8 ważnych zasad i procedur dotyczących pracy w samotności

Każdy, kto ma doświadczenie jako samotny pracownik, rozumie, że nie zawsze jest to najbezpieczniejszy sposób zarabiania na życie.

Szokująco, w prawie brytyjskim nie ma oficjalnej polityki samotnej pracy poza ogólnymi wytycznymi narzuconymi przez brytyjski urząd ds. BHP. Wytyczne te pozostawiają tobie, pracodawcy, opracowanie samotnej polityki pracy dla pracowników brytyjskich, którzy spędzają swoje życie zawodowe w izolacji od współpracowników.

Mam nadzieję, że dokładasz należytej staranności, jeśli chodzi o warunki pracy samotnych pracowników. Jednocześnie samotni pracownicy muszą pociągać pracodawców do odpowiedzialności, aby czuli się bezpiecznie, gdy zostaną sami w pracy.

Oczywiście dla obu stron najlepiej będzie, jeśli istnieją jasne zasady i procedury pracy. Jeśli Twoja firma nie ma konkretnej listy zasad dla samotnych pracowników, oto sposób na stworzenie polityki samotnej pracy dla firm w Wielkiej Brytanii.

Zanim będzie można ustawić samotną politykę pracy, trzeba ustalić stanowczą definicję samotnego pracownika.

Choć może to wydawać się oczywiste, samotny pracownik to szerokie pojęcie. Samotny pracownik nie musi ubiegać się tylko o tych, którzy pracują w izolacji przez cały czas lub przez długi czas. Samotnym pracownikiem może być ktoś, kto:

• zostaje spóźniony po tym, jak wszyscy opuścili biuro lub miejsce pracy
• ktoś, kto podróżuje samotnie, aby wykonywać swoją pracę
• ktoś, kto pracuje z partnerem, ale jest tymczasowo oddzielony od tego partnera
• ktoś, kto pracuje z partnerem i jest w zasięgu wzroku, ale nie ma z nim kontaktu.

Samotnym pracownikiem może być nawet ktoś, kto pracuje na zewnątrz z publicznością, ale nie ma ze sobą innego współpracownika na wypadek niebezpiecznej sytuacji.

Mówiąc prościej, samotny pracownik to ktoś, kogo kolega nie widzi ani nie słyszy.

Może to obejmować:

• Zakontraktowany personel sprzątający
• Agentów nieruchomości
• Strażnicy
• Pielęgniarki środowiskowe
• Recepcjonistki hotelowe
• Sprzedawcy
• Pracownicy stacji benzynowej
• Egzekwowanie parkowania
• Inżynierowie

I więcej.

Oczywiście nadal obowiązuje tradycyjna i oczywista definicja samotnego pracownika, ale polityka pracy w pojedynkę dla firm brytyjskich powinna zawierać wszystkie możliwe definicje samotnego pracownika.

Nie ma prawie sensu posiadanie samotnej polityki pracy dla brytyjskich firm, chyba że istnieje jasny cel i cele posiadania polityki. Idealnie byłoby, gdyby firmy miały wdrożoną politykę, aby pokazać swoje zaangażowanie w ochronę pracowników przed szkodą poprzez zapewnienie niezbędnych zasobów do ochrony samotnych pracowników. Wiąże się to również z tworzeniem kultury w firmie, w której bezpieczeństwo pracowników jest traktowane poważnie.

Jednocześnie ostatecznym celem polityki samotnej pracy w brytyjskich firmach powinno być ograniczenie ryzyka, którego doświadczają samotni pracownicy w pracy. Jest to cel ogólny, ale może wiązać się z celami drugorzędnymi, które są bardziej konkretnie związane ze szkoleniem, jakie otrzymują samotni pracownicy i dostępnymi dla nich zasobami. Te podzielone cele mogą obejmować:

• Identyfikacja potencjalnych zagrożeń (albo ogólnie lub według elastycznego harmonogramu pracy). Zobacz poniżej, aby dokładniej zagłębić się w to.
• Opracowanie planu awaryjnego dla każdego potencjalnego scenariusza
• Monitorowanie sytuacji w miarę ich ewolucji
• Stworzenie planu katastrofy „najgorszego scenariusza”.

