Geteilte Schichten: Was sind sie und sollten Sie sie verwenden?

Die Planung ist keine Einheitssituation. Unterschiedliche Arbeitnehmer und Arbeitsplätze haben unterschiedliche Bedürfnisse.

Wenn Sie ein Restaurant sind, das das lokale Geschäftspublikum bedient, brauchen Sie vielleicht Ihre erfahrensten Lieferfahrer während des Mittags- und Abendansturms, aber nicht dazwischen. Wenn Sie ein Versorgungsunternehmen leiten, brauchen Sie vielleicht zuerst mehr Arbeiter und dann wieder am Nachmittag, aber weniger während des restlichen Tages.

Geteilte Schichten können dabei helfen. Lesen Sie weiter für den ultimativen Leitfaden zur Aufteilung von Schichten, wie sie funktionieren und wie Ihr Unternehmen davon profitieren könnte.

Was ist eine Split-Schicht?

Betrachten Sie sie als einen Zeitplan, bei dem Ihre Mitarbeiter arbeiten, sich ein paar Stunden frei nehmen und dann wiederkommen, um ihre Schicht zu beenden. Anstatt einen 9-5-Tag durchzuarbeiten, können Ihre Mitarbeiter ihren Tag aufteilen, mit einer Ruhephase zwischen den Arbeitszeitblöcken.

Geteilte Schichten sind nicht dasselbe wie jemandem Zeit für das Mittagessen oder eine andere Pause zu geben. Sie müssen Ihrem Mitarbeiter mindestens zwei Stunden freigeben , um das Gelände zu verlassen.

Es handelt sich nicht um eine geteilte Schicht, wenn sich ein Arbeitnehmer freiwillig für eine zusätzliche Schicht meldet oder wenn er Überstunden macht. Geteilte Schichten sind eine Möglichkeit, einen Arbeitstag aufzuteilen, und sie beinhalten einige spezifische Regeln (mehr dazu gleich).

Warum sind geteilte Schichten eine gute Idee?

Nicht jeder Arbeiter muss jede Stunde des Tages im Einsatz sein, daher hat die Aufteilung von Schichten einige große Vorteile.

• Sie helfen Ihnen, Talente anzuziehen und zu halten. Ein langer Arbeitstag ist nicht für jeden das Richtige. Jemand mit einer chronischen Krankheit kann zum Beispiel einfach nicht stundenlang ohne längere Pause arbeiten. Wenn Sie geteilte Schichten anbieten, können Sie viele verschiedene Lebensstile berücksichtigen, was Ihre Organisation für ein breiteres Spektrum von Arbeitnehmern attraktiver machen kann.
• Sie halten Ihre Organisation produktiv. Eine Studie der Stanford University aus dem Jahr 2014 zeigt, dass Arbeitnehmer, die mehr als 50 Stunden pro Woche arbeiten, dramatische Produktivitätsverluste verzeichnen. Mit geteilten Schichten können Sie Ihre neueren und weniger erfahrenen Mitarbeiter in weniger anstrengenden Zeiten einsetzen, damit sie schrittweise lernen können. In Stoßzeiten können Sie Ihre besten Mitarbeiter einplanen, um die Effizienz hoch zu halten.

• Sie geben Ihnen mehr Kontrolle über die Arbeitskosten. Die Möglichkeit, Arbeitskräfte nur dann einzuplanen, wenn sie benötigt werden, kann Ihnen helfen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die damit verbundenen Arbeitskosten zu kontrollieren.
• Sie schützen Ihre Mitarbeiter vor Überlastung. Eine Arbeitszeit von mehr als 55 Stunden pro Woche wurde mit einem erhöhten Risiko für Herzkrankheiten, Schlaganfälle, psychische Probleme und eine Vielzahl anderer medizinischer Beschwerden in Verbindung gebracht. Die Chancen stehen gut, dass Ihre Mitarbeiter ihre Stunden nicht in einem aufeinanderfolgenden Block arbeiten müssen, und Split-Shifting könnte ihnen helfen, eine bessere Work-Life-Balance zu genießen.
• Sie können die Zeit verkürzen, die Arbeitnehmer zum Abheben benötigen. Arzttermine und viele weitere Dienstleistungen sind nur während der Geschäftszeiten möglich. Mit geteilten Schichten müssen Ihre Mitarbeiter keine bezahlte Arbeitszeit verlieren, um Besorgungen zu erledigen, und Sie müssen nicht unter Personalmangel stehen, wenn jemand einen Kieferorthopäden aufsuchen muss. Das ist eine Win-Win-Situation in unserem Buch!

