Pagamentos de impostos estimados: respostas para proprietários de pequenas empresas e autônomos
Publicados: 2020-02-05Os pagamentos estimados de imposto de renda continuam sendo um fato da vida para a maioria de nós que administra nossos próprios negócios.
Aqueles que estão empregados recebem contracheques onde o empregador retém impostos. Mas a maioria dos empresários e autônomos deve enviar periodicamente uma quantia chamada “pagamentos de impostos estimados” para o IRS. Você também pode precisar pagar impostos estimados à autoridade tributária estadual.
Para os novos donos de pequenos negócios, cumprir essas obrigações fiscais torna-se um grande ajuste. Parece particularmente estressante quando você está acostumado a ter um empregador descontando o imposto de renda na fonte com cada salário.
Saiba mais sobre os prós e contras dos pagamentos de impostos estimados. A Small Business Trends conversou com Michael Hanley. Hanley trabalha como sócio-gerente da Smithtown, NY CPA Firm Merl & Hanley, LLP. Ele também é autor de três livros sobre pequenas empresas. Eles incluem Planejamento Tributário Eficaz para o MicroBusiness, Escolhendo a Estrutura Certa para o Seu Negócio e Por Que Você Deve Incorporar Seu Negócio Imobiliário.
Pedimos a ele que respondesse a perguntas estimadas relacionadas a impostos que estariam na mente de muitos proprietários de pequenas empresas e trabalhadores autônomos.
O que são pagamentos de impostos estimados?
A lei exige que indivíduos e empresas paguem impostos ao longo do ano, não apenas na “hora do imposto”. Você trabalha para um empregador? Seu empregador provavelmente retém esses impostos para você ao longo do ano. Se você possui uma empresa ou funcionário, as coisas são diferentes. Você precisa fazer esses pagamentos de impostos para o IRS e declarar por conta própria.
A maioria dos proprietários de pequenas empresas deve pagar impostos estimados trimestralmente e não esperar até 15 de abril ou quando outros contribuintes apresentarem suas declarações. Essas parcelas trimestrais correspondem ao valor que “estimamos” que devemos.
Quem deve fazer pagamentos trimestrais estimados de impostos?
As regras para pagamentos de impostos estimados variam de acordo com o tipo de negócio.
Para proprietários individuais, parcerias, acionistas da S Corporation , LLCs de membro único que optam por ser tributados como um único prop ou uma corporação S, ou LLCs de vários membros que optam por ser tributados como uma parceria ou uma corporação S: Se você espera deve $ 1.000 ou mais em impostos quando você apresentar sua declaração de imposto de renda, provavelmente você precisará fazer pagamentos estimados de impostos ao governo federal (e, potencialmente, ao governo estadual também).
Este grupo inclui trabalhadores autônomos, contratados independentes, freelancers e pessoas com trabalhos paralelos, porque nenhum imposto é retido automaticamente sobre sua renda. Pessoas com renda de aluguel ou investimento também podem precisar fazer pagamentos trimestrais de impostos estimados, pois isso também é lucro tributável.
Há uma exceção a essa regra: se suas retenções e créditos fiscais somarem pelo menos tanto quanto o imposto do ano anterior, você não precisa fazer um pagamento de imposto federal estimado.
E as corporações C e as LLCs de vários membros?
Para Corporações C e LLCs com vários membros que optam por ser tributadas como Corporação C: Se você possui uma Corporação, precisará fazer pagamentos de impostos estimados se espera dever $ 500 ou mais com sua declaração de impostos.
Lembre-se de que, para a maioria das pequenas empresas, normalmente é o proprietário , e não a própria entidade comercial, que deve fazer os pagamentos de impostos estimados. Isso porque a maioria das pequenas empresas, como as LLCs, são conhecidas como “entidades de repasse” para fins fiscais e são tributadas de acordo com o imposto de renda individual.
“As pequenas empresas normalmente não fazem pagamentos trimestrais estimados porque a maioria das pequenas empresas é configurada como entidades de fluxo ou repasse, o que significa que todos os impostos são pagos no nível pessoal”, segundo Hanley. “Isso significa que a grande maioria de todos os pagamentos estimados seriam pagos pelos proprietários das empresas , não pelas próprias empresas.”
