7 ferramentas de agendamento online que o mundo não pode viver sem

Se você agenda muitas reuniões para o trabalho, mas não possui uma ferramenta de agendamento, provavelmente já encontrou alguns dos obstáculos inevitáveis.

Nós sabemos como vai. As intermináveis ​​cadeias de e-mail de ida e volta, verificação cruzada de calendário e coordenação de grupo tornam-se enlouquecedoras depois de um tempo. Especialmente quando você está tentando fechar negócios e o atrito de agendamento custa oportunidades reais de vendas. Mesmo que a parte do agendamento pareça estar indo bem, os acordos informais por e-mail são fáceis de perder de vista. Isso leva a cancelamentos de última hora, reagendamento e não comparecimento.

Felizmente, um novo conjunto de poderosas ferramentas de agendamento online surgiu na última década. Cada um deles faz o seu melhor para resolver o problema (muito humano) de encontrar pessoas em um local e hora específicos. Entre esses aplicativos, você encontrará soluções e conjuntos de recursos adaptados a diferentes tipos de empresa.

Em sua essência, os aplicativos de agendamento online destinam-se a ajudar os participantes a escolher um horário disponível e receber lembretes automatizados. Notificações por e-mail e eventos de calendário também são enviados ao organizador da reunião. Isso ajuda você a garantir que todos apareçam.

Interessado em encontrar a ferramenta de agendamento online certa para você? Continue lendo para saber mais sobre algumas das melhores opções e como aproveitá-las para seu próprio sucesso.

Quais são as melhores ferramentas de agendamento para organizar reuniões de negócios?

Para encontrar a melhor ferramenta de agendamento para sua empresa, provavelmente é melhor começarmos definindo as expectativas sobre o que o aplicativo incluirá. Em vez de aborrecê-lo com uma lista de recursos, vou falar sobre a experiência que você terá ao se inscrever para sua própria conta em um aplicativo de agendamento. Desta forma, você pode visualizar a si mesmo e se preparar para a coisa real.

Ao se inscrever, a primeira coisa que você fará é configurar a disponibilidade para reuniões. Todos os principais aplicativos de agendamento têm a capacidade de gerar links para uma página de agendamento dedicada. Você pode usá-los para compartilhar sua disponibilidade com seus futuros participantes. Eles escolherão entre um conjunto de possíveis horários de reunião e, ao enviar sua solicitação, ambas as partes receberão notificações por e-mail.

A maioria das ferramentas de agendamento se integra a um serviço de calendário de e-mail como o Google ou o Office 365. Isso significa que as reuniões recém-agendadas gerarão um evento de calendário exclusivo. Um calendário integrado também ajuda a garantir que os anfitriões não recebam duas reservas. Com seus horários ocupados são removidos, a página de agendamento mostra automaticamente apenas os slots realmente disponíveis.

As integrações de conferência na Web são outro recurso comum que você encontrará. Conectar sua conta Zoom (ou provedor de escolha) significa que cada reunião de agendamento terá um ID de sala exclusivo e designado. Algumas ferramentas de agendamento até se integram a CRMs e software de marketing, permitindo que as empresas enviem dados de reserva para os ambientes apropriados.

Estas são algumas coisas essenciais a serem observadas ao decidir qual ferramenta de agendamento usar. Por fim, você precisa encontrar o aplicativo que atenda às suas necessidades e seja fácil de usar. Em um esforço para tornar o processo de seleção mais simples, anotamos esta lista das 7 melhores ferramentas de agendamento online, incluindo uma revisão detalhada de cada uma.

• Agendamento para agendamento de reuniões individuais ou em grupo, online ou presencial
• Setmore para uma solução empresarial dimensionável para grandes equipes
• Acuidade por seu conjunto de recursos e senso de humor peculiar
• Calendly por suas ferramentas de colaboração em equipe e modelos de calendário integrados
• Doodle para um recurso de pesquisa exclusivo que outras ferramentas de agendamento não possuem
• Google Calendar para sua visualização de calendário e recursos de convite para eventos que se conectam com seus serviços de e-mail
• Hubspot Meetings para uma experiência de agendamento perfeita em seu site que coleta leads no Hubspot CRM.

