Pagamenti fiscali stimati: risposte per piccoli imprenditori e lavoratori autonomi
Pubblicato: 2020-02-05I pagamenti stimati dell'imposta sul reddito rimangono un dato di fatto per la maggior parte di noi che gestiscono le proprie attività.
Coloro che sono occupati ricevono buste paga dove il datore di lavoro trattiene le tasse. Ma la maggior parte degli imprenditori e dei lavoratori autonomi devono inviare periodicamente un importo chiamato "pagamenti fiscali stimati" all'IRS. Potrebbe anche essere necessario pagare le tasse stimate all'autorità fiscale statale.
Per i nuovi proprietari di piccole imprese, adempiere a questi obblighi fiscali diventa un grande aggiustamento. Sembra particolarmente stressante quando sei abituato ad avere un datore di lavoro che preleva le ritenute dell'imposta sul reddito con ogni busta paga.
Scopri di più sui dettagli dei pagamenti fiscali stimati. Small Business Trends ha parlato con Michael Hanley. Hanley lavora come Managing Partner della Smithtown, NY CPA Firm Merl & Hanley, LLP. Ha anche scritto tre libri di piccole imprese. Includono un'efficace pianificazione fiscale per la microimpresa, la scelta della struttura giusta per la tua attività e il motivo per cui dovresti incorporare la tua attività immobiliare.
Gli abbiamo chiesto di rispondere a domande relative alle imposte stimate che sarebbero state nella mente di molti proprietari di piccole imprese e lavoratori autonomi.
Cosa sono i pagamenti fiscali stimati?
La legge richiede agli individui e alle imprese di pagare le tasse nel corso dell'anno, non solo al "tempo delle tasse". Lavori per un datore di lavoro? Molto probabilmente il tuo datore di lavoro trattiene queste tasse per te durante tutto l'anno. Se possiedi un'azienda o un dipendente tu stesso, le cose sono diverse. È necessario effettuare questi pagamenti delle tasse all'IRS e dichiarare da soli.
La maggior parte dei proprietari di piccole imprese deve pagare le tasse stimate trimestralmente e non aspettare fino al 15 aprile o quando altri contribuenti presentano le loro dichiarazioni. Quelle rate trimestrali sono per l'importo che "stimiamo" che saremo dovuti.
Chi dovrebbe effettuare i pagamenti delle tasse trimestrali stimati?
Le regole per i pagamenti delle tasse stimati variano in base al tipo di attività.
Per le ditte individuali, le società di persone, gli azionisti di S Corporation , le LLC unipersonali che scelgono di essere tassate come un'unica prop o una società S o le LLC con più membri che scelgono di essere tassate come una società di persone o una società S: Se si prevede di devi $ 1.000 o più in tasse quando presenti la dichiarazione dei redditi, molto probabilmente dovrai effettuare pagamenti fiscali stimati al governo federale (e, potenzialmente, anche al governo statale).
Questo gruppo comprende i lavoratori autonomi, i liberi professionisti, i liberi professionisti e le persone con lavori secondari perché nessuna tassa viene automaticamente trattenuta sul loro reddito. Le persone con reddito da locazione o da investimento potrebbero anche dover effettuare pagamenti fiscali trimestrali stimati in quanto anche questo è un reddito imponibile.
C'è un'eccezione a questa regola: se le tue ritenute e crediti d'imposta ammontano almeno quanto l'imposta dell'anno precedente, non è necessario effettuare un pagamento fiscale stimato federale.
Che dire delle società C e delle LLC multi-membro?
Per le società C e le LLC multi-membro che scelgono di essere tassate come società C: se possiedi una società, dovrai effettuare pagamenti fiscali stimati se prevedi di dover $ 500 o più con la dichiarazione dei redditi.
Tieni presente che per la maggior parte delle piccole imprese, in genere è il proprietario , non l'entità aziendale stessa, a dover effettuare i pagamenti delle tasse stimati. Questo perché la maggior parte delle entità di piccole imprese, come le LLC, sono note come "entità pass-through" ai fini fiscali e sono tassate ai sensi dell'imposta sul reddito individuale.
"Le piccole imprese in genere non effettuano pagamenti trimestrali stimati perché la maggior parte delle piccole imprese è costituita come entità di flusso o passaggio, il che significa che tutte le tasse vengono pagate a livello personale", secondo Hanley. "Ciò significa che la stragrande maggioranza di tutti i pagamenti stimati verrebbe pagata dagli imprenditori , non dalle imprese stesse".
