Jak komunikować ważne wiadomości wewnętrznie: 15 najważniejszych wskazówek

Skuteczna strategia komunikacji wewnętrznej jest niezbędna, gdy staramy się zachęcić zgrany zespół do wspólnej pracy w celu osiągnięcia tego samego celu. Zwłaszcza jeśli chodzi o ogłaszanie ważnych wiadomości swojemu zespołowi, stosowanie odpowiedniego podejścia do komunikacji wewnętrznej ma ogromne znaczenie. Właściwa strategia komunikacji zapewnia, że ​​zamierzony przekaz jest jasny i łatwy do zrozumienia, nie pozostawiając miejsca na błędy. Dlatego poprosiliśmy 15 przedsiębiorców z Rady Młodych Przedsiębiorców (KMO):

„Jaka jest najlepsza wskazówka dotycząca wewnętrznego komunikowania ważnych wiadomości (kluczowych pracowników, finansowania itp.) całej firmie i dlaczego jest to klucz do zapewnienia dobrej komunikacji?”

Oto, co członkowie społeczności YEC mieli do powiedzenia:

1. Bądź przejrzysty

„Bądź przejrzysty tak bardzo, jak możesz i tak szybko, jak możesz. Nie ma nic gorszego dla morale niż pracownicy myślący, że nie są w pętli lub nie są równoprawnymi członkami zespołu. Jest to szczególnie ważne, jeśli wiadomość wpłynie na tego pracownika pod względem finansowym, organizacyjnym lub odpowiedzialnym”. ~ Anthony Saladino, królowie szafek kuchennych

2. Komunikuj się osobiście

„Za każdym razem, gdy w środowisku korporacyjnym ma miejsce poważna zmiana, przekazywanie informacji osobiście jest głównym atutem. Często wysyłałem e-maile do odrębnych grup osób, a następnie spędzałem czas na osobistym spotkaniu z każdą grupą, aby przekazać wiadomości. W ten sposób masz kontrolę nad swoimi odbiorcami, ale także możesz nadać osobisty charakter”. ~ Ryan Bradley, Koester & Bradley, LLP / White River Consulting, LLC

3. Zbuduj kadencję

„Zbuduj kadencję. Każdego dnia mamy 10-minutowe spotkanie wszystkich rąk, podczas którego zmieniamy to, nad czym pracują różne zespoły, i dzielimy się wiadomościami o firmie. Zwłaszcza, że ​​teraz działamy zdalnie, jest to centralne „bicie serca” naszej firmy i miejsce, w którym wszyscy się spotykają. Co miesiąc mamy bardziej formalne spotkanie wszystkich rąk, podczas którego zagłębiamy się w sprawy, które zajmują więcej czasu”. ~ Tony Scherba, Yeti

4. Bądź na bieżąco z plotkami

„Aby skutecznie komunikować się ze swoim zespołem, ważne jest, aby być na bieżąco z plotkami i fałszywymi informacjami, aby od samego początku je zdusić. Wczesna i częsta komunikacja jest kluczem do budowania zdrowych, zawodowych relacji”. ~ Jared Atchison, WPForms

5. Dopasuj wiadomości przez kilka kanałów

„Dostosuj wiadomości i rozpowszechniaj je różnymi kanałami. Ludzie inaczej trawią informacje, dlatego ważne jest, aby korzystać z różnych sposobów komunikacji, które współbrzmią z każdym. Niektórzy pracownicy mogą dokładnie przeczytać firmową wiadomość e-mail, podczas gdy inni mogą lepiej zaangażować się w wideo dla kadry kierowniczej, spotkanie firmowe, tablicę ogłoszeń w intranecie lub rozmowę telefoniczną”. ~ Plaża Traci, wpływ rzemiosła

6. Powtórz swoje przesłanie

„Kluczowe jest powtarzanie. Musisz wysyłać rzeczy w wielu formatach. Dla nas wysyłamy e-mail, zapisujemy go w Slack (w wielu kanałach) i poruszamy podczas naszych cotygodniowych spotkań zespołu. W końcu wieści się rozchodzą. ~ Peter Boyd, projektowanie stron internetowych PaperStreet

7. Prowadź cotygodniowe dyskusje wideo

„Prowadzimy cotygodniowe dyskusje wideo z całym zespołem. Daje to każdemu możliwość podzielenia się kluczowymi wiadomościami lub aktualizacjami oraz zadawania wszelkich pytań. Bardzo ważne jest, aby ludzie w firmie czuli poczucie wspólnoty i pomagają w tym regularne telefony. Pomaga to również szybko zidentyfikować wszelkie problemy i dotrzeć do ich sedna, zanim się eskalują”. ~ Ibrahim Alkurd, Nowa Kopalnia

