ภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกด้วยตนเอง: 4 วิธีในการปรับปรุงการออกใบแจ้งหนี้

ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมีส่วนสำคัญต่อการเติบโตของเศรษฐกิจ ด้วยทรัพยากรและงบประมาณที่จำกัด ธุรกิจจำนวนมากยังคงต้องดิ้นรนกับการดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะเป็นการออกใบแจ้งหนี้ผ่านสเปรดชีตและวิธีการใช้กระดาษ หรือการดิ้นรนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพโซลูชันซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ ธุรกิจต่างๆ ถูกบังคับให้ปรับให้เข้ากับความทันสมัยทางดิจิทัล การแปลงเป็นดิจิทัลอย่างรวดเร็วได้ทวีความรุนแรงขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ทำให้เกิดความท้าทายด้านการออกใบแจ้งหนี้ในวงกว้างสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

จากการสำรวจของ BizSugar พบว่า 36% ของ SMB จัดการด้านการเงินของธุรกิจด้วยตนเองหรือบนกระดาษ ด้วยการจัดสรรเวลาและข้อผิดพลาดด้วยตนเองเป็นปัญหาหลักในกระบวนการด้วยตนเอง ปัญหาที่ใหญ่กว่าในการค้นหาเงินทุนและทรัพยากรเพื่อซื้อซอฟต์แวร์การแจ้งหนี้ที่มีราคาแพงยังคงเป็นศูนย์กลางของทุกสิ่ง และด้วยธุรกิจที่ต้องการการแปลงเป็นดิจิทัลเพื่อความก้าวหน้า วิธีการแบบแมนนวลจึงปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบันได้น้อยลง

อย่างไรก็ตาม ด้วยระบบที่เหมาะสมและอยู่ในงบประมาณ ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเพิ่มประสิทธิภาพระบบบัญชีลูกหนี้ของตน เพื่อให้สามารถชำระเงินได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วยิ่งขึ้น ในระยะยาว หากคุณสามารถปรับปรุงการออกใบแจ้งหนี้ ธุรกิจของคุณจะเติบโตต่อไปในตลาดที่ผันผวน

ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ธุรกิจขนาดเล็กต้องเผชิญ

1. อาการปวดหัวและข้อ จำกัด ของวิธีการด้วยตนเอง

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากใช้วิธีการด้วยตนเอง เช่น เอกสารคำหรือสเปรดชีตเพื่อสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้ แต่กระบวนการนี้ก็กินเวลาไป ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจต้องบันทึกเอกสารเป็นเทมเพลต หรือบันทึกเอกสารหลายรายการบนเดสก์ท็อปแล้วส่งไฟล์แนบทางอีเมล

นอกจากนี้ วิธีการด้วยตนเองยังจำกัดระบบการชำระเงินที่ยืดหยุ่น เมื่อได้รับการชำระเงินจากลูกค้า ธุรกิจจะต้องอัปเดตเรกคอร์ดด้วยตนเองซึ่งจะใช้เวลา ในทางตรงกันข้าม การใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้ทำให้ธุรกิจสามารถเชื่อมต่อกับเกตเวย์การชำระเงินที่อัปเดตการชำระเงินโดยอัตโนมัติ นี่คือเหตุผลที่กระบวนการแบบแมนนวลมักจะฆ่าประสิทธิภาพและสร้างโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น

2. ความท้าทายในการเรียกเก็บเงิน

เจ้าของธุรกิจอาจไม่สะดวกที่จะเตือนลูกค้าให้ชำระเงินเมื่อเลยกำหนดชำระ มีความกลัวว่าจะทำให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าตึงเครียดส่งผลให้ลูกค้าเลิกรา ขออภัย กระบวนการด้วยตนเองและวิธีการใช้กระดาษไม่อนุญาตให้มีการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ ซึ่งช่วยขจัดการโต้ตอบที่ไม่สะดวก