Suggerimento fiscale: ricorda che alcune entità aziendali (ad esempio: entità non pass-through) sono, infatti, tenute a pagare le tasse stimate per conto dell'entità aziendale stessa. Questi includono C Corporations, S Corporations che conducono affari a New York City e S Corporations che fanno affari a Washington, DC
Chi non deve effettuare il pagamento delle tasse stimate?
Una piccola impresa non deve pagare l'imposta stimata per l'anno in corso se soddisfa tutte e tre le seguenti condizioni, afferma l'IRS:
- La tua azienda non era soggetta a tassazione per l'anno precedente;
- Sei stato cittadino statunitense o residente per tutto l'anno;
- L'anno fiscale precedente copriva 12 mesi.
Quali tasse pagano i lavoratori autonomi?
Le tasse trimestrali rientrano in genere in due categorie:
- La tassa sul lavoro autonomo (Social Security e Medicare);
- Imposta sul reddito sui profitti realizzati dalla tua attività insieme a qualsiasi altro reddito.
Per il 2020, l'imposta sul lavoro autonomo è pari al 15,3 per cento. Questi uomini d'affari pagano guadagni netti fino a $ 137.700 al 12,4%. Per la quota di previdenza sociale si paga il 2,9% su tutti i guadagni netti per la quota di Medicare).
Gli individui con un reddito netto di $ 200.000 o le coppie sposate con un reddito di $ 250.000 sono soggetti a un'imposta Medicare aggiuntiva dello 0,9 percento, afferma Intuit.
Quando sono dovuti i pagamenti delle tasse stimate?
I pagamenti delle imposte stimati sono suddivisi in quattro periodi di pagamento durante l'anno:
- 15 aprile
- 15 giugno
- 15 settembre
- 15 gennaio
Se la tua azienda è una società, le tasse stimate sono dovute il quindicesimo giorno del 4°, 6°, 9° e 12° mese dopo la fine dell'anno fiscale della tua azienda.
Una volta che sei nel sistema, l'IRS ti invierà i voucher di pagamento stimati alla fine di ogni anno fiscale. Tuttavia, indipendentemente dal fatto che tu riceva o meno questi buoni di pagamento, è tua responsabilità effettuare pagamenti sia per le tasse federali che per quelle statali.
Inoltre, si noti che il pagamento trimestrale del 15 gennaio è dovuto, non nell'anno fiscale stesso, ma all'inizio dell'anno successivo (ma prima della scadenza della dichiarazione dei redditi). Si noti inoltre che se la data cade in un fine settimana o in un giorno festivo, potrebbe essere estesa al giorno lavorativo successivo.
Poiché queste date non sono in linea con i trimestri regolari, marzo, giugno, settembre, dicembre, dovrai contrassegnarle sul calendario e pianificare di conseguenza. Inoltre, tieni presente che non dovrai effettuare il pagamento del 15 gennaio purché presenti la dichiarazione dei redditi 2019 e paghi quanto dovuto entro la fine del mese.
Suggerimento fiscale: se ti trovi in uno stato in cui devi effettuare i pagamenti stimati dell'imposta sul reddito statale, paga l'imposta stimata statale entro il 31 dicembre. In questo modo, puoi richiedere una detrazione per il pagamento dell'imposta nell'anno fiscale in corso.
Come faccio a presentare le tasse stimate?
L'IRS e la maggior parte degli stati consentono il pagamento elettronico delle tasse stimate, oltre all'archiviazione cartacea.
Se puoi archiviare elettronicamente, dice Hanley, è una buona scelta perché hai una prova di pagamento migliore. "La conferma del pagamento online è sempre più concreta di qualsiasi prova di spedizione o prova di consegna che l'ufficio postale può fornire."
Se stai dichiarando un lavoratore autonomo o un'entità non considerata (ad esempio, LLC unipersonale, società di persone o azionista di S Corp), devi completare il modulo 1040-ES (PDF), imposta stimata per gli individui.
Questo modulo è un foglio di lavoro simile al modulo 1040 che ti guida attraverso il calcolo per aiutarti a determinare il tuo reddito imponibile e i pagamenti contengono buoni vuoti per spedire i tuoi pagamenti fiscali stimati. (Avrai bisogno della dichiarazione dei redditi annuale dell'anno precedente per compilare il modulo 1040-ES.)
Il sistema elettronico di pagamento delle tasse federali
Puoi anche effettuare pagamenti utilizzando il sistema elettronico di pagamento delle tasse federali (EFTPS). Per il tuo pagamento statale, devi cercare online il modulo appropriato, compilarlo e inviarlo con il pagamento.