Appointlet – Melhor ferramenta de agendamento online gratuita

Appointlet é uma ferramenta de agendamento de reuniões fácil de usar que está no mercado há quase uma década e vem com um conjunto abrangente de recursos. As empresas usam o Appointlet para melhorar a experiência de agendamento para seus leads e clientes existentes. O aplicativo também ajuda os anfitriões da reunião a dimensionar sua capacidade sem perder tempo na coordenação de ida e volta.

Ao contrário de outras ferramentas de agendamento que se concentram em atender às necessidades de um único nicho, o Appointlet oferece um alto grau de flexibilidade, para que você possa acomodar praticamente qualquer cenário de reunião. Tudo o que você precisa fazer é configurar seus tipos de reunião e uma página de agendamento dedicada será gerada automaticamente.

O Appointlet permite que você gerencie várias equipes sob o mesmo teto, melhorando a transparência durante a transferência do cliente. E se você precisar se reunir com vários participantes, tudo o que você precisa fazer é criar tipos de reunião em grupo . Isso garante que todos tenham acesso ao mesmo evento.

Os participantes têm mais facilidade com o Appointlet. Eles podem agendar reuniões de seu dispositivo móvel ou computador. Se estiverem em um fuso horário diferente, a localização do navegador será detectada automaticamente e assim a disponibilidade será traduzida corretamente. Isso significa que não importa onde você esteja ou qual dispositivo esteja usando, o processo de reserva permanece simplificado.

O software suporta a opção de vários membros da equipe viverem sob o mesmo teto, cada um com seu próprio calendário de e-mail integrado e disponibilidade. Eles podem co-organizar reuniões ou ser colocados em rodízio para reunir sua disponibilidade. Dessa forma, quando os clientes em potencial escolhem um horário, um membro disponível é atribuído automaticamente a eles.

Sua página de reserva pode ser incorporada em sites e páginas de destino e anexada a e-mails. Depois que um compromisso é reservado por meio desta página, ele é adicionado automaticamente ao seu calendário.

O Appointlet oferece integração com várias ferramentas de reunião virtual, incluindo Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting e Join.me. Isso torna conveniente agendar e realizar conferências na web, especialmente em um ambiente de trabalho remoto. Outras opções de integração incluem Google Calendar, Microsoft Office 365, Stripe, Paypal e Zapier.

Preços:

Freemium Trial – Acesso completo a todos os recursos por 15 dias

Versão Básica – Gratuita

Premium – $8/membro/mês

Setmore – Melhor aplicativo de agendamento empresarial

Setmore é outra excelente ferramenta de agendamento online que lida com reservas online, lembretes automatizados, processamento de pagamentos e muito mais. O software possui uma versão para desktop, juntamente com um aplicativo para Android e iOS, tornando-o uma ferramenta conveniente de agendamento de consultas em movimento.

Assim como o Appointlet, o Setmore também permite criar páginas de reserva personalizadas e adicioná-las a sites, páginas de destino, mídias sociais ou e-mails. Você também pode receber pagamentos por meio de cartão de débito/crédito ou processadores de pagamento online como Square ou Stripe.

O software envia notificações instantâneas por e-mail para os clientes potenciais e os compromissos são adicionados ao seu calendário de uma só vez. Depois que a reunião é agendada, lembretes automatizados podem ser configurados para todos os participantes da reunião por e-mail ou mensagens SMS. Você também pode personalizar as mensagens com informações do prospect para aumentar a relevância e diminuir o número de não comparecimentos.

O recurso de compromissos recorrentes permite que você especifique determinados intervalos de tempo para clientes regulares ou VIPs para que eles não precisem marcar reuniões repetidas vezes. Você também pode fazer o mesmo para equipes e grupos de clientes para webinars ou sessões de treinamento.

A Setmore usa APIs para integração com software de terceiros, incluindo aplicativos de mídia social, software de marketing por e-mail e CRMs como o Salesforce. Você também tem a opção de se conectar com os aplicativos de videoconferência mojor e outros calendários online, como o Google Calendar e o Office 365.

Preços:

Versão Básica – Gratuita

Premium – $ 9/mês por usuário cobrado anualmente

Pro – $ 5/mês por usuário cobrado anualmente

Acuity – Melhor opção de agendamento para Squarespace

O Acuity é um assistente de agendamento online que automatiza a reserva de compromissos e o gerenciamento de calendário. Eles foram adquiridos pela SquareSpace e posicionados como a ferramenta que os proprietários de sites usam quando desejam um widget integrado para agendamento. Com o Acuity, você pode gerenciar a disponibilidade de várias pessoas em vários locais.

