手動困境：簡化發票的 4 種方法

中小型企業對經濟增長做出了重大貢獻。 然而，由於資源和預算緊張，許多企業繼續在發票業務方面苦苦掙扎。 無論是通過電子表格和紙質方法開具發票，還是努力優化發票軟件解決方案，企業都被迫適應數字化現代化。 快速數字化只是在過去幾年中愈演愈烈，給小企業帶來了更廣泛的發票挑戰。

根據 BizSugar 調查，36% 的中小型企業手動或在紙上管理其業務財務。 隨著時間分配和人工錯誤成為人工流程中的核心問題，尋找資金和資源以支付昂貴的發票軟件的更大問題仍然是一切的核心。 隨著企業需要數字化來推進，手動方法不太適合當前的工作環境。

然而，只要有合適的系統並在預算內，小企業可以優化他們的應收賬款系統，以便他們能夠準確、更快地支付。 從長遠來看，如果您可以簡化發票，您的業務將在搖擺不定的市場中繼續增長。

小企業面臨的最大挑戰

1. 手動方法的難題和局限性

許多小型企業使用諸如 Word 文檔或電子表格之類的手動方法來創建和管理髮票，但這個過程有時會消耗掉。 例如，用戶可能必須將文檔保存為模板，或者將多個文檔保存在桌面上，然後通過電子郵件發送附件。

此外，手動方法限制了靈活的支付系統。 當收到客戶的付款時，企業將不得不手動更新記錄，這需要時間。 相反，使用發票系統允許企業連接到自動更新付款的支付網關。 這就是為什麼手動流程往往會降低效率並為犯錯創造更多機會。

2. 收款挑戰

企業主在付款逾期時提醒客戶付款可能會讓人不舒服。 擔心與客戶的關係緊張會導致客戶流失。 不幸的是，手動流程和基於紙張的方法不允許自動付款提醒，從而消除了不愉快的交互。

3. 難以追踪計費時間

對於時間表開票和項目開票等操作，企業必須在賬單上提供他們在服務上花費的時間。 不幸的是，跟踪這些時間並準確計費可能是一項挑戰。 往往會發生的是企業主會根據賬單，從長遠來看最終會花費企業巨額資金。 相反，一些企業會超額收費，這會讓客戶感到疏遠，並希望在其他地方尋求服務。

4. 保持合規性

當企業使用手動開票流程或只是沒有資源時，及時了解稅法和每個國家/地區的具體稅收規則，尤其是新的合規性和不斷變化的合規性，可能具有挑戰性。 使用更新新稅板百分比和任何其他監管要求的發票軟件將為小企業節省大量時間，並使他們免於政府承擔的高額罰款。

有這麼多要跟踪的東西，公司可能會對在哪里以及如何簡化發票流程感到不知所措。 以下是企業可以開始減輕開票成本和時間負擔並簡化業務開票的四種方法。

企業簡化發票的 4 種方法

1.數字化發票

數字化在過去一年半中迅速發展，這已不是什麼秘密，發票也不例外。 當從手動和基於紙張的方法轉變為基於雲的發票軟件時，中小型企業將受益於減少發票創建所花費的時間、消除複製和粘貼以及更少的錯誤。

在線發票軟件允許企業在一個地方記錄所有銷售交易。 此外，它允許公司記錄對應用程序記錄所做的每一次更改，從而可以對其應收賬款進行完整的審計跟踪。 它還允許公司創建諸如發放退款、優化發送估計所需的時間等任務。 記錄並隨時訪問您的所有交易將提高效率和更準確的信息，這是處理財務時的一項關鍵要求。

2.自動化

如果一家企業已經將發票數字化，那麼盡可能實現自動化將消除繁忙的工作並減少時間浪費。 企業可以自動化重複功能，例如付款提醒和重複發票。 更進一步，客戶的經常性付款和記錄經常性費用也可以自動化以提高效率。 自動化大大減少了以其他方式開具發票的時間，例如將估算轉化為發票、將時間條目轉換為賬單、一鍵重新計費，所有這些都無需重新輸入信息。

3. 具有協作功能的發票

在傳統的辦公環境中，更多的信息是通過面對面的互動來交換的。 隨著大流行在任何地方激發工作，許多企業都在努力保持與他們面對面的合作一樣強大。 手動方法只會增加複制和粘貼、附件等方面的協作難度。 企業應尋求能夠輕鬆協作的發票解決方案，例如在每筆交易中共享評論的能力。 通過使用包含內置協作功能的平台，員工可以一起工作並提高生產力。

無論是通過電子郵件還是電子表格，來回共享信息的另一個問題是隱私。 挑戰在於確保特定團隊成員可以訪問敏感的財務信息，而其他成員則不能。 但是，具有協作功能的在線發票工具允許企業設置特定的基於角色的訪問權限，以定義每個人可以查看和修改的內容。

4. 增強客戶體驗的客戶門戶

客戶是企業的麵包和黃油，因此創建最佳發票流程只會增加客戶忠誠度。 一些發票系統包括客戶或客戶門戶，允許客戶清楚地了解他們的購買歷史，並與企業互動。 例如，如果一家企業正在銷售商品或服務，並且客戶可以訪問客戶門戶，則該客戶將能夠查看其所有已付款的發票並查看仍處於打開狀態的發票。 此外，客戶門戶可用於批准估算、添加評論和回答客戶問題，以消除來回發送電子郵件和不必要的電話。

儘管其中許多簡化發票的要點聽起來很吸引人，但並非所有企業都有財務或資源來數字化發票。

最近，Zoho 決定無限期免費提供他們的發票解決方案 Zoho Invoice。

為了發展壯大，小型企業必須對其業務的各個方面進行現代化改造，發票也不例外。 不幸的是，在預算和資源有限的情況下，這可能很困難，而大流行造成的經濟挫折則更加嚴重。

但是，當您簡化發票時，您可以專注於自動化和創造更好的客戶體驗，而無需增加預算或人員。 尋找符合您業務需求的解決方案將有助於實現更大規模的創新和增長。