Dilema manuală: 4 moduri de a eficientiza facturarea

Întreprinderile mici și mijlocii contribuie în mare măsură la creșterea economiei. Cu toate acestea, cu resurse și bugete strânse, multe companii continuă să se lupte cu operațiunile lor de facturare. Fie că este vorba de facturare prin foi de calcul și metode pe hârtie, fie că se luptă să optimizeze o soluție software de facturare, companiile au fost forțate să se adapteze la modernizarea digitală. Digitalizarea rapidă s-a intensificat doar în ultimii ani, creând o gamă mai largă de provocări de facturare pentru întreprinderile mici.

Potrivit unui sondaj BizSugar, 36% dintre IMM-uri își gestionează finanțele afacerii manual sau pe hârtie. Având în vedere alocarea timpului și erorile manuale ca probleme de bază în procesele manuale, problema mai mare de a găsi fonduri și resurse pentru a-și permite software-ul costisitor de facturare rămâne în centrul tuturor. Și cu companiile care au nevoie de digitalizare pentru a avansa, metodele manuale sunt mai puțin adaptabile la mediul de lucru actual.

Cu toate acestea, cu sistemele potrivite și în buget, întreprinderile mici își pot optimiza sistemele de creanțe, astfel încât să poată plăti mai precis și mai rapid. Pe termen lung, dacă puteți eficientiza facturarea, afacerea dvs. va continua să crească pe o piață instabilă.

Cele mai mari provocări cu care se confruntă întreprinderile mici

1. Cefalee și limitări prin metoda manuală

Multe întreprinderi mici folosesc metode manuale, cum ar fi documentele Word sau foile de calcul pentru a crea și gestiona facturile, totuși, acest proces mănâncă timpul. De exemplu, un utilizator poate fi nevoit să salveze documentul ca șablon sau să salveze mai multe documente pe un desktop și apoi să trimită un atașament printr-un e-mail.

În plus, metodele manuale limitează sistemele de plată flexibile. Când primește o plată de la un client, compania va trebui să actualizeze manual înregistrarea, ceea ce va dura timp. Dimpotrivă, utilizarea unui sistem de facturare permite afacerii să se conecteze la un gateway de plată care actualizează plata automat. Acesta este motivul pentru care procesele manuale tind să distrugă eficiența și să creeze mai multe oportunități de a face erori.

2. Provocări de colectare a plăților

Poate fi incomod pentru proprietarii de afaceri să le reamintească clienților să plătească atunci când o plată este restante. Există o teamă de a încorda relația cu clienții, ceea ce duce la pierderea clienților. Din păcate, procesele manuale și metodele pe hârtie nu permit memento-uri automate de plată, care elimină interacțiunile incomode.

3. Dificultate de urmărire a timpului facturabil

Pentru acțiuni precum facturarea în fișă de pontaj și facturarea proiectelor, companiile trebuie să furnizeze facturile cu timpul pe care l-au petrecut pe servicii. Din păcate, poate fi o provocare să urmăriți acele ore și să facturați cu exactitate. Ceea ce tinde să se întâmple este că proprietarii de afaceri vor fi sub factura, ceea ce ajunge să coste afacerea sume uriașe de bani pe termen lung. Dimpotrivă, unele companii vor suprafactura, ceea ce îi va face pe clienți să se simtă înstrăinați și să dorească să caute servicii în altă parte.

4. Menținerea conformităților

Să rămâi la curent cu legile fiscale și cu regulile fiscale specifice pentru fiecare țară, în special cu noile conformități și cu cele în schimbare, poate fi o provocare atunci când companiile folosesc procese manuale de facturare sau pur și simplu nu au resurse. Folosirea unui software de facturare care actualizează noile procente de taxe și orice alte cerințe de reglementare va economisi o cantitate enormă de timp pentru întreprinderile mici și le va scuti de penalități costisitoare acumulate de guvern.

Având atât de multe de urmărit, companiile se pot simți copleșite de unde și cum să eficientizeze facturarea. Mai jos sunt patru moduri prin care companiile pot începe să ușureze povara costurilor și a timpului de facturare și să eficientizeze facturarea în afacerea lor.

4 moduri prin care companiile pot eficientiza facturarea

1. Digitalizați Facturarea

Nu este un secret pentru nimeni că digitalizarea a crescut rapid în ultimul an și jumătate, iar facturarea nu este diferită. Când trec de la metodele manuale și pe hârtie la software-ul de facturare bazat pe cloud, IMM-urile vor beneficia de reducerea timpului petrecut cu crearea facturilor, eliminând copierea și lipirea și mai puține erori.

