Manuel İkilem: Faturalandırmayı Kolaylaştırmanın 4 Yolu

Küçük ve orta ölçekli işletmeler, bir ekonominin büyümesine büyük ölçüde katkıda bulunur. Yine de kaynaklar ve kısıtlı bütçeler nedeniyle birçok işletme faturalandırma işlemleriyle mücadele etmeye devam ediyor. İster elektronik tablolar ve kağıt tabanlı yöntemlerle faturalama isterse bir faturalama yazılımı çözümünü optimize etme mücadelesi olsun, işletmeler dijital modernizasyona uyum sağlamak zorunda kaldı. Hızlı dijitalleşme, yalnızca son birkaç yılda yoğunlaştı ve küçük işletmeler için daha geniş bir faturalandırma zorlukları yelpazesi yarattı.

Bir BizSugar Anketine göre, KOBİ'lerin %36'sı işletmelerinin finansmanını manuel veya kağıt üzerinde yönetiyor. Manüel süreçlerdeki temel sorunlar olarak zaman ayırma ve manüel hatalarla, maliyetli faturalama yazılımını karşılamak için daha büyük fon ve kaynak bulma problemi her şeyin merkezinde kalır. Ve ilerlemek için dijitalleşmeye ihtiyaç duyan işletmelerle birlikte, manuel yöntemler mevcut çalışma ortamına daha az uyarlanabilir.

Ancak, yerinde ve bütçede doğru sistemlerle küçük işletmeler, alacak hesap sistemlerini daha doğru ve daha hızlı ödeme yapabilmeleri için optimize edebilir. Uzun vadede, faturalandırmayı düzene sokabilirseniz, işletmeniz dalgalı bir pazarda büyümeye devam edecektir.

Küçük İşletmelerin Karşılaştığı En Büyük Zorluklar

1. Manuel Yöntem Baş Ağrıları ve Sınırlamaları

Birçok küçük işletme, fatura oluşturmak ve yönetmek için kelime belgeleri veya elektronik tablolar gibi manuel yöntemler kullanır, ancak bu süreç zaman zaman yiyip bitirir. Örneğin, bir kullanıcının belgeyi bir şablon olarak kaydetmesi veya birden çok belgeyi bir masaüstüne kaydetmesi ve ardından bir e-posta yoluyla bir ek göndermesi gerekebilir.

Ek olarak, manuel yöntemler esnek ödeme sistemlerini sınırlar. Bir müşteriden ödeme alırken, işletmenin kaydı manuel olarak güncellemesi gerekecek ve bu da zaman alacaktır. Aksine, bir faturalandırma sistemi kullanmak, işletmenin ödemeyi otomatik olarak güncelleyen bir ödeme ağ geçidine bağlanmasına olanak tanır. Bu nedenle manuel süreçler verimliliği öldürmeye ve hata yapılması için daha fazla fırsat yaratmaya eğilimlidir.

2. Ödeme Tahsilat Zorlukları

Bir ödemenin vadesi dolduğunda müşterilerine ödeme yapmalarını hatırlatmak işletme sahipleri için rahatsız edici olabilir. Müşteri kaybıyla sonuçlanan müşterilerle olan ilişkiyi zorlama korkusu var. Ne yazık ki, manuel işlemler ve kağıt tabanlı yöntemler, rahatsız edici etkileşimleri ortadan kaldıran otomatik ödeme hatırlatıcılarına izin vermez.

3. Faturalandırılabilir Süreyi İzleme Zorluğu

Zaman çizelgesi faturalandırması ve proje faturalandırması gibi işlemler için işletmeler, hizmetlere harcadıkları süre kadar fatura sağlamalıdır. Ne yazık ki, bu saatleri takip etmek ve doğru bir şekilde faturalandırmak zor olabilir. İşletme sahipleri, uzun vadede işletmeye büyük miktarda paraya mal olan faturanın altında kalacak. Aksine, bazı işletmeler faturayı aşacak ve bu da müşterilerin kendilerini yabancılaşmış hissetmelerine ve başka yerlerde hizmet aramak istemelerine neden olacaktır.

4. Uygunlukları Sürdürmek

İşletmeler manuel faturalandırma süreçleri kullandığında veya kaynaklara sahip olmadığında, vergi yasaları ve özellikle yeni uyumluluklar ve değişen mevzuatlar ile her ülkeye özel vergi kuralları konusunda güncel kalmak zor olabilir. Yeni vergi levhası yüzdelerini ve diğer düzenleyici gereklilikleri güncelleyen bir faturalama yazılımı kullanmak, küçük işletmeler için çok büyük bir zaman tasarrufu sağlayacak ve onları devletten tahakkuk eden maliyetli cezalardan kurtaracaktır.

Takip etmesi gereken çok şey olduğundan, şirketler faturalandırmayı nerede ve nasıl kolaylaştıracakları konusunda bunalmış hissedebilirler. Aşağıda, işletmelerin faturalandırma maliyetinin ve süresinin yükünü hafifletmeye ve işletmelerinde faturalandırmayı kolaylaştırmaya başlayabilecekleri dört yol bulunmaktadır.

