Le dilemme manuel : 4 façons de rationaliser la facturation

Les petites et moyennes entreprises contribuent largement à la croissance d'une économie. Pourtant, avec des ressources et des budgets serrés, de nombreuses entreprises continuent de se débattre avec leurs opérations de facturation. Qu'il s'agisse de facturer via des feuilles de calcul et des méthodes papier, ou de lutter pour optimiser une solution logicielle de facturation, les entreprises ont été contraintes de s'adapter à la modernisation numérique. La numérisation rapide ne s'est intensifiée qu'au cours des dernières années, créant un éventail plus large de défis de facturation pour les petites entreprises.

Selon une enquête BizSugar, 36 % des PME gèrent les finances de leur entreprise manuellement ou sur papier. Avec l'allocation de temps et les erreurs manuelles comme problèmes centraux dans les processus manuels, le problème plus large de trouver des fonds et des ressources pour s'offrir un logiciel de facturation coûteux reste au centre de tout. Et comme les entreprises ont besoin de se numériser pour progresser, les méthodes manuelles sont moins adaptables à l'environnement de travail actuel.

Cependant, avec les bons systèmes en place et dans le budget, les petites entreprises peuvent optimiser leurs systèmes de comptes clients afin qu'elles puissent payer avec précision et plus rapidement. À long terme, si vous parvenez à rationaliser la facturation, votre entreprise continuera de croître dans un marché chancelant.

Les plus grands défis auxquels sont confrontées les petites entreprises

1. Maux de tête et limites de la méthode manuelle

De nombreuses petites entreprises utilisent des méthodes manuelles telles que des documents Word ou des feuilles de calcul pour créer et gérer des factures, mais ce processus prend du temps. Par exemple, un utilisateur peut devoir enregistrer le document en tant que modèle ou enregistrer plusieurs documents sur un ordinateur de bureau, puis envoyer une pièce jointe par e-mail.

De plus, les méthodes manuelles limitent les systèmes de paiement flexibles. Lors de la réception d'un paiement d'un client, l'entreprise devra mettre à jour manuellement le dossier, ce qui prendra du temps. Au contraire, l'utilisation d'un système de facturation permet à l'entreprise de se connecter à une passerelle de paiement qui met à jour automatiquement le paiement. C'est pourquoi les processus manuels ont tendance à tuer l'efficacité et à créer davantage de possibilités d'erreurs.

2. Défis de recouvrement des paiements

Il peut être inconfortable pour les propriétaires d'entreprise de rappeler à leurs clients de payer lorsqu'un paiement est en souffrance. Il y a une crainte de tendre la relation avec les clients, ce qui entraînerait un désabonnement des clients. Malheureusement, les processus manuels et les méthodes sur papier ne permettent pas de rappels de paiement automatisés, ce qui élimine les interactions inconfortables.

3. Difficulté à suivre le temps facturable

Pour des actions telles que la facturation des feuilles de temps et la facturation des projets, les entreprises doivent fournir des factures indiquant le temps qu'elles ont consacré aux services. Malheureusement, il peut être difficile de suivre ces heures et de facturer avec précision. Ce qui a tendance à se produire, c'est que les propriétaires d'entreprise seront sous facture, ce qui finit par coûter à l'entreprise d'énormes sommes d'argent à long terme. Au contraire, certaines entreprises factureront trop cher, ce qui laissera les clients se sentir aliénés et vouloir chercher des services ailleurs.

4. Maintenir les conformités

Rester à jour avec les lois fiscales et les règles fiscales spécifiques à chaque pays, en particulier avec les nouvelles conformités et celles qui changent, peut être difficile lorsque les entreprises utilisent des processus de facturation manuels ou n'ont tout simplement pas les ressources. L'utilisation d'un logiciel de facturation qui met à jour les nouveaux pourcentages de dalles fiscales et toute autre exigence réglementaire fera gagner un temps considérable aux petites entreprises et leur évitera des pénalités coûteuses dues au gouvernement.

Avec tant de choses à suivre, les entreprises peuvent se sentir dépassées par où et comment rationaliser la facturation. Vous trouverez ci-dessous quatre façons dont les entreprises peuvent commencer à alléger le fardeau des coûts et du temps de facturation et à rationaliser la facturation dans leur entreprise.

