手動のジレンマ：請求を合理化する4つの方法

公開: 2021-08-02

中小企業は主に経済の成長に貢献しています。しかし、リソースと厳しい予算があるため、多くの企業は請求書発行業務に苦労し続けています。スプレッドシートや紙ベースの方法で請求する場合でも、請求ソフトウェアソリューションの最適化に苦労する場合でも、企業はデジタルの近代化に適応することを余儀なくされています。急速なデジタル化はここ数年で激化しており、中小企業にとってより広範囲の請求書発行の課題を生み出しています。

BizSugarの調査によると、SMBの36％は、手動または紙でビジネスの財務を管理しています。時間の割り当てと手動のエラーが手動プロセスの中心的な問題であるため、費用のかかる請求書発行ソフトウェアを購入するための資金とリソースを見つけるという大きな問題がすべての中心にあります。また、ビジネスを進めるためにデジタル化が必要なため、手動による方法は現在の作業環境にあまり適応できません。

ただし、適切なシステムと予算があれば、中小企業は売掛金システムを最適化して、正確かつ迅速に支払いを行うことができます。長期的には、請求書発行を合理化できれば、揺らいでいる市場でビジネスが成長し続けるでしょう。

中小企業が直面する最大の課題

1.手動による方法の頭痛と制限

多くの中小企業は、請求書の作成と管理にワードドキュメントやスプレッドシートなどの手動の方法を使用していますが、このプロセスは時間の経過とともに無駄になります。たとえば、ユーザーはドキュメントをテンプレートとして保存したり、デスクトップに複数のドキュメントを保存してからメールで添付ファイルを送信したりする必要がある場合があります。

さらに、手動による方法では、柔軟な支払いシステムが制限されます。クライアントから支払いを受け取るとき、ビジネスは手動でレコードを更新する必要があり、これには時間がかかります。それどころか、請求システムを使用すると、企業は支払いを自動的に更新する支払いゲートウェイに接続できます。これが、手動プロセスが効率を低下させ、エラーが発生する機会を増やす傾向がある理由です。

2.支払い回収の課題

支払いが遅れたときに顧客に支払いを促すことは、事業主にとって不快な場合があります。顧客との関係を緊張させ、顧客離れにつながる恐れがあります。残念ながら、手動プロセスと紙ベースの方法では、自動支払いリマインダーが許可されていないため、不快なやり取りが排除されます。

3.請求可能な時間を追跡することの難しさ

タイムシートの請求やプロジェクトの請求などのアクションの場合、企業はサービスに費やした時間を請求書に提供する必要があります。残念ながら、これらの時間を追跡して正確に請求するのは難しい場合があります。起こりがちなのは、事業主が請求を下回ってしまうことです。これは、長期的には事業に莫大な金額を費やすことになります。逆に、一部の企業は請求額を超過するため、顧客は疎外感を感じ、他の場所でサービスを求めたいと思うようになります。

4.コンプライアンスを維持する

企業が手動の請求プロセスを使用している場合や、リソースがない場合は、税法や各国の特定の税法、特に新しいコンプライアンスや変更されたコンプライアンスを最新の状態に保つことが難しい場合があります。新しい税スラブの割合やその他の規制要件を更新する請求書発行ソフトウェアを使用すると、中小企業の時間を大幅に節約し、政府から発生する高額な罰金から中小企業を救うことができます。

追跡することがたくさんあるので、企業は請求書発行を合理化する場所と方法に圧倒されていると感じることができます。以下は、企業が請求のコストと時間の負担を軽減し、ビジネスでの請求を合理化するために開始できる4つの方法です。

企業が請求を合理化するための4つの方法

1.請求書のデジタル化

昨年半年にデジタル化が急速に増加し、請求も例外ではないことは周知の事実です。手動および紙ベースの方法からクラウドベースの請求書発行ソフトウェアに移行する場合、SMBは請求書の作成にかかる時間を短縮し、コピーと貼り付けを排除し、エラーを減らすというメリットを享受します。

オンライン請求ソフトウェアを使用すると、企業はすべての販売取引の記録を1か所にまとめることができます。さらに、企業はアプリケーションのレコードに加えられたすべての変更のログを取得できるため、売掛金の完全な監査証跡が可能になります。また、企業は払い戻しの発行、見積もりの送信にかかる時間を最適化するなどのタスクを作成できます。すべてのトランザクションを記録してすぐにアクセスできるようにすることで、効率性とより正確な情報が可能になります。これは、財務を扱う際の重要な要件です。

2.自動化

企業がすでに請求書をデジタル化している場合は、可能な場合に自動化することで、忙しい作業を排除し、時間の無駄を減らすことができます。企業は、支払いのリマインダーや定期的な請求書などの定期的な機能を自動化できます。さらに一歩進んで、顧客からの定期的な支払いと定期的な経費の記録も効率化のために自動化することができます。自動化により、見積もりを請求書に変換したり、時間入力を請求書に変換したり、ワンクリックで経費を再請求したりするなど、他の方法で請求に費やす時間を大幅に削減できます。すべて、情報を再入力する必要はありません。

3.共同機能による請求

従来のオフィス環境では、より多くの情報が対面のやり取りを通じて交換されます。どこからでもパンデミックに拍車がかかっているため、多くの企業は、直接の場合と同じように強力な共同作業を維持するのに苦労しています。手動による方法では、コピーと貼り付け、添付ファイルなどのコラボレーションの問題が増えるだけです。企業は、各トランザクションでコメントを共有する機能など、簡単なコラボレーションを可能にする請求ソリューションを探す必要があります。コラボレーション機能が組み込まれたプラットフォームを使用することで、従業員は互いに協力して生産性を向上させることができます。

電子メールであろうとスプレッドシートであろうと、情報をやり取りするもう1つの問題は、プライバシーです。課題は、特定のチームメンバーが機密の財務情報にアクセスできるようにすることですが、他のメンバーはアクセスできないようにすることです。ただし、共同機能を備えたオンライン請求ツールを使用すると、企業は特定の役割ベースのアクセスを設定して、各ユーザーが表示および変更できる内容を定義できます。

4.顧客体験を向上させるための顧客ポータル

顧客はビジネスの要であるため、最適な請求プロセスを作成することは、顧客の忠誠心を高めるだけです。一部の請求システムには、クライアントポータルまたは顧客ポータルが含まれています。これにより、顧客は購入履歴を明確に把握したり、ビジネスとやり取りしたりできます。たとえば、企業が商品やサービスを販売していて、クライアントが顧客ポータルにアクセスできる場合、そのクライアントは支払われたすべての請求書を表示し、まだ開いている請求書を表示できます。さらに、クライアントポータルを利用して、見積もりの承認、コメントの追加、クライアントの質問への回答を行って、電子メールのやり取りや不要な電話をなくすことができます。

請求書発行を合理化するためのこれらのポイントの多くは魅力的に聞こえるかもしれませんが、すべての企業が請求書発行をデジタル化するための資金やリソースを持っているわけではありません。

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成長と拡大のために、中小企業はビジネスのすべての側面を近代化する必要があり、請求書発行も例外ではありません。残念ながら、それは限られた予算とリソースでは困難な場合があり、パンデミックによって引き起こされた経済的後退からさらに高まっています。

しかし、請求書発行を合理化すると、予算やスタッフを追加することなく、自動化とより優れた顧客体験の創出に集中できます。ビジネスのニーズに合ったソリューションを探すことで、より大規模なイノベーションと成長が可能になります。