Paiements d'impôts estimés : réponses pour les propriétaires de petites entreprises et les travailleurs indépendants
Publié: 2020-02-05Les paiements d'impôt sur le revenu estimés restent une réalité pour la plupart d'entre nous qui dirigeons nos propres entreprises.
Ceux qui sont employés reçoivent des chèques de paie où l'employeur retient les impôts. Mais la plupart des propriétaires d'entreprise et des travailleurs indépendants doivent envoyer périodiquement un montant appelé « paiements d'impôts estimés » à l'IRS. Vous devrez peut-être également payer des impôts estimés à l'autorité fiscale de votre État.
Pour les nouveaux propriétaires de petites entreprises, le respect de ces obligations fiscales devient un gros ajustement. Cela semble particulièrement stressant lorsque vous avez l'habitude de demander à un employeur de prélever des retenues d'impôt sur le revenu avec chaque chèque de paie.
En savoir plus sur les tenants et les aboutissants des paiements d'impôts estimés. Small Business Trends s'est entretenu avec Michael Hanley. Hanley travaille en tant qu'associé directeur du cabinet Merl & Hanley, LLP de Smithtown, NY CPA. Il est également l'auteur de trois livres sur les petites entreprises. Ils comprennent une planification fiscale efficace pour la microentreprise, le choix de la bonne structure pour votre entreprise et pourquoi vous devriez constituer votre entreprise immobilière.
Nous lui avons demandé de répondre à des questions estimées liées à la fiscalité qui viendraient à l'esprit de nombreux propriétaires de petites entreprises et de travailleurs indépendants.
Que sont les paiements d'impôts estimés ?
La loi oblige les particuliers et les entreprises à payer des impôts au cours de l'année, et pas seulement au « moment des impôts ». Vous travaillez pour un employeur ? Votre employeur retient très probablement ces impôts pour vous tout au long de l'année. Si vous possédez vous-même une entreprise ou un employé, les choses sont différentes. Vous devez effectuer ces paiements d'impôt à l'IRS et à l'État par vous-même.
La plupart des propriétaires de petites entreprises doivent payer des impôts estimés tous les trimestres et n'attendent pas le 15 avril ou lorsque les autres contribuables produisent leurs déclarations. Ces versements trimestriels correspondent au montant que nous «estimons» devoir.
Qui devrait effectuer des paiements d'impôts estimés trimestriels ?
Les règles pour les paiements d'impôts estimés varient en fonction du type d'entreprise.
Pour les propriétaires uniques, les sociétés de personnes, les actionnaires de S Corporation , les sociétés à responsabilité limitée à un seul membre qui choisissent d'être imposées en tant qu'accessoire unique ou société S, ou les sociétés à responsabilité limitée à plusieurs membres qui choisissent d'être imposées en tant que société de personnes ou société S : si vous prévoyez de devez 1 000 $ ou plus d'impôts lorsque vous produisez votre déclaration de revenus, vous devrez très probablement effectuer des paiements d'impôts estimés au gouvernement fédéral (et, éventuellement, au gouvernement de l'État également).
Ce groupe comprend les travailleurs indépendants, les entrepreneurs indépendants, les pigistes et les personnes ayant des concerts parallèles, car aucun impôt n'est automatiquement retenu sur leurs revenus. Les personnes ayant des revenus de location ou de placement peuvent également devoir effectuer des paiements d'impôt trimestriels estimés, car il s'agit également d'un revenu imposable.
Il existe une exception à cette règle : si vos retenues à la source et vos crédits d'impôt totalisent au moins autant que votre impôt de l'année précédente, vous n'avez pas besoin d'effectuer un paiement d'impôt fédéral estimé.
Qu'en est-il des sociétés C et des sociétés à responsabilité limitée multi-membres ?
Pour les sociétés C et les sociétés à responsabilité limitée à plusieurs membres qui choisissent d'être imposées en tant que société C : si vous êtes propriétaire d'une société, vous devrez effectuer des paiements d'impôt estimés si vous prévoyez devoir 500 $ ou plus avec votre déclaration de revenus.
Gardez à l'esprit que pour la plupart des petites entreprises, c'est généralement le propriétaire , et non l'entité commerciale elle-même, qui est tenu d'effectuer les paiements d'impôt estimés. En effet, la plupart des petites entreprises, telles que les LLC, sont ce que l'on appelle des « entités intermédiaires » à des fins fiscales et sont imposées en vertu de l'impôt sur le revenu des particuliers.
"Les petites entreprises n'effectuent généralement pas de paiements trimestriels estimés, car la plupart des petites entreprises sont constituées en entités intermédiaires ou intermédiaires, ce qui signifie que tous les impôts sont payés au niveau personnel", selon Hanley. "Cela signifie que la grande majorité de tous les paiements estimés seraient payés par les propriétaires d'entreprise , et non par les entreprises elles-mêmes."