8. Mieć miesięczny ratusz

„Mamy comiesięczną imprezę w ratuszu, podczas której rozmawiamy o postępach naszych marek. W tym czasie przeglądamy notatki porządkowe, aby wszyscy wiedzieli o najnowszych wiadomościach i aktualizacjach z firmy. Te małe wideokonferencje są bardzo skuteczne w angażowaniu pracowników we wszystkie działania odbywające się w biurze.” ~ John Turner, SeedProd LLC

9. Bądź jasny w kwestii poufności

„Nasze spotkania firmowe, zwane również L10, mają w sobie sekcję, w której mówimy, czy jakiekolwiek wymieniane informacje muszą być poufne, czy nie. Nie zawsze jest jasne, że pewne wiadomości nie są jeszcze upubliczniane, więc warto mieć je na piśmie co tydzień. W ten sposób wszyscy pozostają na tej samej stronie i nie ma niepotrzebnych wycieków informacji”. ~ Stephanie Wells, Groźne Formy

10. Utwórz biuletyn firmowy

„Proponuję stworzyć biuletyn firmowy, który wychodzi co tydzień lub co miesiąc. Dołącz wszystkie ważne aktualizacje, terminy i nowych pracowników do swojego zespołu, aby mogli być na bieżąco. Powinieneś zachęcać pracowników do przekazywania Ci informacji zwrotnych na temat biuletynów, abyś mógł nadal się doskonalić, jednocześnie dostarczając niezbędne informacje do wszystkich swoich działów”. ~ John Brackett, Smash Balloon LLC

11. Użyj platformy ich wyboru

„Użyj wybranej przez nich platformy, a nie swojej. Możesz chcieć przekazywać ważne wiadomości za pośrednictwem firmowej poczty e-mail, ale możesz nie czytać ich konsekwentnie. O ile wiadomości nie są wrażliwe, jeśli Twój zespół woli media społecznościowe, wysyłaj tam swoje ogłoszenia. W ten sposób upewnisz się, że Twoi pracownicy są na bieżąco z aktualnymi potrzebami”. ~ Andrew Schrage, włamywacze pieniędzy, finanse osobiste

12. Komunikuj się za pośrednictwem mediów społecznościowych

„W naszym przypadku większość naszych pracowników jest w wieku od 21 do 26 lat, dlatego używamy głównie mediów społecznościowych do przekazywania kluczowych komunikatów firmie. Stworzyliśmy prywatną grupę na Facebooku, a gdy pracownik dołącza do naszej firmy, dodajemy go do grupy. Informacje przekazujemy również za pośrednictwem naszej firmowej poczty e-mail, ale stwierdziliśmy, że nasz przekaz ma większy wpływ na media społecznościowe”. ~ Alfredo Atanacio, Uassist.ME

13. Użyj firmowego adresu e-mail

„Korzystanie z poczty elektronicznej w firmie to jeden z najlepszych sposobów realizacji procesów komunikacyjnych. Co więcej, biorąc pod uwagę niedawne wydarzenia, w których komunikacja jest prawie zawsze zdalna, wykorzystanie narzędzi technologicznych do realizacji tych procesów jest doskonałym sposobem na zaoszczędzenie czasu i utrzymanie kontaktu z różnymi obszarami firmy.” ~ Kevin Leyes, Leyes Media & Team Leyes, autor: Leyes Enterprises

14. Wykorzystaj wideo

„Bez wątpienia żyjemy w epoce wideo. Najszybszym sposobem przekazania ważnych wiadomości — dobrych lub złych — całej firmie jest wykorzystanie wideo. Ponieważ brakuje im emocji, tonu, mimiki, gestów, kontaktu wzrokowego i mowy ciała, słowa na ekranie mogą być łatwo błędnie zinterpretowane lub źle zrozumiane. Jednym z najłatwiejszych sposobów przekazania dokładnie tego, co chcesz wyrazić, jest wideo”. ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

15. Użyj dedykowanego kanału Slack

„Mamy kanał Slack o nazwie Ogłoszenia, w którym dzielimy się ważnymi informacjami z całą firmą. Powodem, dla którego ta strategia działa tak dobrze, jest to, że po ogłoszeniu możemy oznaczyć wszystkich naraz. Gwarantuje to, że każda osoba korzystająca z naszego Slacka otrzyma powiadomienie i będzie miała możliwość komentowania i zadawania pytań.” ~ Chris Christoff, MonsterInsigh

Obraz: Depositphotos.com