulting, LLC

3. Bangun Irama

“Bangun irama. Kami mengadakan rapat 10 menit setiap hari di mana kami melakukan rotasi melalui tim yang berbeda yang sedang mengerjakan dan berbagi berita perusahaan. Terutama karena kami sekarang telah pergi jauh, ini adalah pusat "detak jantung" perusahaan kami dan di mana semua orang berkumpul. Setiap bulan, kami mengadakan pertemuan semua pihak yang lebih formal di mana kami menyelami lebih dalam hal-hal yang membutuhkan lebih banyak waktu.” ~ Tony Scherba, Yeti

4. Tetap di Atas Rumor

“Untuk berkomunikasi dengan tim Anda secara efektif, penting untuk tetap mengetahui rumor dan informasi palsu sehingga Anda dapat menghentikannya dari awal. Berkomunikasi lebih awal dan sering adalah kunci untuk membangun hubungan yang sehat dan profesional.” ~ Jared Atchison, WPForms

5. Sejajarkan Pesan Melalui Beberapa Saluran

“Selaraskan pesan dan sebarkan melalui berbagai saluran. Individu mencerna informasi secara berbeda, jadi penting untuk memanfaatkan berbagai mode komunikasi yang beresonansi dengan semua orang. Beberapa karyawan mungkin membaca email perusahaan secara menyeluruh, sementara yang lain mungkin terlibat lebih baik dengan video eksekutif, rapat perusahaan, papan pesan intranet, atau panggilan telepon.” ~ Pantai Traci, Dampak Kerajinan

6. Ulangi Pesan Anda

“Pengulangan adalah kuncinya. Anda perlu mengirim barang dalam berbagai format. Bagi kami, kami mengirim email, mencatatnya di Slack (di beberapa saluran) dan membawanya selama rapat tim mingguan kami. Akhirnya, berita itu keluar. ” ~ Peter Boyd, Desain Web PaperStreet

7. Selenggarakan Diskusi Video Mingguan

“Kami mengadakan diskusi video mingguan dengan seluruh tim. Ini memberi setiap orang kesempatan untuk berbagi berita atau pembaruan penting apa pun dan untuk mengajukan pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki. Sangat penting bagi orang-orang di dalam perusahaan untuk merasakan rasa kebersamaan dan panggilan rutin membantu untuk melakukan hal ini. Ini juga membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi masalah apa pun dan menyelesaikannya sebelum meningkat.” ~ Ibrahim Alkurd, Tambang Baru

8. Miliki Balai Kota Bulanan

“Kami memiliki acara balai kota bulanan di mana kami berbicara tentang kemajuan merek kami. Selama waktu ini, kami membahas catatan rumah tangga sehingga semua orang tahu tentang berita dan pembaruan terbaru dari dalam perusahaan. Konferensi video kecil ini sangat efektif untuk membuat karyawan Anda terlibat dalam semua aktivitas yang terjadi di kantor.” ~ John Turner, SeedProd LLC

9. Jelas Tentang Kerahasiaan

“Pertemuan perusahaan kami, juga disebut L10, memiliki bagian di mana kami mengatakan apakah informasi yang dipertukarkan harus dirahasiakan atau tidak. Tidak selalu jelas bahwa berita tertentu belum diumumkan ke publik, jadi ada baiknya untuk membuatnya secara tertulis setiap minggu. Dengan begitu, semua orang tetap berada di halaman yang sama, dan tidak ada kebocoran informasi yang tidak perlu.” ~ Stephanie Wells, Bentuk yang Tangguh

10. Buat Buletin Perusahaan

“Saya menyarankan untuk membuat buletin perusahaan yang terbit mingguan atau bulanan. Sertakan semua pembaruan penting, tenggat waktu, dan karyawan baru dengan tim Anda sehingga mereka dapat terus mengikuti perkembangan. Anda harus mendorong karyawan untuk memberi Anda umpan balik tentang buletin sehingga Anda dapat terus meningkatkan diri sambil menyampaikan informasi penting ke semua departemen Anda.” ~ John Brackett, Smash Balloon LLC

11. Gunakan Platform Pilihan Mereka

“Gunakan platform yang mereka pilih, bukan milikmu. Anda mungkin ingin mengomunikasikan berita penting melalui email perusahaan, tetapi mereka mungkin tidak membacanya secara konsisten. Selama beritanya tidak sensitif, jika tim Anda lebih suka media sosial, kirimkan pengumuman Anda di sana. Dengan begitu, Anda akan memastikan bahwa karyawan Anda selalu up-to-date seperti yang mereka butuhkan.” ~ Andrew Schrage, Keuangan Pribadi Penghancur Uang

12. Berkomunikasi Melalui Media Sosial

“Dalam kasus kami, sebagian besar usia karyawan kami berkisar antara 21 hingga 26 tahun, dan itulah mengapa kami menggunakan media sosial untuk menyampaikan pesan utama kami kepada perusahaan. Kami telah membuat grup pribadi di Facebook, dan ketika seorang karyawan bergabung dengan perusahaan kami, kami menambahkannya ke grup. Kami juga mengomunikasikan berita melalui email perusahaan kami, tetapi kami telah mengidentifikasi bahwa pesan kami memiliki dampak yang lebih besar di media sosial.” ~ Alfredo Atanacio, Uassist.ME

13. Gunakan Email Perusahaan

“Menggunakan email di dalam perusahaan adalah salah satu cara terbaik untuk melakukan proses komunikasi. Terlebih lagi, mengingat kejadian baru-baru ini di mana komunikasi hampir selalu jauh, memanfaatkan alat teknologi untuk melakukan proses ini adalah cara terbaik untuk menghemat waktu dan mempertahankan kontak dengan berbagai area perusahaan.” ~ Kevin Leyes, Leyes Media & Team Leyes, oleh Leyes Enterprises

14. Memanfaatkan Video

“Tanpa diragukan lagi, kita hidup di zaman video. Cara tercepat untuk mengomunikasikan berita besar—baik atau buruk—ke seluruh perusahaan Anda adalah dengan memanfaatkan video. Karena mereka kekurangan emosi, nada, ekspresi wajah, gerak tubuh, kontak mata dan bahasa tubuh, kata-kata di layar dapat dengan mudah disalahartikan atau disalahpahami. Salah satu cara termudah untuk menyampaikan apa yang ingin Anda ungkapkan adalah melalui video.” ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

15. Gunakan Saluran Slack Khusus

“Kami memiliki saluran Slack yang disebut Pengumuman di mana kami berbagi informasi penting dengan seluruh perusahaan. Alasan mengapa strategi ini berhasil dengan baik adalah karena kami dapat menandai semua orang sekaligus saat pengumuman dibuat. Ini memastikan bahwa setiap orang yang ada di Slack kami akan mendapatkan notifikasi dan memiliki opsi untuk berkomentar dan mengajukan pertanyaan.” ~ Chris Christoff, MonsterInsigh

Gambar: Depositphotos.com