Jednym z bardziej konkretnych kroków w polityce samotnego pracownika jest identyfikacja i ocena konkretnych zagrożeń.

• Po pierwsze, powinieneś określić, którzy pracownicy pasują do definicji samotnego pracownika, nawet jeśli jest to tylko część czasu.
• Następnym krokiem jest identyfikacja zagrożeń, z którymi borykają się ci pracownicy podczas pracy w pojedynkę. Należy jak najdokładniej określić sposoby, na jakie pracownicy są narażeni, aby można było je ocenić na podstawie prawdopodobieństwa i wagi potencjalnych konsekwencji.

Oczywiście, zadania, które samotni pracownicy wykonują w swojej pracy, będą wiązały się z ryzykiem. Ale mogą również wystąpić zagrożenia środowiskowe lub zagrożenia stwarzane przez inne osoby, na które samotni pracownicy mogą napotkać podczas pracy. Bez względu na to, jak małe lub pozornie nieszkodliwe mogą być, wszystkie potencjalne zagrożenia dla samotnych pracowników powinny zostać zidentyfikowane i ocenione, aby upewnić się, że samotni pracownicy nie podejmują zbyt dużego ryzyka w porównaniu z wagą wykonywanej przez nich pracy. Dobrym pomysłem jest również, aby wszyscy samotni pracownicy byli świadomi ogólnych wskazówek dotyczących bezpieczeństwa w miejscu pracy, bez względu na to, gdzie może być ich miejsce pracy!

Po zidentyfikowaniu i ocenie każdego potencjalnego zagrożenia następnym krokiem w polityce pracy w pojedynkę w Wielkiej Brytanii jest stworzenie zestawu standardowych procedur operacyjnych dotyczących tego, jak samotni pracownicy powinni reagować na zagrożenia.

Pracownicy ci powinni zostać następnie przeszkoleni w celu złagodzenia wszelkich potencjalnych zagrożeń. Pracownicy muszą być przeszkoleni, aby rozwijać umiejętności, których będą potrzebować podczas samodzielnego wykonywania swoich zadań, zgodnie ze standardowymi procedurami operacyjnymi. Innymi słowy, szkolenie pracowników musi odzwierciedlać procedury, które mogą pomóc zmniejszyć ryzyko pracy w pojedynkę.

Nawet przy dobrych protokołach zawsze będą zdarzały się nieoczekiwane zdarzenia i możliwe sytuacje awaryjne. Każda samotna polityka pracy dla firm w Wielkiej Brytanii powinna zawierać plan awaryjny. Oczywiście nie da się przygotować na każdą możliwą sytuację. Ale jeśli dołożyłeś należytej staranności w odniesieniu do identyfikacji zagrożeń, powinieneś być w stanie zidentyfikować niektóre potencjalne sytuacje awaryjne, które mogą się pojawić. Upewnij się, że pracownicy rozumieją, co robić w nagłych wypadkach, i upewnij się, że zawsze mają możliwość skontaktowania się z kimś przez cały czas.

Prowadzi to bezpośrednio do kolejnej kluczowej części polityki samotnej pracy w Wielkiej Brytanii; Komunikacja. Powinny istnieć pisemne protokoły określające, jak często menedżerowie lub przełożeni powinni utrzymywać kontakt z każdym samotnym pracownikiem. Nawet jeśli nie ma sytuacji awaryjnej, samotni pracownicy muszą wiedzieć, z kim mogą się skontaktować iw jaki sposób skontaktują się z tą osobą, pracując samodzielnie.

Oczywiście będą sytuacje, w których dana osoba nie będzie miała kontaktu. Ale powinien być również wyznaczony limit czasowy określający, jak długo dana osoba powinna pracować bez możliwości komunikowania się z przełożonym. Najważniejsze jest to, że powinien istnieć jasny plan dwustronnej komunikacji między samotnymi pracownikami a przełożonym w firmie.

