El dilema manual: 4 formas de optimizar la facturación

Las pequeñas y medianas empresas contribuyen en gran medida al crecimiento de una economía. Sin embargo, con recursos y presupuestos ajustados, muchas empresas continúan luchando con sus operaciones de facturación. Ya sea facturando a través de hojas de cálculo y métodos basados ​​en papel, o luchando por optimizar una solución de software de facturación, las empresas se han visto obligadas a adaptarse a la modernización digital. La digitalización rápida solo se ha intensificado en los últimos años, creando una gama más amplia de desafíos de facturación para las pequeñas empresas.

Según una encuesta de BizSugar, el 36 % de las pymes administran las finanzas de sus negocios de forma manual o en papel. Con la asignación de tiempo y los errores manuales como problemas centrales en los procesos manuales, el problema más grande de encontrar fondos y recursos para pagar el costoso software de facturación sigue siendo el centro de todo. Y dado que las empresas necesitan digitalizarse para avanzar, los métodos manuales son menos adaptables al entorno laboral actual.

Sin embargo, con los sistemas correctos implementados y dentro del presupuesto, las pequeñas empresas pueden optimizar sus sistemas de cuentas por cobrar para que puedan pagar con precisión y rapidez. A la larga, si puede optimizar la facturación, su empresa seguirá creciendo en un mercado inestable.

Los mayores desafíos que enfrentan las pequeñas empresas

1. Dolores de cabeza y limitaciones del método manual

Muchas pequeñas empresas utilizan métodos manuales, como documentos de texto u hojas de cálculo, para crear y administrar facturas, pero este proceso consume mucho tiempo. Por ejemplo, un usuario puede tener que guardar el documento como una plantilla o guardar varios documentos en un escritorio y luego enviar un archivo adjunto a través de un correo electrónico.

Además, los métodos manuales limitan los sistemas de pago flexibles. Al recibir un pago de un cliente, la empresa deberá actualizar manualmente el registro, lo que llevará tiempo. Por el contrario, el uso de un sistema de facturación permite que la empresa se conecte a una pasarela de pago que actualiza el pago automáticamente. Esta es la razón por la cual los procesos manuales tienden a matar la eficiencia y crean más oportunidades para que se cometan errores.

2. Problemas de cobro de pagos

Puede ser incómodo para los dueños de negocios recordarles a sus clientes que paguen cuando un pago está vencido. Existe el temor de tensar la relación con los clientes, lo que resulta en una pérdida de clientes. Desafortunadamente, los procesos manuales y los métodos basados ​​en papel no permiten recordatorios de pago automatizados, lo que elimina las interacciones incómodas.

3. Dificultad para rastrear el tiempo facturable

Para acciones como la facturación de hojas de tiempo y la facturación de proyectos, las empresas deben proporcionar facturas con la cantidad de tiempo que han dedicado a los servicios. Desafortunadamente, puede ser un desafío hacer un seguimiento de esas horas y facturar con precisión. Lo que tiende a suceder es que los dueños de negocios tendrán una factura inferior, lo que termina costando a la empresa grandes cantidades de dinero a largo plazo. Por el contrario, algunas empresas facturarán en exceso, lo que hará que los clientes se sientan alienados y deseen buscar servicios en otro lugar.

4. Mantener el cumplimiento

Mantenerse al día con las leyes fiscales y las normas fiscales específicas de cada país, especialmente con los nuevos cumplimientos y los cambios, puede ser un desafío cuando las empresas utilizan procesos de facturación manual o simplemente no tienen los recursos. El uso de un software de facturación que actualice los nuevos porcentajes de los bloques de impuestos y cualquier otro requisito reglamentario ahorrará una gran cantidad de tiempo a las pequeñas empresas y las evitará costosas multas acumuladas por parte del gobierno.

Con tanto de lo que hacer un seguimiento, las empresas pueden sentirse abrumadas con respecto a dónde y cómo optimizar la facturación. A continuación se presentan cuatro formas en que las empresas pueden comenzar a aliviar la carga del costo y el tiempo de facturación y agilizar la facturación en su negocio.

