Como lidar com diferentes estilos de comunicação nos negócios

Publicados: 2021-07-16

Você já saiu de uma reunião importante se sentindo confuso ou frustrado? Já houve uma ocasião em que você achou difícil se explicar para um colega ou cliente?

Quando se trata de comunicação, não existe um estilo único para todos. Todos nós nos comunicamos de maneira diferente e, às vezes, essa diferença pode dificultar as coisas para o seu negócio. Ao compreender os diferentes estilos de comunicação, você pode aumentar a produtividade no local de trabalho, levando a melhores resultados de negócios.

O que são estilos de comunicação?

Os estilos de comunicação são nossa maneira preferida de interagir com os outros. Algumas pessoas podem achar mais fácil articular com confiança como se sentem. Outros podem preferir manter suas opiniões para si mesmos porque querem evitar conflitos.

Em cada local de trabalho, você encontrará pessoas com preferências diferentes. Um local de trabalho saudável incentivará um bom equilíbrio dessas diferenças para incentivar novas ideias e processos.

Por que aprender a lidar com diferentes tipos de estilos de comunicação no local de trabalho

As empresas de sucesso entendem a importância de uma comunicação clara e eficaz no local de trabalho. Eles também entendem que é complicado porque todos têm um estilo preferido de comunicação. Mas aprender a lidar com esses estilos diferentes é benéfico por várias razões.

  • Habilidades de comunicação aprimoradas: Para incentivar cada membro da equipe a compartilhar ideias.
  • Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal: Para evitar falhas de comunicação.
  • Trabalho em equipe aprimorado: para obter o melhor dos diferentes membros da equipe.
  • Melhores relações de trabalho: Para atingir objetivos comuns.
  • Melhor autoconsciência: Ser respeitoso com as diferentes opiniões.

Quais são os 5 estilos de comunicação?

Se não forem gerenciadas adequadamente, as diferenças em nossos estilos de comunicação podem causar confusão, mal-entendidos e estresse desnecessário. Para enfrentar esse desafio e alavancar diferentes estilos de aprendizagem, um número crescente de empresas está usando uma ferramenta chamada DISC.

DISC é uma ferramenta útil que pode ajudá-lo a entender melhor os comportamentos e emoções das pessoas. Ele foi projetado para fornecer uma visão sobre por que as pessoas se comportam da maneira que o fazem. De acordo com este modelo, existem quatro tipos distintos de personalidade:

  • Domínio
  • Influência
  • Estabilidade
  • conscienciosidade

Com base nesse modelo, existem cinco estilos de comunicação que se destacam claramente.

1. Estilo de Comunicação Passivo

Você conhece alguém que tende a evitar conflitos e prefere ficar fora do radar? Isso é típico dos comunicadores passivos. Eles não se importam em dar um passo para trás e deixar que as pessoas mais assertivas liderem o caminho. Isso porque eles não querem se envolver em uma situação de confronto. Para manter a paz, eles podem dizer: “Você está certo, vamos com isso”. Ao fazer isso, eles podem evitar compartilhar seus sentimentos reais.

Se você observar a linguagem corporal deles, notará que eles tendem a manter a cabeça baixa, falar suavemente e evitar contato visual.

Esse tipo de estilo de comunicação é útil quando você precisa vencer pequenas batalhas. Por exemplo, se você tem clientes difíceis interessados ​​apenas em suas próprias ideias, um comunicador passivo pode ser trazido para acalmá-los.

Como lidar com um comunicador passivo

Lidar com o estilo de comunicação passiva pode ser um desafio. Se você tentar empurrar muito, eles podem desligar completamente. Em vez disso, aqui estão alguns exemplos simples de como você pode lidar com eles:

  1. Dê-lhes espaço para articular suas opiniões e necessidades
  2. Não descarte suas ideias
  3. Faça-lhes perguntas abertas
  4. Envolva-se com eles em interações individuais
  5. Não espere uma resposta imediata

2. Estilo de Comunicação Agressivo

Um comunicador agressivo não acredita em ficar à margem. Em uma discussão, os comunicadores agressivos adotarão um comportamento barulhento e hostil para transmitir seus pontos de vista. Eles também não se esquivarão de rejeitar outras opiniões. Portanto, não é incomum que eles mandem e descartem outras ideias com respostas curtas como “É um artigo terrível” ou “Estou certo e você está errado”.