Conseil fiscal : rappelez-vous que certaines entités commerciales (par exemple : les entités non intermédiaires) sont, en fait, tenues de payer des impôts estimés au nom de l'entité commerciale elle-même. Il s'agit notamment des sociétés C, des sociétés S qui font des affaires à New York et des sociétés S qui font des affaires à Washington, DC
Qui n'a pas à faire des paiements d'impôts estimés ?
Une petite entreprise n'a pas à payer d'impôt estimé pour l'année en cours si elle remplit les trois conditions suivantes, déclare l'IRS :
- Votre entreprise n'avait aucune obligation fiscale pour l'année précédente ;
- Vous étiez citoyen ou résident américain pendant toute l'année ;
- L'année d'imposition précédente couvrait 12 mois.
Quels impôts les indépendants paient-ils ?
Les taxes trimestrielles se répartissent généralement en deux catégories :
- La taxe sur le travail indépendant (sécurité sociale et assurance-maladie);
- Impôt sur le revenu sur les bénéfices que votre entreprise a réalisés avec tout autre revenu.
Pour 2020, l'impôt sur le travail indépendant est égal à 15,3 %. Ces gens d'affaires paient des revenus nets pouvant atteindre 137 700 $ à 12,4 %. Pour la partie de la sécurité sociale, vous payez 2,9 % sur tous les revenus nets pour la partie de l'assurance-maladie).
Les personnes ayant un revenu net de 200 000 $ ou les couples mariés ayant un revenu de 250 000 $ sont assujettis à une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 %, selon Intuit.
Quand les paiements d'impôts estimés sont-ils dus ?
Les paiements d'impôts estimés sont divisés en quatre périodes de paiement tout au long de l'année :
- 15 avril
- 15 juin
- 15 septembre
- 15 janvier
Si votre entreprise est une société, vos impôts estimés sont dus le quinzième jour des 4e, 6e, 9e et 12e mois après la fin de l'exercice de votre entreprise.
Une fois que vous êtes dans le système, l'IRS vous enverra des bons de paiement estimés à la fin de chaque année d'imposition. Cependant, que vous receviez ou non ces bons de paiement, il est de votre responsabilité d'effectuer les paiements pour les taxes fédérales et d'État.
Notez également que le paiement trimestriel du 15 janvier est dû, non pas dans l'année d'imposition elle-même, mais au début de l'année suivante (mais avant l'échéance de votre déclaration de revenus). Notez également que si la date tombe un week-end ou un jour férié, elle peut être prolongée jusqu'au jour ouvrable suivant.
Étant donné que ces dates ne correspondent pas aux trimestres réguliers (mars, juin, septembre, décembre), vous devrez les marquer sur votre calendrier et planifier en conséquence. De plus, gardez à l'esprit que vous n'aurez pas besoin d'effectuer le paiement du 15 janvier tant que vous produisez votre déclaration de revenus 2019 et que vous payez ce que vous devez avant la fin du mois.
Conseil fiscal : si vous vous trouvez dans un État où vous devez effectuer des paiements estimatifs d'impôt sur le revenu, payez votre impôt estimatif d'État avant le 31 décembre. De cette façon, vous pouvez demander une déduction pour le paiement de l'impôt de l'année d'imposition en cours.
Comment puis-je déposer des impôts estimés ?
L'IRS et la plupart des États autorisent les paiements électroniques des impôts estimés, en plus du dépôt papier.
Si vous pouvez déposer par voie électronique, dit Hanley, c'est un bon choix car vous avez une meilleure preuve de paiement. "La confirmation de paiement en ligne est toujours plus concrète que n'importe quelle preuve d'envoi ou de livraison que la poste peut fournir."
Si vous déposez en tant que travailleur indépendant ou entité ignorée (c'est-à-dire, LLC à membre unique, partenariat ou actionnaire S Corp), vous devez remplir le formulaire 1040-ES (PDF), Impôt estimé pour les particuliers.
Ce formulaire est une feuille de calcul similaire au formulaire 1040 qui vous guide dans le calcul pour vous aider à déterminer votre revenu imposable et les paiements contiennent des pièces justificatives vierges pour l'envoi de vos paiements d'impôt estimés. (Vous aurez besoin de votre déclaration de revenus annuelle de l'année précédente pour remplir le formulaire 1040-ES.)
Le système de paiement électronique de l'impôt fédéral
Vous pouvez également effectuer des paiements à l'aide du système électronique de paiement de l'impôt fédéral (EFTPS). Pour votre paiement par l'État, vous devez rechercher en ligne le formulaire approprié, le remplir et l'envoyer avec votre paiement.
