Jak radzić sobie z różnymi stylami komunikacji w biznesie

Opublikowany: 2021-07-16

Czy kiedykolwiek wychodziłeś z ważnego spotkania, czując się zdezorientowany lub sfrustrowany? Czy zdarzyło Ci się kiedyś wytłumaczyć się koledze lub klientowi z trudnościami?

Jeśli chodzi o komunikację, nie ma jednego uniwersalnego stylu. Każdy z nas komunikuje się inaczej i czasami ta różnica może utrudnić sprawę Twojej firmie. Rozumiejąc różne style komunikacji, możesz zwiększyć produktywność w miejscu pracy, prowadząc do lepszych wyników biznesowych.

Jakie są style komunikacji?

Style komunikacji to preferowany przez nas sposób interakcji z innymi. Niektórym ludziom łatwiej jest pewniej wyrażać swoje uczucia. Inni mogą woleć zachować swoje opinie dla siebie, ponieważ chcą uniknąć konfliktów.

W każdym miejscu pracy znajdziesz ludzi o różnych upodobaniach. Zdrowe miejsce pracy zachęci do dobrej równowagi między tymi różnicami, aby zachęcić do nowych pomysłów i procesów.

Dlaczego warto nauczyć się radzić sobie z różnymi rodzajami stylów komunikacji w miejscu pracy

Firmy odnoszące sukcesy rozumieją znaczenie jasnej i skutecznej komunikacji w miejscu pracy. Rozumieją również, że jest to trudne, ponieważ każdy ma preferowany styl komunikowania się. Ale nauka radzenia sobie z tymi różnymi stylami jest korzystna z wielu powodów.

Ulepszone umiejętności komunikacyjne: Aby zachęcić każdego członka zespołu do dzielenia się pomysłami.
Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: Aby uniknąć nieporozumień.
Ulepszona praca zespołowa: aby jak najlepiej wykorzystać różnych członków zespołu.
Lepsze relacje w pracy: Aby osiągnąć wspólne cele.
Lepsza samoświadomość: Szanować różne opinie.

Jakie są 5 stylów komunikacji?

W przypadku niewłaściwego zarządzania różnice w naszych stylach komunikacji mogą powodować zamieszanie, nieporozumienia i niepotrzebny stres. Aby sprostać temu wyzwaniu i wykorzystać inny styl uczenia się, coraz więcej firm korzysta z narzędzia o nazwie DISC.

DISC to przydatne narzędzie, które może pomóc lepiej zrozumieć zachowania i emocje ludzi. Został zaprojektowany, aby zapewnić wgląd w to, dlaczego ludzie zachowują się w taki sposób. Zgodnie z tym modelem istnieją cztery różne typy osobowości:

Przewaga
Wpływ
Stałość
Sumienność

W oparciu o ten model istnieje pięć stylów komunikacji, które wyraźnie się wyróżniają.

1. Pasywny styl komunikacji

Czy znasz kogoś, kto unika konfliktów i woli pozostać poza radarem? Jest to typowe dla komunikatorów pasywnych. Nie przeszkadza im zrobienie kroku w tył i pozwolenie bardziej asertywnym ludziom na prowadzenie. To dlatego, że nie chcą angażować się w konfrontacyjną sytuację. Aby zachować spokój, mogą powiedzieć: „Masz rację, chodźmy z tym”. W ten sposób mogą unikać dzielenia się swoimi prawdziwymi uczuciami.

Obserwując ich mowę ciała, zauważysz, że mają tendencję do spuszczania głowy, mówienia cicho i unikania kontaktu wzrokowego.

Ten rodzaj komunikacji przydaje się, gdy musisz wygrać małe bitwy. Na przykład, jeśli masz trudnych klientów, zainteresowanych wyłącznie własnymi pomysłami, można wprowadzić pasywnego komunikatora, aby ich uspokoić .

Jak obsługiwać komunikator pasywny

Radzenie sobie z pasywnym stylem komunikacji może być wyzwaniem. Jeśli spróbujesz zbyt mocno naciskać, mogą całkowicie się wyłączyć. Zamiast tego, oto kilka prostych przykładów, jak sobie z nimi radzić:

Daj im przestrzeń do wyrażania swoich opinii i potrzeb
Nie odrzucaj ich pomysłów
Zadaj im pytania otwarte
Angażuj się z nimi w interakcje jeden na jednego
Nie oczekuj natychmiastowej odpowiedzi

2. Agresywny styl komunikacji

Agresywny komunikator nie wierzy w pozostawanie na uboczu. W dyskusji agresywni rozmówcy przyjmą głośną i wrogą postawę, aby przekazać swoje uwagi. Nie cofną się też przed odrzuceniem innych opinii. Dlatego nie jest niczym niezwykłym, że rządzą i odrzucają inne pomysły za pomocą zwięzłych odpowiedzi, takich jak „To okropny artykuł” lub „Mam rację, a ty się mylisz”.