Seu tom de voz e gestos são todos destinados a sugerir que suas opiniões são mais importantes e que eles não estão interessados ​​no que os outros têm a dizer.

Quando eles não conseguem o que querem, eles vão fazer cara feia ou olhar para os outros.

Como lidar com um comunicador agressivo

Uma pessoa agressiva pode criar um ambiente de trabalho hostil, especialmente quando há colegas de trabalho mais passivos na equipe. Aqui estão algumas maneiras de lidar com comunicadores agressivos:

  1. Não devolva a agressão
  2. Explique a eles por que seu comportamento não é aceitável
  3. Dê-lhes conselhos sobre como eles devem moderar sua agressividade
  4. Simplifique suas conversas para se manter no tópico
  5. Peça a ajuda do RH se a situação ficar muito difícil

3. Estilo de comunicação passivo-agressivo

Na superfície, os comunicadores passivo-agressivos parecem tranqüilos. Na realidade, porém, eles estão insatisfeitos e zangados. Suas emoções reais se manifestam em expressões de sarcasmo, cavalgadas maliciosas e tratamentos silenciosos.

Muitas vezes é um desafio trabalhar com pessoas passivo-agressivas porque elas têm o mesmo efeito que os comunicadores agressivos. Quando não conseguem o que querem, procuram oportunidades para minar outras pessoas. “Não se preocupe, eu vou descobrir sozinho como sempre faço” ou “Vamos trabalhar nisso se isso te deixa feliz. Isso é tudo com que eles se importam de qualquer maneira.”

É o ressentimento que os faz acreditar que são impotentes na organização.

Como lidar com um comunicador passivo-agressivo

Se não forem tratados adequadamente, indivíduos passivo-agressivos podem criar um ambiente de equipe tóxico.

Aqui estão alguns exemplos de como você pode gerenciar membros de equipe passivo-agressivos.

  1. Fale com eles em particular para entender o que motiva seu comportamento.
  2. Não reaja da mesma forma.
  3. Definir limites.
  4. Fique calmo.
  5. Crie um ambiente onde eles não se sintam desvalorizados.

4. Estilo de Comunicação Assertivo

A comunicação assertiva é considerada o estilo de comunicação mais eficaz. Comunicadores assertivos são confiantes, mas não desprezam outras opiniões. Eles podem transmitir sua mensagem sem ferir os sentimentos das pessoas. Quando eles querem respostas, eles podem dizer: “Gostaria de entender sua opinião sobre a estrutura do conteúdo porque acho que não entendi direito” ou “Senti que suas edições tornaram meu artigo mais genérico”.

Eles se destacam na comunicação verbal e não verbal. Eles fazem contato visual direto e falam com clareza.

Um comunicador assertivo também é um bom ouvinte que é firme ao lidar com diferentes indivíduos.

Como lidar com um comunicador assertivo

Por causa de seu estilo equilibrado, comunicadores assertivos são os mais fáceis de lidar. Aqui estão algumas maneiras de tirar o máximo proveito desses indivíduos.

  1. Dê-lhes espaço para pensar.
  2. Invente soluções.
  3. Ouça suas ideias.
  4. Seja específico.
  5. Explique o problema com clareza.

5. Estilo de Comunicação Manipulativa

Os comunicadores manipuladores são astutos na maneira como interagem com os outros. Eles são hábeis em influenciar as pessoas e conseguir o que querem. Se eles quiserem um emprego no qual outro colega também esteja interessado, eles podem manipulá-los dizendo: “Eu não gostaria de estar no seu lugar. Eles não podiam me pagar o suficiente para levar este.”