4 maneras para que las empresas optimicen la facturación

1. Digitalizar la facturación

No es ningún secreto que la digitalización ha aumentado rápidamente en el último año y medio y la facturación no es diferente. Al pasar de los métodos manuales y en papel al software de facturación basado en la nube, las pymes obtendrán los beneficios de reducir drásticamente el tiempo dedicado a la creación de facturas, eliminando el copiar y pegar, y menos errores.

El software de facturación en línea permite a las empresas tener un registro de todas sus transacciones de ventas en un solo lugar. Además, permite a las empresas tener un registro de cada cambio realizado en el registro de la aplicación, lo que permite tener una pista de auditoría completa de sus cuentas por cobrar. También permite a las empresas crear tareas como emitir devoluciones, optimizando el tiempo de envío de presupuestos. Tener todas sus transacciones registradas y fácilmente accesibles permitirá una mayor eficiencia y una información más precisa, un requisito fundamental cuando se trata de finanzas.

2. Automatización

Si una empresa ya ha digitalizado su facturación, la automatización, cuando sea posible, eliminará el trabajo pesado y reducirá las pérdidas de tiempo. Las empresas pueden automatizar funciones recurrentes, como recordatorios de pago y facturas recurrentes. Para ir un paso más allá, los pagos recurrentes de los clientes y el registro de gastos recurrentes también se pueden automatizar para mayor eficiencia. La automatización reduce drásticamente el tiempo dedicado a la facturación de otras maneras, como convertir un presupuesto en una factura, convertir las entradas de tiempo en facturas, volver a facturar un gasto con un solo clic, todo sin tener que volver a ingresar la información.

3. Facturación con funciones colaborativas

En un entorno de oficina tradicional, se intercambia más información a través de interacciones cara a cara. Con la pandemia impulsando el trabajo desde cualquier lugar, muchas empresas han luchado por mantener los esfuerzos de colaboración tan fuertes como lo fueron en persona. Los métodos manuales solo aumentan las dificultades de colaboración con copiar y pegar, archivos adjuntos y más. Las empresas deben buscar soluciones de facturación que permitan una fácil colaboración, como la capacidad de compartir comentarios en cada transacción. Mediante el uso de una plataforma que incluye funciones de colaboración integradas, los empleados pueden trabajar juntos y mejorar la productividad.

Otro problema de compartir información de un lado a otro, ya sea a través de correo electrónico u hojas de cálculo, es la privacidad. El desafío radica en asegurarse de que miembros específicos del equipo tengan acceso a información financiera confidencial, mientras que otros no. Sin embargo, las herramientas de facturación en línea con funciones de colaboración permiten a las empresas establecer un acceso específico basado en roles para definir lo que cada persona puede ver y modificar.

4. Portales de clientes para mejorar las experiencias de los clientes

Los clientes son el pan y la mantequilla del negocio, por lo que crear un proceso de facturación óptimo solo aumentará la lealtad del cliente. Algunos sistemas de facturación incluyen portales de clientes o clientes, lo que permite a los clientes obtener una visión clara de su historial de compras, así como interactuar con el negocio. Por ejemplo, si una empresa vende un bien o servicio y el cliente tiene acceso a un portal de clientes, ese cliente podrá ver todas las facturas que se han pagado y ver las facturas que aún están abiertas. Además, se puede utilizar un portal de clientes para aprobar presupuestos, agregar comentarios y responder preguntas de los clientes para eliminar los correos electrónicos de ida y vuelta y las llamadas telefónicas innecesarias.

Si bien muchos de estos puntos para simplificar la facturación pueden parecer atractivos, no todas las empresas tienen las finanzas o los recursos para digitalizar su facturación.

Recientemente, Zoho decidió hacer que su solución de facturación, Zoho Invoice, fuera gratuita por tiempo indefinido.

Para crecer y escalar, las pequeñas empresas deben modernizar todos los aspectos de su negocio y la facturación no es diferente. Desafortunadamente, eso puede ser difícil con presupuestos y recursos limitados, que se intensifican aún más debido a los reveses económicos causados ​​por la pandemia.

Pero cuando optimiza la facturación, puede concentrarse en automatizar y crear mejores experiencias para los clientes, todo sin agregar presupuesto o personal. Buscar una solución que se alinee con las necesidades de su negocio permitirá la innovación y el crecimiento a mayor escala.