Bagaimana Menangani Gaya Komunikasi yang Berbeda dalam Bisnis

Diterbitkan: 2021-07-16

Pernahkah Anda keluar dari pertemuan penting dengan perasaan bingung atau frustrasi? Pernahkah Anda mengalami kesulitan untuk menjelaskan diri Anda kepada rekan kerja atau pelanggan?

Dalam hal komunikasi, tidak ada gaya yang cocok untuk semua. Kita semua berkomunikasi secara berbeda dan terkadang perbedaan ini dapat mempersulit bisnis Anda. Dengan memahami gaya komunikasi yang berbeda, Anda dapat meningkatkan produktivitas di tempat kerja yang mengarah ke hasil bisnis yang lebih baik.

Apa itu gaya komunikasi?

Gaya komunikasi adalah cara yang kita sukai untuk berinteraksi dengan orang lain. Beberapa orang mungkin merasa lebih mudah untuk mengartikulasikan dengan percaya diri bagaimana perasaan mereka. Orang lain mungkin lebih suka menyimpan pendapat mereka sendiri karena mereka ingin menghindari konflik.

Di setiap tempat kerja, Anda akan menemukan orang-orang dengan preferensi yang berbeda. Tempat kerja yang sehat akan mendorong keseimbangan yang baik dari perbedaan-perbedaan ini untuk mendorong ide dan proses baru.

Mengapa Belajar Menangani Berbagai Jenis Gaya Komunikasi di Tempat Kerja

Bisnis yang sukses memahami pentingnya komunikasi di tempat kerja yang jelas dan efektif. Mereka juga mengerti bahwa ini rumit karena setiap orang memiliki gaya komunikasi yang disukai. Tetapi belajar menangani gaya yang berbeda ini bermanfaat karena sejumlah alasan.

  • Peningkatan keterampilan komunikasi: Untuk mendorong setiap anggota tim untuk berbagi ide.
  • Peningkatan keseimbangan kehidupan kerja: Untuk menghindari miskomunikasi.
  • Peningkatan kerja tim: Untuk mendapatkan yang terbaik dari anggota tim yang berbeda.
  • Hubungan kerja yang lebih baik: Untuk mencapai tujuan bersama.
  • Peningkatan kesadaran diri: Untuk menghormati pendapat yang berbeda.

Apa saja 5 Gaya Komunikasi?

Jika tidak dikelola dengan baik, perbedaan gaya komunikasi kita dapat menyebabkan kebingungan, kesalahpahaman, dan stres yang tidak perlu. Untuk mengatasi tantangan ini dan untuk memanfaatkan gaya belajar yang berbeda, semakin banyak bisnis yang menggunakan alat yang disebut DISC.

DISC adalah alat yang berguna yang dapat membantu Anda lebih memahami perilaku dan emosi orang. Ini dirancang untuk memberikan wawasan tentang mengapa orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Menurut model ini, ada empat tipe kepribadian yang berbeda:

  • Dominasi
  • Pengaruh
  • kemantapan
  • kesadaran

Berdasarkan model ini, ada lima gaya komunikasi yang menonjol.

1. Gaya Komunikasi Pasif

Apakah Anda mengenal seseorang yang cenderung menghindari konflik dan lebih suka berada di bawah radar? Ini adalah tipikal komunikator pasif. Mereka tidak keberatan mengambil langkah mundur dan membiarkan orang yang lebih tegas memimpin. Itu karena mereka tidak ingin terlibat dalam situasi konfrontatif. Untuk menjaga perdamaian, mereka mungkin berkata, “Kamu benar, ayo kita lakukan.” Dengan melakukan itu, mereka mungkin menghindari berbagi perasaan mereka yang sebenarnya.

Jika Anda mengamati bahasa tubuh mereka, Anda akan melihat mereka cenderung menundukkan kepala, berbicara dengan lembut dan menghindari kontak mata.

Jenis gaya komunikasi ini berguna ketika Anda perlu memenangkan pertempuran kecil. Misalnya, jika Anda memiliki pelanggan yang sulit hanya tertarik pada ide-ide mereka sendiri, komunikator pasif dapat dibawa untuk menenangkan mereka.

