Разделенные смены: что это такое и стоит ли их использовать?

Планирование не является универсальной ситуацией. У разных работников и рабочих мест разные потребности.

Если вы являетесь рестораном, обслуживающим местную бизнес-толпу, возможно, вам нужны самые опытные водители-курьеры во время обеда и вечерней суеты, но не между ними. Если вы управляете коммунальной компанией, возможно, вам нужно больше рабочих в первую очередь, а затем во второй половине дня, но меньше в остальное время дня.

В этом могут помочь разделенные смены. Прочтите подробное руководство по разделению смен, о том, как они работают и какую пользу они могут принести вашей компании.

Что такое сплит-смена?

Думайте о них как о графике, в котором ваши работники работают, отдыхают несколько часов, а затем снова возвращаются, чтобы закончить свою смену. Вместо того, чтобы работать весь день с 9 до 5, ваши сотрудники могут делить свой день с периодом отдыха между частями рабочего времени.

Разделенные смены — это не то же самое, что дать кому-то перерыв на обед или другой перерыв. Вам нужно будет дать своему сотруднику как минимум два часа от работы , чтобы покинуть помещение.

Это не разделенная смена, когда работник добровольно работает в дополнительную смену или работает сверхурочно. Раздельные смены — это способ разделить рабочий день, и они имеют определенные правила (подробнее о них чуть позже).

Почему разделенные смены — хорошая идея?

Не каждому работнику нужно быть на работе каждый час в течение дня, поэтому есть несколько больших преимуществ в разделении смен.

• Они помогают вам привлекать и удерживать таланты. Не всем подходит долгий рабочий день. Например, человек с хроническим заболеванием может просто не иметь возможности работать часами без перерыва. Когда вы предлагаете разделенные смены, вы можете приспособиться к разным образам жизни, что может сделать вашу организацию более привлекательной для более широкого круга работников.
• Они поддерживают продуктивность вашей организации. В документе Стэнфордского университета за 2014 год показано, что работники, работающие более 50 часов в неделю, испытывают резкое падение производительности. С разделенными сменами вы можете назначать новых и менее опытных работников на работу в менее требовательное время, чтобы они могли учиться постепенно. В часы пик вы можете запланировать своих лучших работников, чтобы поддерживать высокую эффективность.

• Они дают вам больше контроля над трудозатратами. Возможность планировать рабочих только тогда, когда они необходимы, может помочь вам контролировать рабочее время сотрудников и связанные с ними затраты на оплату труда.
• Они защищают ваших работников от переутомления. Работа более 55 часов в неделю связана с повышенным риском сердечных заболеваний, инсульта, проблем с психическим здоровьем и множеством других заболеваний. Скорее всего, вашим сотрудникам на самом деле не нужно работать в течение нескольких часов подряд, а разделение по сменам может помочь им лучше сбалансировать работу и личную жизнь.
• Они могут сократить время, необходимое работникам для взлета. Запись к врачу и многие другие услуги доступны только в рабочее время. С разделенными сменами вашим сотрудникам не нужно будет терять оплачиваемое рабочее время для выполнения поручений, а вам не придется испытывать нехватку персонала, когда кому-то нужно посетить ортодонта. Это беспроигрышный вариант в нашей книге!

Когда разделенные смены не имеют смысла?

Если в вашем рабочем дне не бывает затишья, разделение по сменам может не принести большой выгоды. Например, офисная работа обычно не подходит для такого типа планирования.

Разделение смены также может затруднить общение и совместную работу, если часы работы членов команды не совпадают.

О каких законах мне нужно знать?

В некоторых штатах вам, возможно, придется доплачивать своим сотрудникам за разделенные смены. Существуют и другие местные и государственные правила, о которых вам, возможно, следует знать. Профсоюзы могут определять минимальное количество времени между двумя частями смены.

Например, если вы находитесь в Калифорнии , Департамент производственных отношений штата Калифорния дает общие определения и значения разделенных смен. В этом штате вы должны платить надбавку за две смены, если только ваш работник не проживает в помещении. Эта надбавка составляет один час минимальной заработной платы (местная или государственная минимальная заработная плата, в зависимости от того, что больше) для работников, работающих на минимальной заработной плате. Работники, которые работают выше минимальной заработной платы, также получают надбавку за смену, но она основана на разнице.

Давайте посмотрим на примере, как это работает на практике. Представьте, что вы управляете бизнесом, предлагающим клиентам помощь на дому. В Калифорнии минимальная заработная плата составляет 15 долларов, а в вашем городе нет собственной минимальной заработной платы. Однако, чтобы привлечь больше сотрудников, вы платите 16 долларов в час. Предположим также, что ваш работник работает по восемь часов в день, но посменно.

