手动困境：简化发票的 4 种方法

中小型企业对经济增长做出了重大贡献。 然而，由于资源和预算紧张，许多企业继续在发票业务方面苦苦挣扎。 无论是通过电子表格和纸质方法开具发票，还是努力优化发票软件解决方案，企业都被迫适应数字化现代化。 快速数字化只是在过去几年中愈演愈烈，给小企业带来了更广泛的发票挑战。

根据 BizSugar 调查，36% 的中小型企业手动或在纸上管理其业务财务。 随着时间分配和人工错误成为人工流程中的核心问题，寻找资金和资源以支付昂贵的发票软件的更大问题仍然是一切的核心。 随着企业需要数字化来推进，手动方法不太适合当前的工作环境。

然而，只要有合适的系统并在预算内，小企业可以优化他们的应收账款系统，以便他们能够准确、更快地支付。 从长远来看，如果您可以简化发票，您的业务将在摇摆不定的市场中继续增长。

小企业面临的最大挑战

1. 手动方法的难题和局限性

许多小型企业使用诸如 Word 文档或电子表格之类的手动方法来创建和管理发票，但这个过程有时会消耗掉。 例如，用户可能必须将文档保存为模板，或者将多个文档保存在桌面上，然后通过电子邮件发送附件。

此外，手动方法限制了灵活的支付系统。 当收到客户的付款时，企业将不得不手动更新记录，这需要时间。 相反，使用发票系统允许企业连接到自动更新付款的支付网关。 这就是为什么手动流程往往会降低效率并为犯错创造更多机会。

2. 收款挑战

企业主在付款逾期时提醒客户付款可能会让人不舒服。 担心与客户的关系紧张会导致客户流失。 不幸的是，手动流程和基于纸张的方法不允许自动付款提醒，从而消除了不愉快的交互。

3. 难以追踪计费时间

对于时间表开票和项目开票等操作，企业必须在账单上提供他们在服务上花费的时间。 不幸的是，跟踪这些时间并准确计费可能是一项挑战。 往往会发生的是企业主会根据账单，从长远来看最终会花费企业巨额资金。 相反，一些企业会超额收费，这会让客户感到疏远，并希望在其他地方寻求服务。

4. 保持合规性

当企业使用手动开票流程或只是没有资源时，要及时了解税法和每个国家/地区的具体税收规则，尤其是新的合规性和不断变化的合规性，可能具有挑战性。 使用更新新税板百分比和任何其他监管要求的发票软件将为小企业节省大量时间，并使他们免于政府产生的高额罚款。

有这么多要跟踪的东西，公司可能会对在哪里以及如何简化发票流程感到不知所措。 以下是企业可以开始减轻开票成本和时间负担并简化业务开票的四种方法。

企业简化发票的 4 种方法

1.数字化发票

数字化在过去一年半中迅速发展，这已不是什么秘密，发票也不例外。 当从手动和基于纸张的方法转变为基于云的发票软件时，中小型企业将受益于减少发票创建所花费的时间、消除复制和粘贴以及更少的错误。

在线发票软件允许企业在一个地方记录所有销售交易。 此外，它允许公司记录对应用程序记录所做的每一次更改，从而可以对其应收账款进行完整的审计跟踪。 它还允许公司创建诸如发放退款、优化发送估计所需的时间等任务。 记录并随时访问您的所有交易将提高效率和更准确的信息，这是处理财务时的一项关键要求。

2.自动化

如果一家企业已经将发票数字化，那么尽可能实现自动化将消除繁忙的工作并减少时间浪费。 企业可以自动化重复功能，例如付款提醒和重复发票。 更进一步，客户的经常性付款和记录经常性费用也可以自动化以提高效率。 自动化以其他​​方式大大减少了开票所花费的时间，例如将估算转换为发票、将时间条目转换为账单、一键重新计费，所有这些都无需重新输入信息。

3. 具有协作功能的发票

在传统的办公环境中，更多的信息是通过面对面的互动来交换的。 随着大流行在任何地方激发工作，许多企业都在努力保持与他们面对面的合作一样强大。 手动方法只会增加复制和粘贴、附件等方面的协作难度。 企业应寻求能够轻松协作的发票解决方案，例如在每笔交易中共享评论的能力。 通过使用包含内置协作功能的平台，员工可以一起工作并提高生产力。

无论是通过电子邮件还是电子表格，来回共享信息的另一个问题是隐私。 挑战在于确保特定团队成员可以访问敏感的财务信息，而其他成员则不能。 但是，具有协作功能的在线发票工具允许企业设置特定的基于角色的访问权限，以定义每个人可以查看和修改的内容。

4. 增强客户体验的客户门户

客户是企业的面包和黄油，因此创建最佳发票流程只会增加客户忠诚度。 一些发票系统包括客户或客户门户，这使客户可以清楚地了解他们的购买历史，并与企业互动。 例如，如果一家企业正在销售商品或服务，并且客户可以访问客户门户，则该客户将能够查看其所有已付款的发票并查看仍处于打开状态的发票。 此外，客户门户可用于批准估算、添加评论和回答客户问题，以消除来回发送电子邮件和不必要的电话。

尽管其中许多简化发票的要点听起来很吸引人，但并非所有企业都有财务或资源来数字化发票。

最近，Zoho 决定无限期免费提供他们的发票解决方案 Zoho Invoice。

为了发展壮大，小型企业必须对其业务的各个方面进行现代化改造，发票也不例外。 不幸的是，在预算和资源有限的情况下，这可能很困难，而大流行造成的经济挫折则更加严重。

但是，当您简化发票时，您可以专注于自动化和创造更好的客户体验，而无需增加预算或人员。 寻找符合您业务需求的解决方案将有助于实现更大规模的创新和增长。