Jak stworzyć i wdrożyć strategię komunikacji wewnętrznej

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, czy dużą firmę, aby odnieść sukces, musisz mieć naprawdę dobrą komunikację wewnętrzną, nawet jeśli wszyscy pracownicy znajdują się w tym samym budynku lub są rozproszeni po całym świecie – skuteczna komunikacja ma ogromny i bezpośredni wpływ na sukces Twojej firmy. Wiemy, że brzmi to trochę gorączkowo, ale o to chodzi, skuteczna komunikacja wewnętrzna naprawdę prowadzi do sukcesu.

I nie, komunikacja to nie tylko ogłoszenie firmy, e-mail czy post w mediach społecznościowych. I to znacznie więcej niż tylko zarządzanie i dystrybucja informacji. Zamiast tego jest to ciągły dialog między wszystkimi pracownikami a firmą, bez względu na ich stanowisko czy czas w firmie – tworzy poczucie wspólnoty.

Czego możesz się spodziewać, gdy nie masz skutecznej komunikacji wewnętrznej?

• Niski poziom produktywności
• Niskie zaangażowanie pracowników
• Niskie doświadczenie pracowników
• Plotki i fałszywe plotki
• Zdezorientowani i sfrustrowani pracownicy prowadzą do dużej rotacji

Komunikacja to podstawa Twojej firmy, to dzięki niej zyskujesz.

Dlaczego potrzebna jest strategia komunikacji wewnętrznej ?

Bez skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej brakuje Ci przejrzystego zapisu tego, co chcesz osiągnąć w pierwszym planie. Ponadto strategia komunikacji wewnętrznej wskazuje obszary mocne lub słabe w organizacji.

Statystyki potwierdzają znaczenie stosowania strategii komunikacji wewnętrznej:

• Gallup stwierdził, że firmy zatrudniające bardzo zaangażowanych pracowników odnotowują 20% wzrost produktywności
• Kultura IQ dowiedziała się, że organizacje z zaangażowanymi pracownikami osiągają 200% lepsze wyniki
• Raport Willis Tower Watson wykazał o 47% wyższy całkowity zwrot dla akcjonariuszy w przypadku firm z wewnętrzną strategią komunikacji niż bez
• Raport Gallup State of the American Workplace wykazał, że prawie 70% pracowników jest zwolnionych z pracy, co każdego roku kosztuje organizacje 450-550 miliardów dolarów

Więc jak możesz to zrobić? Poniżej wymieniamy tylko kilka kroków, ale jeśli szukasz konkretów, przewiń nieco w dół, aby uzyskać pełny opis tworzenia skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej.

• Nie chodzi tylko o wysyłanie wiadomości, kiedy tylko chcesz, ale o dostarczanie aktualnej i otwartej komunikacji w celu pobudzenia pracowników.
• Nie zaniedbuj nikogo, wszyscy pracownicy powinni być świadomi wiadomości. W ten sposób utrzymujesz kontakt z pracownikami i budujesz zaufanie.
• Uzyskaj cenne informacje zwrotne od swoich pracowników, aby menedżerowie mogli dostosować się do ich potrzeb i w rezultacie zwiększyć motywację.
• Kiedy wspierasz otwartą komunikację, Twoi pracownicy odczuwają większą wartość osobistą, co pozytywnie wpływa na ich wydajność.
• Cele firmy i strategia komunikacji powinny być zgodne. W takim przypadku poziom produktywności wzrośnie, ponieważ pracownicy poczują się bardziej zaangażowani w realizację celów firmy.

Widzimy, jak można by pomyśleć, że wdrożenie naprawdę dobrej strategii komunikacji wewnętrznej brzmi jak trudne zadanie, ale w rzeczywistości łatwo jest wdrożyć plan, który przynosi rezultaty. Czy zadajesz sobie pytanie , co zawiera strategia komunikacji wewnętrznej ? Nie martw się, dokładnie opisaliśmy, co musisz uwzględnić w swoim planie, aby zobaczyć wyniki – więcej o tym później! Poniżej znajduje się ogólny zarys kroków, które należy podjąć, aby wdrożyć strategię komunikacji wewnętrznej – jeśli interesuje Cię bardziej szczegółowe podsumowanie z instrukcjami krok po kroku, czytaj dalej.

