المعضلة اليدوية: 4 طرق لتبسيط الفواتير

تساهم الشركات الصغيرة والمتوسطة بشكل كبير في نمو الاقتصاد. ومع ذلك ، مع الموارد والميزانيات المحدودة ، لا تزال العديد من الشركات تكافح مع عمليات الفواتير الخاصة بهم. سواء كان الأمر يتعلق بالفواتير من خلال جداول البيانات والأساليب الورقية ، أو تكافح من أجل تحسين حل برمجيات الفوترة ، فقد اضطرت الشركات إلى التكيف مع التحديث الرقمي. تم تكثيف الرقمنة السريعة خلال السنوات القليلة الماضية فقط ، مما أدى إلى ظهور مجموعة واسعة من تحديات الفواتير للشركات الصغيرة.

وفقًا لمسح BizSugar ، تدير 36٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة موارد أعمالها يدويًا أو على الورق. مع تخصيص الوقت والأخطاء اليدوية كقضايا أساسية في العمليات اليدوية ، تظل المشكلة الأكبر المتمثلة في العثور على الأموال والموارد اللازمة لتحمل تكلفة برامج الفواتير المكلفة في قلب كل شيء. ومع احتياج الشركات إلى الرقمنة للتقدم ، فإن الأساليب اليدوية أقل قابلية للتكيف مع بيئة العمل الحالية.

ومع ذلك ، مع وجود الأنظمة المناسبة وفي الميزانية ، يمكن للشركات الصغيرة تحسين أنظمة حسابات القبض الخاصة بهم حتى يتمكنوا من الدفع بدقة وأسرع. على المدى الطويل ، إذا كان بإمكانك تبسيط الفواتير ، فسوف يستمر عملك في النمو في سوق متذبذب.

أكبر التحديات التي تواجهها الشركات الصغيرة

1. الصداع الأسلوب اليدوي والقيود

تستخدم العديد من الشركات الصغيرة طرقًا يدوية مثل مستندات الكلمات أو جداول البيانات لإنشاء الفواتير وإدارتها ، إلا أن هذه العملية تتآكل في الوقت المحدد. على سبيل المثال ، قد يضطر المستخدم إلى حفظ المستند كقالب أو حفظ مستندات متعددة على سطح المكتب ثم إرسال مرفق عبر بريد إلكتروني.

بالإضافة إلى ذلك ، تحد الطرق اليدوية من أنظمة الدفع المرنة. عند استلام دفعة من أحد العملاء ، سيتعين على الشركة تحديث السجل يدويًا الأمر الذي سيستغرق بعض الوقت. على العكس من ذلك ، فإن استخدام نظام الفواتير يسمح للشركة بالاتصال ببوابة الدفع التي تقوم بتحديث الدفع تلقائيًا. هذا هو السبب في أن العمليات اليدوية تميل إلى قتل الكفاءة وخلق المزيد من الفرص لارتكاب الأخطاء.

2. تحديات تحصيل المدفوعات

قد يكون من غير المريح لأصحاب الأعمال تذكير عملائهم بالدفع عند تجاوز السداد. هناك خوف من توتر العلاقة مع العملاء مما يؤدي إلى اضطراب العملاء. لسوء الحظ ، لا تسمح العمليات اليدوية والطرق الورقية بتذكير الدفع الآلي ، مما يلغي التفاعلات غير المريحة.

3. صعوبة تتبع الوقت القابل للفوترة

بالنسبة للإجراءات مثل فواتير صحيفة الوقت وفواتير المشروع ، يجب على الشركات تقديم فواتير مع مقدار الوقت الذي أمضيته في الخدمات. لسوء الحظ ، قد يكون من الصعب تتبع تلك الساعات والفواتير بدقة. ما يحدث هو أن أصحاب الأعمال سوف يخضعون للفواتير ، الأمر الذي يكلف الشركة مبالغ ضخمة من المال على المدى الطويل. على النقيض من ذلك ، فإن بعض الشركات ستتجاوز فاتورتها ، مما سيجعل العملاء يشعرون بالغربة والرغبة في البحث عن خدمات في مكان آخر.

4. مواكبة الامتثال

قد يكون من الصعب مواكبة قوانين الضرائب والقواعد الضريبية المحددة لكل بلد ، خاصة مع الامتثال الجديد والتغييرات ، عندما تستخدم الشركات عمليات الفوترة اليدوية أو لا تمتلك الموارد. سيؤدي استخدام برنامج الفواتير الذي يقوم بتحديث النسب المئوية الجديدة لشريحة الضرائب وأي متطلبات تنظيمية أخرى إلى توفير قدر هائل من الوقت للشركات الصغيرة وتوفيرها من العقوبات المكلفة المتراكمة من الحكومة.

مع وجود الكثير لتتبعه ، يمكن أن تشعر الشركات بالإرهاق من مكان وكيفية تبسيط الفواتير. فيما يلي أربع طرق يمكن للشركات أن تبدأ بها في تخفيف أعباء تكلفة الفواتير والوقت وتبسيط الفواتير في أعمالها.