Dica fiscal: Lembre-se de que algumas entidades empresariais (exemplo: entidades sem repasse) são, de fato, obrigadas a pagar impostos estimados em nome da própria entidade empresarial. Entre elas estão as Corporações C, as Corporações S que realizam negócios na cidade de Nova York e as Corporações S que fazem negócios em Washington, DC
Quem não precisa fazer pagamentos de impostos estimados?
Uma pequena empresa não precisa pagar o imposto estimado para o ano atual se atender às três condições a seguir, diz o IRS:
- Sua empresa não teve responsabilidade fiscal no ano anterior;
- Você foi cidadão ou residente dos EUA durante todo o ano;
- O ano fiscal anterior cobriu 12 meses.
Quais impostos os autônomos pagam?
Os impostos trimestrais normalmente se enquadram em duas categorias:
- O imposto de trabalho autônomo (Segurança Social e Medicare);
- Imposto de renda sobre os lucros que sua empresa obteve junto com qualquer outra renda.
Para 2020, o imposto sobre o trabalho autônomo equivale a 15,3%. Esses empresários pagam lucros líquidos de até US$ 137.700 a 12,4%. Para a parcela do Seguro Social, você paga 2,9% sobre todos os ganhos líquidos para a parcela do Medicare).
Indivíduos com ganhos líquidos de US $ 200.000 ou casais com renda de US $ 250.000 estão sujeitos a um imposto adicional do Medicare de 0,9%, diz a Intuit.
Quando são devidos os pagamentos de impostos estimados?
Os pagamentos de impostos estimados são divididos em quatro períodos de pagamento ao longo do ano:
- 15 de abril
- 15 de junho
- 15 de setembro
- 15 de janeiro
Se sua empresa for uma Corporação, seus impostos estimados serão devidos no décimo quinto dia do 4º, 6º, 9º e 12º mês após o final do ano fiscal de sua empresa.
Quando estiver no sistema, o IRS enviará comprovantes de pagamento estimados no final de cada ano fiscal. No entanto, independentemente de você receber ou não esses comprovantes de pagamento, é sua responsabilidade efetuar os pagamentos dos impostos federais e estaduais.
Além disso, observe que o pagamento trimestral de 15 de janeiro é devido, não no próprio ano fiscal, mas no início do ano seguinte (mas antes do vencimento da sua declaração de imposto). Observe também que se a data cair em um final de semana ou feriado, poderá ser prorrogada para o próximo dia útil.
Como essas datas não se alinham com os trimestres regulares – março, junho, setembro, dezembro – você precisará marcá-las em seu calendário e planejar adequadamente. Além disso, lembre-se de que você não precisará fazer o pagamento de 15 de janeiro, desde que apresente sua declaração de imposto de 2019 e pague o que deve até o final do mês.
Dica de imposto: Se você estiver em um estado em que é obrigado a fazer pagamentos estimados de imposto de renda estadual, pague o imposto estimado de seu estado até 31 de dezembro. Dessa forma, você pode reivindicar uma dedução para o pagamento de imposto no ano fiscal atual.
Como faço para declarar impostos estimados?
O IRS e a maioria dos estados permitem pagamentos eletrônicos de impostos estimados, além do arquivamento em papel.
Se você puder arquivar eletronicamente, diz Hanley, é uma boa escolha porque você tem um comprovante de pagamento melhor. “A confirmação de pagamento online é sempre mais concreta do que qualquer prova de envio ou prova de entrega que os correios possam fornecer.”
Se você estiver registrando como um indivíduo autônomo ou entidade desconsiderada (ou seja, LLC de membro único, parceria ou acionista da S Corp), você deve preencher o Formulário 1040-ES (PDF), Imposto estimado para pessoas físicas.
Este formulário é uma planilha semelhante ao Formulário 1040 que o orienta no cálculo para ajudá-lo a determinar sua renda tributável e os pagamentos contêm comprovantes em branco para enviar seus pagamentos de impostos estimados. (Você precisará da declaração de imposto anual do ano anterior para preencher o Formulário 1040-ES.)
O Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais
Você também pode fazer pagamentos usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS). Para o pagamento do seu estado, você deve pesquisar on-line o formulário apropriado, preenchê-lo e enviá-lo com o seu pagamento.
