Dilema Manual: 4 Cara Merampingkan Faktur

Usaha kecil dan menengah memberikan kontribusi besar terhadap pertumbuhan ekonomi. Namun dengan sumber daya dan anggaran yang ketat, banyak bisnis terus berjuang dengan operasi faktur mereka. Baik itu faktur melalui spreadsheet dan metode berbasis kertas, atau berjuang untuk mengoptimalkan solusi perangkat lunak faktur, bisnis telah dipaksa untuk beradaptasi dengan modernisasi digital. Digitalisasi yang cepat hanya meningkat dalam beberapa tahun terakhir, menciptakan tantangan faktur yang lebih luas untuk usaha kecil.

Menurut Survei BizSugar, 36% UKM mengelola keuangan bisnis mereka secara manual atau di atas kertas. Dengan alokasi waktu dan kesalahan manual sebagai masalah inti dalam proses manual, masalah yang lebih besar dalam menemukan dana dan sumber daya untuk membeli perangkat lunak faktur yang mahal tetap menjadi pusat dari segalanya. Dan dengan bisnis yang membutuhkan digitalisasi untuk maju, metode manual kurang dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja saat ini.

Namun, dengan sistem yang tepat dan anggaran, usaha kecil dapat mengoptimalkan sistem piutang mereka sehingga mereka dapat membayar secara akurat dan lebih cepat. Dalam jangka panjang, jika Anda dapat merampingkan faktur, bisnis Anda akan terus tumbuh di pasar yang goyah.

Tantangan Terbesar yang Dihadapi Usaha Kecil

1. Metode Manual Sakit Kepala dan Keterbatasan

Banyak usaha kecil menggunakan metode manual seperti dokumen word atau spreadsheet untuk membuat dan mengelola faktur, namun proses ini memakan waktu. Misalnya, pengguna mungkin harus menyimpan dokumen sebagai templat, atau menyimpan beberapa dokumen di desktop, lalu mengirim lampiran melalui email.

Selain itu, metode manual membatasi sistem pembayaran yang fleksibel. Saat menerima pembayaran dari klien, bisnis harus memperbarui catatan secara manual yang akan memakan waktu. Sebaliknya, menggunakan sistem faktur memungkinkan bisnis untuk terhubung ke gateway pembayaran yang memperbarui pembayaran secara otomatis. Inilah sebabnya mengapa proses manual cenderung mematikan efisiensi dan menciptakan lebih banyak peluang untuk membuat kesalahan.

2. Tantangan Penagihan Pembayaran

Mungkin tidak nyaman bagi pemilik bisnis untuk mengingatkan pelanggan mereka untuk membayar ketika pembayaran telah lewat jatuh tempo. Ada ketakutan akan merenggangkan hubungan dengan pelanggan yang mengakibatkan churn pelanggan. Sayangnya, proses manual dan metode berbasis kertas tidak memungkinkan pengingat pembayaran otomatis, yang menghilangkan interaksi yang tidak nyaman.

3. Kesulitan Melacak Waktu yang Dapat Ditagih

Untuk tindakan seperti faktur lembar waktu dan faktur proyek, bisnis harus menyediakan tagihan dengan jumlah waktu yang mereka habiskan untuk layanan. Sayangnya, melacak jam dan tagihan itu bisa menjadi tantangan tersendiri. Apa yang cenderung terjadi adalah pemilik bisnis akan di bawah tagihan, yang pada akhirnya menghabiskan banyak uang untuk bisnis dalam jangka panjang. Sebaliknya, beberapa bisnis akan kelebihan tagihan, yang akan membuat pelanggan merasa terasing dan ingin mencari layanan di tempat lain.

4. Menjaga Kepatuhan

Tetap up to date dengan undang-undang pajak, dan aturan pajak khusus untuk setiap negara, terutama dengan kepatuhan baru dan yang berubah, dapat menjadi tantangan ketika bisnis menggunakan proses faktur manual atau hanya tidak memiliki sumber daya. Menggunakan perangkat lunak faktur yang memperbarui persentase pelat pajak baru dan persyaratan peraturan lainnya akan menghemat banyak waktu untuk usaha kecil dan menyelamatkan mereka dari denda mahal yang timbul dari pemerintah.

Dengan begitu banyak yang harus dilacak, perusahaan dapat merasa kewalahan dengan di mana dan bagaimana merampingkan faktur. Berikut adalah empat cara bisnis dapat mulai meringankan beban biaya dan waktu pembuatan faktur serta merampingkan faktur dalam bisnis mereka.