Bagaimana Menangani Komunikator Pasif

Berurusan dengan gaya komunikasi pasif menjadi tantangan. Jika Anda mencoba untuk mendorong terlalu banyak, mereka mungkin benar-benar mati. Sebagai gantinya, berikut adalah beberapa contoh sederhana tentang bagaimana Anda dapat menanganinya:

  1. Beri mereka ruang untuk mengartikulasikan pendapat dan kebutuhan mereka
  2. Jangan abaikan ide-ide mereka
  3. Ajukan pertanyaan terbuka kepada mereka
  4. Terlibat dengan mereka dalam interaksi satu lawan satu
  5. Jangan mengharapkan tanggapan segera

2. Gaya Komunikasi Agresif

Seorang komunikator yang agresif tidak percaya untuk tetap berada di pinggir lapangan. Dalam sebuah diskusi, komunikator yang agresif akan mengambil sikap yang keras dan bermusuhan untuk menyampaikan maksud mereka. Mereka juga tidak akan segan untuk menolak pendapat orang lain. Oleh karena itu, bukan hal yang aneh bagi mereka untuk memerintah dan mengabaikan ide-ide lain dengan tanggapan singkat seperti “Ini artikel yang buruk” atau “Saya benar dan Anda salah.”

Nada suara dan gerak tubuh mereka dimaksudkan untuk menunjukkan pendapat mereka yang paling penting dan bahwa mereka tidak tertarik dengan apa yang orang lain katakan.

Ketika mereka tidak mendapatkan apa yang mereka inginkan, mereka akan cemberut atau memelototi orang lain.

Bagaimana menangani Komunikator yang Agresif

Orang yang agresif dapat menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat, terutama ketika ada rekan kerja yang lebih pasif dalam tim. Berikut adalah beberapa cara untuk menangani komunikator agresif:

  1. Jangan membalas agresi
  2. Jelaskan kepada mereka mengapa perilaku mereka tidak dapat diterima
  3. Beri mereka saran tentang bagaimana mereka harus mengurangi agresivitas mereka
  4. Sederhanakan percakapan Anda agar tetap pada topik
  5. Ambil bantuan HR jika situasinya terlalu sulit

3. Gaya Komunikasi Pasif-Agresif

Di permukaan, komunikator pasif-agresif tampak santai. Namun pada kenyataannya, mereka tidak puas dan marah. Emosi mereka yang sebenarnya keluar dalam ekspresi sarkasme, cercaan licik dan perlakuan diam.

Sering kali sulit untuk bekerja dengan orang-orang yang pasif-agresif karena mereka memiliki efek yang sama dengan komunikator yang agresif. Ketika mereka tidak bisa mendapatkan apa yang mereka inginkan, mereka akan mencari peluang untuk melemahkan orang lain. “Jangan khawatir, saya akan mencari tahu sendiri seperti yang selalu saya lakukan” atau “Kami akan mengerjakan ini jika itu membuat Anda bahagia. Hanya itu yang mereka pedulikan.”

Kebencian merekalah yang membuat mereka percaya bahwa mereka tidak berdaya dalam organisasi.

Bagaimana menangani Komunikator Pasif-Agresif

Jika tidak ditangani dengan benar, individu pasif-agresif dapat menciptakan lingkungan tim yang beracun.

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana Anda dapat mengelola anggota tim pasif-agresif.

  1. Bicaralah dengan mereka secara pribadi untuk memahami apa yang memotivasi perilaku mereka.
  2. Jangan bereaksi dengan cara yang sama.
  3. Tetapkan batas.
  4. Tetap tenang.
  5. Ciptakan lingkungan di mana mereka tidak merasa kurang dihargai.

4. Gaya Komunikasi Asertif

Komunikasi asertif dianggap sebagai gaya komunikasi yang paling efektif. Komunikator asertif percaya diri namun tidak meremehkan pendapat lain. Mereka bisa menyampaikan pesan mereka tanpa menyakiti perasaan orang lain. Ketika mereka menginginkan jawaban, mereka mungkin berkata, "Saya ingin memahami pemikiran Anda seputar struktur konten karena saya rasa saya tidak melakukannya dengan benar" atau "Saya merasa suntingan Anda membuat artikel saya lebih umum."