İşletmelerin Faturalandırmayı Kolaylaştırmanın 4 Yolu

1. Faturalandırmayı Dijitalleştirin

Dijitalleşmenin son bir buçuk yılda hızla arttığı ve faturalandırmanın da bundan farklı olmadığı bir sır değil. Manuel ve kağıt tabanlı yöntemlerden bulut tabanlı faturalama yazılımına geçerken, KOBİ'ler fatura oluşturmaya harcanan zamanı azaltmanın, kopyalama ve yapıştırmayı ortadan kaldırmanın ve daha az hatanın avantajlarından yararlanacak.

Çevrimiçi faturalama yazılımı, işletmelerin tüm satış işlemlerinin kaydını tek bir yerde tutmasını sağlar. Ek olarak, şirketlerin uygulamadaki kayıtlarda yapılan her değişikliğin bir günlüğünü almasına olanak tanır ve bu da alacak hesaplarının eksiksiz bir denetim izine izin verir. Ayrıca şirketlerin geri ödeme yapma, tahmin göndermek için gereken süreyi optimize etme gibi görevler oluşturmasına da olanak tanır. Tüm işlemlerinizin kaydedilmesi ve kolayca erişilebilir olması, finansmanla uğraşırken kritik bir gereklilik olan verimlilik ve daha doğru bilgiler sağlayacaktır.

2. Otomasyon

Bir işletme faturalarını zaten dijitalleştirdiyse, mümkün olduğunda otomatikleştirmek yoğun işleri ortadan kaldıracak ve zaman kaybını azaltacaktır. İşletmeler, ödeme hatırlatıcıları ve yinelenen faturalar gibi yinelenen özellikleri otomatikleştirebilir. Bir adım daha ileri gitmek için, müşterilerden gelen yinelenen ödemeler ve yinelenen giderlerin kaydedilmesi de verimlilik için otomatikleştirilebilir. Otomasyon, bilgileri yeniden girmek zorunda kalmadan, bir tahmini faturaya dönüştürmek, zaman girişlerini faturalara dönüştürmek, bir masrafı tek bir tıklamayla yeniden faturalandırmak gibi başka yollarla faturalandırmaya harcanan zamanı büyük ölçüde azaltır.

3. İşbirliğine Dayalı Özelliklerle Faturalandırma

Geleneksel bir ofis ortamında, yüz yüze etkileşimler yoluyla daha fazla bilgi alışverişi yapılır. Pandemi her yerden çalışmayı teşvik ederken, birçok işletme işbirlikçi çabalarını şahsen olduğu kadar güçlü tutmak için mücadele etti. El ile yapılan yöntemler, yalnızca kopyalama ve yapıştırma, ekler ve daha fazlasıyla işbirliği zorluklarını artırır. İşletmeler, her işlemde yorum paylaşma yeteneği gibi kolay işbirliğine izin veren faturalandırma çözümlerini araştırmalıdır. Yerleşik ortak çalışma özellikleri içeren bir platform kullanarak, çalışanlar birbirleriyle birlikte çalışabilir ve üretkenliği artırabilir.

E-posta veya elektronik tablolar aracılığıyla bilgi alışverişinde bulunmanın bir başka sorunu da gizliliktir. Zorluk, belirli ekip üyelerinin hassas finansal bilgilere erişimi olduğundan emin olmakta, diğerlerinin ise erişimini sağlamakta yatmaktadır. Bununla birlikte, işbirliği özelliklerine sahip çevrimiçi faturalandırma araçları, işletmelerin, her bir kişinin neyi görüntüleyebileceğini ve değiştirebileceğini tanımlamak için belirli rol tabanlı erişim belirlemesine olanak tanır.

4. Müşteri Deneyimlerini Geliştirmek için Müşteri Portalları

Müşteriler, işin temel taşıdır, bu nedenle optimal bir faturalandırma süreci oluşturmak yalnızca müşteri sadakatini artıracaktır. Bazı faturalandırma sistemleri, müşterilerin satın alma geçmişlerini net bir şekilde görmelerine ve işletmeyle etkileşim kurmalarına olanak tanıyan müşteri veya müşteri portallarını içerir. Örneğin, bir işletme bir mal veya hizmet satıyorsa ve müşterinin bir müşteri portalına erişimi varsa, o müşteri ödenmiş tüm faturalarını ve hala açık olan faturaları görebilir. Ek olarak, e-postaları ve gereksiz telefon görüşmelerini ortadan kaldırmak için tahminleri onaylamak, yorum eklemek ve müşteri sorularını yanıtlamak için bir müşteri portalı kullanılabilir.

Faturalandırmayı kolaylaştıran bu noktaların birçoğu kulağa çekici gelse de, tüm işletmelerin faturalarını dijitalleştirmek için finansmanı veya kaynakları yoktur.

Yakın zamanda Zoho, faturalandırma çözümü Zoho Invoice'i süresiz ücretsiz hale getirmeye karar verdi.

Büyümek ve ölçeklenmek için küçük işletmeler işletmelerinin tüm yönlerini modernize etmelidir ve faturalandırma da farklı değildir. Ne yazık ki, pandeminin neden olduğu ekonomik aksiliklerden daha da artan sınırlı bütçeler ve kaynaklarla bu zor olabilir.

Ancak faturalandırmayı kolaylaştırdığınızda, bütçe veya personel eklemeden otomatikleştirmeye ve daha iyi müşteri deneyimleri oluşturmaya odaklanabilirsiniz. İşletmenizin ihtiyaçlarına uygun bir çözüm aramak, daha büyük ölçekte yenilik ve büyüme sağlayacaktır.