Jeśli komunikacja stanowi problem, oto kilka konkretnych wskazówek, jak poprawić komunikację w każdym rodzaju organizacji, niezależnie od tego, czy pracownicy są zdalni, nie mają biurka, czy wszystko pomiędzy. Możliwość szybkiego i bezpiecznego wysyłania wiadomości do każdego samotnego pracownika i umożliwienia mu kontaktu z kimkolwiek jest absolutnie niezbędna… ale niestety nie zawsze tak jest.

Inną ważną zasadą samotnej polityki pracy w brytyjskich firmach jest upewnienie się, że wszystko jest udokumentowane. Wszystko, począwszy od definicji samotnego pracownika, przez cele polityki samotnego pracownika, po zagrożenia, z jakimi się borykają, po protokoły, których przestrzegają samotni pracownicy w pracy, powinno być spisane i przechowywane wraz z pozostałymi ważnymi dokumentami i politykami firmy.

Pracownicy muszą mieć dostęp do tych informacji przez cały czas, aby zapewnić jasność w zakresie standardowych procedur operacyjnych i ich odpowiedzialności za zapewnienie sobie bezpieczeństwa w pracy. Jednocześnie należy zgłaszać przypadki nieszczęśliwego wypadku, wypadku lub sytuacji grożącej wypadkiem z udziałem samotnego pracownika. Jeśli coś poszło nie tak lub zostało potraktowane w sposób, który nie był zgodny ze standardowymi procedurami operacyjnymi, może wymagać od pracownika odbycia dodatkowego szkolenia lub nawet kursu przypominającego, aby upewnić się, że zawsze jest bezpieczny podczas pracy w pojedynkę.

Innym powodem, dla którego dokumentowanie wszystkiego jest ważne, jest to, że jest to najlepszy sposób na ocenę i wprowadzenie ewentualnych aktualizacji polityki samotnego pracownika. Zawsze należy oceniać zasady i procesy bezpieczeństwa dla samotnych pracowników. Żadna firma nie może oczekiwać, że wszystko będzie idealne za pierwszym razem, więc nieuchronnie pojawią się aktualizacje standardowych procedur operacyjnych dla samotnych pracowników. Pomyśl o każdym nieszczęściu lub bliskiej rozmowie jako o sposobie uczenia się i doskonalenia. Dlatego warunki i procedury samotnych pracowników powinny być stale oceniane i aktualizowane, aby nadal ograniczać ryzyko i zapewniać samotnym pracownikom jak największe bezpieczeństwo.

Podsumowanie: utrzymuj łączność (i bezpieczeństwo) samotnym pracownikom przez cały czas

Najłatwiejszym sposobem na zapewnienie samotnym pracownikom bezpieczeństwa przez cały czas jest zapewnienie im skutecznych zasad pracy w samotności, wspierających ich stale zmieniające się środowisko pracy.

Oczywiście każda dobra polityka i procedura zależy od poziomu komunikacji, dokumentacji i szkoleń, które jej towarzyszą. W tym celu aplikacja dla pracowników typu „wszystko w jednym” może być niezwykle korzystna, biorąc na siebie wszystkie ciężary.

A dokładna aplikacja, której potrzebujesz, znajduje się tuż pod twoim nosem: Connecteam to odpowiedź na to, że Twoje zasady i procedury pracy w samotności znajdują się w jednym scentralizowanym miejscu. Nie tylko będziesz mógł przechowywać całą dokumentację dostępną dla swoich pracowników za jednym kliknięciem, ale także śledzić ich wejścia i wyjścia z zegara, ich lokalizacje podczas pracy, a nawet prywatnie rozmawiać z nimi lub jako Grupa.

Zobacz, jak Connecteam może sprawić, że Twoi samotni pracownicy będą szczęśliwi, bezpieczni i wspierani!