如何處理業務中不同的溝通方式
已發表: 2021-07-16
您是否曾經在重要會議結束後感到困惑或沮喪？ 是否有過難以向同事或客戶解釋自己的情況？
在溝通方面，沒有一刀切的風格。 我們所有人的溝通方式都不同，有時這種差異會給您的業務帶來困難。 通過了解不同的溝通方式，您可以提高工作場所的生產力，從而帶來更好的業務成果。
什麼是溝通方式？
溝通方式是我們與他人互動的首選方式。 有些人可能會發現更容易自信地表達自己的感受。 其他人可能更願意保留自己的意見，因為他們想避免衝突。
在每個工作場所，您都會發現有不同偏好的人。 一個健康的工作場所將鼓勵這些差異的良好平衡，以鼓勵新的想法和流程。
為什麼要學習在工作場所處理不同類型的溝通方式
成功的企業了解清晰有效的工作場所溝通的重要性。 他們也明白這很棘手，因為每個人都有自己喜歡的溝通方式。 但是學習處理這些不同的風格是有益的，原因有很多。
- 提高溝通技巧：鼓勵每個團隊成員分享想法。
- 改善工作與生活的平衡：避免溝通不暢。
- 改進團隊合作：充分利用不同的團隊成員。
- 更好的工作關係：實現共同目標。
- 提高自我意識：尊重不同的意見。
5種溝通方式是什麼？
如果管理不當，我們溝通方式的差異會導致混亂、誤解和不必要的壓力。 為了應對這一挑戰並利用不同的學習方式，越來越多的企業正在使用一種名為 DISC 的工具。
DISC 是一個有用的工具，可以幫助您更好地了解人們的行為和情緒。 它旨在深入了解人們為什麼會以他們的方式行事。 根據這個模型，有四種不同的人格類型：
基於這個模型，有五種溝通方式明顯脫穎而出。
1. 被動的溝通方式
你認識一個傾向於避免衝突並喜歡保持低調的人嗎？ 這是典型的被動溝通者。 他們不介意後退一步，讓更自信的人帶路。 那是因為他們不想捲入對抗的情況。 為了保持和平，他們可能會說：“你是對的，讓我們繼續吧。” 這樣做，他們可能會避免分享他們的真實感受。
如果你觀察他們的肢體語言，你會發現他們傾向於低著頭，輕聲說話，避免目光接觸。
當您需要贏得小型戰鬥時，這種類型的溝通方式很有用。 例如，如果您的難纏客戶只對自己的想法感興趣，則可以引入被動溝通者來安撫他們。
如何處理被動溝通者
處理被動的溝通方式很有挑戰性。 如果你試圖推動太多，他們可能會完全關閉。 相反，這裡有一些簡單的例子來說明如何處理它們：
- 給他們空間來表達他們的意見和需求
- 不要拒絕他們的想法
- 問他們開放式問題
- 與他們進行一對一的互動
- 不要期望立即響應
2. 積極的溝通方式
一個積極的溝通者不相信留在場邊。 在討論中，咄咄逼人的溝通者會採取大聲和敵對的舉止來表達他們的觀點。 他們也不會迴避拒絕其他意見。 因此，對於他們來說，用“這是一篇糟糕的文章”或“我是對的，你錯的”這樣的簡短回應來發號施令並駁回其他想法的情況並不少見。
他們的語氣和手勢都是為了表明他們的意見最重要，他們對別人要說的話不感興趣。
當他們不按自己的方式行事時，他們會怒目而視或瞪著別人。
如何處理好鬥的溝通者
一個好鬥的人會創造一個充滿敵意的工作環境，尤其是當團隊中有更多被動的同事時。 以下是處理攻擊性溝通者的一些方法：
- 不要回報侵略
- 向他們解釋為什麼他們的行為是不可接受的
- 給他們建議，告訴他們應該如何緩和他們的攻擊性
- 簡化您的對話以保持主題
- 如果情況變得太困難，請尋求 HR 的幫助
3.被動攻擊型溝通方式
從表面上看，被動攻擊型的溝通者似乎很隨和。 然而，實際上，他們是不滿和憤怒的。 他們的真實情感表現在諷刺、狡猾的挖苦和沈默的治療中。