Seu estilo de comunicação é paternalista e agressivo. É esse comportamento que muitas vezes leva ao ressentimento entre os colegas. Os comunicadores manipuladores, no entanto, têm muito pouca consideração pelo que os outros querem ou pensam, desde que consigam o que querem.

Embora seu comportamento não seja o ideal, sua capacidade de controlar as pessoas os torna úteis em interações difíceis com os clientes.

Como lidar com um comunicador manipulador

Gerenciar um comunicador manipulador requer algumas habilidades porque eles são bons no que fazem – controlar os outros. Aqui estão algumas maneiras simples de lidar com esses indivíduos:

  1. Seja cauteloso ao interagir com eles.
  2. Fique firme.
  3. Não os deixe influenciar suas opiniões.
  4. Seja firme, mas educado.
  5. Atenha-se ao tópico em mãos.

Como os 5 estilos de comunicação são diferentes um do outro?

Cada estilo de comunicação traz consigo um conjunto de oportunidades e desafios. Com a comunicação passiva, é preciso muito esforço para fazê-los compartilhar seus sentimentos com o grupo. Com o tipo agressivo, ter uma discussão produtiva muitas vezes pode parecer impossível.

Os estilos de comunicação manipulativos e passivo-agressivos envolvem uma abordagem astuta ao lidar com os outros. É importante chamar essas pessoas para fora por seu comportamento. Mas tratá-los como tratam os outros não é sábio. Em vez disso, uma abordagem mais direta para lidar com seus estilos problemáticos de comunicação no local de trabalho é a maneira certa de fazer as coisas.

5 métodos de comunicação para estar ciente nos negócios

Assim como temos um estilo preferido de comunicação com os outros, também temos métodos de comunicação preferidos ou eficazes para nos expressarmos. Esses métodos são baseados em nossas personalidades. Por exemplo, um comunicador passivo ansioso para ficar fora de situações de confronto pode preferir usar um método submisso de interação no local de trabalho.

Uma boa compreensão desses diferentes estilos de comunicação pode facilitar a conexão com diferentes indivíduos e construir melhores relacionamentos.

Analítico

Uma pessoa analítica adora dados. Declarações baseadas em sentimentos são muito vagas e confusas para uma pessoa assim. Os dados quantificáveis, por outro lado, são fáceis de decifrar. Por exemplo, uma perspectiva de vendas positiva é uma declaração indefinida. Um crescimento de 10%, no entanto, é uma informação concreta.

Com uma pessoa analítica, é mais fácil ver as coisas objetivamente. Eles podem separar os sentimentos do trabalho e fornecer uma perspectiva mais racional em seu local de trabalho. Mas o desafio é que esses indivíduos são frequentemente percebidos como frios e inacessíveis na comunicação.

Pessoal

Aqueles que valorizam a conexão humana e a emoção tendem a preferir o estilo pessoal de comunicação. Esses indivíduos se preocupam com as pessoas em primeiro lugar. Eles são bons ouvintes e encontram grande valor em entender como as pessoas ao seu redor se sentem. Se os números de vendas forem ruins, eles tentarão primeiro entender se o moral da equipe está baixo.

O estilo pessoal é importante para manter uma equipe unida. Essas pessoas podem resolver conflitos e encontrar soluções para resolver problemas invisíveis. No entanto, eles acham difícil chegar a tomar decisões rápidas onde a lógica precisa ser aplicada primeiro.

Submisso

Pessoas submissas acreditam que as necessidades e opiniões de outras pessoas são muito mais importantes do que as suas próprias. Eles não têm auto-estima e tentam o seu melhor para evitar conflitos. Assim, evitam tomar decisões que pensam que vão incomodar os outros. Eles também são rápidos em se desculpar em uma conversa, mesmo quando não é culpa deles.

Não é difícil tirar vantagem de uma pessoa submissa. Sua baixa energia também pode deixar os outros exasperados.

Intuitivo

Uma pessoa intuitiva se concentra no quadro geral.

