Co to jest drobna gotówka? Pełny przewodnik dla menedżerów

Każdy, kto kiedykolwiek prowadził małą firmę, wie, że drobna gotówka zawsze odgrywa ważną rolę. Nie ma wątpliwości, że większość właścicieli małych firm regularnie ma z tym do czynienia.

Oczywiście zajmowanie się drobną gotówką nie zawsze jest proste. Nie wszyscy wiedzą, do czego służy. Jeśli małe firmy nie zrozumieją, jak sobie z tym poradzić, w końcu pojawią się problemy, takie jak kradzież.

Dlatego postanowiliśmy przygotować przewodnik, który odpowie na pytanie, czym jest drobna gotówka i jak Ty i Twoi pracownicy możecie z niej mądrze korzystać w przyszłości.

Czym dokładnie jest drobna gotówka?

Mówiąc najprościej, definicja drobnej gotówki brzmi: pieniądze, które firmy mogą wydać na małe, ale niezbędne przedmioty.

Duże zakupy mogą wymagać użycia firmowej karty kredytowej lub wypisania czeku. Ale w przypadku mniejszych zakupów dostępne są drobne środki pieniężne.

Branże, które muszą regularnie korzystać z drobnej gotówki, to sklepy detaliczne, hotelarstwo, sprzątanie, hydraulika i zwalczanie szkodników, żeby wymienić tylko kilka.

Oto kilka typowych sytuacji, w których można wykorzystać drobną gotówkę:

• Kupowanie materiałów biurowych, które są niedrogie i wymagają natychmiastowej wymiany, aby utrzymać działanie biura.
• Zakup kwiatów lub drobnych ozdób do biura oraz drobnych upominków lub kartek dla klientów.

Jeśli pracownik musi kupić coś na własną rękę w celach biznesowych, zwykle otrzyma zwrot odszkodowania z funduszu drobnych gotówki firmy.

Większość firm trzyma od 100 do 500 dolarów w drobnym funduszu gotówkowym, dzięki czemu łatwo jest zająć się niedrogimi zakupami, które nie wymagają karty kredytowej. Jednak większe firmy mogą mieć drobną gotówkę dostępną dla poszczególnych działów, ponieważ mniejsze zakupy mogą być częstsze.

Plusy i minusy drobnej gotówki

Istnieje wiele sposobów, dzięki którym firmy mogą czerpać korzyści (i cierpieć) z posiadania do dyspozycji drobnej gotówki.

Oto kilka zalet, które wiążą się z drobną gotówką:

• Łatwo jest dokonać małych, szybkich zakupów, które są potrzebne do prowadzenia firmy, ale nie wymagają zatwierdzenia na wysokim szczeblu od przełożonego.
• Dopóki wszyscy rozumieją, jak korzystać z drobnej gotówki i nie nadużywają jej, pieniądze te można wykorzystać szybko i sprawnie.

Ale drobna gotówka to nie tylko spacer po parku. Największą wadą drobnej gotówki jest to, że pracownicy mogą łatwo nadużyć lub nadużyć. Zgodnie z poniższym przewodnikiem bezpieczeństwa, kradzież drobnych środków pieniężnych jest jednym z głównych rodzajów kradzieży i oszustw pracowniczych.

Oznacza to, że dobry menedżer lub przełożony może mieć za zadanie monitorowanie drobnych środków pieniężnych, upewniając się, że konto pozostaje zbilansowane, a pieniądze są wykorzystywane wyłącznie do celów biznesowych.

Drobna gotówka VS. Pieniądze do ręki

Istnieją małe, ale ważne różnice między drobną gotówką a tym, co jest uważane za „gotówkę w kasie”.

• Petty Cash – jest to dosłownie gotówka i monety dla pracowników, aby zapłacić za rzeczy, które łatwiej zapłacić gotówką niż wypisanie czeku lub użycie firmowej karty kredytowej. Kiedy pracownicy muszą coś kupić, mogą wziąć drobną gotówkę przechowywaną w biurze. Ponadto, jeśli muszą otrzymać zwrot niewielkiej kwoty za zakup biznesowy, którego dokonali, zwykle będzie to pochodzić z funduszu drobnych środków pieniężnych, a nie firmy zapewniającej zwrot kosztów.
• Gotówka w kasie – może to również oznaczać dosłownie gotówkę znajdującą się w miejscu prowadzenia działalności. Różnica polega na tym, że gotówka w kasie jest wykorzystywana w stosunku do klientów. Na przykład pieniądze w kasie byłyby uważane za gotówkę w kasie, ponieważ służą do wydawania reszty w transakcjach z klientami. I oczywiście dobry pracownik nie usunie tych pieniędzy z rejestru i nie wykorzysta ich na zakupy biznesowe.