與被動攻擊性的人一起工作通常是具有挑戰性的，因為他們與攻擊性的溝通者俱有相同的效果。 當他們無法如願時，他們會尋找機會破壞他人。 “別擔心，我會像往常一樣自己解決”或“如果它讓你開心，我們會努力解決這個問題。 反正這就是他們所關心的。”
正是他們的怨恨讓他們相信自己在組織中無能為力。
如何處理被動攻擊型溝通者
如果處理不當，消極進取的人會創造一個有毒的團隊環境。
以下是一些關於如何管理被動攻擊型團隊成員的示例。
- 私下與他們交談，了解他們行為的動機。
- 不要以同樣的方式做出反應。
- 設定界限。
- 保持冷靜。
- 創造一個他們不覺得自己被低估的環境。
4. 自信的溝通方式
自信的溝通被認為是最有效的溝通方式。 自信的溝通者自信但不會對其他意見不屑一顧。 他們可以在不傷害人們感情的情況下傳達他們的信息。 當他們想要答案時，他們可能會說：“我想了解您對內容結構的看法，因為我認為我做的不對”或“我覺得您的編輯使我的文章更加通用。”
他們擅長口頭和非口頭交流。 他們直接進行眼神交流，說話清晰。
一個自信的溝通者也是一個很好的傾聽者，在與不同的人打交道時很堅定。
如何處理自信的溝通者
由於他們平衡的風格，自信的溝通者是最容易處理的。 這裡有一些方法可以充分利用這些人。
- 給他們思考的空間。
- 提出解決方案。
- 聽聽他們的想法。
- 請明確點。
- 清楚地說明問題。
5. 操縱性的溝通方式
善於操縱的溝通者在與他人互動的方式上非常精明。 他們擅長影響人們並獲得他們想要的東西。 如果他們想要一份其他同事也感興趣的工作，他們可能會操縱他們說：“我不想擔任你的職位。 他們付不起我足夠的錢來接受這個。”
他們的溝通方式是傲慢和咄咄逼人。 正是這種行為常常引起同事間的反感。 然而，操縱型溝通者很少考慮其他人想要什麼或想什麼，只要他們按照自己的方式行事。
雖然他們的行為並不理想，但他們控制人的能力使他們在困難的客戶互動中很有用。
如何處理操縱性溝通者
管理一個操縱性的溝通者需要一些技能，因為他們擅長自己的工作——控制他人。 以下是處理這些人的一些簡單方法：
- 與他們互動時要小心。
- 堅守陣地。
- 不要讓他們影響你的意見。
- 堅定但有禮貌。
- 堅持手頭的話題。
5 種溝通方式有何不同？
每種溝通方式都會帶來一系列機遇和挑戰。 通過被動溝通，需要付出很多努力才能讓他們與團隊分享他們的感受。 對於激進的類型，進行富有成效的討論通常似乎是不可能的。
操縱性和被動攻擊性的溝通方式涉及與他人打交道的精明方法。 對這些人的行為提出批評是很重要的。 但以對待他人的方式對待他們是不明智的。 相反，解決他們有問題的工作場所溝通方式的更直接方法是完成工作的正確方法。
5種溝通方式要注意的業務
正如我們有與他人交流的首選方式一樣，我們也有表達自己的首選或有效的交流方式。 這些方法是基於我們的個性。 例如，渴望遠離對抗情況的被動溝通者可能更喜歡使用順從的工作場所互動方法。
對這些不同的溝通方式有很好的了解，可以讓您更輕鬆地與不同的人建立聯繫並建立更好的關係。
分析型
分析型人喜歡數據。 對於這樣的人來說，感情驅動的陳述過於模糊和混亂。 另一方面，可量化的數據很容易破譯。 例如，積極的銷售前景是一個未定義的陳述。 然而，10% 的增長是具體信息。
有分析能力的人，更容易客觀地看待事物。 他們可以將感受與工作區分開來，並在工作場所提供更理性的視角。 但面臨的挑戰是，這些人在交流中通常被認為是冷酷無情的。