• Aktualna sytuacja Twojej firmy – jakie treści wysyłasz i jak często? I odwrotnie, jakich treści nie przekazujesz?
• Co chcesz osiągnąć, jeśli chodzi o cele biznesowe i komunikacyjne? Na przykład angażowanie pracowników, sprawienie, by byli dumni z firmy i tak dalej.
• Poznaj swoich odbiorców! Dla kogo przeznaczona jest twoja wiadomość?
• Jaka jest najlepsza metoda przekazania wiadomości? E-mail, tablica ogłoszeń, media społecznościowe, aplikacja do komunikacji wewnętrznej itp. To zależy od tego, kim są Twoi odbiorcy.
• Kiedy najlepiej wysłać wiadomość?
• W jaki sposób pracownicy mogą angażować się w treść i przesyłać Ci informacje zwrotne?
• Jak będziesz mierzyć swoje postępy?

Pamiętaj tylko, że strategia komunikacji wewnętrznej to nie tylko lista taktyk. Zamiast tego taktyka jest integralną częścią ogólnego planu i musi odzwierciedlać to, co planujesz zrobić, aby osiągnąć swoje cele biznesowe.

Twoja strategia komunikacji wewnętrznej może pomóc na wiele sposobów, takich jak pomoc pracownikom w zakresie nowych procedur, rozwiązywanie ważnych problemów firmy, drażliwych tematów pracowniczych, kampania mająca na celu zmniejszenie liczby wypadków, zwiększenie produktywności i wiele innych. Niezależnie od tego, co musisz osiągnąć, użyj poniższych wskaźników, aby opracować swoją strategię.

Co uwzględnić w strategii komunikacji wewnętrznej :

1. Zmierz wydajność i zadaj sobie pytanie,

• Czym są działania o wysokiej i niskiej wartości?
• Jaki był Twój wynik z Twoimi celami, KPI i oczekiwaniami?
• Uzyskaj informacje zwrotne od menedżerów, pracowników niższego szczebla i klientów.
• Spójrz na nieudane kampanie i strategie, co poszło nie tak?

Kiedy definiujesz swoje cele biznesowe – może to pomóc w ustaleniu punktu odniesienia, dzięki czemu możesz zrozumieć, co mierzysz, aby określić jego skuteczność – i ustalając cele, łatwiej jest zarządzać w odniesieniu do definiowania strategii komunikacji wewnętrznej.

Jeśli nadal nie masz pewności, jak dokładnie zmierzyć komunikację wewnętrzną, nasz bezpłatny przewodnik może Ci w tym pomóc! Przeprowadzimy Cię krok po kroku przez każdy proces, abyś mógł zacząć skutecznie mierzyć swoją strategię komunikacji wewnętrznej.

2. Jakie jest najskuteczniejsze narzędzie do zwiększania zaangażowania?

• Który kanał zawsze dostarcza? A które narzędzie optymalizuje ten kanał?
• Jak Twoi odbiorcy lubią otrzymywać informacje? Wolą wideo czy szybką wiadomość?
• Jakie narzędzie lub kanał generuje największy ruch?

Na przykład masz do dyspozycji kilka metod, dzięki którym możesz określić, które narzędzie jest najlepsze do zwiększania zaangażowania i dzielenia się wiadomością:

• Komunikacja twarzą w twarz: gdy chcesz nawiązać osobisty kontakt i powinna odbywać się co najmniej raz w miesiącu, aby stworzyć tę relację, poprawić zaangażowanie i uzyskać informacje zwrotne.
• Spotkania zespołowe: dzięki temu możesz uzyskać informacje zwrotne od swojego zespołu, jednocześnie poprawiając morale w biurze i nawiązując lepsze relacje robocze w zespole dzięki grom i ćwiczeniom integracyjnym.
• Wideo: dzięki czemu możesz opowiedzieć historię i udostępnić prezentacje wizualne, aby dalej kierować przekaz.
• Wewnętrzne media społecznościowe: pozwalają budować kulturę i relacje.
• Aplikacja dla pracowników: nic się nie rozpada, zawsze jesteś zaangażowany w kontakt ze wszystkimi pracownikami, a oni razem z Tobą.
  • Twórz kanały, aby łatwo komunikować się z zespołem, kanały można tworzyć według lokalizacji, stanowiska, działu itp.
  • Cała komunikacja w pracy jest przechowywana w jednym miejscu i jest oddzielona od osobistej przestrzeni magazynowej pracownika
  • Cała komunikacja odbywa się w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz przenieść zaangażowanie i produktywność na wyższy poziom
  • Wszystkie dane są przydatne do działania, dzięki czemu jesteś w pętli, więc kto czyta Twoją wiadomość, wysyła przypomnienia tym, którzy tego nie zrobili, rozumie ankiety i wyniki ankiet na żywo w miarę ich pojawiania się i tak dalej.