Software-ul de facturare online permite companiilor să aibă o evidență a tuturor tranzacțiilor lor de vânzare într-un singur loc. În plus, permite companiilor un jurnal al fiecărei modificări aduse înregistrării în aplicație, ceea ce permite o urmărire completă de audit a conturilor lor de încasat. De asemenea, permite companiilor să creeze sarcini precum emiterea de rambursări, optimizând timpul necesar pentru trimiterea estimărilor. Având toate tranzacțiile înregistrate și accesibile cu ușurință, vă va permite eficiența și informații mai precise, o cerință critică atunci când aveți de-a face cu finanțele.

2. Automatizare

Dacă o companie și-a digitalizat deja facturarea, automatizarea atunci când este posibil va elimina munca aglomerată și va reduce timpul. Companiile pot automatiza funcții recurente, cum ar fi mementourile de plată și facturile recurente. Pentru a face un pas mai departe, plățile recurente de la clienți și înregistrarea cheltuielilor recurente pot fi, de asemenea, automatizate pentru eficiență. Automatizarea reduce drastic timpul petrecut cu facturarea în alte moduri, cum ar fi transformarea unei estimări într-o factură, conversia intrărilor de timp în facturi, refacturarea unei cheltuieli cu un singur clic, totul fără a fi nevoie să reintroduceți informații.

3. Facturare cu funcții de colaborare

Într-un cadru tradițional de birou, mai multe informații sunt schimbate prin interacțiuni față în față. Odată cu pandemia stimulând munca de oriunde, multe companii s-au străduit să mențină eforturile de colaborare la fel de puternice precum au fost în persoană. Metodele manuale nu fac decât să mărească dificultățile de colaborare cu copierea și lipirea, atașamentele și multe altele. Companiile ar trebui să caute soluții de facturare care să permită o colaborare ușoară, cum ar fi capacitatea de a partaja comentarii în fiecare tranzacție. Prin utilizarea unei platforme care include funcții de colaborare încorporate, angajații pot lucra unul alături de celălalt și pot spori productivitatea.

O altă problemă a partajării informațiilor înainte și înapoi, fie că este prin e-mail sau foi de calcul, este confidențialitatea. Provocarea constă în a ne asigura că anumiți membri ai echipei au acces la informații financiare sensibile, în timp ce alții nu au acces. Cu toate acestea, instrumentele de facturare online cu funcții de colaborare permit companiilor să stabilească un anumit acces bazat pe roluri pentru a defini ceea ce poate vizualiza și modifica fiecare persoană.

4. Portaluri pentru clienți pentru îmbunătățirea experienței clienților

Clienții sunt painea și untul afacerii, așa că crearea unui proces optim de facturare va contribui doar la loialitatea clienților. Unele sisteme de facturare includ portaluri pentru clienți sau clienți, ceea ce le permite clienților să aibă o imagine clară asupra istoricului lor de achiziții, precum și să interacționeze cu afacerea. De exemplu, dacă o afacere vinde un bun sau un serviciu și clientul are acces la un portal pentru clienți, acel client va putea să vadă toate facturile care au fost plătite și să vadă facturile care sunt încă deschise. În plus, un portal pentru clienți poate fi utilizat pentru a aproba estimări, pentru a adăuga comentarii și pentru a răspunde la întrebările clienților pentru a elimina e-mailurile înainte și înapoi și apelurile telefonice inutile.

În timp ce multe dintre aceste puncte pentru eficientizarea facturării pot suna atrăgătoare, nu toate companiile au finanțele sau resursele necesare pentru a-și digitaliza facturarea.

Recent, Zoho a decis să facă gratuită pe termen nelimitat soluția lor de facturare, Zoho Invoice.

Pentru a crește și a se extinde, întreprinderile mici trebuie să își modernizeze toate aspectele afacerii, iar facturarea nu este diferită. Din păcate, acest lucru poate fi dificil cu bugete și resurse limitate, care sunt și mai accentuate din cauza eșecurilor economice cauzate de pandemie.

Dar atunci când eficientizați facturarea, vă puteți concentra pe automatizarea și crearea unor experiențe mai bune pentru clienți, totul fără a adăuga buget sau personal. Căutarea unei soluții care să se alinieze nevoilor afacerii dvs. va permite inovarea și creșterea la scară mai mare.