Poszukiwana pomoc: jak zarządzać prośbą o rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem

Kiedy kandydaci po raz pierwszy aplikują o pracę i wchodzą do puli rekrutacji, menedżerowie przeglądają aplikacje i decydują, z kim chcą się spotkać. Proces ten może trwać dni, tygodnie lub miesiące. W tym czasie kandydaci, którzy wydają się kwalifikowani, są zazwyczaj kontaktowani z prośbą o rozmowę kwalifikacyjną.

Pierwsze wrażenia to wszystko. Ważne jest, aby ułatwić potencjalnym klientom przejrzysty, zorganizowany proces rekrutacji. Zachęca to ich do pozytywnego, bezproblemowego doświadczenia i może zwiększyć ich szanse na dobre wyniki podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Aby pomóc Ci się przygotować, w tym artykule przygotowaliśmy dla Ciebie kilka szablonów i zasad przewodnich. Zapewnią ci wszystko, czego potrzebujesz. Dowiesz się, jak wysłać prośbę o rozmowę kwalifikacyjną, aby wyróżniała się na tle zwykłych e-maili, które otrzymują codziennie.

Podstawy prośby o rozmowę kwalifikacyjną

Zacznijmy od podstaw prośby o rozmowę kwalifikacyjną. Formułując wiadomość do kandydata, należy spełnić kilka podstawowych kwalifikacji. Wkrótce omówimy każdy z tych kroków bardziej szczegółowo. Oto krótki przegląd:

• Napisz kuszący temat wiadomości e-mail dla kandydata
• Ustanów przyjazny i gościnny ton
• Pogratuluj im, że zostali wybrani, aby przejść do przodu w procesie rozmowy kwalifikacyjnej
• Podaj szczegóły dotyczące dalszego losu kandydata i ustal oczekiwania dotyczące rozmowy kwalifikacyjnej
• Wyjaśnij wszelkie ważne szczegóły dotyczące ogólnego sposobu działania Twojej firmy
• Udostępnij link do planowania, aby zautomatyzować rejestrację rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem

Ważne jest, aby kandydaci mieli poczucie, że przechodzą przez profesjonalny, dobrze przemyślany proces rekrutacji, który doprowadzi ich do sukcesu. Skonfigurowanie solidnego szablonu może pomóc w uniknięciu literówek i zachowaniu spójności. Kiedy prowadzisz z przyjaznym tonem, ustalasz przyszłe oczekiwania i zapewniasz link do harmonogramu, kandydaci czują, że mają jasną ścieżkę naprzód.

Ustanów przyjazny i gościnny ton

Kiedy zaczynasz tworzyć szablon prośby o rozmowę kwalifikacyjną, ważne jest, aby pamiętać o życzliwości. Proces poszukiwania pracy może wydawać się onieśmielający dla kandydatów. Więc przewróć emocje na głowę i napisz e-mail, który będzie ciepły i przyjazny.

Rekruterzy i menedżerowie ds. Rekrutacji pośredniczą w relacjach między firmami a przyszłymi pracownikami. Jako mediator między dwiema stronami Twoim zadaniem jest ułatwianie nowych relacji i minimalizowanie tarcia podczas procesu rekrutacji. Dlatego tak ważne jest, aby w tych szablonach wiadomości e-mail zachować przyjazny ton. Kiedy kandydat czuje się przez ciebie pielęgnowany, jest bardziej prawdopodobne, że pojawi się z najlepszą stopą do przodu.

Nie bój się rozjaśnić swoją wiadomość za pomocą emotikonów lub emotikonów. Oczywiście dbaj o profesjonalizm, ale zawsze pamiętaj, że optymistyczne przesłanie wydobywa z ludzi to, co najlepsze.

Pogratuluj im w swoim e-mailu z zaproszeniem

Ciepłe powitanie na początku e-maila jest zawsze właściwe. Jeśli możesz kontynuować to pozdrowienie kilkoma zachęcającymi słowami, to jeszcze lepiej. Zalecamy dodanie jednego do dwóch zdań na początku szablonu e-maila, w których gratulujemy im postępów w procesie rekrutacji.

