Pagos de impuestos estimados: respuestas para propietarios de pequeñas empresas y trabajadores por cuenta propia
Publicado: 2020-02-05Los pagos estimados de impuestos sobre la renta siguen siendo una realidad para la mayoría de los que manejamos nuestros propios negocios.
Los que están empleados reciben cheques de pago donde el empleador retiene impuestos. Pero la mayoría de los dueños de negocios y trabajadores por cuenta propia deben enviar periódicamente una cantidad llamada "pagos de impuestos estimados" al IRS. Es posible que también deba pagar impuestos estimados a la autoridad fiscal de su estado.
Para los nuevos propietarios de pequeñas empresas, cumplir con estas obligaciones fiscales se convierte en un gran ajuste. Parece particularmente estresante cuando ha estado acostumbrado a que un empleador retire retenciones de impuestos sobre la renta con cada cheque de pago.
Obtenga más información sobre los entresijos de los pagos de impuestos estimados. Small Business Trends habló con Michael Hanley. Hanley trabaja como socio gerente de la firma de CPA Merl & Hanley, LLP de Smithtown, Nueva York. También es autor de tres libros sobre pequeñas empresas. Incluyen la planificación fiscal eficaz para la microempresa, la elección de la estructura adecuada para su negocio y por qué debe incorporar su negocio de bienes raíces.
Le pedimos que respondiera preguntas relacionadas con impuestos estimados que estarían en la mente de muchos propietarios de pequeñas empresas y personas que trabajan por cuenta propia.
¿Qué son los pagos de impuestos estimados?
La ley requiere que las personas y las empresas paguen impuestos durante el año, no solo en el "tiempo de impuestos". ¿Trabajas para un empleador? Lo más probable es que su empleador retenga estos impuestos por usted durante todo el año. Si usted mismo es dueño de un negocio o empleado, las cosas son diferentes. Debe realizar estos pagos de impuestos al IRS y al estado por su cuenta.
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas deben pagar impuestos estimados trimestralmente y no esperar hasta el 15 de abril o cuando otros contribuyentes presenten sus declaraciones. Esas cuotas trimestrales son por la cantidad que “estimamos” que adeudaremos.
¿Quién debe hacer los pagos trimestrales de impuestos estimados?
Las reglas para los pagos de impuestos estimados varían según el tipo de negocio.
Para propietarios únicos, sociedades, accionistas de S Corporation , LLC de un solo miembro que eligen pagar impuestos como un solo propietario o una corporación S, o LLC de múltiples miembros que eligen pagar impuestos como una sociedad o una corporación S: Si espera debe $ 1,000 o más en impuestos cuando presenta su declaración de impuestos, lo más probable es que deba realizar pagos de impuestos estimados al gobierno federal (y, potencialmente, también al gobierno estatal).
Este grupo incluye a los trabajadores por cuenta propia, contratistas independientes, autónomos y personas con trabajos secundarios porque no se retienen impuestos automáticamente sobre sus ingresos. Es posible que las personas con ingresos por alquileres o inversiones también deban realizar pagos de impuestos estimados trimestrales, ya que también son ingresos imponibles.
Hay una excepción a esta regla: si sus retenciones y créditos fiscales suman al menos tanto como el impuesto del año anterior, no es necesario que realice un pago de impuestos federales estimados.
¿Qué pasa con las corporaciones C y las LLC de múltiples miembros?
Para corporaciones C y LLC de varios miembros que eligen pagar impuestos como una corporación C: si es propietario de una corporación, deberá realizar pagos de impuestos estimados si espera adeudar $ 500 o más con su declaración de impuestos.
Tenga en cuenta que para la mayoría de las pequeñas empresas, normalmente es el propietario , no la entidad comercial en sí, quien debe realizar los pagos de impuestos estimados. Esto se debe a que la mayoría de las entidades de pequeñas empresas, como las LLC, son lo que se conoce como "entidades de traspaso" a efectos fiscales y están sujetas al impuesto sobre la renta de las personas físicas.
“Por lo general, las pequeñas empresas no realizan pagos trimestrales estimados porque la mayoría de las pequeñas empresas se configuran como entidades de transferencia o transferencia, lo que significa que todos los impuestos se pagan a nivel personal”, según Hanley. “Esto significa que la gran mayoría de todos los pagos estimados serían pagados por los dueños de las empresas , no por las propias empresas”.