4 طرق للشركات لتبسيط الفواتير

1. رقمنة الفواتير

لا يخفى على أحد أن الرقمنة قد ازدادت بسرعة في العام ونصف العام الماضيين ولا تختلف الفواتير عن ذلك. عند التحول من الأساليب اليدوية والورقية إلى برامج الفوترة المستندة إلى السحابة ، ستجني الشركات الصغيرة والمتوسطة فوائد تقليل الوقت الذي يقضيه في إنشاء الفواتير ، والقضاء على النسخ واللصق ، وتقليل الأخطاء.

يتيح برنامج الفوترة عبر الإنترنت للشركات أن يكون لها سجل بجميع معاملات مبيعاتها في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يسمح للشركات بسجل لكل تغيير يتم إجراؤه على السجل في التطبيق ، مما يسمح بتتبع تدقيق كامل لحساباتها المدينة. كما يسمح للشركات بإنشاء مهام مثل إصدار المبالغ المستردة ، وتحسين الوقت الذي يستغرقه إرسال التقديرات. سيسمح تسجيل جميع معاملاتك وإمكانية الوصول إليها بسهولة بالحصول على معلومات أكثر دقة وكفاءة ، وهو مطلب حاسم عند التعامل مع الشؤون المالية.

2. الأتمتة

إذا كانت الشركة قد قامت بالفعل برقمنة فواتيرها ، فإن التشغيل الآلي عند الإمكان سيقضي على العمل المزدحم ويقلل من الوقت الضائع. يمكن للشركات أتمتة الميزات المتكررة مثل تذكيرات الدفع والفواتير المتكررة. لأخذ خطوة إلى الأمام ، يمكن أيضًا أتمتة المدفوعات المتكررة من العملاء وتسجيل النفقات المتكررة لتحقيق الكفاءة. تعمل الأتمتة على تقليل الوقت المستغرق في إعداد الفواتير بشكل كبير بطرق أخرى مثل تحويل التقدير إلى فاتورة ، وتحويل إدخالات الوقت إلى فواتير ، وإعادة تحرير الفواتير بنقرة واحدة ، كل ذلك دون الحاجة إلى إعادة إدخال المعلومات.

3. الفواتير مع الميزات التعاونية

في بيئة المكتب التقليدية ، يتم تبادل المزيد من المعلومات من خلال التفاعلات وجهًا لوجه. مع تحفيز الوباء على العمل من أي مكان ، كافحت العديد من الشركات للحفاظ على الجهود التعاونية قوية كما كانت على المستوى الشخصي. تؤدي الأساليب اليدوية فقط إلى زيادة صعوبات التعاون مع النسخ واللصق والمرفقات والمزيد. يجب على الشركات البحث عن حلول الفواتير التي تسمح بالتعاون السهل مثل القدرة على مشاركة التعليقات في كل معاملة. باستخدام نظام أساسي يتضمن ميزات تعاونية مضمنة ، يمكن للموظفين العمل جنبًا إلى جنب مع بعضهم البعض وتعزيز الإنتاجية.

هناك مسألة أخرى تتعلق بمشاركة المعلومات ذهابًا وإيابًا ، سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو جداول البيانات ، وهي الخصوصية. يكمن التحدي في التأكد من أن أعضاء الفريق المحدد لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات المالية الحساسة ، في حين أن الآخرين لا يفعلون ذلك. ومع ذلك ، فإن أدوات الفوترة عبر الإنترنت ذات الميزات التعاونية تسمح للشركات بتعيين وصول محدد قائم على الأدوار لتحديد ما يمكن لكل شخص عرضه وتعديله.

4. بوابات العملاء لتعزيز تجارب العملاء

العملاء هم الخبز والزبدة للأعمال التجارية ، لذا فإن إنشاء عملية فواتير مثالية لن يؤدي إلا إلى زيادة ولاء العملاء. تتضمن بعض أنظمة الفوترة بوابات العميل أو العملاء ، والتي تتيح للعملاء الحصول على رؤية واضحة لسجل الشراء ، بالإضافة إلى التفاعل مع الأعمال. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تبيع سلعة أو خدمة وكان العميل لديه حق الوصول إلى بوابة العملاء ، فسيكون هذا العميل قادرًا على رؤية جميع فواتيرهم التي تم دفعها وعرض الفواتير التي لا تزال مفتوحة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام بوابة العميل للموافقة على التقديرات وإضافة التعليقات والإجابة على أسئلة العميل للتخلص من البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا والمكالمات الهاتفية غير الضرورية.

في حين أن العديد من هذه النقاط لتبسيط الفواتير قد تبدو جذابة ، إلا أن جميع الشركات لا تمتلك الموارد المالية أو الموارد اللازمة لرقمنة فواتيرها.

قررت Zoho مؤخرًا جعل حل الفواتير ، Zoho Invoice ، مجانيًا إلى أجل غير مسمى.

من أجل النمو والتوسع ، يجب على الشركات الصغيرة تحديث جميع جوانب أعمالها ، ولا يختلف إصدار الفواتير. لسوء الحظ ، قد يكون ذلك صعبًا في ظل الميزانيات والموارد المحدودة ، والتي تزداد حدتها بسبب النكسات الاقتصادية التي يسببها الوباء.

ولكن عند تبسيط الفواتير ، يمكنك التركيز على أتمتة وإنشاء تجارب عملاء أفضل ، كل ذلك دون إضافة ميزانية أو موظفين. البحث عن حل يتوافق مع احتياجات عملك سيسمح بالابتكار والنمو على نطاق أوسع.