As corporações devem enviar seus pagamentos usando o EFTPS ou podem providenciar para que um profissional tributário, instituição financeira, serviço de folha de pagamento ou outro terceiro confiável faça depósitos em seu nome.
Considere isso em seu primeiro ano trabalhando por conta própria. O IRS diz que você precisará estimar a quantidade de renda que espera ganhar no ano. Você estimou seus ganhos muito altos? Preencha outra planilha do Formulário 1040-ES para redefinir seu imposto estimado para o próximo trimestre. Se você estimou seus ganhos muito baixos, preencha novamente outra planilha do Formulário 1040-ES para recalcular seus impostos estimados para o próximo trimestre.
Dica fiscal: Na maioria dos casos, o arquivamento eletrônico também permite agendar pagamentos futuros. Evite a necessidade de lembrar ou definir lembretes de calendário ao longo do ano agendando todos os quatro pagamentos estimados de uma só vez, eletronicamente.
E quanto a fazer pagamentos estimados de impostos para o estado?
Se o seu estado tiver um imposto de renda, provavelmente, você também será obrigado a pagar os pagamentos de impostos estimados para o imposto de renda do seu estado.
Nove estados não têm um imposto de renda pessoal sobre a renda salarial. Os estados que não têm imposto de renda pessoal incluem Alasca, Flórida, Nevada, Dakota do Sul, Texas, Washington e Wyoming. New Hampshire e Tennessee não tributam a renda salarial, mas tributam juros e dividendos. No entanto, certifique-se de verificar quaisquer outros requisitos de declaração de imposto de negócios.
Dica de Imposto: Acesse aqui para encontrar uma lista de escritórios de impostos estaduais que você pode entrar em contato para descobrir se o seu estado é um onde os pagamentos estimados de imposto de renda são necessários. Você também pode encontrar outras informações e formulários apropriados ou links de arquivamento eletrônico para cada estado.
Quanto você deve pagar?
Conforme mencionado anteriormente, o IRS recomenda o uso do Formulário 1040-ES para calcular seus pagamentos de impostos estimados individuais. As empresas devem usar a Planilha no Formulário 1120-W (PDF) para calcular os pagamentos de impostos estimados.
Alternativamente, se você espera que os ganhos do ano atual sejam relativamente semelhantes aos do ano passado, você pode usar a declaração de imposto do ano anterior para calcular seus pagamentos estimados. Ou, se você tiver uma renda flutuante, poderá optar por calcular seus impostos estimados com base no valor real que você fez naquele trimestre.
Você não precisa mostrar ao IRS como chegou ao valor estimado. No entanto, é do seu interesse obter um valor o mais preciso possível. Pagar muito pouco pode resultar em uma infeliz surpresa na hora de declarar seus impostos anuais, além de possíveis penalidades por pagamento insuficiente. Por outro lado, ao pagar demais, você essencialmente tirou dinheiro do seu negócio e poderia ter investido esse dinheiro para obter um retorno maior.
Olhando para o grande quadro
Como as pessoas fazem pagamentos estimados, você precisa olhar para o quadro geral, não apenas para a responsabilidade do seu negócio. Por exemplo, você pode não dever impostos estimados se seu cônjuge estiver empregado. Você também pode descobrir que ele ou ela tem impostos retidos suficientes.
O mesmo vale se você também estiver empregado e tiver impostos suficientes retidos de seu próprio salário. Solicite que seu empregador ou o empregador de seu cônjuge retenha mais, para reter o suficiente para evitar ter que registrar pagamentos estimados. Basta preencher um novo Formulário W4 (PDF) para o empregador. Além disso, se você tiver um reembolso devido do ano fiscal anterior, poderá optar por aplicá-lo ao ano seguinte.
Se você não tiver certeza sobre suas obrigações fiscais estimadas, é aconselhável consultar um especialista em impostos que possa aconselhá-lo sobre o melhor método de cálculo para sua empresa e como rastrear e registrar com precisão seus ganhos e deduções. Lembre-se de que quanto mais tempo você investir em seus pagamentos de impostos estimados, mais fácil será sua vida na hora do imposto.
