Ręczny dylemat: 4 sposoby usprawnienia fakturowania

Małe i średnie przedsiębiorstwa w znacznym stopniu przyczyniają się do rozwoju gospodarki. Jednak przy zasobach i napiętych budżetach wiele firm nadal zmaga się z operacjami fakturowania. Niezależnie od tego, czy chodzi o fakturowanie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i metod papierowych, czy też o optymalizację oprogramowania do fakturowania, firmy zostały zmuszone do dostosowania się do cyfrowej modernizacji. Szybka cyfryzacja nasiliła się dopiero w ciągu ostatnich kilku lat, stwarzając szerszy zakres wyzwań związanych z fakturowaniem dla małych firm.

Według ankiety BizSugar 36% małych i średnich firm zarządza finansami swojej firmy ręcznie lub na papierze. Ponieważ alokacja czasu i błędy ręczne są podstawowymi problemami w procesach ręcznych, większy problem ze znalezieniem funduszy i zasobów na kosztowne oprogramowanie do fakturowania pozostaje w centrum wszystkiego. A ponieważ firmy potrzebują cyfryzacji, aby się rozwijać, metody ręczne są mniej przystosowane do obecnego środowiska pracy.

Jednak dzięki odpowiednim systemom i budżecie małe firmy mogą zoptymalizować swoje systemy rozliczeń należności, aby móc płacić dokładnie i szybciej. Na dłuższą metę, jeśli uda Ci się usprawnić fakturowanie, Twoja firma będzie nadal rosła na chwiejnym rynku.

Największe wyzwania stojące przed małymi firmami

1. Bóle głowy i ograniczenia metody ręcznej

Wiele małych firm korzysta z metod ręcznych, takich jak dokumenty tekstowe lub arkusze kalkulacyjne, do tworzenia faktur i zarządzania nimi, ale ten proces z czasem ulega pożeraniu. Na przykład użytkownik może być zmuszony do zapisania dokumentu jako szablonu lub zapisania wielu dokumentów na komputerze, a następnie wysłania załącznika w wiadomości e-mail.

Dodatkowo metody ręczne ograniczają elastyczne systemy płatności. Po otrzymaniu płatności od klienta firma będzie musiała ręcznie zaktualizować rekord, co zajmie trochę czasu. Wręcz przeciwnie, korzystanie z systemu fakturowania pozwala firmie połączyć się z bramką płatniczą, która automatycznie aktualizuje płatność. To dlatego ręczne procesy mają tendencję do obniżania wydajności i stwarzają więcej możliwości popełniania błędów.

2. Wyzwania związane z pobieraniem płatności

Właściciele firm mogą być nieprzyjemni, gdy przypominają swoim klientom, aby zapłacili, gdy płatność jest przeterminowana. Istnieje obawa przed nadwyrężeniem relacji z klientami, co spowoduje odejście klientów. Niestety procesy ręczne i metody papierowe nie pozwalają na automatyczne przypomnienia o płatnościach, co eliminuje niewygodne interakcje.

3. Trudność w śledzeniu rozliczanego czasu

W przypadku działań, takich jak fakturowanie kart czasu pracy i fakturowanie projektów, firmy muszą przedstawiać rachunki z ilością czasu spędzonego na usługach. Niestety, dokładne śledzenie tych godzin i rozliczanie może być wyzwaniem. Zwykle dzieje się tak, że właściciele firm są obciążani rachunkami, co w dłuższej perspektywie kosztuje firmę ogromne sumy pieniędzy. Wręcz przeciwnie, niektóre firmy będą przesadzać, co sprawi, że klienci poczują się wyobcowani i będą chcieli szukać usług gdzie indziej.

4. Utrzymywanie zgodności

Śledzenie na bieżąco przepisów podatkowych i konkretnych przepisów podatkowych dla każdego kraju, zwłaszcza w przypadku nowych i zmieniających się przepisów, może być trudne, gdy firmy korzystają z ręcznych procesów fakturowania lub po prostu nie mają zasobów. Korzystanie z oprogramowania do fakturowania, które aktualizuje nowe wartości procentowe arkuszy podatkowych i wszelkie inne wymogi regulacyjne, pozwoli zaoszczędzić ogromną ilość czasu małym firmom i uchroni je przed kosztownymi karami naliczanymi przez rząd.

Mając tak wiele do śledzenia, firmy mogą czuć się przytłoczone tym, gdzie i jak usprawnić fakturowanie. Poniżej znajdują się cztery sposoby, w jakie firmy mogą zacząć zmniejszać obciążenia związane z kosztami i czasem fakturowania oraz usprawnić fakturowanie w swojej firmie.

4 sposoby na usprawnienie fakturowania przez firmy

1. Cyfryzacja faktur

Nie jest tajemnicą, że cyfryzacja gwałtownie wzrosła w ciągu ostatniego półtora roku, a fakturowanie nie jest inaczej. Przechodząc od metod ręcznych i papierowych do oprogramowania do fakturowania opartego na chmurze, małe i średnie firmy odniosą korzyści ze skrócenia czasu poświęconego na tworzenie faktur, wyeliminowania kopiowania i wklejania oraz mniejszej liczby błędów.

