O Dilema Manual: 4 Maneiras de Agilizar o Faturamento

As pequenas e médias empresas contribuem em grande parte para o crescimento de uma economia. No entanto, com recursos e orçamentos apertados, muitas empresas continuam lutando com suas operações de faturamento. Seja faturando por meio de planilhas e métodos baseados em papel, ou lutando para otimizar uma solução de software de faturamento, as empresas foram forçadas a se adaptar à modernização digital. A digitalização rápida só se intensificou nos últimos anos, criando uma gama mais ampla de desafios de faturamento para pequenas empresas.

De acordo com uma pesquisa da BizSugar, 36% das PMEs gerenciam as finanças de seus negócios manualmente ou em papel. Com a alocação de tempo e erros manuais como questões centrais nos processos manuais, o problema maior de encontrar fundos e recursos para pagar softwares de faturamento caros permanece no centro de tudo. E com as empresas precisando de digitalização para avançar, os métodos manuais são menos adaptáveis ​​ao ambiente de trabalho atual.

No entanto, com os sistemas certos e dentro do orçamento, as pequenas empresas podem otimizar seus sistemas de contas a receber para que possam pagar com precisão e rapidez. A longo prazo, se você puder simplificar o faturamento, sua empresa continuará a crescer em um mercado instável.

Maiores desafios enfrentados pelas pequenas empresas

1. Dores de cabeça e limitações do método manual

Muitas pequenas empresas usam métodos manuais, como documentos do Word ou planilhas, para criar e gerenciar faturas, mas esse processo consome tempo. Por exemplo, um usuário pode precisar salvar o documento como um modelo ou salvar vários documentos em uma área de trabalho e enviar um anexo por e-mail.

Além disso, os métodos manuais limitam os sistemas de pagamento flexíveis. Ao receber um pagamento de um cliente, a empresa terá que atualizar manualmente o registro, o que levará tempo. Pelo contrário, o uso de um sistema de faturamento permite que a empresa se conecte a um gateway de pagamento que atualiza o pagamento automaticamente. É por isso que os processos manuais tendem a matar a eficiência e criam mais oportunidades para que erros sejam cometidos.

2. Desafios de cobrança de pagamentos

Pode ser desconfortável para os empresários lembrarem seus clientes de pagar quando um pagamento estiver vencido. Há um medo de esticar o relacionamento com os clientes, resultando em rotatividade de clientes. Infelizmente, processos manuais e métodos baseados em papel não permitem lembretes de pagamento automatizados, o que elimina interações desconfortáveis.

3. Dificuldade em acompanhar o tempo faturável

Para ações como faturamento de planilha de horas e faturamento de projeto, as empresas devem fornecer contas com a quantidade de tempo que gastaram em serviços. Infelizmente, pode ser um desafio controlar essas horas e faturar com precisão. O que tende a acontecer é que os donos de empresas vão pagar contas, o que acaba custando ao negócio enormes quantias de dinheiro a longo prazo. Contrariamente, algumas empresas vão faturar em excesso, o que deixará os clientes se sentindo alienados e querendo procurar serviços em outros lugares.

4. Mantendo as Conformidades

Manter-se atualizado com as leis tributárias e as regras tributárias específicas de cada país, especialmente com novas conformidades e mudanças, pode ser um desafio quando as empresas usam processos de faturamento manual ou simplesmente não têm recursos. O uso de um software de faturamento que atualiza novas porcentagens de lajes fiscais e quaisquer outros requisitos regulatórios economizará muito tempo para as pequenas empresas e as evitará de multas caras acumuladas pelo governo.

Com tanto para acompanhar, as empresas podem se sentir sobrecarregadas com onde e como simplificar o faturamento. Abaixo estão quatro maneiras pelas quais as empresas podem começar a aliviar os encargos de custo e tempo de faturamento e simplificar o faturamento em seus negócios.

