Podzielone zmiany: czym są i czy powinieneś ich używać?

Planowanie nie jest uniwersalną sytuacją. Różni pracownicy i miejsca pracy mają różne potrzeby.

Jeśli prowadzisz restaurację obsługującą lokalny tłum biznesowy, być może potrzebujesz najbardziej doświadczonych dostawców w porze lunchu i wieczornego szczytu, ale nie pomiędzy nimi. Jeśli zarządzasz przedsiębiorstwem użyteczności publicznej, być może potrzebujesz najpierw większej liczby pracowników, a potem znowu po południu, ale mniej przez resztę dnia.

Pomóc w tym mogą podziały zmianowe. Zapoznaj się z ostatecznym przewodnikiem po podzielonych zmianach, jak one działają i jakie korzyści mogą przynieść Twojej firmie.

Co to jest zmiana podzielona?

Pomyśl o nich jak o harmonogramie, w którym twoi pracownicy pracują, biorą kilka godzin wolnego, a następnie wracają, aby dokończyć zmianę. Zamiast pracować przez cały dzień od 9 do 17, Twoi pracownicy dzielą swój dzień, z okresem odpoczynku pomiędzy częściami czasu spędzonego w pracy.

Podział zmian to nie to samo, co udzielenie komuś wolnego na lunch lub kolejną przerwę. Musisz dać swojemu pracownikowi co najmniej dwie godziny wolnego na opuszczenie lokalu.

Nie jest to zmiana podzielona, ​​gdy pracownik zgłasza się na dodatkową zmianę lub pracuje w nadgodzinach. Zmiany podzielone to sposób na podzielenie dnia pracy i wiążą się z pewnymi określonymi zasadami (więcej o nich za chwilę).

Dlaczego zmiany dzielone to dobry pomysł?

Nie każdy pracownik musi być w pracy przez każdą godzinę dnia, więc istnieją pewne duże korzyści z dzielenia zmian.

• Pomagają przyciągać i zatrzymywać talenty. Długi dzień pracy nie jest odpowiedni dla wszystkich. Na przykład osoba z przewlekłą chorobą może po prostu nie być w stanie pracować godzinami bez dłuższej przerwy. Oferując podzielone zmiany, możesz dostosować się do wielu różnych stylów życia, co może uczynić Twoją organizację bardziej atrakcyjną dla szerszego grona pracowników.
• Utrzymują produktywność Twojej organizacji. Artykuł Uniwersytetu Stanforda z 2014 r. pokazuje, że pracownicy, którzy pracują ponad 50 godzin tygodniowo, odnotowują dramatyczne spadki wydajności. Dzięki zmianom dzielonym możesz zatrudniać nowych i mniej doświadczonych pracowników w mniej wymagających okresach, aby mogli się stopniowo uczyć. W godzinach szczytu możesz zaplanować swoich najlepszych pracowników, aby utrzymać wysoką wydajność.

• Dają większą kontrolę nad kosztami pracy. Możliwość planowania pracowników tylko wtedy, gdy są potrzebni, może pomóc w kontrolowaniu godzin pracy pracowników i powiązanych kosztów pracy.
• Chronią Twoich pracowników przed przepracowaniem. Praca powyżej 55 godzin tygodniowo wiąże się ze zwiększonym ryzykiem chorób serca, udaru mózgu, problemów ze zdrowiem psychicznym i wielu innych dolegliwości medycznych. Możliwe, że Twoi pracownicy nie muszą tak naprawdę pracować w kolejnych blokach, a podział pracy może pomóc im cieszyć się lepszą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym.
• Mogą skrócić czas potrzebny pracownikom na odejście. Wizyty lekarskie i wiele innych usług jest dostępnych tylko w godzinach pracy. Dzięki dzielonym zmianom Twoi pracownicy nie będą musieli tracić płatnego czasu pracy na załatwianie sprawunków, a Ty nie będziesz musiał mieć ograniczonego personelu, gdy ktoś będzie musiał odwiedzić ortodontę. To wygrana w naszej książce!

Kiedy zmiany dzielone nie mają sensu?

Jeśli w Twoim dniu pracy nie ma przestojów, praca w trybie split shift może nie przynosić dużych korzyści. Na przykład praca biurowa zazwyczaj nie jest odpowiednia dla tego typu planowania.

Podział zmian może również utrudniać komunikację i współpracę, gdy godziny pracy członków zespołu nie pokrywają się.

O jakich przepisach muszę wiedzieć?

W niektórych stanach może być konieczne dodatkowe wynagrodzenie dla pracowników za podzielone zmiany. Istnieją również inne przepisy lokalne i stanowe, o których być może powinieneś wiedzieć. Związki zawodowe mogą określić minimalny czas między dwiema częściami zmiany.

Na przykład, jeśli jesteś w Kalifornii , Departament Stosunków Przemysłowych Stanu Kalifornia określa znaczenie i definicje podziału pracy. W tym stanie musisz płacić premię za dzieloną zmianę, chyba że twój pracownik mieszka w lokalu. Ta premia to jedna godzina płacy minimalnej (lokalnej lub stanowej płacy minimalnej, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa) dla pracowników, którzy pracują za płacę minimalną. Pracownicy, którzy pracują powyżej płacy minimalnej, również otrzymują premię za dzieloną zmianę, ale jest ona oparta na różnicy.

Spójrzmy na przykład, jak to działa w praktyce. Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę oferującą klientom opiekę w domu. W Kalifornii płaca minimalna wynosi 15 dolarów, a twoje miasto nie ma własnej płacy minimalnej. Jednak, aby przyciągnąć więcej pracowników, płacisz 16 USD za godzinę. Załóżmy również, że Twój pracownik pracuje osiem godzin dziennie, z podziałem na zmiany.