Ich ton głosu i gesty mają sugerować, że ich opinie mają największe znaczenie i że nie są zainteresowani tym, co mają do powiedzenia inni.

Kiedy im się nie uda, będą krzywić się lub patrzeć na innych.

Jak radzić sobie z agresywnym komunikatorem

Osoba agresywna może stworzyć wrogie środowisko pracy, zwłaszcza gdy w zespole jest więcej pasywnych współpracowników. Oto kilka sposobów radzenia sobie z agresywnymi komunikatorami:

Nie odwzajemniaj agresji
Wyjaśnij im, dlaczego ich zachowanie jest niedopuszczalne
Daj im radę, jak powinni złagodzić swoją agresywność
Usprawnij swoje rozmowy, aby pozostać na temacie
Skorzystaj z pomocy HR, jeśli sytuacja stanie się zbyt trudna

3. Pasywno-agresywny styl komunikacji

Na pozór komunikatory pasywno-agresywne wydają się łatwe. W rzeczywistości jednak są niezadowoleni i źli. Ich prawdziwe emocje ujawniają się w wyrazach sarkazmu, podstępnych wykopach i cichych zabiegach.

Praca z pasywno-agresywnymi ludźmi jest często trudna, ponieważ mają one taki sam efekt jak agresywni komunikatorzy. Kiedy nie mogą postawić na swoim, będą szukać okazji do podważania innych ludzi. „Nie martw się, sam to rozwiążę, tak jak zawsze” lub „Popracujemy nad tym, jeśli cię to uszczęśliwi. To wszystko, na czym im zależy”.

To ich uraza sprawia, że wierzą, że są bezsilni w organizacji.

Jak radzić sobie z komunikatorem pasywno-agresywnym

Jeśli nie są odpowiednio traktowane, pasywno-agresywne osoby mogą stworzyć toksyczne środowisko zespołowe.

Oto kilka przykładów, jak możesz zarządzać pasywno-agresywnymi członkami zespołu.

Porozmawiaj z nimi na osobności, aby zrozumieć, co motywuje ich zachowanie.
Nie reaguj w ten sam sposób.
Wyznaczać granice.
Zachowaj spokój.
Stwórz środowisko, w którym nie czują się niedoceniani.

4. Asertywny styl komunikacji

Asertywna komunikacja jest uważana za najskuteczniejszy styl komunikacji. Asertywni komunikatorzy są pewni siebie, ale nie lekceważą innych opinii. Mogą przekazać swoje przesłanie bez ranienia ludzkich uczuć. Gdy chcą odpowiedzi, mogą powiedzieć: „Chciałbym zrozumieć twoje przemyślenia na temat struktury treści, ponieważ wydaje mi się, że nie mam racji” lub „Uważam, że twoje zmiany sprawiły, że mój artykuł stał się bardziej ogólny”.

Wyróżniają się zarówno w komunikacji werbalnej, jak i niewerbalnej. Nawiązują bezpośredni kontakt wzrokowy i mówią wyraźnie.

Asertywny komunikator to także dobry słuchacz, który jest stanowczy w kontaktach z różnymi osobami.

Jak radzić sobie z asertywnym komunikatorem

Ze względu na zrównoważony styl najłatwiej sobie poradzić z asertywnymi komunikatorami. Oto kilka sposobów, aby jak najlepiej wykorzystać te osoby.

Daj im przestrzeń do myślenia.
Wymyśl rozwiązania.
Posłuchaj ich pomysłów.
Być specyficznym.
Wyjaśnij jasno problem.

5. Manipulacyjny styl komunikacji

Osoby manipulujące komunikatorami są sprytne w sposobie, w jaki wchodzą w interakcję z innymi. Potrafią wpływać na ludzi i uzyskiwać to, czego chcą. Jeśli chcą pracy, którą interesuje również inny kolega, mogą nimi manipulować, mówiąc: „Nie chciałbym być na twoim stanowisku. Nie mogli mi zapłacić wystarczająco, żebym się tym zajął.