Mereka unggul dalam komunikasi verbal dan non-verbal. Mereka melakukan kontak mata langsung dan berbicara dengan jelas.

Seorang komunikator yang tegas juga merupakan pendengar yang baik yang tegas ketika berhadapan dengan individu yang berbeda.

Bagaimana menangani Komunikator yang Asertif

Karena gaya mereka yang seimbang, komunikator yang asertif adalah yang paling mudah ditangani. Berikut adalah beberapa cara untuk mendapatkan hasil maksimal dari orang-orang ini.

  1. Beri mereka ruang untuk berpikir.
  2. Datang dengan solusi.
  3. Dengarkan ide-ide mereka.
  4. Jadilah spesifik.
  5. Jelaskan masalahnya dengan jelas.

5. Gaya Komunikasi Manipulatif

Komunikator manipulatif cerdas dalam cara mereka berinteraksi dengan orang lain. Mereka terampil dalam mempengaruhi orang dan mendapatkan apa yang mereka inginkan. Jika mereka menginginkan pekerjaan yang juga diminati oleh rekan kerja lain, mereka mungkin memanipulasi mereka dengan mengatakan, “Saya tidak ingin berada di posisi Anda. Mereka tidak bisa membayar saya cukup untuk mengambil yang ini.”

Gaya komunikasi mereka menggurui dan agresif. Perilaku inilah yang sering menimbulkan kebencian di antara rekan kerja. Komunikator manipulatif, bagaimanapun, sangat sedikit memperhatikan apa yang diinginkan atau dipikirkan orang lain selama mereka mendapatkan apa yang mereka inginkan.

Meskipun perilaku mereka tidak ideal, kemampuan mereka untuk mengendalikan orang membuat mereka berguna dalam interaksi pelanggan yang sulit.

Bagaimana menangani Komunikator Manipulatif

Mengelola komunikator manipulatif membutuhkan beberapa keterampilan karena mereka pandai dalam apa yang mereka lakukan — mengendalikan orang lain. Berikut adalah beberapa cara sederhana untuk menangani orang-orang ini:

  1. Berhati-hatilah saat berinteraksi dengan mereka.
  2. Tetap ditempatmu.
  3. Jangan biarkan mereka mempengaruhi pendapat Anda.
  4. Bersikap tegas tapi sopan.
  5. Tetap pada topik yang ada.

Bagaimana 5 gaya komunikasi yang berbeda satu sama lain?

Setiap gaya komunikasi membawa serta serangkaian peluang dan tantangan. Dengan komunikasi pasif, dibutuhkan banyak upaya untuk membuat mereka berbagi perasaan dengan kelompok. Dengan tipe agresif, melakukan diskusi yang produktif seringkali tampak mustahil.

Gaya komunikasi manipulatif dan pasif-agresif melibatkan pendekatan yang cerdik dalam berurusan dengan orang lain. Penting untuk memanggil orang-orang seperti itu karena perilaku mereka. Tetapi memperlakukan mereka seperti mereka memperlakukan orang lain tidaklah bijaksana. Pendekatan yang lebih langsung untuk mengatasi gaya komunikasi tempat kerja mereka yang bermasalah adalah cara yang tepat untuk menyelesaikan sesuatu.

5 Metode Komunikasi yang Harus Diwaspadai dalam Bisnis

Sama seperti kita memiliki gaya komunikasi yang disukai dengan orang lain, kita juga memiliki metode komunikasi yang disukai atau efektif untuk mengekspresikan diri. Metode ini didasarkan pada kepribadian kita. Misalnya, seorang komunikator pasif yang ingin menghindari situasi konfrontatif mungkin lebih suka menggunakan metode interaksi tempat kerja yang tunduk.

Pemahaman yang baik tentang gaya komunikasi yang berbeda ini dapat memudahkan Anda untuk terhubung dengan individu yang berbeda dan membangun hubungan yang lebih baik.

analitis

Orang yang analitis menyukai data. Pernyataan yang didorong oleh perasaan terlalu kabur dan membingungkan bagi orang seperti itu. Data kuantitatif, di sisi lain, mudah diuraikan. Misalnya, prospek penjualan yang positif adalah pernyataan yang tidak terdefinisi. Pertumbuhan 10%, bagaimanapun, adalah informasi konkret.