Wann sind Split-Schichten nicht sinnvoll?

Wenn es in Ihrem Arbeitstag keine Pausen gibt, zahlt sich geteiltes Schalten möglicherweise nicht aus. Beispielsweise eignet sich Büroarbeit normalerweise nicht für diese Art der Planung.

Geteilte Schichten können auch die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren, wenn die Arbeitszeiten der Teammitglieder nicht übereinstimmen.

Welche Gesetze muss ich kennen?

In einigen Staaten müssen Sie Ihren Mitarbeitern möglicherweise zusätzliche Zahlungen für geteilte Schichten leisten. Es gibt auch andere lokale und staatliche Regeln, die Sie möglicherweise kennen müssen. Die Gewerkschaften können die Mindestzeit zwischen zwei Teilen einer Schicht festlegen.

Wenn Sie sich beispielsweise in Kalifornien befinden, erläutert das Ministerium für Arbeitsbeziehungen des US-Bundesstaates Kalifornien die Bedeutungen und Definitionen für geteilte Schichten. In diesem Staat müssen Sie eine Split-Shift-Prämie zahlen, es sei denn, Ihr Arbeitnehmer wohnt auf dem Gelände. Diese Prämie entspricht einer Mindestlohnstunde (örtlicher oder staatlicher Mindestlohn, je nachdem, welcher Wert höher ist) für Arbeitnehmer, die zum Mindestlohn arbeiten. Arbeitnehmer, die über dem Mindestlohn arbeiten, erhalten ebenfalls eine Schichtprämie, die jedoch auf einer Differenz basiert.

Schauen wir uns ein Beispiel an, wie das in der Praxis funktioniert. Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Unternehmen, das Kunden häusliche Betreuung anbietet. In Kalifornien beträgt der Mindestlohn 15 US-Dollar, und Ihre Stadt hat keinen eigenen Mindestlohn. Um jedoch mehr Mitarbeiter anzuwerben, zahlen Sie 16 US-Dollar pro Stunde. Nehmen wir auch an, Ihr Mitarbeiter arbeitet täglich acht Stunden mit einer geteilten Schicht.

Zunächst ermitteln wir die Differenz zwischen ihrem Lohn und dem Mindestlohn bezogen auf die geleisteten Arbeitsstunden. Das sind 16 Dollar verdient minus 15 Dollar Mindestlohn, also 1 Dollar Differenz. Multiplizieren Sie den 1 $ mit acht Arbeitsstunden. Das sind $8.

Als nächstes ziehen wir diese Zahl vom staatlichen Mindestlohn ab: 15 $ – 8 $ = 7 $.

In diesem Fall würden Sie Ihrem Mitarbeiter also zusätzlich zu den über den Tag verdienten Löhnen 7 $ als Split-Shift-Prämie zahlen.

New York hat seine eigenen Split-Shift-Regeln für die meisten Arbeitnehmer in der Dienstleistungsbranche. Dort beträgt der Schichtzuschlag eine Stunde zum staatlichen Mindestlohn. Sie gilt nur, wenn zwischen Beginn und Ende des Arbeitstages mehr als zehn Stunden liegen.

In Oregon müssen mindestens zehn Stunden zwischen den Arbeitszeiten liegen, oder den Arbeitnehmern werden anderthalb Stunden geschuldet. Wenn also ein Arbeiter 20 Dollar pro Stunde verdient und acht Stunden arbeitet, aber zwischen zwei Teilen einer Schicht nur zwei Stunden Zeit hat, müsste ein Arbeitgeber ihm 240 Dollar statt 160 Dollar zahlen.