Ich styl komunikacji jest protekcjonalny i agresywny. To właśnie takie zachowanie często prowadzi do urazy wśród współpracowników. Jednak manipulatorzy mają bardzo mało szacunku dla tego, czego inni chcą lub myślą, o ile stawiają na swoim.

Chociaż ich zachowanie nie jest idealne, ich zdolność do kontrolowania ludzi sprawia, że są przydatni w trudnych interakcjach z klientami.

Jak obsługiwać komunikator manipulacyjny

Zarządzanie komunikatorem manipulacyjnym wymaga pewnych umiejętności, ponieważ są dobrzy w tym, co robią — kontrolowaniu innych. Oto kilka prostych sposobów radzenia sobie z tymi osobami:

Zachowaj ostrożność podczas interakcji z nimi.
Postawić na swoim.
Nie pozwól im wpłynąć na twoje opinie.
Bądź stanowczy, ale uprzejmy.
Trzymaj się aktualnego tematu.

Czym różni się 5 stylów komunikacji?

Każdy styl komunikacji niesie ze sobą szereg możliwości i wyzwań. W przypadku komunikacji pasywnej potrzeba dużo wysiłku, aby zachęcić ich do podzielenia się swoimi uczuciami z grupą. Przy typie agresywnym prowadzenie produktywnej dyskusji często może wydawać się niemożliwe.

Manipulacyjne i pasywno-agresywne style komunikacji wymagają sprytnego podejścia w kontaktach z innymi. Ważne jest, aby wzywać takich ludzi za ich zachowanie. Ale traktowanie ich tak, jak traktują innych, nie jest mądre. Raczej bardziej bezpośrednie podejście do rozwiązywania problematycznych stylów komunikacji w miejscu pracy jest właściwym sposobem na załatwienie spraw.

5 sposobów komunikacji, o których warto wiedzieć w biznesie

Tak jak mamy preferowany styl komunikowania się z innymi, mamy również preferowane lub skuteczne metody komunikacji wyrażania siebie. Te metody opierają się na naszych osobowościach. Na przykład pasywny komunikator, który chce trzymać się z dala od konfrontacyjnych sytuacji, może preferować uległą metodę interakcji w miejscu pracy.

Dobre zrozumienie tych różnych stylów komunikacji może ułatwić łączenie się z różnymi osobami i budowanie lepszych relacji.

Analityczny

Analityk uwielbia dane. Stwierdzenia kierujące się uczuciami są dla takiej osoby zbyt niejasne i mylące. Z drugiej strony dane policzalne są łatwe do rozszyfrowania. Na przykład pozytywne perspektywy sprzedaży to niezdefiniowane stwierdzenie. 10% wzrost to jednak konkretna informacja.

Z osobą analityczną łatwiej jest patrzeć na rzeczy obiektywnie. Potrafi oddzielić uczucia od pracy i zapewnić bardziej racjonalną perspektywę w miejscu pracy. Ale wyzwaniem jest to, że takie osoby są często postrzegane jako zimne i niedostępne w komunikacji.

Osobisty

Ci, którzy cenią ludzką więź i emocje, preferują osobisty styl komunikacji. Te osoby w pierwszej kolejności dbają o ludzi. Są dobrymi słuchaczami i znajdują wielką wartość w zrozumieniu, jak czują się ludzie wokół nich. Jeśli wyniki sprzedaży są słabe, najpierw spróbują zrozumieć, czy morale zespołu jest niskie.

Styl osobisty jest ważny, aby utrzymać zespół razem. Ci ludzie mogą rozwiązywać konflikty i znajdować rozwiązania, które pozwolą rozwiązać niewidoczne problemy. Jednak trudno im podejmować szybkie decyzje, w których najpierw trzeba zastosować logikę.

Uległy

Osoby uległe wierzą, że potrzeby i opinie innych ludzi są o wiele ważniejsze niż ich własne. Brakuje im poczucia własnej wartości i starają się unikać konfliktów. Dlatego trzymają się z daleka od podejmowania decyzji, które ich zdaniem zdenerwują innych. Szybko przepraszają w rozmowie, nawet jeśli to nie ich wina.

Nie jest trudno wykorzystać osobę uległą. Ich niska energia może również rozdrażnić innych.

Intuicyjny

Osoba intuicyjna skupia się na całościowym obrazie.