Dica fiscal: use um CPA para ajudá-lo a preparar seus impostos. Faça com que o CPA gere um cronograma estimado de pagamento de impostos com valores a cada ano. Faça isso para o próximo ano fiscal, no momento em que você declarar seus impostos para o ano anterior. Em seguida, siga exatamente esse cronograma de pagamento, a menos que sua renda ou deduções mudem significativamente.
Tenho que pagar trimestralmente ou posso fazer parcelas mensais?
É costume pagar impostos estimados em quatro parcelas iguais, mas o IRS não restringe você a fazer pagamentos trimestrais; você pode optar por pagar com mais frequência, se preferir.
Algumas pessoas escolhem incrementos mensais porque é menos extenuante no bolso. Digamos que seu negócio vai bem e você deve $ 6.000 para o ano. É provavelmente mais fácil pagar US$ 500 por mês do que US$ 1.500 quatro vezes por ano.
O que acontece se eu não efetuar os pagamentos de impostos estimados?
O IRS cobra uma multa se você não pagar o suficiente em impostos estimados ao longo do ano. Eles também cobram uma multa por pagamentos atrasados ou insuficientes. Não importa se você é devido um reembolso quando você apresentar sua declaração de imposto.
A penalidade fiscal estimada equivale essencialmente a uma cobrança de juros. Você paga por não pagar impostos durante todo o ano. A taxa de juros para pagamentos a menor por contribuintes individuais chega a 6% para o ano fiscal de 2019. O IRS define essa taxa a cada trimestre.
Você evita a penalidade se pagar pelo menos 90% do imposto do ano atual. Ou pague 100% do imposto devido no ano anterior, o que for menor.
De acordo com a NerdWallet, o IRS pode dar uma pausa nas penalidades se você se enquadrar em uma das duas categorias:
- Você foi vítima de um acidente, desastre ou outra circunstância incomum;
- Você tem pelo menos 62 anos, se aposentou ou ficou inválido este ano ou no ano passado, e seu pagamento insuficiente foi devido a “causa razoável” em vez de “negligência intencional”.
Você é “qualificado” como agricultor ou pescador? Então pague menos em impostos. O IRS considera-o qualificado se ganhar mais de dois terços do seu rendimento bruto tributável da agricultura ou da pesca comercial.
Conclusão: fique longe da água quente, conhecendo suas responsabilidades pelos pagamentos estimados de impostos nos níveis estadual e federal e faça os pagamentos em tempo hábil. Tão importante quanto conhecer as regras e os requisitos, organize-se para não esquecer inadvertidamente e escorregar acidentalmente.
Dica fiscal: Como qualquer regra fiscal, as penalidades têm várias exceções. Consulte as instruções do IRS no Formulário 1040-ES para obter mais informações. A publicação 505 (Imposto Retido na Fonte e Imposto Estimado) também traz mais informações.
Mitos e erros a evitar
Pense nisso ao calcular sua responsabilidade fiscal trimestral ou no final do ano. Sempre considere todo o quadro financeiro do seu negócio.
Como explica Hanley: “Muitos donos de pequenas empresas são apanhados no mito de que 'qualquer que seja o saldo da minha conta bancária comercial em 31 de dezembro é sobre o que terei que pagar impostos'”.
Sim, o saldo da conta bancária de 31 de dezembro continua sendo uma figura instrumental ao realizar um cálculo rápido de fluxo de caixa. Mas tende a ser MUITO enganador. Não determina a lucratividade de um negócio.
Pense em itens como pagar dívidas, pedir dinheiro emprestado, carregar saldos de cartão de crédito e pagar despesas pessoais. Considere também reembolsar empréstimos aos acionistas, distribuir lucros aos proprietários e muito mais. Tudo isso afeta quanto dinheiro está no banco no final do ano. Mas eles não afetam o lucro do seu negócio.
Dica de imposto: Ao calcular seus valores de impostos trimestrais estimados, sempre calcule com base no lucro. Isso significa receitas menos despesas.
Quer saber mais sobre como fazer pagamentos de impostos estimados? Consulte a página do IRS sobre impostos estimados para pequenas empresas.
Observação: considere as informações fornecidas neste artigo apenas para fins gerais. Não pense nisso como um conselho fiscal. Verifique sempre os materiais de IRS disponíveis. E entre em contato com seu consultor fiscal para garantir que você seja informado adequadamente.
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