4 façons pour les entreprises de rationaliser la facturation

1. Numérisez la facturation

Ce n'est un secret pour personne que la numérisation a rapidement augmenté au cours de la dernière année et demie et la facturation n'est pas différente. En passant des méthodes manuelles et papier à un logiciel de facturation basé sur le cloud, les PME bénéficieront des avantages de la réduction du temps consacré à la création de factures, de l'élimination du copier-coller et de la réduction des erreurs.

Un logiciel de facturation en ligne permet aux entreprises d'avoir un enregistrement de toutes leurs transactions de vente en un seul endroit. De plus, il permet aux entreprises de conserver un journal de chaque modification apportée à l'enregistrement dans l'application, ce qui permet une piste d'audit complète de leurs comptes clients. Il permet également aux entreprises de créer des tâches telles que l'émission de remboursements, l'optimisation du temps d'envoi des devis. Avoir toutes vos transactions enregistrées et facilement accessibles permettra une efficacité et des informations plus précises, une exigence essentielle lorsqu'il s'agit de finances.

2. Automatisation

Si une entreprise a déjà numérisé sa facturation, l'automatisation lorsque cela est possible éliminera le travail chargé et réduira les pertes de temps. Les entreprises peuvent automatiser les fonctionnalités récurrentes telles que les rappels de paiement et les factures récurrentes. Pour aller plus loin, les paiements récurrents des clients et l'enregistrement des dépenses récurrentes peuvent également être automatisés pour plus d'efficacité. L'automatisation réduit considérablement le temps consacré à la facturation par d'autres moyens, comme la transformation d'un devis en facture, la conversion des entrées de temps en factures, la refacturation d'une dépense en un clic, le tout sans avoir à ressaisir les informations.

3. Facturation avec fonctionnalités collaboratives

Dans un environnement de bureau traditionnel, davantage d'informations sont échangées grâce à des interactions en face à face. La pandémie stimulant le travail de n'importe où, de nombreuses entreprises ont eu du mal à maintenir des efforts de collaboration aussi forts qu'ils l'étaient en personne. Les méthodes manuelles ne font qu'augmenter les difficultés de collaboration avec le copier-coller, les pièces jointes, etc. Les entreprises doivent rechercher des solutions de facturation qui facilitent la collaboration, telles que la possibilité de partager des commentaires dans chaque transaction. En utilisant une plate-forme qui comprend des fonctionnalités collaboratives intégrées, les employés peuvent travailler côte à côte et améliorer leur productivité.

Un autre problème lié au partage d'informations dans les deux sens, que ce soit par courrier électronique ou par tableur, est la confidentialité. Le défi consiste à s'assurer que des membres spécifiques de l'équipe ont accès à des informations financières sensibles, tandis que d'autres n'y ont pas accès. Cependant, les outils de facturation en ligne avec des fonctionnalités collaboratives permettent aux entreprises de définir un accès spécifique basé sur les rôles pour définir ce que chaque personne peut voir et modifier.

4. Portails client pour améliorer l'expérience client

Les clients sont le pain et le beurre des affaires, donc la création d'un processus de facturation optimal ne fera que renforcer la fidélité des clients. Certains systèmes de facturation incluent des portails clients ou clients, ce qui permet aux clients d'avoir une vue claire de leur historique d'achat, ainsi que d'interagir avec l'entreprise. Par exemple, si une entreprise vend un bien ou un service et que le client a accès à un portail client, ce client pourra voir toutes ses factures payées et voir les factures encore ouvertes. De plus, un portail client peut être utilisé pour approuver les devis, ajouter des commentaires et répondre aux questions des clients afin d'éliminer les échanges d'e-mails et les appels téléphoniques inutiles.

Bien que bon nombre de ces points pour rationaliser la facturation puissent sembler attrayants, toutes les entreprises n'ont pas les finances ou les ressources nécessaires pour numériser leur facturation.

Récemment, Zoho a décidé de rendre sa solution de facturation, Zoho Invoice, gratuite indéfiniment.

Pour se développer et évoluer, les petites entreprises doivent moderniser tous les aspects de leur activité, et la facturation n'est pas différente. Malheureusement, cela peut être difficile avec des budgets et des ressources limités, qui sont encore plus aggravés par les revers économiques causés par la pandémie.

Mais lorsque vous rationalisez la facturation, vous pouvez vous concentrer sur l'automatisation et la création de meilleures expériences client, le tout sans ajouter de budget ou de personnel. La recherche d'une solution qui correspond aux besoins de votre entreprise permettra l'innovation et la croissance à plus grande échelle.