Chociaż definicja drobnej gotówki może być dość prosta do zrozumienia, jej użycie może być nieco bardziej skomplikowane.

Co jest wymagane do korzystania z gotówki?

Tylko dlatego, że termin drobna gotówka sprawia, że ​​wydaje się ona nieznaczną kwotą, nie oznacza, że ​​jest ona dostępna dla każdego i nie jest monitorowana. Oto kilka ważnych kroków, które firmy muszą podjąć, aby prawidłowo wykorzystać to finansowe narzędzie biznesowe:

1. Posługiwanie się drobną gotówką wymaga, aby kasjer zasilił rachunek drobny.
2. Gdzieś po drodze kasjer będzie potrzebował czeku od firmy, aby uzyskać dosłowną gotówkę przechowywaną w biurze.
3. Kasjer lub powiernik będzie musiał rozdysponować te pieniądze, zwykle po dowiedzeniu się od pracowników, dlaczego potrzebują gotówki.
4. Jeśli dokładają należytej staranności, kasjer lub dozorca poprosi o pokwitowanie za każdym razem, gdy zostanie użyta drobna gotówka. Zapobiega to nadużywaniu systemu przez pracowników lub przyjmowaniu większej ilości drobnych pieniędzy, niż potrzebują.
5. Na koniec dnia paragony powinny idealnie pokrywać się z kwotą, która została usunięta z konta kasowego.
6. Gdy ilość dostępnej gotówki spadnie do określonej kwoty, kasjer będzie wymagał kolejnego czeku, aby dodać środki na konto, zanim firma się skończy.

Chociaż są to główne kroki, które podejmują właściciele małych firm, aby wykorzystać drobną gotówkę, istnieją inne procesy, które należy rozważyć, aby uzyskać jak najwięcej z nich w dłuższej perspektywie.

Jak rejestrować drobną gotówkę?

Chociaż ilość pieniędzy może być niewielka, gdy mamy do czynienia z drobną gotówką, nadal powinna istnieć rejestracja każdej transakcji z drobną gotówką. Kasjer lub powiernik powinien posiadać sprawozdania finansowe, w tym formularze wniosków od pracowników i pokwitowania dowodu zakupu, za każdym razem, gdy drobna gotówka jest używana do dokonania zakupu biznesowego.

Te dokumenty finansowe będą niezbędne, gdy kasjer lub powiernik zażąda dodatkowych środków na podoficerę. Daje to powiernikowi kontrolę nad równoważeniem konta gotówki i upewnieniem się, że drobna gotówka jest dostępna dla pracowników, którzy jej potrzebują.

Jak pogodzić drobną gotówkę

Podrzędne fundusze gotówkowe powinny być uzgadniane w regularnych odstępach czasu, aby dokładnie sprawdzić, czy wszystko jest zrównoważone i dokładne. Można to potraktować jako wewnętrzny audyt drobiazgów firmy.

Rozliczenie drobiazgów powinno być dość proste, jeśli każda wpłata drobiazgów na konto firmowe jest za każdym razem taka sama. Ułatwia to śledzenie, ile pieniędzy powinno znajdować się na koncie w porównaniu z prośbami o drobną gotówkę i paragonami, które dowodzą, ile pieniędzy zostało wydanych.

Idealnie, kasjer (na przykład w firmie hydraulicznej) musiałby pokazać wcześniejsze pokwitowania, aby udowodnić, że poprzednie pieniądze wpłacone na konto podręczne zostały wyjęte.

Czasami będą małe rozbieżności. Ale ten proces uzgadniania może wskazać firmom, czy istnieje znaczny niedobór lub nadmiar drobnej gotówki, aby można było go dokładniej zbadać, aby odkryć, dlaczego istnieje nierównowaga funduszy.

Jak założyć drobne fundusze gotówkowe

Firmy będą musiały odłożyć pieniądze w swoim rocznym lub kwartalnym budżecie, aby zbudować drobny fundusz gotówkowy. Małe zakupy mogą szybko się sumować, dlatego najlepiej jest przekroczyć oszacowanie w budżecie.