Oprogramowanie do fakturowania online umożliwia firmom rejestrowanie wszystkich transakcji sprzedaży w jednym miejscu. Dodatkowo umożliwia firmom rejestrowanie każdej zmiany dokonanej w rekordzie w aplikacji, co pozwala na pełną ścieżkę audytu ich należności. Pozwala także firmom tworzyć zadania, takie jak wydawanie zwrotów, optymalizując czas przesyłania szacunków. Zapisywanie i łatwy dostęp do wszystkich transakcji pozwoli na uzyskanie większej wydajności i dokładniejszych informacji, co jest kluczowym wymogiem w przypadku finansów.

2. Automatyzacja

Jeśli firma zdigitalizowała już swoje fakturowanie, automatyzacja w miarę możliwości wyeliminuje napiętą pracę i skróci czas. Firmy mogą zautomatyzować funkcje cykliczne, takie jak przypomnienia o płatnościach i powtarzające się faktury. Idąc o krok dalej, powtarzające się płatności od klientów i rejestrowanie powtarzających się wydatków można również zautomatyzować w celu zwiększenia wydajności. Automatyzacja drastycznie skraca czas poświęcany na wystawianie faktur w inny sposób, jak np. przekształcanie oszacowania w fakturę, przekształcanie wpisów czasu w rachunki, ponowne rozliczanie wydatków jednym kliknięciem, a wszystko to bez konieczności ponownego wprowadzania informacji.

3. Fakturowanie z funkcjami współpracy

W tradycyjnym środowisku biurowym więcej informacji jest wymienianych poprzez interakcje twarzą w twarz. Z powodu pandemii, która stymuluje pracę z dowolnego miejsca, wiele firm ma trudności z utrzymaniem tak silnych wspólnych wysiłków, jak to miało miejsce osobiście. Metody ręczne tylko zwiększają trudności we współpracy przy kopiowaniu i wklejaniu, załącznikach i nie tylko. Firmy powinny poszukiwać rozwiązań do fakturowania, które umożliwiają łatwą współpracę, np. możliwość dzielenia się uwagami przy każdej transakcji. Korzystając z platformy, która zawiera wbudowane funkcje współpracy, pracownicy mogą współpracować ze sobą i zwiększać produktywność.

Inną kwestią związaną z udostępnianiem informacji w obie strony, czy to za pośrednictwem poczty e-mail, czy arkuszy kalkulacyjnych, jest prywatność. Wyzwanie polega na upewnieniu się, że poszczególni członkowie zespołu mają dostęp do poufnych informacji finansowych, podczas gdy inni nie. Jednak narzędzia do fakturowania online z funkcjami współpracy pozwalają firmom ustawić określony dostęp oparty na rolach, aby zdefiniować, co każda osoba może przeglądać i modyfikować.

4. Portale klientów w celu poprawy doświadczeń klientów

Klienci są chlebem powszednim biznesu, więc stworzenie optymalnego procesu fakturowania tylko zwiększy ich lojalność. Niektóre systemy fakturowania obejmują portale klientów lub klientów, które umożliwiają klientom uzyskanie jasnego wglądu w ich historię zakupów, a także interakcję z firmą. Na przykład, jeśli firma sprzedaje towar lub usługę, a klient ma dostęp do portalu klienta, ten klient będzie mógł zobaczyć wszystkie swoje faktury, które zostały opłacone, i zobaczyć faktury, które są nadal otwarte. Ponadto portal klienta może być wykorzystywany do zatwierdzania szacunków, dodawania komentarzy i odpowiadania na pytania klientów, aby wyeliminować przesyłanie wiadomości e-mail w tę i z powrotem oraz niepotrzebne rozmowy telefoniczne.

Chociaż wiele z tych punktów dotyczących usprawnienia fakturowania może wydawać się atrakcyjnych, nie wszystkie firmy mają środki finansowe lub zasoby, aby zdigitalizować swoje fakturowanie.

Niedawno firma Zoho postanowiła, że ​​ich rozwiązanie do fakturowania, Zoho Invoice, będzie bezpłatne na czas nieokreślony.

Aby się rozwijać i skalować, małe firmy muszą unowocześnić wszystkie aspekty swojej działalności, a fakturowanie nie różni się od nich. Niestety, może to być trudne przy ograniczonych budżetach i zasobach, które są jeszcze bardziej zwiększone z powodu niepowodzeń gospodarczych spowodowanych pandemią.

Ale kiedy usprawnisz fakturowanie, możesz skupić się na automatyzacji i tworzeniu lepszych doświadczeń klientów, a wszystko to bez zwiększania budżetu lub personelu. Poszukiwanie rozwiązania dopasowanego do potrzeb Twojej firmy pozwoli na innowacyjność i rozwój na większą skalę.