Como seus concorrentes, você criará uma página de agendamento personalizada e a compartilhará com os clientes para permitir que eles visualizem sua disponibilidade em tempo real. À medida que eles compartilham informações em seu formulário de admissão, esses dados são automaticamente salvos e armazenados em seus registros.

O software ajusta automaticamente os compromissos de acordo com diferentes fusos horários, permitindo que os clientes cancelem e remarquem facilmente. Lembretes automatizados para esses compromissos são enviados para manter os clientes cientes da reunião. Todos esses dados são sincronizados automaticamente com seu calendário e você é notificado sobre novas reservas instantaneamente.

O software também se integra a outros aplicativos de calendário de terceiros. Alguns deles incluem Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange e Office 365. Você pode conectá-lo ao Zoom, Google Meet e GoToMeeting para reuniões virtuais e para faturamento e contabilidade, você pode integrar com QuickBooks ou Freshbooks.

Você também pode aceitar pagamentos online através do Acuity, pois ele se integra a vários provedores e gateways de pagamento, como Stripe, PayPal, Square, etc.

Preços:

Teste Gratuito - 7 Dias

Emergentes – $ 14/mês faturado anualmente

Crescendo – $ 23/mês faturado anualmente

Powerhouse - $ 45/mês faturado anualmente

Enterprise - Preços personalizados

Calendly – ​​Ferramenta de agendamento leve e popular

Calendly é uma ferramenta completa para agendar reuniões de forma profissional e eficiente. Este é bastante famoso em todo o mundo devido à sua interface amigável e uma grande lista de recursos.

Assim como seus concorrentes, o Calendly permite que você crie facilmente reuniões e compartilhe o link do convite com outros participantes. Você pode adicionar todos os detalhes do evento, como a finalidade, o local e os participantes, e deixar que os convidados selecionem o horário de sua reunião preferido. Depois que um slot é confirmado, o evento é adicionado automaticamente ao seu calendário.

O software cuida de quaisquer lembretes, acompanhamentos ou operações de reagendamento depois disso e mantém você atualizado em seu calendário. Isso também ajuda a diminuir os cancelamentos de reuniões e o número de não comparecimentos, pois o reagendamento é superfácil, e todos os participantes podem fazê-lo em seus termos.

Com o Calendly, você pode começar a criar reuniões de equipe com a ajuda de modelos. Esses modelos permitem que reuniões padronizadas sejam criadas de forma rápida e com alto nível de uniformidade e controle.

Você pode nutrir os relacionamentos com os clientes gerenciando as interações com eles por meio do Calendly. Integre-o com todas as suas ferramentas favoritas para melhorar o relacionamento com os clientes e gerenciar tudo em um só lugar.

Preços:

Avaliação Gratuita – Acesso Gratuito ao Plano Profissional por 14 dias

Versão Básica – Gratuita

Premium – $ 8/mês cobrado anualmente

Pro – $ 12/mês cobrado anualmente

Enterprise - Preços personalizados

Doodle – Melhor ferramenta de agendamento para votação por vez

O Doodle é um aplicativo de agendamento e produtividade online que torna o agendamento de consultas rápido e eficiente. Você pode criar e compartilhar seu calendário com várias partes e permitir que elas reservem um horário em apenas alguns cliques. A ferramenta funciona igualmente bem para grandes e pequenas empresas.

O que torna o Doodle único é a opção de criar enquetes. Esse recurso ajuda os participantes a se coordenarem para encontrar o melhor horário para se reunir. Os usuários votam em seus horários preferidos e podem selecionar outros slots como 'gratuitos, se necessário'. Doodle gerencia a lógica no backend e tenta selecionar o melhor tempo possível para todos.

Com o Doodle, você pode criar uma única página de agendamento totalmente personalizada. Esta página de reservas pode ser compartilhada com qualquer pessoa que queira reservar um horário com você, e eles podem fazer isso facilmente em questão de minutos.