Eles não permitem que detalhes excessivos atrapalhem a obtenção de resultados. Eles são orientados para a ação e muito mais focados no resultado do que no processo. Por isso, eles preferem conversas breves que vão direto ao ponto. Por exemplo, uma conversa rápida sobre uma campanha no LinkedIn e e-mail é preferível a uma explicação detalhada de cada etapa para projetar e executar o plano de conteúdo digital.

Por serem capazes de ver o quadro geral, os comunicadores intuitivos acham fácil encontrar soluções inovadoras e criativas. Eles podem fazer as coisas rapidamente porque não permitem que os passos atrapalhem. No entanto, essas pessoas acabam perdendo a paciência quando algo exige uma abordagem detalhada e de longo prazo.

Funcional

Ao contrário daqueles que preferem o estilo intuitivo de comunicação, os comunicadores funcionais gostam de focar em detalhes e processos. Eles gostam de tomar seu tempo antes de apresentar soluções e novas ideias. Ao interagir com eles, é melhor vir preparado para responder suas perguntas.

Sua abordagem detalhada é útil quando se trata de fazer planos de projeto, alocar responsabilidades e criar cronogramas.

Mas pode ser um desafio para eles manter o foco no quadro geral. Eles também podem perder a atenção de seu público quando se fixam em seu estilo metódico. Em outras palavras, pode ser bastante difícil para eles trabalharem bem com aqueles que têm um estilo intuitivo de comunicação.

Como melhorar seu estilo de comunicação

Uma comunicação clara e eficaz pode contribuir muito para aumentar a produtividade, melhorar as relações e reduzir o estresse. Mas interagir com pessoas que têm estilos diferentes do seu pode ser complicado. Ao melhorar suas habilidades de comunicação, você pode se conectar com as pessoas mais facilmente. Você também pode influenciá-los a transmitir sua mensagem.

Aqui estão algumas maneiras simples de melhorar sua comunicação e trabalhar bem com diferentes estilos.

  • Trabalhe sua linguagem corporal: nem toda comunicação é verbal. Sinais físicos também são importantes. Para se comunicar com clareza, trabalhe em sua postura, fique ereto e evite curvar-se.
  • Envolva seu público: não importa o quão importante, sua mensagem não é apenas sobre você. Envolva seu público fazendo perguntas.
  • Concentre-se em suas habilidades de escuta: um bom comunicador também é um bom ouvinte. Ouça o que seu público está lhe dizendo, leve em consideração suas opiniões para ganhar sua confiança.
  • Mantenha sua mensagem simples: use uma linguagem simples e evite usar jargões que possam confundir seu público.
  • Tenha uma mente aberta: uma abordagem de mente aberta pode ajudar quando você precisa se envolver com alguém cujo estilo é diferente do seu. Isso pode facilitar as coisas, especialmente quando você enfrenta críticas no decorrer de uma conversa.
  • Solicitar feedback: você está atendendo às necessidades de todos ao se comunicar com eles? A melhor maneira de saber isso e melhorar seu estilo é pedindo feedback. Busque opiniões para entender áreas onde você precisa melhorar.

Qual é o melhor estilo de comunicação nos negócios?

Nos negócios, o estilo de comunicação assertivo é considerado o melhor por vários motivos. Comunicadores assertivos respeitam outras opiniões e necessidades sem negligenciar as suas próprias. Ao fazer isso, eles ganham a confiança e o respeito de seus colegas de trabalho e clientes.

Comunicadores assertivos também são bons em não fazer rodeios. Eles rapidamente chegam ao ponto e são diretos ao explicar o que precisam. Sua autoconsciência é útil especialmente ao lidar com os clientes.

Ao melhorar seu estilo de comunicação assertivo, você pode influenciar as decisões e fazer com que as pessoas se sintam mais envolvidas no processo. Nem sempre é fácil, especialmente quando você tem que lidar com pessoas difíceis. Mas mantendo a mente aberta quando alguém não concorda com você, você pode alcançar seus objetivos.

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