Consejo sobre impuestos: recuerde que algunas entidades comerciales (por ejemplo, entidades sin transferencia) están, de hecho, obligadas a pagar impuestos estimados en nombre de la propia entidad comercial. Estas incluyen corporaciones C, corporaciones S que realizan negocios en la ciudad de Nueva York y corporaciones S que realizan negocios en Washington, DC
¿Quién no tiene que hacer pagos de impuestos estimados?
Una pequeña empresa no necesita pagar impuestos estimados para el año en curso si cumple con las tres condiciones siguientes, dice el IRS:
- Su empresa no tuvo obligaciones tributarias durante el año anterior;
- Fue ciudadano o residente de los EE. UU. durante todo el año;
- El año fiscal anterior cubrió 12 meses.
¿Qué impuestos pagan los autónomos?
Los impuestos trimestrales generalmente se dividen en dos categorías:
- El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (Seguro Social y Medicare);
- Impuesto sobre la renta sobre las ganancias que obtuvo su negocio junto con cualquier otro ingreso.
Para 2020, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia equivale al 15,3 por ciento. Estos empresarios pagan ganancias netas de hasta $137.700 al 12,4 por ciento. Para la porción del Seguro Social, usted paga el 2.9 por ciento de todas las ganancias netas de la porción de Medicare).
Las personas con ganancias netas de $200 000 o las parejas casadas con ingresos de $250 000 están sujetas a un impuesto de Medicare adicional del 0,9 por ciento, dice Intuit.
¿Cuándo vencen los pagos de impuestos estimados?
Los pagos de impuestos estimados se dividen en cuatro períodos de pago a lo largo del año:
- 15 de abril
- 15 de junio
- 15 de septiembre
- 15 de enero
Si su empresa es una Corporación, sus impuestos estimados vencen el decimoquinto día del 4.º, 6.º, 9.º y 12.º mes después del final del año fiscal de su empresa.
Una vez que esté en el sistema, el IRS le enviará comprobantes de pago estimado al final de cada año fiscal. Sin embargo, ya sea que reciba estos comprobantes de pago o no, es su responsabilidad realizar los pagos de los impuestos federales y estatales.
Además, tenga en cuenta que el pago trimestral del 15 de enero vence, no en el año fiscal en sí, sino a principios del año siguiente (pero antes de la fecha de vencimiento de su declaración de impuestos). Tenga en cuenta también que si la fecha cae en un fin de semana o feriado, se puede extender al siguiente día hábil.
Debido a que estas fechas no se alinean con los trimestres regulares (marzo, junio, septiembre, diciembre), deberá marcarlas en su calendario y planificar en consecuencia. Además, tenga en cuenta que no necesitará realizar el pago del 15 de enero siempre que presente su declaración de impuestos de 2019 y pague lo que debe antes de fin de mes.
Consejo fiscal: si se encuentra en un estado en el que debe realizar pagos estimados de impuestos estatales sobre la renta, pague su impuesto estatal estimado antes del 31 de diciembre. De esa manera, puede reclamar una deducción por el pago de impuestos en el año fiscal en curso.
¿Cómo presento impuestos estimados?
El IRS y la mayoría de los estados permiten pagos electrónicos de impuestos estimados, además de la presentación en papel.
Si puede presentar electrónicamente, dice Hanley, es una buena opción porque tiene una mejor prueba de pago. “La confirmación de pago en línea siempre es más concreta que cualquier prueba de envío o prueba de entrega que pueda proporcionar la oficina de correos”.
Si está presentando una declaración como individuo que trabaja por cuenta propia o entidad no considerada (es decir, LLC de un solo miembro, sociedad o accionista de S Corp), debe completar el Formulario 1040-ES (PDF), Impuesto estimado para individuos.
Este formulario es una hoja de trabajo similar al Formulario 1040 que lo lleva a través del cálculo para ayudarlo a determinar su ingreso imponible y los pagos contienen comprobantes en blanco para enviar por correo sus pagos de impuestos estimados. (Necesitará su declaración de impuestos anual del año anterior para completar el Formulario 1040-ES).
El Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales
También puede realizar pagos a través del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). Para su pago estatal, debe buscar en línea el formulario apropiado, completarlo y enviarlo con su pago.