4 maneiras de as empresas agilizarem o faturamento

1. Digitalize o faturamento

Não é nenhum segredo que a digitalização aumentou rapidamente no último ano e meio e o faturamento não é diferente. Ao mudar de métodos manuais e baseados em papel para software de faturamento baseado em nuvem, as SMBs colherão os benefícios de reduzir o tempo gasto na criação de faturas, eliminar copiar e colar e menos erros.

O software de faturamento online permite que as empresas tenham um registro de todas as suas transações de vendas em um só lugar. Além disso, permite às empresas um registro de todas as alterações feitas no cadastro no aplicativo, o que permite uma trilha de auditoria completa de suas contas a receber. Também permite que as empresas criem tarefas como a emissão de reembolsos, otimizando o tempo de envio de orçamentos. Ter todas as suas transações registradas e acessíveis prontamente permitirá eficiência e informações mais precisas, um requisito crítico ao lidar com finanças.

2. Automação

Se uma empresa já digitalizou seu faturamento, automatizar quando possível eliminará o trabalho ocupado e reduzirá o tempo. As empresas podem automatizar recursos recorrentes, como lembretes de pagamento e faturas recorrentes. Para dar um passo adiante, os pagamentos recorrentes de clientes e o registro de despesas recorrentes também podem ser automatizados para eficiência. A automação reduz drasticamente o tempo gasto no faturamento de outras maneiras, como transformar uma estimativa em uma fatura, converter entradas de tempo em contas, faturar novamente uma despesa com um clique, tudo sem precisar inserir novamente as informações.

3. Faturamento com recursos colaborativos

Em um ambiente de escritório tradicional, mais informações são trocadas por meio de interações face a face. Com a pandemia estimulando o trabalho de qualquer lugar, muitas empresas têm lutado para manter os esforços de colaboração tão fortes quanto eram pessoalmente. Os métodos manuais só aumentam as dificuldades de colaboração com copiar e colar, anexos e muito mais. As empresas devem buscar soluções de faturamento que permitam uma colaboração fácil, como a capacidade de compartilhar comentários em cada transação. Ao usar uma plataforma que inclui recursos colaborativos integrados, os funcionários podem trabalhar lado a lado e aumentar a produtividade.

Outra questão do compartilhamento de informações, seja por e-mail ou planilhas, é a privacidade. O desafio está em garantir que membros específicos da equipe tenham acesso a informações financeiras confidenciais, enquanto outros não. No entanto, as ferramentas de faturamento online com recursos colaborativos permitem que as empresas definam um acesso específico baseado em função para definir o que cada pessoa pode visualizar e modificar.

4. Portais do cliente para aprimorar as experiências do cliente

Os clientes são o pão com manteiga dos negócios, portanto, criar um processo de faturamento ideal só aumentará a fidelidade do cliente. Alguns sistemas de faturamento incluem portais de clientes ou clientes, que permitem que os clientes tenham uma visão clara de seu histórico de compras, bem como interajam com o negócio. Por exemplo, se uma empresa estiver vendendo um bem ou serviço e o cliente tiver acesso a um portal do cliente, esse cliente poderá ver todas as suas faturas que foram pagas e visualizar as faturas que ainda estão em aberto. Além disso, um portal do cliente pode ser utilizado para aprovar estimativas, adicionar comentários e responder a perguntas do cliente para eliminar e-mails e ligações desnecessárias.

Embora muitos desses pontos para simplificar o faturamento possam parecer atraentes, nem todas as empresas têm finanças ou recursos para digitalizar seu faturamento.

Recentemente, a Zoho decidiu tornar sua solução de faturamento, Zoho Invoice, gratuita por tempo indeterminado.

Para crescer e escalar, as pequenas empresas devem modernizar todos os aspectos de seus negócios, e o faturamento não é diferente. Infelizmente, isso pode ser difícil com orçamentos e recursos limitados, que são ainda mais acentuados pelos reveses econômicos causados ​​pela pandemia.

Mas quando você simplifica o faturamento, pode se concentrar em automatizar e criar melhores experiências para o cliente, tudo sem adicionar orçamento ou equipe. Buscar uma solução que se alinhe às necessidades do seu negócio permitirá inovação e crescimento em maior escala.