個人的
那些重視人際關係和情感的人往往更喜歡個人的溝通方式。 這些人首先關心的是人。 他們是很好的傾聽者，他們發現了解周圍人的感受很有價值。 如果銷售數字不佳，他們會首先嘗試了解團隊士氣是否低落。
個人風格對於將團隊凝聚在一起很重要。 這些人可以解決衝突並找到解決看不見的問題的解決方案。 然而，他們發現很難在需要首先應用邏輯的地方做出快速決策。
順從的
順從的人相信別人的需求和意見比他們自己的重要得多。 他們缺乏自尊，並儘力避免衝突。 因此，他們遠離做出他們認為會惹惱他人的決定。 即使不是他們的錯，他們也會在談話中迅速道歉。
利用順從的人並不難。 他們的低能量也會讓其他人感到憤怒。
直覺的
直覺敏銳的人關注全局。
他們不會讓過多的細節妨礙取得成果。 他們以行動為導向，更注重結果而不是過程。 這就是為什麼，他們更喜歡直截了當的簡短對話。 例如，與設計和執行數字內容計劃的每個步驟的詳細說明相比，首選關於 LinkedIn 和電子郵件活動的快速對話。
因為他們能夠看到大局，直觀的溝通者發現很容易提出創新的、創造性的解決方案。 他們可以快速完成工作，因為他們不會讓步驟妨礙他們。 然而，當某些事情需要詳細而長期的方法時，這些人最終會失去耐心。
功能性
與那些喜歡直觀溝通方式的人不同，功能型溝通者喜歡關注細節和流程。 他們喜歡在提出解決方案和新想法之前花時間。 與他們互動時，最好準備好回答他們的問題。
在製定項目計劃、分配責任和創建時間表時，他們以細節為導向的方法很有幫助。
但對他們來說，保持專注於大局可能是一個挑戰。 當他們專注於有條不紊的風格時，他們也會失去觀眾的注意力。 換句話說，他們很難與那些具有直覺溝通風格的人一起工作。
如何改善你的溝通方式
清晰有效的溝通對提高生產力、改善關係和減輕壓力大有幫助。 但是與風格與你不同的人互動可能會很棘手。 通過提高您的溝通技巧，您可以更輕鬆地與人建立聯繫。 您還可以影響他們以傳達您的信息。
這裡有一些簡單的方法可以改善您的溝通並與不同的風格一起工作。
- 鍛煉你的肢體語言：並非所有的交流都是口頭的。 身體暗示也很重要。 為了清楚地交流，請調整您的姿勢，站直，避免無精打采。
- 吸引你的聽眾：無論多麼重要，你的信息不僅僅是關於你自己。 通過提問來吸引觀眾。
- 專注於你的聽力技巧：一個好的溝通者也是一個好的傾聽者。 聽聽你的聽眾在告訴你什麼，考慮他們的意見以贏得他們的信任。
- 保持您的信息簡單：使用簡單的語言，避免使用會混淆聽眾的行話。
- 思想開放：當您必須與風格與您不同的人交往時，開放的方法會有所幫助。 它可以使事情變得更容易，尤其是當您在對話過程中面臨批評時。
- 請求反饋：在與每個人溝通時，您是否解決了每個人的需求？ 了解這一點並改善您的風格的最佳方法是尋求反饋。 尋求意見以了解您需要變得更好的領域。
商業中最好的溝通方式是什麼？
在商業中，出於多種原因，自信的溝通方式被認為是最好的。 自信的溝通者尊重其他意見和需求，而不忽視他們自己的意見和需求。 通過這樣做，他們贏得了同事和客戶的信任和尊重。
自信的溝通者也擅長不拐彎抹角。 他們很快就直截了當地解釋了他們的需求。 他們的自我意識很有用，尤其是在與客戶打交道時。
通過改進你自信的溝通方式，你可以影響決策，讓人們感覺更多地參與到這個過程中。 這並不總是那麼容易，尤其是當你必須與難相處的人打交道時。 但是，當有人不同意你的觀點時，保持開放的心態，你就可以實現你的目標。
圖片： Depositphotos
