수동 딜레마: 인보이스 발행을 간소화하는 4가지 방법

중소기업은 경제 성장에 크게 기여합니다. 그러나 자원과 빠듯한 예산으로 인해 많은 기업이 인보이스 발행 작업에 계속 어려움을 겪고 있습니다. 스프레드시트와 종이 기반 방법을 통한 인보이스 발행이든, 인보이스 발행 소프트웨어 솔루션 최적화를 위한 노력이든, 기업은 디지털 현대화에 적응해야 했습니다. 급속한 디지털화는 지난 몇 년 동안에만 강화되어 소규모 기업에 더 광범위한 인보이스 발행 문제를 발생시켰습니다.

BizSugar Survey에 따르면 SMB의 36%가 비즈니스 재정을 수동으로 또는 문서로 관리합니다. 시간 할당과 수동 오류가 수동 프로세스의 핵심 문제로, 값비싼 인보이스 발행 소프트웨어를 구입하기 위한 자금과 리소스를 찾는 더 큰 문제는 여전히 모든 것의 중심에 있습니다. 그리고 기업이 발전하기 위해 디지털화해야 하는 상황에서 수동 방식은 현재 작업 환경에 덜 적응합니다.

그러나 적절한 시스템과 예산이 있으면 중소기업은 정확하고 신속하게 지불할 수 있도록 외상매출금 시스템을 최적화할 수 있습니다. 장기적으로 인보이스 발행을 간소화할 수 있다면 흔들리는 시장에서 비즈니스가 계속 성장할 것입니다.

중소기업이 직면한 가장 큰 과제

1. 수동 방법의 두통과 한계

많은 소기업에서 워드 문서나 스프레드시트와 같은 수동 방법을 사용하여 송장을 만들고 관리하지만 이 프로세스는 시간이 많이 걸립니다. 예를 들어, 사용자는 문서를 템플릿으로 저장하거나 데스크탑에 여러 문서를 저장한 다음 이메일을 통해 첨부 파일을 보내야 할 수 있습니다.

또한 수동 방법은 유연한 지불 시스템을 제한합니다. 클라이언트로부터 지불을 받을 때 비즈니스는 시간이 걸릴 기록을 수동으로 업데이트해야 합니다. 반대로 송장 발행 시스템을 사용하면 기업이 지불을 자동으로 업데이트하는 지불 게이트웨이에 연결할 수 있습니다. 이것이 수동 프로세스가 효율성을 죽이고 오류가 발생할 기회를 더 많이 만드는 경향이 있는 이유입니다.

2. 지불 징수 문제

사업주가 지불 기한이 지났을 때 고객에게 지불하도록 상기시키는 것은 불편할 수 있습니다. 고객과의 관계가 단절되어 고객 이탈이 발생할 우려가 있습니다. 불행히도 수동 프로세스와 종이 기반 방법은 자동 결제 알림을 허용하지 않으므로 불편한 상호 작용이 없습니다.

3. 청구 가능 시간 추적의 어려움

작업표 송장 발행 및 프로젝트 송장 발행과 같은 작업의 경우 기업은 서비스에 소요한 시간을 청구서에 제공해야 합니다. 불행히도 해당 시간을 추적하고 정확하게 청구하는 것이 어려울 수 있습니다. 발생하는 경향은 비즈니스 소유자가 청구서를 받게 되어 장기적으로 비즈니스에 막대한 비용이 소요되는 것입니다. 반대로, 일부 기업은 비용을 초과하여 고객이 소외감을 느끼고 다른 곳에서 서비스를 찾고 싶어합니다.

4. 규정 준수 유지

기업이 수동 인보이스 프로세스를 사용하거나 리소스가 없는 경우 특히 새로운 규정 준수 및 변경 사항과 함께 세법 및 각 국가의 특정 세금 규칙을 최신 상태로 유지하는 것이 어려울 수 있습니다. 새로운 세금 슬래브 비율 및 기타 규제 요구 사항을 업데이트하는 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하면 중소기업에 엄청난 시간을 절약하고 정부에서 발생하는 값비싼 벌금을 피할 수 있습니다.

추적해야 할 것이 너무 많기 때문에 회사는 송장 발행을 간소화하는 위치와 방법에 압도될 수 있습니다. 다음은 기업이 인보이스 발행 비용과 시간의 부담을 줄이고 비즈니스에서 인보이스 발행을 간소화할 수 있는 4가지 방법입니다.