Depois que eles escolherem um horário e um evento estiver bloqueado no calendário, você poderá configurar lembretes automáticos para todas as partes. Isso diminui bastante o número de não comparecimentos e você pode usar seu valioso tempo ao máximo. Você pode especificar os horários em que está disponível e apenas essa parte ficará visível para as partes que reservam os compromissos. Você pode escolher o restante do calendário para permanecer privado.

O software se conecta a quase todos os aplicativos de calendário online famosos e sincroniza dados entre eles. Isso permite descobrir todos os slots disponíveis, independentemente do calendário que a outra parte usa. Não há problemas de fuso horário, pois o aplicativo identifica automaticamente o fuso horário do convidado e altera tudo de acordo.

Preços:

Avaliação gratuita – Acesso gratuito a recursos premium por 14 dias. Não é necessário cartão de crédito.

Versão Básica – Gratuita

Pro – $ 6,95/mês por usuário cobrado anualmente

Equipe – $ 8,95/mês por usuário cobrado anualmente

Enterprise - Preços personalizados

Google Calendar – Melhor ferramenta de agendamento centrada em calendário

O Google Agenda é sem dúvida a ferramenta de calendário online mais poderosa desta lista. Dito isto, não atende a muitos dos critérios que estabelecemos para uma ferramenta de agendamento. Milhões de pessoas o usam para agendar reuniões on-line, por isso vale a pena mencionar, e tentaremos esclarecer algumas das maiores diferenças.

Com o Google Agenda, você pode acompanhar suas atividades diárias usando um layout de calendário tradicional. As pessoas usam o aplicativo para agendar reuniões/eventos e convidar amigos, familiares ou colegas de trabalho para participar. Ele sincroniza automaticamente com as contas do Google Agenda de outras pessoas, para que as atualizações de uma pessoa apareçam para todos.

Agendar reuniões com o Google Agenda leva apenas alguns cliques. Você pode convidar participantes para essas reuniões e, assim que eles confirmarem, o horário fica bloqueado no calendário. Além de compromissos, você pode definir lembretes para diferentes feriados, aniversários, eventos religiosos, lançamentos de programas de TV, eventos esportivos e assim por diante. Engraçado, eles até incluem uma previsão do tempo no calendário como um plug-in externo, que pode ajudá-lo a planejar eventos pessoais futuros.

Em uma única conta do Google Agenda, há a opção de gerar vários subcalendários e compartilhá-los com sua equipe. Os controles de permissão permitem que você decida quem tem acesso para fazer alterações ou reservar vagas em seu nome. Isso é mais comum quando um organizador de reunião precisa coordenar com uma secretária ou compartilhar sua disponibilidade com o gerenciamento.

Curiosamente, todas as outras ferramentas de agendamento listadas neste artigo se integram ao Google Agenda. Isso ocorre porque sua ferramenta de agendamento não é muito robusta e não se adapta bem às equipes. Portanto, se você já está agendando reuniões com o calendário do Google, mas deseja levá-lo para o próximo nível, recomendamos complementar com um aplicativo de agendamento dedicado.

Preços:

Versão Básica – Gratuita

Google Apps for Business – US$ 5/mês por usuário

Hubspot Meetings – Aplicativo de agendamento simples, mas eficaz

Hubspot Meetings é uma ferramenta de agendamento de reuniões fornecida aos titulares de contas Hubspot. Normalmente, é usado em conjunto com um site do Hubspot, semelhante à maneira como o Acuity é carregado como um widget no Squarespace. Isso torna o processo de reserva de compromissos do seu site rápido e sem complicações. Ele é sincronizado com os calendários do Google e do Office 365 e permite que seus clientes em potencial marquem reuniões com você em seus horários livres.

A ferramenta verifica automaticamente sua disponibilidade mais atualizada com o calendário conectado e disponibiliza esses slots para reserva. Você pode incorporar facilmente o calendário de reservas em seu site ou em outras páginas de destino, e os clientes em potencial podem agendar compromissos diretamente lá. Se você já estiver em contato com eles por e-mail, também poderá compartilhar o calendário lá para eliminar etapas desnecessárias.

Com o Hubspot Meetings, você pode enviar links de reuniões em grupo para permitir que os clientes em potencial agendem compromissos com mais de uma pessoa em sua empresa. Você também pode configurar um link de rodízio que permite que os clientes em potencial reservem um horário com o representante cuja disponibilidade se adapte à sua programação.