Najpierw określamy różnicę między ich wynagrodzeniem a płacą minimalną w stosunku do całkowitej liczby przepracowanych godzin. To 16 dolarów zarobionych minus 15 dolarów płacy minimalnej, co daje 1 dolara różnicy. Pomnóż 1 dolara przez osiem przepracowanych godzin. To 8 dolarów.

Następnie odejmujemy tę liczbę od stanowej płacy minimalnej: 15 USD – 8 USD = 7 USD.

W takim przypadku zapłaciłbyś swojemu pracownikowi 7 USD jako premię za zmianę dzieloną, oprócz wynagrodzenia zarobionego w ciągu dnia.

Nowy Jork ma własne zasady podzielonej zmiany dla większości pracowników branży usługowej. Tam premia za dzieloną zmianę wynosi godzinę przy minimalnej płacy stanowej. Ma zastosowanie tylko wtedy, gdy między początkiem a końcem dnia roboczego upłynęło więcej niż dziesięć godzin.

W Oregonie musi być co najmniej 10 godzin między przepracowanymi okresami, w przeciwnym razie pracownikom należy się półtora czasu. Więc jeśli pracownik zarabia 20 dolarów na godzinę i pracuje osiem godzin, ale ma tylko dwie godziny między dwiema częściami zmiany, pracodawca musiałby mu zapłacić 240 dolarów zamiast 160 dolarów.

W Dystrykcie Kolumbia pracownicy, którzy nie mieszkają na miejscu i pracują w systemie podzielonym, potrzebują co najmniej jednej godziny przerwy między okresami pracy i otrzymują premię za podział pracy. Jest to równowartość jednej godziny przy minimalnej płacy stanowej.

W stanie Illinois , Chicago Fair Workweek Ordinance wymaga, aby pracownicy zatrudnieni w określonych branżach (w tym w hotelarstwie, służbie zdrowia, produkcji, usługach budowlanych i innych) mieli co najmniej dziesięć godzin między zmianami. Nie ma jednak żadnych postanowień dotyczących wynagrodzenia w odniesieniu do zmian podzielonych.

Najlepszym sposobem upewnienia się, że przestrzegasz przepisów, jest rozmowa z lokalnym prawnikiem ds. prawa pracy, zanim spróbujesz podzielić zmiany w swojej firmie.

Jak planować i rejestrować zmiany podzielone?

Zacznij od podsumowania czynników, które mogą mieć wpływ na podział zmian. Na przykład:

• Czasy dojazdów. Twoi pracownicy mieszkają na odległość? Niektórzy pracownicy z przyjemnością wykorzystają tę lukę czasową, aby załatwić sprawy lub uczestniczyć w spotkaniach w pobliżu, podczas gdy inni mogą chcieć wrócić do domu w międzyczasie.
• Zobowiązania pracownicze. Podział dnia może być wygodny dla niektórych, ale nie dla innych. Jeśli Twój pracownik jest studentem, czy zmiana podzielona koliduje z planem zajęć? Czy w przypadku rodziców druga połowa zmiany podzielonej przerywa godziny odbioru ze szkoły? Zmiana pracy na dwie zmiany wymaga doskonałej komunikacji, więc porozmawiaj ze swoimi pracownikami o tym, co starają się dopasować do swojego dnia i jaki harmonogram im odpowiada.
• Potrzeby kadrowe . Zaplanuj godziny pracy i przerwy w pracy dla swojej firmy. Kiedy potrzebujesz najwięcej personelu i bardziej doświadczonych pracowników pod ręką? W oparciu o przepisy obowiązujące w twoim stanie, czy mógłbyś stworzyć podzielone zmiany, aby dostosować się do tych godzin, czy też lepiej byłoby, gdyby dwie oddzielne zmiany działały? Czy potrzebujesz podzielonych zmian tylko w określonych porach roku? Im więcej możesz planować z wyprzedzeniem i przeznaczyć pewne możliwości na podzielone zmiany, tym łatwiej będzie współpracować ze swoimi pracownikami, aby harmonogram działał dla wszystkich.

Przydatne może być użycie aplikacji do planowania dla podzielonych zmian. Na przykład aplikacja Connecteam do planowania pracowników pozwala szybko sprawdzić, kiedy członkowie zespołu są dostępni. Aplikacja pozwala szybko przydzielać dyżury i komunikować się z pracownikami. Możesz nawet skonfigurować szablony, więc jeśli często korzystasz z podzielonych zmian, możesz z łatwością używać tego samego szablonu na swoich zmianach.

Aby zaplanować podzielone zmiany, musisz prowadzić staranne zapisy. Śledź przepracowane godziny, wszelkie opłacone premie za zmianę w podziale oraz czas pomiędzy tymi zmianami. Na odcinkach wypłat wszelkie premie zmianowe muszą być wyraźnie oznaczone jako takie i nie mogą być wliczane do wynagrodzeń ani klasyfikowane jako cokolwiek innego. Twoi pracownicy również powinni to rejestrować.

Dzielenie zmian może utrzymać Twoje miejsce pracy w całości

Podział zmian oferuje wiele korzyści, od szczęśliwszych i zdrowszych pracowników po bardziej produktywny dzień pracy.

Korzystanie z aplikacji, która pozwala organizować podzielone zmiany i resztę planowania, ułatwia proces dzielenia zmian, dzięki czemu możesz czerpać wszystkie korzyści z tego typu dnia pracy.