Das manuelle Dilemma: 4 Möglichkeiten zur Rationalisierung der Rechnungsstellung

Kleine und mittelständische Unternehmen tragen maßgeblich zum Wachstum einer Volkswirtschaft bei. Angesichts der Ressourcen und knappen Budgets kämpfen viele Unternehmen jedoch weiterhin mit ihrer Rechnungsstellung. Ob es um die Rechnungsstellung über Tabellenkalkulationen und papierbasierte Methoden geht oder um die Optimierung einer Rechnungssoftwarelösung, Unternehmen waren gezwungen, sich an die digitale Modernisierung anzupassen. Die schnelle Digitalisierung hat sich erst in den letzten Jahren intensiviert und kleine Unternehmen vor immer größere Herausforderungen bei der Rechnungsstellung gestellt.

Laut einer BizSugar-Umfrage verwalten 36 % der KMUs ihre Unternehmensfinanzen manuell oder auf Papier. Mit Zeitzuweisung und manuellen Fehlern als Kernproblemen in manuellen Prozessen bleibt das größere Problem, Mittel und Ressourcen zu finden, um sich eine kostspielige Rechnungssoftware leisten zu können, im Mittelpunkt von allem. Und da Unternehmen digitalisiert werden müssen, um voranzukommen, sind manuelle Methoden weniger an die aktuelle Arbeitsumgebung anpassbar.

Mit den richtigen Systemen und im Budget können kleine Unternehmen jedoch ihre Debitorenbuchhaltungssysteme optimieren, sodass sie präzise und schneller bezahlen können. Wenn Sie die Rechnungsstellung rationalisieren können, wird Ihr Unternehmen auf lange Sicht in einem schwankenden Markt weiter wachsen.

Größte Herausforderungen für kleine Unternehmen

1. Kopfschmerzen und Einschränkungen bei der manuellen Methode

Viele kleine Unternehmen verwenden manuelle Methoden wie Word-Dokumente oder Tabellenkalkulationen, um Rechnungen zu erstellen und zu verwalten, doch dieser Prozess kostet Zeit. Beispielsweise muss ein Benutzer das Dokument möglicherweise als Vorlage speichern oder mehrere Dokumente auf einem Desktop speichern und dann einen Anhang per E-Mail senden.

Darüber hinaus schränken manuelle Methoden flexible Zahlungssysteme ein. Wenn das Unternehmen eine Zahlung von einem Kunden erhält, muss das Unternehmen den Datensatz manuell aktualisieren, was einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Im Gegenteil, die Verwendung eines Rechnungssystems ermöglicht es dem Unternehmen, sich mit einem Zahlungsgateway zu verbinden, das die Zahlung automatisch aktualisiert. Aus diesem Grund neigen manuelle Prozesse dazu, die Effizienz zu beeinträchtigen und mehr Möglichkeiten für Fehler zu schaffen.

2. Herausforderungen beim Zahlungseinzug

Es kann für Geschäftsinhaber unangenehm sein, ihre Kunden an die Zahlung zu erinnern, wenn eine Zahlung überfällig ist. Es besteht die Befürchtung, die Beziehung zu den Kunden zu belasten, was zu einer Kundenabwanderung führt. Leider lassen manuelle Prozesse und papierbasierte Methoden keine automatisierten Zahlungserinnerungen zu, wodurch unangenehme Interaktionen vermieden werden.

3. Schwierigkeiten beim Verfolgen der abrechnungsfähigen Zeit

Für Aktionen wie die Fakturierung von Stundenzetteln und Projektrechnungen müssen Unternehmen Rechnungen mit der Zeit bereitstellen, die sie für Dienstleistungen aufgewendet haben. Leider kann es eine Herausforderung sein, diese Stunden zu verfolgen und genau abzurechnen. Was in der Regel passiert, ist, dass Geschäftsinhaber in Rechnung gestellt werden, was das Unternehmen auf lange Sicht riesige Geldsummen kostet. Im Gegensatz dazu werden einige Unternehmen zu hohe Rechnungen stellen, was dazu führt, dass sich die Kunden entfremdet fühlen und Dienstleistungen woanders suchen möchten.

4. Compliance einhalten

Über Steuergesetze und die spezifischen Steuervorschriften für jedes Land auf dem Laufenden zu bleiben, insbesondere bei neuen und sich ändernden Vorschriften, kann eine Herausforderung sein, wenn Unternehmen manuelle Rechnungsstellungsprozesse verwenden oder einfach nicht über die Ressourcen verfügen. Die Verwendung einer Fakturierungssoftware, die neue Steuersätze und alle anderen regulatorischen Anforderungen aktualisiert, spart kleinen Unternehmen enorm viel Zeit und erspart ihnen kostspielige Strafen, die von der Regierung auferlegt werden.

Bei so vielen Dingen, die im Auge behalten werden müssen, können sich Unternehmen mit der Frage, wo und wie sie die Rechnungsstellung optimieren können, überfordert fühlen. Im Folgenden finden Sie vier Möglichkeiten, wie Unternehmen damit beginnen können, die Kosten und den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung zu verringern und die Rechnungsstellung in ihrem Unternehmen zu rationalisieren.