Como o Hubspot Meetings faz parte do hub de marketing completo da Hubspot, ele se integra bem ao Hubspot CRM para coletar dados do cliente e ajudar a construir seu banco de dados. Se você já é um usuário do Hubspot, pode aproveitar essas informações posteriormente para nutrir os leads e convertê-los.

Preços:

Versão Básica – Gratuita

Hubspot Marketing Hub – a partir de $ 45/mês cobrado anualmente

Perguntas frequentes

Agora que descrevemos os principais players na arena de ferramentas de agendamento , cabe a você decidir qual deles é melhor para você. Como você provavelmente notou, eles tendem a ser semelhantes entre si. Uma das melhores maneiras de encontrar o seu melhor ajuste é se inscrever em um de seus testes gratuitos. Normalmente, você pode obter 15 dias de serviço premium gratuito, para testar tudo e ver o que gosta.

Se você ainda está confuso sobre como selecionar o aplicativo de agendamento online certo, aqui estão algumas perguntas frequentes que podem ser úteis.

Quais são as coisas mais importantes que uma ferramenta de agendamento faz?

Uma ferramenta de agendamento ajuda a criar e gerenciar agendamentos com mais eficiência com a ajuda da automação. Ele permite que várias partes colaborem em um calendário, marquem compromissos, agendem reuniões, enviem lembretes de eventos e gerenciem seu dia de maneira a melhorar a produtividade. Você também pode compartilhar seu calendário com seus clientes e permitir que eles marquem compromissos com você por meio de uma ferramenta de agendamento.

Quais são os benefícios comerciais de usar uma ferramenta de agendamento?

As ferramentas de agendamento eliminam o incômodo de configurar e gerenciar reuniões manualmente. Com um aplicativo dedicado, você pode coordenar sem todos os e-mails de confirmação de ida e volta. Ele também agilizará seu fluxo de trabalho diário, ajudará na priorização de tarefas e dará aos gerentes mais supervisão.

Posso usar uma ferramenta de agendamento do meu iPhone ou Android?

Sim, os participantes podem usar uma página de agendamento de seus dispositivos iPhone ou Android. No entanto, como a interface é complexa, geralmente é melhor que o host configure suas páginas em um computador desktop. Algumas ferramentas de agendamento possuem um aplicativo móvel que permite acessar seus links de agendamento rapidamente, para que você possa compartilhar por e-mail e mensagens de texto.

Como os clientes reservam tempo com uma ferramenta de agendamento?

Você pode compartilhar um link para a página de agendamento por e-mail e SMS ou incorporar a página de agendamento em seu site. Normalmente, a incorporação é fácil porque o aplicativo fornecerá um trecho de código HTML que você simplesmente soltará na página apropriada. Os clientes poderão selecionar um horário disponível e reservar um horário com você. Este evento é adicionado automaticamente ao seu calendário e as informações do cliente serão salvas.

As ferramentas de agendamento ajudam a reduzir os não comparecimentos?

As ferramentas de agendamento podem ser de grande ajuda para reduzir os não comparecimentos em reuniões importantes. Você pode configurar lembretes automatizados para que cada participante seja notificado da aproximação da reunião. Se alguém não estiver disponível e quiser reagendar a reunião, também poderá fazê-lo facilmente com a ferramenta de agendamento.

Não há problema em não ser hiperprodutivo o tempo todo.

Agora que você tem informações privilegiadas, temos apenas uma última coisa a acrescentar. Chame isso de anúncio de serviço público.

Alguns de nós ficam viciados em ocupações em detrimento da produtividade genuína. Com uma ferramenta de agendamento, você pode descobrir que tem mais tempo livre. Portanto, certifique-se de aproveitar ao máximo. Aproveite um momento para descansar entre as tarefas de trabalho e suas reuniões podem ser melhores como resultado.

O uso de uma ferramenta de agendamento pode ser parte de um esforço maior para encontrar o equilíbrio certo entre vida profissional e pessoal. Apenas certifique-se de testar o aplicativo de agendamento completamente antes de enviá-lo ao seu público. Se você encontrou um que tem tudo que você precisa e se encaixa no seu orçamento, você pode acabar usando-o nos próximos anos, como muitos de nossos próprios clientes fazem.

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