Во-первых, мы определяем разницу между их заработной платой и минимальной заработной платой за общее количество отработанных часов. Это 16 долларов заработка минус 15 долларов минимальной заработной платы, что составляет 1 доллар разницы. Умножьте 1 доллар на восемь отработанных часов. Это 8 долларов.

Затем мы вычитаем это число из минимальной заработной платы в штате: 15 долларов – 8 долларов = 7 долларов.

Таким образом, в этом случае вы заплатите своему сотруднику 7 долларов в качестве надбавки за смену в дополнение к заработной плате, полученной в течение дня.

В Нью-Йорке действуют собственные правила разделения смен для большинства работников сферы услуг. Там надбавка за разделенную смену составляет час при минимальной заработной плате штата. Это применимо только в том случае, если между началом и окончанием рабочего дня более десяти часов.

В штате Орегон между рабочими периодами должно быть не менее десяти часов, в противном случае работникам причитается полтора рабочего времени. Таким образом, если работник зарабатывает 20 долларов в час и работает восемь часов, но между двумя частями смены у него всего два часа, работодатель должен будет платить ему 240 долларов вместо 160 долларов.

В округе Колумбия работникам, которые не живут на территории предприятия и работают в разделенных сменах, требуется не менее одного часа между рабочими периодами, и им выплачивается надбавка за разделенную смену. Это равно одному часу минимальной заработной платы в штате.

В штате Иллинойс Чикагское Постановление о справедливой рабочей неделе требует, чтобы работники в определенных отраслях (включая отели, здравоохранение, производство, строительные услуги и другие) работали не менее десяти часов между сменами. Тем не менее, нет никаких положений о заработной плате в отношении разделенных смен.

Лучший способ убедиться в том, что вы соблюдаете требования, — это поговорить с местным юристом по трудовому законодательству, прежде чем пробовать работу в режиме разделенной смены.

Как запланировать и записать разделенные смены?

Начните с анализа факторов, которые могут повлиять на разделение смен. Например:

• Время в пути. Ваши сотрудники живут далеко? Некоторые сотрудники будут счастливы использовать промежуток времени, чтобы выполнить поручения или посетить встречи поблизости, в то время как другие, возможно, захотят пойти домой между ними.
• Обязательства сотрудников. Разделение дня может быть удобным для некоторых, но не для других. Если ваш сотрудник является студентом, мешает ли разделенная смена их расписанию занятий? Для родителей, прерывает ли вторая половина смены время сбора детей из школы? Раздельная смена требует отличной коммуникации, поэтому поговорите со своими сотрудниками о том, что они пытаются вписать в свой день и какой график им подходит.
• Кадровые потребности . Наметьте время пиковой активности и периоды затишья для вашего бизнеса. Когда вам нужно больше всего персонала и ваши более опытные работники под рукой? Основываясь на законах вашего штата, можете ли вы создать разделенные смены, чтобы приспособиться к этому времени, или лучше работать в две отдельные смены? Вам нужны разделенные смены только в определенные загруженные сезоны? Чем больше вы можете планировать заранее и выделять некоторые возможности для разделения смен, тем легче будет работать с вашим персоналом, чтобы график работал для всех.

Может быть полезно использовать приложение для планирования ваших смен. Приложение Connecteam для планирования работы сотрудников, например, позволяет сразу увидеть, когда члены команды доступны. Приложение позволяет быстро назначать смены и общаться с вашими сотрудниками. Вы даже можете настроить шаблоны, поэтому, если вы часто используете разделенные смены, вы можете легко использовать один и тот же шаблон для своих смен снова и снова.

Чтобы планировать разделенные смены, вам необходимо вести тщательный учет. Отслеживайте отработанное время, все выплаченные надбавки за совмещенные смены и время между сменами. В квитанциях о заработной плате любые надбавки за смену должны быть четко отмечены как таковые, а не включены в заработную плату или классифицированы как что-либо еще. Ваши сотрудники также должны вести учет этого.

Разделение смен может сохранить ваше рабочее место целым

Разделенные смены предлагают множество преимуществ, от более счастливых и здоровых работников до более продуктивного рабочего дня.

Использование приложения, которое позволяет вам организовать разделенные смены и остальную часть вашего расписания, упрощает процесс разделения смен, поэтому вы можете воспользоваться всеми преимуществами такого типа рабочего дня.