Il dilemma manuale: 4 modi per semplificare la fatturazione

Le piccole e medie imprese contribuiscono notevolmente alla crescita di un'economia. Tuttavia, con risorse e budget limitati, molte aziende continuano a lottare con le operazioni di fatturazione. Che si tratti di fatturare tramite fogli di calcolo e metodi cartacei o di lottare per ottimizzare una soluzione software di fatturazione, le aziende sono state costrette ad adattarsi alla modernizzazione digitale. La rapida digitalizzazione si è solo intensificata negli ultimi anni, creando una gamma più ampia di sfide di fatturazione per le piccole imprese.

Secondo un sondaggio BizSugar, il 36% delle PMI gestisce le finanze della propria attività manualmente o su carta. Con l'allocazione del tempo e gli errori manuali come problemi fondamentali nei processi manuali, il problema più grande di trovare fondi e risorse per permettersi costosi software di fatturazione rimane al centro di tutto. E con le aziende che necessitano di digitalizzare per avanzare, i metodi manuali sono meno adattabili all'ambiente di lavoro attuale.

Tuttavia, con i sistemi giusti in atto e nel budget, le piccole imprese possono ottimizzare i propri sistemi di contabilità clienti in modo che possano pagare in modo accurato e più rapido. A lungo termine, se riesci a semplificare la fatturazione, la tua attività continuerà a crescere in un mercato instabile.

Le maggiori sfide affrontate dalle piccole imprese

1. Mal di testa e limitazioni del metodo manuale

Molte piccole imprese utilizzano metodi manuali come documenti Word o fogli di calcolo per creare e gestire le fatture, ma questo processo consuma il tempo. Ad esempio, un utente potrebbe dover salvare il documento come modello o salvare più documenti su un desktop e quindi inviare un allegato tramite un'e-mail.

Inoltre, i metodi manuali limitano i sistemi di pagamento flessibili. Quando riceve un pagamento da un cliente, l'azienda dovrà aggiornare manualmente il record che richiederà tempo. Al contrario, l'utilizzo di un sistema di fatturazione consente all'azienda di connettersi a un gateway di pagamento che aggiorna automaticamente il pagamento. Questo è il motivo per cui i processi manuali tendono a ridurre l'efficienza e a creare maggiori opportunità di commettere errori.

2. Sfide di riscossione dei pagamenti

Può essere scomodo per gli imprenditori ricordare ai propri clienti di pagare quando un pagamento è scaduto. C'è il timore di sforzare il rapporto con i clienti con conseguente abbandono dei clienti. Sfortunatamente, i processi manuali e i metodi cartacei non consentono promemoria di pagamento automatizzati, che eliminano le interazioni scomode.

3. Difficoltà a tenere traccia del tempo fatturabile

Per azioni come la fatturazione del foglio presenze e la fatturazione dei progetti, le aziende devono fornire fatture con la quantità di tempo che hanno speso per i servizi. Sfortunatamente, può essere una sfida tenere traccia di quelle ore e fatturare accuratamente. Quello che tende a succedere è che gli imprenditori saranno sotto fattura, il che finisce per costare all'azienda enormi quantità di denaro a lungo termine. Al contrario, alcune aziende supereranno la fattura, il che lascerà i clienti alienati e desiderosi di cercare servizi altrove.

4. Mantenere le Conformità

Rimanere aggiornati con le leggi fiscali e le norme fiscali specifiche per ogni paese, in particolare con i nuovi adempimenti e quelli in evoluzione, può essere difficile quando le aziende utilizzano processi di fatturazione manuale o semplicemente non hanno le risorse. L'utilizzo di un software di fatturazione che aggiorna le nuove percentuali di tasselli e qualsiasi altro requisito normativo farà risparmiare un'enorme quantità di tempo alle piccole imprese e le salverà dalle costose sanzioni maturate dal governo.

Con così tanto da tenere traccia, le aziende possono sentirsi sopraffatte da dove e come semplificare la fatturazione. Di seguito sono riportati quattro modi in cui le aziende possono iniziare ad alleviare gli oneri legati ai costi e ai tempi di fatturazione e a semplificare la fatturazione nella propria attività.