Jeśli chcesz naprawdę podekscytować kandydata, dołącz krótkie oświadczenie, dlaczego uważasz, że byłby odpowiedni dla potencjalnego pracodawcy. Ta technika jest podobna do tego, co potencjalny klient może zrobić w swoim liście motywacyjnym, aby poinformować pracodawcę, że wcześniej zbadał swoją firmę. Poprzez podkreślenie mocnych stron kandydata w odniesieniu do opisu stanowiska, zbudujesz jego pewność co do zdolności do przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej. Zwiększa to szanse, że podejmą działania i zaplanują z Tobą rozmowę kwalifikacyjną.

Podaj dodatkowe informacje na temat podania o pracę

Gdy już rozgrzejesz osoby poszukujące pracy kilkoma zachęcającymi słowami, nadszedł czas, aby przekazać im dodatkowe informacje na temat procesu planowania rozmowy kwalifikacyjnej. Będziesz chciał upewnić się, że polityka i procedury firmy są jasno określone. Na przykład, jeśli istnieją wymagania, które nie zostały jeszcze zakomunikowane, byłoby to właściwe miejsce, aby je dodać.

Oto kilka przykładów dodatkowych informacji, które mogą potrzebować:

• Powtórz nazwę firmy, stanowisko i opis stanowiska
• Oczekiwania kandydata wobec pracodawcy wobec złożenia oferty pracy
• Opcjonalne, aby dołączyć kilka pytań przed rozmową kwalifikacyjną
• Czy będzie to konferencja internetowa czy rozmowa telefoniczna?
• Jeśli jest to rozmowa telefoniczna, czy podasz numer telefonu, czy odbierzesz jego?

Udostępnij link do planowania rozmowy kwalifikacyjnej

Teraz nadchodzi moment w prośbie o rozmowę kwalifikacyjną, w której możesz naprawdę zachwycić kandydata (i zaoszczędzić sobie dużo czasu jako menedżer ds. rekrutacji lub rekruter). Dzięki linkowi do planowania rozmowy kwalifikacyjnej będziesz mógł wykonać proste wezwanie do działania, takie jak „kliknij tutaj, aby zarezerwować czas na rozmowę kwalifikacyjną”. Wszystko, co musisz zrobić, to zaznaczyć ten tekst zakotwiczenia i dołączyć link do dedykowanej strony planowania.

Niektórzy z was mogą nie znać harmonogramu linków i sposobu ich działania, więc poświęćmy chwilę na zapoznanie się z koncepcją.

Kiedy wysyłasz kandydatom link do planowania, mogą oni wybrać odpowiednią dla nich datę i godzinę. Strony planowania zawierają formularz przyjęcia, dzięki czemu w razie potrzeby możesz zbierać od nich dodatkowe informacje. Na przykład, zamiast pytać o numer telefonu, strona planowania połączeń telefonicznych może zbierać te dane podczas kroku formularza zgłoszeniowego. W ten sposób zabezpieczasz krytyczne informacje i łączysz je z danymi rezerwacji. Kiedy przychodzi czas na spotkanie z nimi, wszystkie informacje o kandydacie są dostępne w jednym miejscu, które może przejrzeć Twój menedżer ds. rekrutacji.

Oto tylko kilka korzyści, których możesz się spodziewać po skonfigurowaniu narzędzia do planowania online.

• Pozwól kandydatowi wybrać datę i godzinę rozmowy kwalifikacyjnej, która pasuje do Twojego zespołu
• Zapobiegaj konfliktom w harmonogramie
• Zautomatyzuj powiadomienia e-mail, takie jak e-mail z potwierdzeniem rozmowy kwalifikacyjnej
• Roześlij rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami do puli pracowników działu zasobów ludzkich
• Unikaj przechodzenia tam i z powrotem za pośrednictwem odpowiedzi e-mail i wiadomości głosowych, próbując znaleźć dobry czas

Alternatywnie, zawsze możesz zaproponować datę i kilka razy, które mogą zadziałać. Istnieje jednak ryzyko, że znajdują się w innej strefie czasowej i mogą się pomylić. Jeśli zgodzą się na czas, musisz mieć nadzieję, że zaznaczą swój kalendarz i nie zapomnią się pokazać. Takie delikatne nieporozumienia są właśnie powodem, dla którego zalecamy automatyzację procesu.

Przygotowaliśmy szczegółowe instrukcje dotyczące generowania i udostępniania linków do harmonogramów Twoim kandydatom. Możesz skorzystać z bezpłatnego planu Appointlet, aby zoptymalizować procesy rekrutacji i rozmów kwalifikacyjnych bez żadnych kosztów dla Twojej firmy.