Les sociétés doivent soumettre leurs paiements en utilisant EFTPS ou peuvent demander à un fiscaliste, une institution financière, un service de paie ou un autre tiers de confiance d'effectuer des dépôts en leur nom.
Pensez-y lors de votre première année en tant qu'indépendant. L'IRS indique que vous devrez estimer le montant des revenus que vous prévoyez gagner pour l'année. Avez-vous estimé vos revenus trop élevés ? Remplissez une autre feuille de calcul du formulaire 1040-ES pour refigurer votre estimation de taxe pour le trimestre suivant. Si vous avez estimé vos revenus trop bas, remplissez à nouveau une autre feuille de calcul du formulaire 1040-ES pour recalculer vos impôts estimés pour le trimestre suivant.
Conseil fiscal : Dans la plupart des cas, la déclaration électronique vous donne également la possibilité de planifier les paiements futurs. Évitez d'avoir à vous souvenir ou à définir des rappels de calendrier tout au long de l'année en programmant les quatre paiements estimés en même temps, par voie électronique.
Qu'en est-il des paiements d'impôts estimés à l'État ?
Si votre état a un impôt sur le revenu, très probablement, vous devez également payer des paiements d'impôt estimés pour votre impôt sur le revenu.
Neuf États n'ont pas d'impôt sur le revenu des particuliers sur les revenus salariaux. Les États qui n'ont pas d'impôt sur le revenu des particuliers comprennent l'Alaska, la Floride, le Nevada, le Dakota du Sud, le Texas, Washington et le Wyoming. Le New Hampshire et le Tennessee n'imposent pas les revenus salariaux, mais imposent les revenus d'intérêts et de dividendes. Cependant, assurez-vous de vérifier toutes les autres exigences en matière de déclaration de revenus des entreprises.
Conseil fiscal : rendez- vous ici pour trouver une liste des bureaux des impôts des États que vous pouvez contacter pour savoir si votre État en est un où des paiements d'impôt sur le revenu estimés sont requis. Vous pouvez également trouver d'autres informations et des formulaires appropriés ou des liens de dépôt électronique pour chaque État.
Combien devriez-vous payer ?
Comme mentionné précédemment, l'IRS recommande d'utiliser le formulaire 1040-ES pour calculer vos paiements d'impôt estimés individuels. Les sociétés doivent utiliser la feuille de calcul sur le formulaire 1120-W (PDF) pour calculer les paiements d'impôts estimés.
Alternativement, si vous vous attendez à ce que les revenus de l'année en cours soient relativement similaires à ceux de l'année dernière, vous pouvez utiliser la déclaration de revenus de l'année précédente pour calculer vos paiements estimés. Ou, si vos revenus fluctuent, vous pouvez choisir de calculer vos impôts estimés en fonction du montant réel que vous avez gagné ce trimestre.
Vous n'avez pas besoin de montrer à l'IRS comment vous êtes arrivé à votre somme estimée. Cependant, il est dans votre intérêt d'atteindre un chiffre aussi précis que possible. Payer trop peu peut entraîner une mauvaise surprise au moment de produire votre déclaration de revenus annuelle, en plus d'éventuelles pénalités pour sous-paiement. À l'inverse, en payant trop cher, vous avez essentiellement retiré de l'argent de votre entreprise et vous auriez pu investir cet argent pour un rendement plus élevé.
Regarder la situation dans son ensemble
Étant donné que les particuliers effectuent des paiements estimés, vous devez avoir une vue d'ensemble, et pas seulement votre responsabilité commerciale. Par exemple, vous ne devez peut-être pas d'impôts estimés si votre conjoint est employé. Vous pouvez également constater qu'il a suffisamment d'impôts retenus.
Il en va de même si vous êtes également employé et que vous avez suffisamment d'impôts retenus sur votre propre salaire. Demandez à votre employeur ou à l'employeur de votre conjoint de retenir davantage afin d'éviter d'avoir à produire des paiements estimatifs. Remplissez simplement un nouveau formulaire W4 (PDF) pour l'employeur. De plus, si vous aviez un remboursement dû pour l'année d'imposition précédente, vous pouvez choisir de l'appliquer à l'année à venir.
Si vous n'êtes pas sûr de vos obligations fiscales estimées, il est sage de consulter un fiscaliste qui peut vous conseiller sur la meilleure méthode de calcul pour votre entreprise et sur la façon de suivre et d'enregistrer avec précision vos revenus et vos déductions. N'oubliez pas que plus vous investissez de temps dans vos paiements d'impôts estimés, plus votre vie sera facile au moment des impôts.