Las corporaciones deben enviar sus pagos mediante EFTPS o pueden hacer arreglos para que un profesional de impuestos, una institución financiera, un servicio de nómina u otro tercero de confianza realice depósitos en su nombre.
Considere esto en su primer año como autónomo. El IRS dice que deberá estimar la cantidad de ingresos que espera obtener durante el año. ¿Estimaste tus ganancias demasiado altas? Complete otra hoja de trabajo del Formulario 1040-ES para volver a calcular su impuesto estimado para el próximo trimestre. Si calculó que sus ganancias eran demasiado bajas, vuelva a completar otra hoja de trabajo del Formulario 1040-ES para volver a calcular sus impuestos estimados para el próximo trimestre.
Consejo fiscal: en la mayoría de los casos, la presentación electrónica también le brinda la posibilidad de programar pagos futuros. Evite la necesidad de recordar o configurar recordatorios de calendario durante todo el año al programar los cuatro pagos estimados a la vez, electrónicamente.
¿Qué pasa con hacer pagos de impuestos estimados al estado?
Si su estado tiene un impuesto sobre la renta, lo más probable es que también deba realizar pagos de impuestos estimados para su impuesto sobre la renta estatal.
Nueve estados no tienen un impuesto sobre la renta personal sobre los ingresos salariales. Los estados que no tienen impuesto sobre la renta personal incluyen Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sur, Texas, Washington y Wyoming. New Hampshire y Tennessee no gravan los ingresos por salarios, pero sí gravan los ingresos por intereses y dividendos. Sin embargo, asegúrese de verificar cualquier otro requisito de declaración de impuestos comerciales.
Consejo sobre impuestos: vaya aquí para encontrar una lista de las oficinas de impuestos estatales con las que puede comunicarse para averiguar si su estado es uno donde se requieren pagos de impuestos sobre la renta estimados. También puede encontrar otra información y formularios apropiados o enlaces de presentación electrónica para cada estado.
¿Cuanto deberias pagar?
Como se mencionó anteriormente, el IRS recomienda usar el Formulario 1040-ES para calcular sus pagos de impuestos estimados individuales. Las corporaciones deben usar la Hoja de trabajo en el Formulario 1120-W (PDF) para calcular los pagos de impuestos estimados.
Alternativamente, si espera que las ganancias del año en curso sean relativamente similares a las del año pasado, puede usar la declaración de impuestos del año anterior para calcular sus pagos estimados. O, si experimenta ingresos fluctuantes, puede optar por calcular sus impuestos estimados en función de la cantidad real que ganó ese trimestre.
No necesita mostrarle al IRS cómo llegó a su suma estimada. Sin embargo, le conviene llegar a una cifra lo más precisa posible. Pagar muy poco puede resultar en una sorpresa desafortunada cuando llegue el momento de presentar sus impuestos anuales, además de posibles multas por pago insuficiente. Por el contrario, al pagar demasiado, esencialmente ha sacado dinero de su negocio y podría haber invertido ese dinero para obtener un mayor rendimiento.
Mirando el panorama general
Dado que las personas realizan pagos estimados, debe observar el panorama general, no solo su responsabilidad comercial. Por ejemplo, es posible que no deba impuestos estimados si su cónyuge está empleado. También puede encontrar que él o ella tiene suficientes impuestos retenidos.
Lo mismo ocurre si también está empleado y tiene suficientes impuestos retenidos de su propio cheque de pago. Solicite que su empleador o el empleador de su cónyuge retenga más, para retener lo suficiente para evitar tener que presentar pagos estimados. Simplemente complete un nuevo Formulario W4 (PDF) para el empleador. Además, si tenía un reembolso adeudado del año fiscal anterior, puede optar por aplicarlo al año siguiente.
Si no está seguro acerca de sus obligaciones fiscales estimadas, es aconsejable consultar a un especialista en impuestos que pueda asesorarlo sobre el mejor método de cálculo para su negocio y cómo realizar un seguimiento y registrar con precisión sus ganancias y deducciones. Solo recuerde que cuanto más tiempo invierta en sus pagos de impuestos estimados, más fácil será su vida en el momento de los impuestos.