Nie pozwalają, aby nadmiar szczegółów przeszkadzał w osiągnięciu rezultatów. Są zorientowane na działanie i znacznie bardziej skupione na wyniku niż na procesie. Dlatego wolą krótkie rozmowy, które przechodzą od razu do sedna sprawy. Na przykład, preferowana jest krótka rozmowa na temat kampanii LinkedIn i e-mail, a nie szczegółowe wyjaśnienie każdego etapu projektowania i realizacji planu treści cyfrowych.

Ponieważ są w stanie spojrzeć na szerszy obraz, intuicyjni komunikatorzy z łatwością wymyślają innowacyjne, kreatywne rozwiązania. Mogą szybko załatwić sprawy, ponieważ nie pozwalają, aby kroki przeszkadzały. Jednak ci ludzie tracą cierpliwość, gdy coś wymaga szczegółowego i długoterminowego podejścia.

Funkcjonalny

W przeciwieństwie do tych, którzy preferują intuicyjny styl komunikacji, komunikatory funkcjonalne lubią skupiać się na szczegółach i procesach. Lubią nie spieszyć się, zanim wymyślą rozwiązania i nowe pomysły. Podczas interakcji z nimi najlepiej jest być przygotowanym, aby odpowiedzieć na ich pytania.

Ich zorientowane na szczegóły podejście jest pomocne, jeśli chodzi o tworzenie planów projektów, przydzielanie obowiązków i tworzenie harmonogramów.

Jednak skupienie się na całościowym obrazie może być dla nich wyzwaniem. Mogą również stracić uwagę publiczności, gdy zafiksują się na swoim metodycznym stylu. Innymi słowy, może być im dość trudno dobrze współpracować z tymi, którzy mają intuicyjny styl komunikacji.

Jak poprawić swój styl komunikacji?

Jasna i skuteczna komunikacja może znacznie zwiększyć produktywność, poprawić relacje i zmniejszyć stres. Ale interakcja z ludźmi, którzy mają inny styl niż twój, może być trudna. Poprawiając swoje umiejętności komunikacyjne, możesz łatwiej łączyć się z ludźmi. Możesz także wpłynąć na nich, aby przekazali swoją wiadomość.

Oto kilka prostych sposobów na poprawę komunikacji i dobrą współpracę z różnymi stylami.

Pracuj nad mową ciała: Nie każda komunikacja jest werbalna. Ważne są również wskazówki fizyczne. Aby jasno się komunikować, pracuj nad swoją postawą, stój prosto i unikaj garbienia się.
Zaangażuj odbiorców: bez względu na to, jak ważne, Twoja wiadomość nie dotyczy tylko Ciebie. Zaangażuj odbiorców, zadając pytania.
Skoncentruj się na umiejętności słuchania: dobry komunikator to także dobry słuchacz. Słuchaj, co mówią Ci Twoi odbiorcy, bierz pod uwagę ich opinie, aby zdobyć ich zaufanie.
Zachowaj prostotę przekazu: używaj prostego języka i unikaj żargonów, które mogą zdezorientować odbiorców.
Miej otwarty umysł: otwarte podejście może pomóc, gdy musisz nawiązać kontakt z kimś, kto ma inny styl niż twój. Może to ułatwić, zwłaszcza gdy w trakcie rozmowy spotykasz się z krytyką.
Poproś o opinię: czy komunikując się z nimi, odpowiadasz na potrzeby wszystkich? Najlepszym sposobem, aby się o tym przekonać i poprawić swój styl, jest proszenie o opinie. Szukaj opinii, aby zrozumieć obszary, w których musisz być lepszy.

Jaki jest najlepszy styl komunikacji w biznesie?

W biznesie asertywny styl komunikacji jest uważany za najlepszy z wielu powodów. Osoby mówiące asertywnie szanują inne opinie i potrzeby, nie zaniedbując własnych. W ten sposób zdobywają zaufanie i szacunek swoich współpracowników i klientów.

Asertywni komunikatorzy są również dobrzy w nie owijaniu w bawełnę. Szybko przechodzą do sedna i bezpośrednio wyjaśniają, czego potrzebują. Ich samoświadomość jest przydatna zwłaszcza w kontaktach z klientami.

Poprawiając swój asertywny styl komunikacji, możesz wpływać na decyzje i sprawiać, że ludzie czują się bardziej zaangażowani w ten proces. Nie zawsze jest to łatwe, zwłaszcza gdy masz do czynienia z trudnymi ludźmi. Ale zachowując otwarty umysł, gdy ktoś się z tobą nie zgadza, możesz osiągnąć swoje cele.

Obraz: Depositphotos