4 Möglichkeiten für Unternehmen, die Rechnungsstellung zu optimieren

1. Rechnungsstellung digitalisieren

Es ist kein Geheimnis, dass die Digitalisierung in den letzten anderthalb Jahren rasant zugenommen hat und die Rechnungsstellung nicht anders ist. Beim Wechsel von manuellen und papierbasierten Methoden zu Cloud-basierter Rechnungssoftware profitieren KMUs von den Vorteilen, dass sie weniger Zeit für die Rechnungserstellung aufwenden, das Kopieren und Einfügen eliminieren und weniger Fehler verursachen.

Online-Rechnungsstellungssoftware ermöglicht es Unternehmen, alle ihre Verkaufstransaktionen an einem Ort aufzuzeichnen. Darüber hinaus ermöglicht es Unternehmen ein Protokoll aller Änderungen, die an den Aufzeichnungen in der Anwendung vorgenommen wurden, was einen vollständigen Audit-Trail ihrer Debitorenbuchhaltung ermöglicht. Es ermöglicht Unternehmen auch, Aufgaben wie das Ausstellen von Rückerstattungen zu erstellen und die Zeit zu optimieren, die zum Senden von Kostenvoranschlägen benötigt wird. Wenn alle Ihre Transaktionen aufgezeichnet und leicht zugänglich sind, werden Effizienz und genauere Informationen ermöglicht, eine entscheidende Anforderung beim Umgang mit Finanzen.

2. Automatisierung

Wenn ein Unternehmen seine Rechnungsstellung bereits digitalisiert hat, wird die Automatisierung, wenn möglich, arbeitsintensive Arbeit eliminieren und Zeitverluste reduzieren. Unternehmen können wiederkehrende Funktionen wie Zahlungserinnerungen und wiederkehrende Rechnungen automatisieren. Um noch einen Schritt weiter zu gehen, können auch wiederkehrende Zahlungen von Kunden und die Aufzeichnung wiederkehrender Ausgaben automatisiert werden, um die Effizienz zu steigern. Die Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung auf andere Weise drastisch, z. B. indem Sie einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln, Zeiteinträge in Rechnungen umwandeln, eine Ausgabe mit einem Klick erneut in Rechnung stellen, ohne dass Informationen erneut eingegeben werden müssen.

3. Rechnungsstellung mit kollaborativen Funktionen

In einer traditionellen Büroumgebung werden mehr Informationen durch persönliche Interaktionen ausgetauscht. Da die Pandemie die Arbeit von überall her anspornt, haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, die Zusammenarbeit so stark zu halten, wie sie es persönlich waren. Manuelle Methoden erhöhen nur die Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit Kopieren und Einfügen, Anhängen und mehr. Unternehmen sollten nach Rechnungslösungen suchen, die eine einfache Zusammenarbeit ermöglichen, z. B. die Möglichkeit, Kommentare bei jeder Transaktion auszutauschen. Durch die Verwendung einer Plattform mit integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit können Mitarbeiter Seite an Seite arbeiten und die Produktivität steigern.

Ein weiteres Problem beim Austausch von Informationen, sei es per E-Mail oder Tabellen, ist der Datenschutz. Die Herausforderung besteht darin sicherzustellen, dass bestimmte Teammitglieder Zugang zu sensiblen Finanzinformationen haben und andere nicht. Online-Rechnungsstellungstools mit kollaborativen Funktionen ermöglichen es Unternehmen jedoch, einen spezifischen rollenbasierten Zugriff festzulegen, um zu definieren, was jede Person anzeigen und ändern kann.

4. Kundenportale zur Verbesserung des Kundenerlebnisses

Kunden sind das Brot und die Butter des Geschäfts, daher trägt die Schaffung eines optimalen Rechnungsprozesses nur zur Kundenbindung bei. Einige Rechnungssysteme umfassen Kunden- oder Kundenportale, die es Kunden ermöglichen, einen klaren Einblick in ihre Kaufhistorie zu erhalten und mit dem Unternehmen zu interagieren. Wenn beispielsweise ein Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung verkauft und der Kunde Zugriff auf ein Kundenportal hat, kann dieser Kunde alle seine bezahlten Rechnungen und die noch offenen Rechnungen einsehen. Darüber hinaus kann ein Kundenportal verwendet werden, um Kostenvoranschläge zu genehmigen, Kommentare hinzuzufügen und Kundenfragen zu beantworten, um das Hin- und Herschicken von E-Mails und unnötige Telefonanrufe zu vermeiden.

Während viele dieser Punkte zur Rationalisierung der Rechnungsstellung verlockend klingen mögen, haben nicht alle Unternehmen die Finanzen oder Ressourcen, um ihre Rechnungsstellung zu digitalisieren.

Kürzlich hat Zoho beschlossen, seine Rechnungslösung Zoho Invoice auf unbestimmte Zeit kostenlos anzubieten.

Um zu wachsen und zu skalieren, müssen kleine Unternehmen alle Aspekte ihres Geschäfts modernisieren, und die Rechnungsstellung ist nicht anders. Leider kann dies bei begrenzten Budgets und Ressourcen schwierig sein, die durch die durch die Pandemie verursachten wirtschaftlichen Rückschläge noch verstärkt werden.

Aber wenn Sie die Rechnungsstellung optimieren, können Sie sich auf die Automatisierung und Schaffung besserer Kundenerlebnisse konzentrieren, ohne Budget oder Personal hinzuzufügen. Die Suche nach einer Lösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, ermöglicht Innovation und Wachstum in größerem Umfang.