3. ความยากลำบากในการติดตามเวลาที่เรียกเก็บเงินได้

สำหรับการดำเนินการต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ในใบลงเวลาและการออกใบแจ้งหนี้ของโครงการ ธุรกิจต้องจัดเตรียมใบเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาที่ใช้ไปกับบริการต่างๆ น่าเสียดายที่การติดตามเวลาทำการและการเรียกเก็บเงินอย่างถูกต้องอาจเป็นเรื่องยาก สิ่งที่มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นคือเจ้าของธุรกิจจะต้องถูกเรียกเก็บเงิน ซึ่งทำให้ธุรกิจต้องเสียเงินจำนวนมากในระยะยาว ในทางตรงกันข้าม บางธุรกิจจะเรียกเก็บเงินเกินจำนวน ซึ่งจะทำให้ลูกค้ารู้สึกแปลกแยกและต้องการแสวงหาบริการที่อื่น

4. การปฏิบัติตามข้อกำหนด

การปฏิบัติตามกฎหมายภาษีอากรและกฎภาษีเฉพาะสำหรับแต่ละประเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการปฏิบัติตามข้อกำหนดใหม่และการเปลี่ยนแปลง อาจเป็นสิ่งที่ท้าทายเมื่อธุรกิจใช้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองหรือเพียงแค่ไม่มีทรัพยากร การใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่อัปเดตอัตราร้อยละของแผ่นภาษีใหม่และข้อกำหนดด้านกฎระเบียบอื่นๆ จะช่วยประหยัดเวลาได้มหาศาลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและช่วยพวกเขาจากบทลงโทษที่มีค่าใช้จ่ายสูงจากรัฐบาล

ด้วยสิ่งที่ต้องติดตามมากมาย บริษัทต่างๆ สามารถรู้สึกหนักใจกับสถานที่และวิธีปรับปรุงการออกใบแจ้งหนี้ ด้านล่างนี้คือสี่วิธีที่ธุรกิจสามารถเริ่มแบ่งเบาภาระค่าใช้จ่ายและเวลาออกใบแจ้งหนี้ และปรับปรุงการออกใบแจ้งหนี้ในธุรกิจของตน

4 วิธีสำหรับธุรกิจในการเพิ่มประสิทธิภาพการออกใบแจ้งหนี้

1. การออกใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล

ไม่เป็นความลับที่การแปลงเป็นดิจิทัลเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในปีที่แล้วครึ่ง และการออกใบแจ้งหนี้ก็ไม่ต่างกัน เมื่อเปลี่ยนจากวิธีการที่ใช้ด้วยตนเองและแบบกระดาษเป็นซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนคลาวด์ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมจะได้รับประโยชน์จากการลดเวลาที่ใช้ไปกับการสร้างใบแจ้งหนี้ ขจัดการคัดลอกและวาง และข้อผิดพลาดน้อยลง

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ช่วยให้ธุรกิจสามารถบันทึกธุรกรรมการขายทั้งหมดของตนได้ในที่เดียว นอกจากนี้ ยังช่วยให้บริษัทสามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างที่ทำกับเรกคอร์ดในแอปพลิเคชัน ซึ่งช่วยให้สามารถตรวจสอบบัญชีลูกหนี้ของตนได้อย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ยังช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถสร้างงานต่างๆ เช่น การออกเงินคืน การปรับเวลาที่ใช้ในการส่งประมาณการให้เหมาะสม การบันทึกธุรกรรมทั้งหมดของคุณและเข้าถึงได้ง่ายจะช่วยให้ข้อมูลมีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นข้อกำหนดที่สำคัญเมื่อต้องรับมือกับการเงิน

2. ระบบอัตโนมัติ

หากธุรกิจได้แปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลแล้ว การทำงานอัตโนมัติเมื่อเป็นไปได้จะช่วยขจัดงานที่ยุ่งวุ่นวายและลดเวลาที่น่าเบื่อ ธุรกิจสามารถสร้างคุณสมบัติที่เกิดซ้ำได้โดยอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนการชำระเงิน และใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ในการก้าวไปอีกขั้น การชำระเงินที่เกิดขึ้นประจำจากลูกค้าและการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำก็สามารถทำได้โดยอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพ ระบบอัตโนมัติช่วยลดเวลาที่ใช้ในการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างมากในรูปแบบอื่นๆ เช่น เปลี่ยนการประมาณการให้เป็นใบแจ้งหนี้ แปลงรายการเวลาเป็นใบเรียกเก็บเงิน เรียกเก็บเงินค่าใช้จ่ายใหม่ได้ในคลิกเดียว โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลใหม่