Le società devono inviare i loro pagamenti tramite EFTPS o possono fare in modo che un professionista fiscale, un istituto finanziario, un servizio di buste paga o altre terze parti di fiducia effettuino depositi per loro conto.
Consideralo nel tuo primo anno di lavoro autonomo. L'IRS dice che dovrai stimare l'importo del reddito che prevedi di guadagnare per l'anno. Hai stimato i tuoi guadagni troppo alti? Completa un altro foglio di lavoro del modulo 1040-ES per riconfigurare l'imposta stimata per il prossimo trimestre. Se hai stimato le tue entrate troppo basse, compila di nuovo un altro foglio di lavoro del modulo 1040-ES per ricalcolare le tasse stimate per il trimestre successivo.
Suggerimento fiscale: nella maggior parte dei casi, l'archiviazione elettronica ti dà anche la possibilità di pianificare pagamenti futuri. Evita la necessità di ricordare o impostare promemoria del calendario durante tutto l'anno programmando tutti e quattro i pagamenti stimati contemporaneamente, elettronicamente.
Che ne dici di effettuare pagamenti fiscali stimati allo Stato?
Se il tuo stato ha un'imposta sul reddito, molto probabilmente, sei tenuto a pagare anche i pagamenti fiscali stimati per l'imposta sul reddito statale.
Nove stati non hanno un'imposta sul reddito delle persone fisiche sul reddito salariale. Gli stati che non hanno l'imposta sul reddito delle persone fisiche includono Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Texas, Washington e Wyoming. Il New Hampshire e il Tennessee non tassano il reddito salariale, ma tassano gli interessi e il reddito da dividendi. Tuttavia, assicurati di verificare eventuali altri requisiti di dichiarazione dei redditi aziendali.
Suggerimento fiscale: vai qui per trovare un elenco di uffici fiscali statali che puoi contattare per scoprire se il tuo stato è uno in cui sono richiesti i pagamenti delle imposte sul reddito stimati. Puoi anche trovare altre informazioni e moduli appropriati o collegamenti di archiviazione elettronica per ogni stato.
Quanto dovresti pagare?
Come accennato in precedenza, l'IRS consiglia di utilizzare il modulo 1040-ES per calcolare i pagamenti delle tasse individuali stimati. Le società dovrebbero utilizzare il foglio di lavoro sul modulo 1120-W (PDF) per calcolare i pagamenti fiscali stimati.
In alternativa, se prevedi che i guadagni dell'anno in corso siano relativamente simili a quelli dell'anno scorso, puoi utilizzare la dichiarazione dei redditi dell'anno precedente per calcolare i pagamenti stimati. Oppure, se riscontri entrate fluttuanti, puoi scegliere di calcolare le tasse stimate in base all'importo effettivo che hai guadagnato in quel trimestre.
Non è necessario mostrare all'IRS come si è arrivati alla somma stimata. Tuttavia, è nel tuo interesse raggiungere una cifra il più precisa possibile. Pagare troppo poco può comportare una sfortunata sorpresa quando è il momento di presentare le tasse annuali, oltre a potenziali sanzioni per pagamenti insufficienti. Al contrario, pagando troppo, hai sostanzialmente prelevato denaro dalla tua attività e avresti potuto investire quei soldi per un rendimento più elevato.
Guardando il quadro generale
Dal momento che le persone effettuano pagamenti stimati, devi guardare al quadro generale, non solo alla responsabilità aziendale. Ad esempio, potresti non dover pagare le tasse stimate se il tuo coniuge ha un lavoro. Potresti anche scoprire che lui o lei ha trattenuto abbastanza tasse.
Lo stesso vale se sei anche dipendente e hai una quantità sufficiente di tasse trattenute dalla tua busta paga. Chiedi al tuo datore di lavoro o al datore di lavoro del tuo coniuge di trattenere di più, per trattenere abbastanza per evitare di dover presentare i pagamenti stimati. Basta compilare un nuovo modulo W4 (PDF) per il datore di lavoro. Inoltre, se hai avuto un rimborso dovuto dall'anno fiscale precedente, puoi scegliere di applicarlo all'anno successivo.
Se non sei sicuro dei tuoi obblighi fiscali stimati, è consigliabile consultare uno specialista fiscale che può consigliarti il miglior metodo di calcolo per la tua attività e come tracciare e registrare accuratamente i tuoi guadagni e detrazioni. Ricorda solo che più tempo investi nei pagamenti delle tasse stimati, più facile sarà la tua vita al momento delle tasse.