4 Cara Bisnis untuk Merampingkan Faktur

1. Mendigitalkan Faktur

Bukan rahasia lagi bahwa digitalisasi telah meningkat pesat dalam satu setengah tahun terakhir dan faktur tidak berbeda. Saat beralih dari metode manual dan berbasis kertas ke perangkat lunak faktur berbasis cloud, UKM akan memperoleh manfaat dari memangkas waktu yang dihabiskan untuk pembuatan faktur, menghilangkan penyalinan dan penempelan, dan lebih sedikit kesalahan.

Perangkat lunak faktur online memungkinkan bisnis memiliki catatan semua transaksi penjualan mereka di satu tempat. Selain itu, ini memungkinkan perusahaan mencatat setiap perubahan yang dibuat pada catatan dalam aplikasi, yang memungkinkan jejak audit lengkap dari piutang mereka. Ini juga memungkinkan perusahaan untuk membuat tugas seperti mengeluarkan pengembalian uang, mengoptimalkan waktu yang diperlukan untuk mengirim perkiraan. Mencatat semua transaksi Anda dan dapat diakses dengan mudah akan memungkinkan efisiensi dan informasi yang lebih akurat, persyaratan penting saat berurusan dengan keuangan.

2. Otomatisasi

Jika bisnis telah mendigitalkan faktur mereka, mengotomatisasi bila memungkinkan akan menghilangkan pekerjaan yang sibuk dan mengurangi waktu yang menyebalkan. Bisnis dapat mengotomatiskan fitur berulang seperti pengingat pembayaran, dan faktur berulang. Untuk melangkah lebih jauh, pembayaran berulang dari pelanggan dan pencatatan pengeluaran berulang juga dapat diotomatisasi untuk efisiensi. Otomatisasi secara drastis mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pembuatan faktur dengan cara lain seperti mengubah perkiraan menjadi faktur, mengubah entri waktu menjadi tagihan, menagih ulang biaya dalam satu klik, semuanya tanpa harus memasukkan kembali informasi.

3. Faktur dengan Fitur Kolaboratif

Dalam pengaturan kantor tradisional, lebih banyak informasi dipertukarkan melalui interaksi tatap muka. Dengan pandemi yang memacu pekerjaan dari mana saja, banyak bisnis telah berjuang untuk menjaga upaya kolaboratif sekuat mereka secara langsung. Metode manual hanya meningkatkan kesulitan kolaborasi dengan menyalin dan menempel, lampiran, dan banyak lagi. Bisnis harus mencari solusi faktur yang memungkinkan kolaborasi mudah seperti kemampuan berbagi komentar di setiap transaksi. Dengan menggunakan platform yang menyertakan fitur kolaboratif bawaan, karyawan dapat bekerja bersama satu sama lain dan meningkatkan produktivitas.

Masalah lain dari berbagi informasi bolak-balik, baik melalui email atau spreadsheet, adalah privasi. Tantangannya terletak pada memastikan bahwa anggota tim tertentu memiliki akses ke informasi keuangan yang sensitif, sementara yang lain tidak. Namun, alat faktur online dengan fitur kolaboratif memungkinkan bisnis menetapkan akses berbasis peran khusus untuk menentukan apa yang dapat dilihat dan dimodifikasi oleh setiap orang.

4. Portal Pelanggan untuk Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Pelanggan adalah roti dan mentega bisnis, sehingga menciptakan proses faktur yang optimal hanya akan menambah loyalitas pelanggan. Beberapa sistem faktur menyertakan portal klien atau pelanggan, yang memungkinkan pelanggan mendapatkan gambaran yang jelas tentang riwayat pembelian mereka, serta berinteraksi dengan bisnis. Misalnya, jika bisnis menjual barang atau jasa dan klien memiliki akses ke portal pelanggan, klien tersebut akan dapat melihat semua faktur mereka yang telah dibayar dan melihat faktur yang masih terbuka. Selain itu, portal klien dapat digunakan untuk menyetujui perkiraan, menambahkan komentar, dan menjawab pertanyaan klien untuk menghilangkan email bolak-balik dan panggilan telepon yang tidak perlu.

Sementara banyak dari poin ini untuk merampingkan faktur mungkin terdengar menarik, tidak semua bisnis memiliki keuangan atau sumber daya untuk mendigitalkan faktur mereka.

Baru-baru ini, Zoho memutuskan untuk membuat solusi faktur mereka, Zoho Invoice, gratis tanpa batas waktu.

Untuk tumbuh dan berkembang, usaha kecil harus memodernisasi semua aspek bisnis mereka, dan faktur tidak berbeda. Sayangnya, itu bisa jadi sulit dengan anggaran dan sumber daya yang terbatas, yang bahkan lebih parah dari kemunduran ekonomi yang disebabkan oleh pandemi.

Namun, ketika Anda merampingkan faktur, Anda dapat fokus pada otomatisasi dan menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik, semuanya tanpa menambahkan anggaran atau staf. Mencari solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda akan memungkinkan inovasi dan pertumbuhan dalam skala yang lebih besar.