4 modi per le aziende di semplificare la fatturazione

1. Digitalizza la fatturazione

Non è un segreto che la digitalizzazione è aumentata rapidamente nell'ultimo anno e mezzo e la fatturazione non è diversa. Passando dai metodi manuali e cartacei al software di fatturazione basato sul cloud, le PMI trarranno vantaggio dalla riduzione del tempo speso per la creazione delle fatture, dall'eliminazione di copia e incolla e da un minor numero di errori.

Il software di fatturazione online consente alle aziende di avere un registro di tutte le loro transazioni di vendita in un unico posto. Inoltre, consente alle aziende un registro di ogni modifica apportata al record nell'applicazione, il che consente un audit trail completo dei loro crediti. Consente inoltre alle aziende di creare attività come l'emissione di rimborsi, ottimizzando il tempo necessario per inviare i preventivi. Avere tutte le transazioni registrate e accessibili prontamente consentirà efficienza e informazioni più accurate, un requisito fondamentale quando si ha a che fare con le finanze.

2. Automazione

Se un'azienda ha già digitalizzato la propria fatturazione, automatizzare quando possibile eliminerà il lavoro intenso e ridurrà il tempo. Le aziende possono automatizzare funzionalità ricorrenti come solleciti di pagamento e fatture ricorrenti. Per fare un ulteriore passo avanti, anche i pagamenti ricorrenti dei clienti e la registrazione delle spese ricorrenti possono essere automatizzati per l'efficienza. L'automazione riduce drasticamente il tempo speso per la fatturazione in altri modi, come trasformare un preventivo in fattura, convertire gli orari in fatture, rifatturare una spesa in un clic, il tutto senza dover reinserire le informazioni.

3. Fatturazione con funzionalità collaborative

In un ufficio tradizionale, più informazioni vengono scambiate attraverso interazioni faccia a faccia. Con la pandemia che ha stimolato il lavoro da qualsiasi luogo, molte aziende hanno lottato per mantenere gli sforzi di collaborazione forti come lo erano di persona. I metodi manuali aumentano solo le difficoltà di collaborazione con copia e incolla, allegati e altro. Le aziende dovrebbero cercare soluzioni di fatturazione che consentano una facile collaborazione, come la capacità di condividere commenti in ogni transazione. Utilizzando una piattaforma che include funzionalità collaborative integrate, i dipendenti possono lavorare insieme e migliorare la produttività.

Un altro problema relativo alla condivisione di informazioni avanti e indietro, tramite e-mail o fogli di calcolo, è la privacy. La sfida consiste nell'assicurarsi che membri specifici del team abbiano accesso a informazioni finanziarie sensibili, mentre altri no. Tuttavia, gli strumenti di fatturazione online con funzionalità collaborative consentono alle aziende di impostare un accesso specifico basato sui ruoli per definire ciò che ogni persona può visualizzare e modificare.

4. Portali clienti per migliorare le esperienze dei clienti

I clienti sono il pane quotidiano del business, quindi creare un processo di fatturazione ottimale non farà che aumentare la fedeltà dei clienti. Alcuni sistemi di fatturazione includono portali clienti o clienti, che consentono ai clienti di avere una visione chiara della cronologia degli acquisti e di interagire con l'azienda. Ad esempio, se un'azienda vende un bene o un servizio e il cliente ha accesso a un portale clienti, quel cliente sarà in grado di vedere tutte le fatture che sono state pagate e le fatture ancora aperte. Inoltre, è possibile utilizzare un portale clienti per approvare preventivi, aggiungere commenti e rispondere alle domande dei clienti per eliminare le e-mail avanti e indietro e le telefonate non necessarie.

Sebbene molti di questi punti per semplificare la fatturazione possano sembrare allettanti, non tutte le aziende hanno le finanze o le risorse per digitalizzare la propria fatturazione.

Di recente, Zoho ha deciso di rendere gratuita a tempo indeterminato la sua soluzione di fatturazione, Zoho Invoice.

Per crescere e scalare, le piccole imprese devono modernizzare tutti gli aspetti della loro attività e la fatturazione non è diversa. Sfortunatamente, ciò può essere difficile con budget e risorse limitati, che sono ancora più aggravati dalle battute d'arresto economiche causate dalla pandemia.

Ma quando semplifichi la fatturazione, puoi concentrarti sull'automazione e sulla creazione di migliori esperienze per i clienti, il tutto senza aggiungere budget o personale. La ricerca di una soluzione in linea con le esigenze della tua azienda consentirà innovazione e crescita su scala più ampia.