Przykładowy szablon wiadomości e-mail z prośbą o rozmowę kwalifikacyjną

Teraz, gdy dokonaliśmy przeglądu podstawowych elementów, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania wiadomości e-mail z prośbą o rozmowę kwalifikacyjną, oto przykładowy e-mail, który może napisać rekruter. Możesz zwracać się do nich pełnym imieniem lub oficjalnym pozdrowieniem. Postępowaliśmy zgodnie ze wskazówkami zawartymi w tym artykule, aby połączyć te koncepcje z czymś bardziej namacalnym.

Szanowny Panie Jackson, Bardzo dziękuję za skontaktowanie się z nami na LinkedIn w tym tygodniu. Otrzymaliśmy Twoją aplikację na stanowisko pod adresem i chętnie omówimy z Tobą tę możliwość.

Na podstawie Twojego CV wygląda na to, że masz już kilkuletnie doświadczenie w pracy na tym stanowisku. Naprawdę świetnie to zobaczyć. Jeśli możesz spotkać się w przyszłym tygodniu, aby szczegółowo omówić stanowisko, z przyjemnością umówimy się z Tobą na spotkanie!

Zazwyczaj spotykamy się telefonicznie lub na konferencji internetowej, w zależności od Twoich preferencji. Wstępna rozmowa kwalifikacyjna potrwa około 30 minut i daje nam szansę na wzajemne poznanie się. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, przejdziesz również przez fazę techniczną i wywiad zespołowy.

chce objąć to stanowisko w ciągu 60 dni, więc jeśli zdecydujesz się kontynuować ten proces, prosimy o bycie dostępnym w tym czasie.

W przypadku połączeń telefonicznych zbierzemy Twój numer na formularzu zgłoszeniowym. Jeśli rezerwujesz u nas rozmowę Skype lub Zoom, spodziewaj się, że w wiadomości e-mail z potwierdzeniem rozmowy kwalifikacyjnej znajdziesz łącze „dołącz do spotkania”. Jeśli to brzmi dobrze, możesz śmiało zarezerwować czas z nami tutaj.

Z niecierpliwością czekamy na rozmowę z Tobą wkrótce!

Z poważaniem,

< kierownik ds. rekrutacji / imię i nazwisko rekrutera >

Planowanie kontynuacji po złożeniu wniosku o rozmowę kwalifikacyjną

Po wysłaniu wniosku o wstępną rozmowę kwalifikacyjną możesz oczekiwać, że kandydaci zaczną się rejestrować w godzinach spotkania. Ułatwianie rozmów kwalifikacyjnych to kolejny zestaw umiejętności, który wykracza poza zakres tego artykułu. Jako rekruter lub menedżer ds. rekrutacji powinieneś już zostać przeszkolony w zakresie najlepszych praktyk dotyczących samych sesji rozmów kwalifikacyjnych. Jednak możemy Ci pomóc w ostatecznym przemyśleniu, jak kontynuować rozmowę z kandydatami po wstępnej rozmowie kwalifikacyjnej.

Ponieważ masz już automatyczne rozwiązanie do planowania, zalecamy generowanie dedykowanych stron do planowania dla każdego etapu procesu rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli masz na przykład drugą fazę rozmowy technicznej, pomocne będzie utworzenie osobnego szablonu typu spotkania. Lokalizacja, czas trwania i gospodarze spotkania mogą ulec zmianie. Dlatego skonfigurowanie oddzielnych linków to świetny sposób na zachowanie poczucia ciągłości przez cały proces wdrażania zasobów ludzkich.

Kiedy przychodzi czas na złożenie oferty pracy, możesz również utworzyć wyznaczony link do spotkania dla tej rozmowy. Ten moment będzie oznaczał zakończenie pierwszego dużego etapu onboardingu pracowników.

Są inne rzeczy, które możesz zrobić, poza wstępnymi rozmowami kwalifikacyjnymi, aby dalej budować relacje i budować zaufanie nowych pracowników. Na przykład niektóre firmy publikują ogłoszenia o nowych pracownikach na swoich kontach w mediach społecznościowych. Jeśli Twoja witryna zawiera stronę Zespoły, możesz zebrać krótki wpis dotyczący nowego pracownika i opublikować jego zdjęcie.

Dokładając wszelkich starań, aby Twoi pracownicy czuli się jak w domu na najwcześniejszych etapach procesu aplikacyjnego, nadajesz ton długoterminowemu sukcesowi.