Suggerimento fiscale: utilizza un CPA per aiutarti a preparare le tasse. Chiedi al CPA di generare un programma di pagamento delle tasse stimato con gli importi ogni anno. Fallo per il prossimo anno fiscale, nel momento in cui presenti le tasse per l'anno precedente. Quindi segui esattamente quel programma di pagamento, a meno che il tuo reddito o le tue detrazioni non cambino in modo significativo.
Devo pagare trimestralmente o posso fare rate mensili?
È consuetudine pagare i pagamenti delle tasse stimati in quattro rate uguali, ma l'IRS non ti limita a effettuare pagamenti trimestrali; puoi scegliere di pagare più spesso se preferisci.
Alcune persone scelgono incrementi mensili perché è meno faticoso sul portafoglio. Diciamo che la tua attività va bene e che devi $ 6.000 per l'anno. Probabilmente è più facile pagare $ 500 al mese che $ 1.500 quattro volte all'anno.
Cosa succede se non riesco a effettuare i pagamenti delle tasse stimate?
L'IRS addebita una sanzione se non si paga abbastanza in tasse stimate durante tutto l'anno. Inoltre impongono una sanzione per i pagamenti tardivi o insufficienti. Non importa nemmeno se ti spetta un rimborso quando presenti la dichiarazione dei redditi.
La stima della sanzione fiscale ammonta essenzialmente a un onere per interessi. Paghi per non pagare le tasse durante tutto l'anno. Il tasso di interesse per i pagamenti insufficienti da parte dei singoli contribuenti può arrivare fino al 6% per l'anno fiscale 2019. L'IRS fissa questo tasso ogni trimestre.
Si evita la sanzione se si paga almeno il 90 per cento dell'imposta per l'anno in corso. Oppure paga il 100 percento dell'imposta dovuta per l'anno precedente, a seconda di quale sia la minore.
Secondo NerdWallet, l'IRS potrebbe darti una pausa ai rigori se rientri in una delle due categorie:
- Sei stato vittima di un incidente, di un disastro o di un'altra circostanza insolita;
- Hai almeno 62 anni, sei andato in pensione o sei diventato disabile quest'anno o l'anno scorso e il tuo pagamento insufficiente era dovuto a "ragionevoli cause" piuttosto che a "negligenza intenzionale".
Sei “qualificato” come agricoltore o pescatore? Quindi paghi meno in tasse. L'IRS ti considera qualificato se guadagni più di due terzi del tuo reddito lordo imponibile dall'agricoltura o dalla pesca commerciale.
La conclusione: stai lontano dall'acqua calda conoscendo le tue responsabilità per i pagamenti delle tasse stimati a livello statale e federale ed effettua i pagamenti in modo tempestivo. Importante quanto conoscere le regole e i requisiti, organizzarsi in modo da non dimenticare inavvertitamente e sbagliare accidentalmente.
Suggerimento fiscale: come ogni regola fiscale, le sanzioni hanno diverse eccezioni. Per ulteriori informazioni, vedere le istruzioni dell'IRS sul modulo 1040-ES. Anche la pubblicazione 505 (Ritenuta d'imposta e imposta stimata) contiene ulteriori informazioni.
Miti ed errori da evitare
Pensa a questo quando calcoli la tua responsabilità fiscale trimestrale o di fine anno. Considera sempre l'intero quadro finanziario della tua azienda.
Come spiega Hanley: "Troppi proprietari di piccole imprese vengono coinvolti nel mito che 'qualunque sia il saldo del mio conto bancario aziendale al 31 dicembre è ciò su cui dovrò pagare le tasse'".
Sì, il saldo del conto bancario al 31 dicembre rimane una cifra strumentale quando si esegue un rapido calcolo del flusso di cassa. Ma tende ad essere MOLTO ingannevole. Non determina la redditività di un'impresa.
Pensa a cose come pagare i debiti, prendere in prestito denaro, portare i saldi delle carte di credito e pagare le spese personali. Considera anche il rimborso dei prestiti degli azionisti, la distribuzione dei profitti ai proprietari e altro ancora. Tutti questi influiscono sulla quantità di denaro in banca alla fine dell'anno. Ma non influiscono sul profitto della tua attività.
Suggerimento fiscale: quando calcoli gli importi delle imposte trimestrali stimati, calcola sempre in base al profitto. Ciò significa reddito meno spese.
Vuoi saperne di più su come effettuare i pagamenti delle tasse stimati? Vedere la pagina web dell'IRS sulle tasse stimate per le piccole imprese.
Nota: prendere in considerazione le informazioni fornite in questo articolo solo per scopi di base generali. Non pensare a questo come un consiglio fiscale. Controllare sempre i materiali IRS disponibili. E contatta il tuo consulente fiscale per assicurarti di essere informato correttamente.
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