기업이 인보이스 발행을 간소화하는 4가지 방법

1. 인보이스 디지털화

지난 1년 반 동안 디지털화가 급격히 증가했으며 인보이스 발행도 다르지 않다는 것은 비밀이 아닙니다. 수동 및 종이 기반 방법에서 클라우드 기반 인보이스 소프트웨어로 전환할 때 SMB는 인보이스 생성에 소요되는 시간을 줄이고 복사 및 붙여넣기를 제거하며 오류를 줄이는 이점을 누릴 수 있습니다.

온라인 인보이스 발행 소프트웨어를 통해 기업은 모든 판매 거래를 한 곳에서 기록할 수 있습니다. 또한, 회사는 애플리케이션의 기록에 대한 모든 변경 사항을 기록할 수 있으므로 미수금에 대한 완전한 감사 추적이 가능합니다. 또한 회사는 환불 발행, 견적 전송에 걸리는 시간 최적화와 같은 작업을 생성할 수 있습니다. 모든 거래를 기록하고 쉽게 액세스할 수 있으면 재정을 다룰 때 중요한 요구 사항인 효율성과 보다 정확한 정보를 얻을 수 있습니다.

2. 자동화

기업이 이미 인보이스를 디지털화한 경우 가능하면 자동화하면 바쁜 작업을 없애고 시간을 단축할 수 있습니다. 기업은 지불 알림 및 반복 청구서와 같은 반복 기능을 자동화할 수 있습니다. 한 단계 더 나아가 고객의 반복 지불 및 반복 비용 기록도 자동화하여 효율성을 높일 수 있습니다. 자동화는 정보를 다시 입력할 필요 없이 견적을 송장으로 변환하고, 시간 입력을 청구서로 변환하고, 한 번의 클릭으로 비용을 재청구하는 것과 같은 다른 방식으로 송장 발행에 소요되는 시간을 크게 줄입니다.

3. 협업 기능으로 인보이스 발행

전통적인 사무실 환경에서는 대면 상호 작용을 통해 더 많은 정보가 교환됩니다. 어디에서나 팬데믹이 촉발되면서 많은 기업이 협업 노력을 실제처럼 강력하게 유지하기 위해 고군분투하고 있습니다. 수동 방법은 복사 및 붙여넣기, 첨부 파일 등의 협업 어려움만 증가시킵니다. 기업은 각 거래에서 의견을 공유할 수 있는 기능과 같이 손쉬운 협업을 가능하게 하는 송장 발행 솔루션을 찾아야 합니다. 협업 기능이 내장된 플랫폼을 사용하여 직원들은 서로 협력하고 생산성을 높일 수 있습니다.

이메일이나 스프레드시트를 통해 정보를 주고받는 또 다른 문제는 개인 정보 보호입니다. 문제는 특정 팀 구성원이 민감한 재무 정보에 액세스할 수 있도록 하고 다른 구성원은 액세스할 수 없도록 하는 것입니다. 그러나 협업 기능이 있는 온라인 인보이스 발행 도구를 통해 기업은 특정 역할 기반 액세스를 설정하여 각 개인이 보고 수정할 수 있는 항목을 정의할 수 있습니다.

4. 고객 경험 향상을 위한 고객 포털

고객은 비즈니스의 핵심이므로 최적의 인보이스 발행 프로세스를 만드는 것은 고객 충성도를 높일 뿐입니다. 일부 인보이스 발행 시스템에는 고객이 구매 내역을 명확하게 보고 비즈니스와 상호 작용할 수 있는 클라이언트 또는 고객 포털이 포함됩니다. 예를 들어, 기업이 상품이나 서비스를 판매하고 고객이 고객 포털에 액세스할 수 있는 경우 해당 고객은 지불된 모든 청구서를 보고 아직 열려 있는 청구서를 볼 수 있습니다. 또한 클라이언트 포털을 사용하여 견적을 승인하고, 의견을 추가하고, 이메일을 주고받는 것과 불필요한 전화 통화를 없애기 위해 클라이언트 질문에 답변할 수 있습니다.

인보이스 발행을 간소화하기 위한 이러한 요점 중 많은 부분이 매력적으로 들릴 수 있지만 모든 기업이 인보이스를 디지털화할 재정이나 자원을 보유하고 있는 것은 아닙니다.

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소기업은 성장하고 확장하기 위해 비즈니스의 모든 측면을 현대화해야 하며 송장 발행도 다르지 않습니다. 불행히도, 제한된 예산과 자원으로 인해 어려울 수 있으며, 이는 팬데믹으로 인한 경제적 차질로 인해 더욱 증대됩니다.

그러나 인보이스 발행을 간소화하면 예산이나 직원을 추가하지 않고도 자동화하고 더 나은 고객 경험을 만드는 데 집중할 수 있습니다. 비즈니스 요구 사항에 맞는 솔루션을 찾는 것은 더 큰 규모의 혁신과 성장을 가능하게 합니다.