Powiernik gotówki musi wykonać kilka kroków, aby to zrobić pomyślnie:

• Powiadom przełożonego lub kogoś z działu księgowości, jeśli fundusz podręczny przekroczy budżet.
• Ustaw szufladę lub pudełko, w którym można bezpiecznie przechowywać fizyczną gotówkę. Jeśli dostępny jest sejf, może to być idealna opcja, ale dopóki drobna gotówka jest pod kluczem, powinna być bezpieczna. Dotyczy to zwłaszcza bezpieczeństwa sklepów detalicznych.
• Za każdym razem, gdy pieniądze są dodawane do funduszu podrzędnego z firmy lub odejmowane, gdy ktoś musi je wykorzystać, prowadź rejestr tego, upewniając się, że istnieje papierowa ścieżka dla wszystkich pieniędzy, które wchodzą i wychodzą. W przeciwnym razie nie będzie możliwości śledzenia, czy fundusz podręczny jest poniżej budżetu lub nad budżetem i jest odpowiednio wykorzystywany. Jest to wielka dodatkowa (i niskobudżetowa) odpowiedzialność, aby dać pracownikowi poszukującemu dodatkowego rozwoju zawodowego.

Użyj technologii, aby prawidłowo korzystać z gotówki

Mimo że w większości przypadków drobna gotówka zużywana jest raczej niewielka ilość pieniędzy, istnieje potrzeba uważnego ich monitorowania, ponieważ z czasem może się to sumować do znacznej kwoty.

W dzisiejszych czasach oprogramowanie takie jak Connecteam może być kluczowe w monitorowaniu wykorzystania drobnej gotówki, aby upewnić się, że praktyka nie jest nadużywana i że liczby się równoważą na koniec dnia.

Connecteam to wielokrotnie nagradzana aplikacja, która jest idealnie dostosowana do pracowników mobilnych — pracowników bez biurka i pracowników zdalnych.

Ponad 10 000 firm z ponad 90 branż korzysta z kompleksowej aplikacji Connecteam do łatwego wypełniania formularzy, rozwiązywania problemów z komunikacją i ogólnie pomagania firmom w kontrolowaniu wykorzystania drobnych pieniędzy.

Oto niektóre z funkcji, które pracownicy mogą wykorzystać w Connecteam, aby prawidłowo korzystać z drobnej gotówki:

• Pracownicy mogą z łatwością wypełniać formularze, podając wszystkie istotne informacje dotyczące powodu, dla którego potrzebują drobnej gotówki (zakupy w małej firmie, zwrot kosztów itp.), w tym pomocnicze obrazy i inne szczegóły.
• Wszystkie formularze są automatycznie dokumentowane, archiwizowane i porządkowane, dzięki czemu powiernicy mogą później odpowiadać i zarządzać prośbami o gotówkę w razie potrzeby.
• Możliwe jest tworzenie zadań roboczych, gdy w grę wchodzi drobna gotówka, dodając kolejną warstwę bezpieczeństwa i pewności zarówno dla opiekunów, jak i pracowników.
• Nie ma potrzeby żmudnego przemieszczania się między drobnymi powiernikami a pracownikami, ponieważ użytkownicy mogą łatwo komunikować się za pośrednictwem funkcji czatu 1:1.

Dolna linia na drobnej gotówce

Kiedy wszystko jest powiedziane i zrobione, drobna gotówka nie jest czymś, co musi dezorientować właścicieli firm i pracowników. Kiedy wszystko sprowadza się do tego, drobna gotówka to po prostu pieniądze, które firmy przeznaczają na drobiazgi.

Są wady, zwłaszcza jeśli chodzi o umiejętność prawidłowego korzystania z drobnej gotówki. Na przykład pracownikom łatwo jest nadużyć i może to kosztować Twoją firmę. Istnieje jednak wiele korzyści związanych z posiadaniem drobnego funduszu gotówkowego.

Pieniądze te można nie tylko szybko i wydajnie wykorzystać na różne cele, ale dają też pracownikom nieco więcej swobody, jeśli chodzi o dokonywanie mniejszych płatności związanych z biznesem, bez konieczności ubiegania się o zgodę na wysokim szczeblu. Nie wspominając o tym, że na dłuższą metę obniża to koszty biznesowe.

A dzięki najnowszemu oprogramowaniu, takiemu jak Connecteam, użytkownicy nie będą już musieli ręcznie zapisywać, ile potrzebują drobnej gotówki. Wystarczy kilka kliknięć, aby użytkownicy mogli szybko wypełnić niektóre formularze i otrzymać zatwierdzenie w ciągu kilku sekund.

Pozbądź się więc długopisu i papieru, przejdź na rozwiązanie cyfrowe i spraw, aby zarządzanie drobną gotówką stało się spacerkiem po parku.