Consejo sobre impuestos: use un CPA para ayudarlo a preparar sus impuestos. Haga que el CPA genere un cronograma de pago de impuestos estimado con montos cada año. Haga esto para el próximo año fiscal, en el momento en que presente su declaración de impuestos del año anterior. Luego siga exactamente ese cronograma de pagos, a menos que sus ingresos o deducciones cambien significativamente.
¿Tengo que pagar trimestralmente o puedo hacer cuotas mensuales?
Es costumbre pagar los impuestos estimados en cuatro cuotas iguales, pero el IRS no lo restringe a hacer pagos trimestrales; puede optar por pagar más a menudo si lo prefiere.
Algunas personas eligen incrementos mensuales porque es menos agotador para el bolsillo. Digamos que a su negocio le va bien y debe $6,000 por el año. Probablemente sea más fácil pagar $500 por mes que $1,500 cuatro veces al año.
¿Qué sucede si no realizo los pagos de impuestos estimados?
El IRS cobra una multa si no paga suficientes impuestos estimados durante todo el año. También imponen una multa por pagos atrasados o insuficientes. Ni siquiera importa si se le debe un reembolso cuando presenta su declaración de impuestos.
La sanción fiscal estimada asciende esencialmente a un cargo por intereses. Pagas por no pagar impuestos durante todo el año. La tasa de interés por pagos incompletos de contribuyentes individuales asciende hasta el 6 por ciento para el año fiscal 2019. El IRS establece esta tasa cada trimestre.
Evita la multa si paga al menos el 90 por ciento del impuesto del año en curso. O pague el 100 por ciento del impuesto que adeudaba el año anterior, lo que sea menor.
Según NerdWallet, el IRS podría darte un descanso en las multas si caes en una de dos categorías:
- Fuiste víctima de un siniestro, desastre u otra circunstancia inusual;
- Tiene al menos 62 años, se jubiló o se incapacitó este año o el año pasado, y su pago insuficiente se debió a una "causa razonable" en lugar de una "negligencia intencional".
¿Está usted “calificado” como agricultor o pescador? Entonces pague menos en impuestos. El IRS lo considera calificado si gana más de dos tercios de su ingreso bruto sujeto a impuestos de la agricultura o la pesca comercial.
El resultado final: Manténgase fuera del agua caliente conociendo sus responsabilidades para los pagos de impuestos estimados a nivel estatal y federal y realice los pagos de manera oportuna. Tan importante como conocer las reglas y los requisitos, es organizarse para que no se olvide ni se resbale accidentalmente.
Consejo Tributario: Como toda regla tributaria, las sanciones tienen varias excepciones. Consulte las instrucciones del IRS en el Formulario 1040-ES para obtener más información. La Publicación 505 (Retención de impuestos e impuestos estimados) también tiene más información.
Mitos y errores a evitar
Piense en esto cuando calcule su obligación tributaria trimestral o de fin de año. Considere siempre el panorama financiero completo de su negocio.
Como explica Hanley: “Demasiados propietarios de pequeñas empresas quedan atrapados en el mito de que 'cualquiera que sea el saldo de mi cuenta bancaria comercial al 31 de diciembre, tendré que pagar impuestos'”.
Sí, el saldo de la cuenta bancaria al 31 de diciembre sigue siendo una cifra fundamental a la hora de realizar un cálculo rápido del flujo de caja. Pero tiende a ser MUY engañoso. No determina la rentabilidad de un negocio.
Piense en elementos como pagar deudas, pedir dinero prestado, mantener saldos de tarjetas de crédito y pagar gastos personales. También considere pagar los préstamos de los accionistas, distribuir las ganancias a los propietarios y más. Todo esto afecta la cantidad de dinero que hay en el banco al final del año. Pero no afectan las ganancias de su negocio.
Consejo sobre impuestos: cuando calcule los montos de impuestos trimestrales estimados, calcule siempre en función de las ganancias. Esto significa ingresos menos gastos.
¿Quiere obtener más información sobre cómo hacer pagos de impuestos estimados? Consulte la página web del IRS sobre impuestos estimados para pequeñas empresas.
Nota: Considere la información provista en este artículo solo para fines generales. No piense en esto como un consejo fiscal. Siempre verifique los materiales disponibles del IRS. Y ponte en contacto con tu asesor fiscal para asegurarte de estar bien informado.
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