W rzeczywistości aplikacja do komunikacji z pracownikami jest używana przez większość firm, aby na nowo odkrywać komunikację i zaangażowanie.

3. Zidentyfikuj i zrozum swoich odbiorców

• Jakie są ich sympatie/antypatie i zainteresowania?
• Które komunikaty przyciągają najwięcej uwagi?

Jest to szczególnie ważne, gdy zarządzasz zespołem pracowników od młodych do starszych. Większość młodszego pokolenia jest dość obeznana z technologią, więc musisz dotrzeć do nich tam, gdzie są najbardziej wydajni, ale pamiętaj, że nawet starsi członkowie Twojego zespołu potrzebują odpowiednich narzędzi, aby pracować mądrzej.

Ponadto musisz zrozumieć, kiedy jest odpowiedni czas na wysłanie wiadomości, aby otrzymać odpowiednią ilość uwagi. Poranek? Po lunchu? Podczas katastrofy o godzinie 3?

4. Przejrzyj SWOT (mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia)

• Mocne strony: są to wewnętrzne, pozytywne atrybuty firmy i są pod Twoją kontrolą.
• Słabe strony: negatywne czynniki, które mogą pozbawić Cię mocnych stron i które musisz poprawić, aby odnieść sukces.
• Szanse: czynniki zewnętrzne w Twoim środowisku biznesowym, które również mogą przyczynić się do Twojego sukcesu.
• Zagrożenia: czynniki zewnętrzne, których nie możesz kontrolować. Pomyśl o zainstalowaniu planów awaryjnych, aby poradzić sobie z zagrożeniami, jeśli się pojawią.

Metoda SWOT pozwala jasno zbadać, jakie masz mocne i słabe strony w swojej strategii komunikacji wewnętrznej, dzięki czemu możesz wykorzystać dostępne możliwości i stawić czoła wszelkim zagrożeniom w przyszłości.

5. Rozwiń swoją wiadomość

Nie przegap żadnych istotnych szczegółów, gdy dokładnie określisz, co musisz powiedzieć odpowiednim odbiorcom.

• Co: jaka jest decyzja? Co to znaczy? Co do tego doprowadziło?
• Dlaczego: Dlaczego jest to właściwa decyzja?
• Gdzie: gdzie/jakie lokalizacje to dotyczy? Gdzie można uzyskać więcej informacji?
• Kiedy: Kiedy to się dzieje?
• Jak: Jak będzie realizowany przekaz? Jak będzie przebiegać komunikacja wewnętrznie i zewnętrznie?
• Kto: Kto podjął decyzję? Kto tu rządzi? Na kogo to wpływa?

Bądź konkretny w swoim przekazie, ponieważ jeśli nawet nie rozumiesz tego lub jego celu, Twoi pracownicy na pewno nie „odbiorą wiadomości”.

6. Ustaw cele SMART

Cele SMART są określone, mierzalne, osiągalne, istotne i oparte na czasie. Na przykład,

• Konkretne: określ w prosty sposób, co chcesz osiągnąć, aby każdy to zrozumiał.
• Mierzalne: Twórz kamienie milowe i cele, aby śledzić postępy.
• Osiągalne: Bądź ambitny, ale utrzymuj cele, które są wykonalne i realistyczne.
• Istotne: Twórz cele, które rozwiną Twój zespół i połączą się z Twoim modelem biznesowym.
• Oparte na czasie: utwórz określoną oś czasu, aby pozostać na dobrej drodze.

Tworząc cele SMART, masz większe szanse na pozostanie na wiadomości, a szanse Twoich pracowników na interakcję z Twoimi wiadomościami są znacznie większe.

Podsumowanie strategii komunikacji wewnętrznej

Strategia komunikacji wewnętrznej może być ostatnią rzeczą, o której myślisz, ale jest podstawą Twojej firmy, ponieważ utrzymuje cały zespół na tej samej stronie, dzięki czemu może zapewnić najlepszą obsługę Twoim klientom i przenieść Twoją firmę na wyższy poziom.

Wdrażając wyżej wymienione strategie komunikacji wewnętrznej, możesz opracować najlepszą strategię komunikacji wewnętrznej dla swojej organizacji i pracowników. Zalecamy również ciągłe dostosowywanie swojej strategii, ponieważ wszystko jest płynne, podobnie jak Twoja strategia komunikacji wewnętrznej.

Ostatnia wskazówka to być na bieżąco z najnowszymi trendami w komunikacji, dzięki czemu zawsze będziesz o krok do przodu.