Conseil fiscal : Utilisez un CPA pour vous aider à préparer vos impôts. Demandez à l'ACP de générer un calendrier de paiement d'impôt estimatif avec des montants chaque année. Faites-le pour l'année d'imposition à venir, au moment où vous produisez vos impôts pour l'année précédente. Suivez ensuite exactement ce calendrier de paiement, à moins que votre revenu ou vos déductions ne changent de manière significative.
Dois-je payer trimestriellement ou puis-je effectuer des versements mensuels ?
Il est d'usage de payer les paiements d'impôt estimés en quatre versements égaux, mais l'IRS ne vous limite pas à effectuer des paiements trimestriels ; vous pouvez choisir de payer plus souvent si vous préférez.
Certaines personnes choisissent des incréments mensuels parce que c'est moins pénible pour leur portefeuille. Disons que votre entreprise marche bien et que vous devez 6 000 $ pour l'année. Il est probablement plus facile de payer 500 $ par mois que 1 500 $ quatre fois par an.
Que se passe-t-il si je ne parviens pas à effectuer les paiements d'impôt estimés ?
L'IRS facture une pénalité si vous ne payez pas suffisamment d'impôts estimés tout au long de l'année. Ils prélèvent également une pénalité pour les paiements en retard ou insuffisants. Peu importe si vous êtes redevable d'un remboursement lorsque vous produisez votre déclaration de revenus.
La pénalité fiscale estimée équivaut essentiellement à une charge d'intérêts. Vous payez pour ne pas payer d'impôts tout au long de l'année. Le taux d'intérêt pour les moins-payés par les contribuables individuels peut atteindre 6 % pour l'année d'imposition 2019. L'IRS fixe ce taux chaque trimestre.
Vous évitez la pénalité si vous payez au moins 90 % de l'impôt pour l'année en cours. Ou payez 100 % de l'impôt que vous devez pour l'année précédente, selon le montant le plus bas.
Selon NerdWallet, l'IRS pourrait vous accorder une pause sur les pénalités si vous tombez dans l'une des deux catégories :
- Vous avez été victime d'un sinistre, d'un sinistre ou d'une autre circonstance inhabituelle ;
- Vous avez au moins 62 ans, vous êtes à la retraite ou vous êtes devenu invalide cette année ou l'année dernière, et votre sous-paiement était dû à une « cause raisonnable » plutôt qu'à une « négligence volontaire ».
Êtes-vous « qualifié » en tant qu'agriculteur ou pêcheur ? Alors payez moins d'impôts. L'IRS considère que vous êtes qualifié si vous tirez plus des deux tiers de votre revenu brut imposable de l'agriculture ou de la pêche commerciale.
L'essentiel : restez à l'écart de l'eau chaude en connaissant vos responsabilités en matière de paiements d'impôts estimés au niveau de l'État et au niveau fédéral et effectuez les paiements en temps opportun. Tout aussi important que de connaître les règles et les exigences, organisez-vous afin de ne pas oublier par inadvertance et de glisser accidentellement.
Conseil fiscal : Comme toute règle fiscale, les pénalités comportent diverses exceptions. Voir les instructions de l'IRS sur le formulaire 1040-ES pour en savoir plus. La publication 505 (Retenue d'impôt et impôt estimé) contient également plus d'informations.
Mythes et erreurs à éviter
Pensez-y lors du calcul de votre impôt à payer trimestriel ou de fin d'année. Tenez toujours compte de la situation financière globale de votre entreprise.
Comme l'explique Hanley : "Trop de propriétaires de petites entreprises sont pris dans le mythe selon lequel" quel que soit le solde de mon compte bancaire professionnel au 31 décembre, c'est sur quoi je devrai payer des impôts. ""
Oui, le solde du compte bancaire au 31 décembre reste un chiffre déterminant lors d'un calcul rapide des flux de trésorerie. Mais cela a tendance à être TRES trompeur. Il ne détermine pas la rentabilité d'une entreprise.
Pensez à des éléments comme le remboursement de dettes, l'emprunt d'argent, le solde de cartes de crédit et le paiement de dépenses personnelles. Pensez également à rembourser les prêts des actionnaires, à distribuer les bénéfices aux propriétaires et plus encore. Tout cela a un impact sur le montant d'argent en banque à la fin de l'année. Mais ils n'affectent pas les bénéfices de votre entreprise.
Conseil fiscal : lorsque vous calculez vos montants d'impôt trimestriels estimés, calculez toujours en fonction des bénéfices. Cela signifie que les revenus moins les dépenses.
Vous voulez en savoir plus sur les paiements d'impôts estimés ? Consultez la page Web de l'IRS sur les impôts estimés pour les petites entreprises.
Remarque : Considérez les informations fournies dans cet article uniquement à des fins générales. Ne considérez pas cela comme un conseil fiscal. Vérifiez toujours les documents IRS disponibles. Et contactez votre conseiller fiscal pour vous assurer d'être bien informé.
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