Im District of Columbia müssen Arbeitnehmer, die nicht vor Ort wohnen und in Schichten arbeiten, mindestens eine Stunde zwischen den Arbeitszeiten liegen und erhalten eine Prämie für geteilte Schichten. Das entspricht einer Stunde zum staatlichen Mindestlohn.

In Illinois schreibt die Chicago Fair Workweek Ordinance vor, dass versicherte Mitarbeiter in bestimmten Branchen (einschließlich Hotels, Gesundheitswesen, Fertigung, Gebäudetechnik und anderen) zwischen den Schichten mindestens zehn Stunden Zeit haben. Es gibt jedoch keine Gehaltsvorgaben im Hinblick auf geteilte Schichten.

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten, besteht darin, mit einem Anwalt für Arbeitsrecht vor Ort zu sprechen, bevor Sie es mit geteilten Schichten in Ihrem Unternehmen versuchen.

Wie plane und zeichne ich geteilte Schichten auf?

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme der Faktoren, die sich auf geteilte Schichten auswirken könnten. Zum Beispiel:

• Pendelzeiten. Wohnen Ihre Mitarbeiter weit entfernt? Manche Mitarbeiter werden die Zeitlücke gerne nutzen, um Besorgungen zu erledigen oder Termine in der Nähe wahrzunehmen, während andere vielleicht zwischendurch nach Hause wollen.
• Mitarbeiterverpflichtungen. Die Aufteilung des Tages kann für manche praktisch sein, für andere nicht. Wenn Ihr Mitarbeiter Student ist, stört eine geteilte Schicht seinen Stundenplan? Unterbricht für die Eltern die zweite Hälfte einer geteilten Schicht die Abholzeiten der Schule? Split Shifting erfordert eine hervorragende Kommunikation, also sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern darüber, was sie versuchen, in ihren Tag zu integrieren und welche Art von Zeitplan für sie funktioniert.
• Personalbedarf . Planen Sie geschäftige Zeiten und Pausen für Ihr Unternehmen. Wann benötigen Sie das meiste Personal und Ihre erfahreneren Mitarbeiter? Könnten Sie basierend auf den Gesetzen Ihres Bundesstaates geteilte Schichten einrichten, um diesen Zeiten Rechnung zu tragen, oder würden zwei getrennte Schichten besser funktionieren? Benötigen Sie Split-Schichten nur während bestimmter Stoßzeiten? Je mehr Sie im Voraus planen und einige Möglichkeiten für geteilte Schichten vorsehen können, desto einfacher ist es, mit Ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, damit der Zeitplan für alle funktioniert.

Es kann nützlich sein, eine Planungs-App für Ihre geteilten Schichten zu verwenden. Mit der Mitarbeiterplanungs-App von Connecteam können Sie beispielsweise auf einen Blick sehen, wann Teammitglieder verfügbar sind. Mit der App können Sie schnell Schichten zuweisen und mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Sie können sogar Vorlagen einrichten. Wenn Sie also häufig geteilte Schichten verwenden, können Sie dieselbe Vorlage problemlos immer wieder für Ihre Schichten verwenden.

Um geteilte Schichten zu planen, müssen Sie sorgfältige Aufzeichnungen führen. Verfolgen Sie die geleisteten Arbeitsstunden, gezahlte Prämien für geteilte Schichten und die Zeit zwischen den geteilten Schichten. Auf Gehaltsabrechnungen müssen etwaige Schichtzuschläge deutlich als solche gekennzeichnet sein und dürfen nicht mit Löhnen verrechnet oder anderweitig klassifiziert werden. Auch Ihre Mitarbeiter sollten dies dokumentieren.

Die Aufteilung von Schichten kann Ihren Arbeitsplatz intakt halten

Geteilte Schichten bieten viele Vorteile, von glücklicheren und gesünderen Arbeitnehmern bis hin zu einem produktiveren Arbeitstag.

Die Verwendung einer App, mit der Sie geteilte Schichten und den Rest Ihrer Terminplanung organisieren können, erleichtert den Prozess der Schichtteilung, sodass Sie alle Vorteile dieser Art von Arbeitstag nutzen können.