3. การออกใบแจ้งหนี้ด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน

ในการตั้งค่าสำนักงานแบบดั้งเดิม ข้อมูลเพิ่มเติมจะได้รับการแลกเปลี่ยนผ่านการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน ด้วยการระบาดของโรคระบาดจากทุกที่ ธุรกิจจำนวนมากได้พยายามดิ้นรนเพื่อให้ความพยายามในการทำงานร่วมกันแข็งแกร่งเหมือนที่พวกเขาเผชิญหน้ากัน วิธีการด้วยตนเองจะเพิ่มความยุ่งยากในการทำงานร่วมกันด้วยการคัดลอกและวาง ไฟล์แนบ และอื่นๆ ธุรกิจควรหาโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่าย เช่น ความสามารถในการแบ่งปันความคิดเห็นในแต่ละธุรกรรม ด้วยการใช้แพลตฟอร์มที่มีฟีเจอร์การทำงานร่วมกันในตัว พนักงานสามารถทำงานร่วมกันและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

อีกประเด็นหนึ่งของการแบ่งปันข้อมูลไปมา ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมลหรือสเปรดชีตก็คือความเป็นส่วนตัว ความท้าทายอยู่ที่การทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมบางคนสามารถเข้าถึงข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนได้ ในขณะที่คนอื่นๆ ไม่สามารถเข้าถึงได้ อย่างไรก็ตาม เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์พร้อมคุณสมบัติการทำงานร่วมกันช่วยให้ธุรกิจสามารถตั้งค่าการเข้าถึงตามบทบาทเฉพาะเพื่อกำหนดสิ่งที่แต่ละคนสามารถดูและแก้ไขได้

4. พอร์ทัลลูกค้าเพื่อเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า

ลูกค้าคือรากฐานของธุรกิจ ดังนั้นการสร้างกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมจะเพิ่มความภักดีของลูกค้าเท่านั้น ระบบการออกใบแจ้งหนี้บางระบบรวมถึงพอร์ทัลไคลเอนต์หรือลูกค้า ซึ่งช่วยให้ลูกค้าได้รับมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับประวัติการซื้อของพวกเขา เช่นเดียวกับการโต้ตอบกับธุรกิจ ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจขายสินค้าหรือบริการ และลูกค้าสามารถเข้าถึงพอร์ทัลลูกค้า ลูกค้ารายนั้นจะสามารถดูใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ชำระเงินแล้ว และดูใบแจ้งหนี้ที่ยังคงเปิดอยู่ นอกจากนี้ พอร์ทัลลูกค้ายังสามารถใช้เพื่ออนุมัติการประเมิน เพิ่มความคิดเห็น และตอบคำถามของลูกค้าเพื่อกำจัดอีเมลไปมาและการโทรศัพท์ที่ไม่จำเป็น

แม้ว่าหลายๆ ประเด็นในการปรับปรุงการออกใบแจ้งหนี้อาจฟังดูน่าดึงดูด แต่ไม่ใช่ทุกธุรกิจจะมีการเงินหรือทรัพยากรในการแปลงใบแจ้งหนี้ให้เป็นดิจิทัล

เมื่อเร็วๆ นี้ Zoho ตัดสินใจสร้างโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ Zoho Invoice ฟรีอย่างไม่มีกำหนด

เพื่อที่จะเติบโตและขยายธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็กต้องปรับปรุงธุรกิจทุกด้านให้ทันสมัย ​​และการออกใบแจ้งหนี้ก็ไม่ต่างกัน น่าเสียดายที่อาจเป็นเรื่องยากด้วยงบประมาณและทรัพยากรที่จำกัด ซึ่งยิ่งทวีความรุนแรงขึ้นจากความพ่ายแพ้ทางเศรษฐกิจที่เกิดจากการระบาดใหญ่

แต่เมื่อคุณปรับปรุงการออกใบแจ้งหนี้ คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การทำงานอัตโนมัติและสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น โดยไม่ต้องเพิ่มงบประมาณหรือพนักงาน การค้นหาโซลูชันที่สอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจของคุณจะช่วยให้เกิดนวัตกรรมและการเติบโตในวงกว้างขึ้น