Dengan orang yang analitis, lebih mudah untuk melihat sesuatu secara objektif. Mereka dapat memisahkan perasaan dari pekerjaan dan memberikan perspektif yang lebih rasional di tempat kerja mereka. Namun tantangannya adalah orang-orang seperti itu sering dianggap dingin dan tidak dapat didekati dalam komunikasi.

Pribadi

Mereka yang menghargai hubungan manusia dan emosi cenderung lebih menyukai gaya komunikasi pribadi. Orang-orang ini peduli dengan orang-orang terlebih dahulu. Mereka adalah pendengar yang baik dan mereka menemukan nilai yang besar dalam memahami bagaimana perasaan orang-orang di sekitar mereka. Jika angka penjualan buruk, pertama-tama mereka akan mencoba memahami jika moral tim rendah.

Gaya pribadi penting untuk menyatukan tim. Orang-orang ini dapat memecahkan konflik dan menemukan solusi untuk mengatasi masalah yang tidak terlihat. Namun, mereka merasa sulit untuk datang mengambil keputusan cepat di mana logika perlu diterapkan terlebih dahulu.

Penurut

Orang yang tunduk percaya bahwa kebutuhan dan pendapat orang lain jauh lebih penting daripada kebutuhan dan pendapat mereka sendiri. Mereka kurang percaya diri dan mencoba yang terbaik untuk menghindari konflik. Jadi mereka menjauh dari membuat keputusan yang menurut mereka akan mengecewakan orang lain. Mereka juga cepat meminta maaf dalam percakapan meskipun itu bukan kesalahan mereka.

Tidak sulit untuk memanfaatkan orang yang penurut. Energi mereka yang rendah juga dapat membuat orang lain jengkel.

Intuitif

Orang yang intuitif berfokus pada gambaran besar.

Mereka tidak membiarkan detail yang berlebihan menghalangi pencapaian hasil. Mereka berorientasi pada tindakan dan jauh lebih fokus pada hasil daripada proses. Itu sebabnya, mereka lebih suka percakapan singkat yang langsung ke intinya. Misalnya, percakapan singkat tentang LinkedIn dan kampanye email lebih disukai daripada penjelasan terperinci tentang setiap langkah untuk merancang dan menjalankan rencana konten digital.

Karena mereka mampu melihat gambaran besar, komunikator intuitif merasa mudah untuk menemukan solusi yang inovatif dan kreatif. Mereka dapat menyelesaikan sesuatu dengan cepat karena mereka tidak membiarkan langkah-langkah menghalangi. Namun, orang-orang ini akhirnya kehilangan kesabaran ketika sesuatu membutuhkan pendekatan yang terperinci dan jangka panjang.

Fungsional

Tidak seperti mereka yang lebih menyukai gaya komunikasi intuitif, komunikator fungsional suka berfokus pada detail dan proses. Mereka suka meluangkan waktu sebelum menemukan solusi dan ide-ide baru. Saat berinteraksi dengan mereka, yang terbaik adalah bersiap untuk menjawab pertanyaan mereka.

Pendekatan mereka yang berorientasi pada detail sangat membantu dalam hal membuat rencana proyek, mengalokasikan tanggung jawab, dan membuat jadwal.

Tapi itu bisa menjadi tantangan bagi mereka untuk tetap fokus pada gambaran besar. Mereka juga bisa kehilangan perhatian audiens mereka ketika mereka terpaku pada gaya metodis mereka. Dengan kata lain, bisa sangat sulit bagi mereka untuk bekerja dengan baik dengan mereka yang memiliki gaya komunikasi intuitif.

Cara Meningkatkan Gaya Komunikasi Anda

Komunikasi yang jelas dan efektif dapat sangat membantu dalam meningkatkan produktivitas, meningkatkan hubungan, dan mengurangi stres. Tetapi berinteraksi dengan orang-orang yang memiliki gaya berbeda dari Anda bisa jadi rumit. Dengan meningkatkan keterampilan komunikasi Anda, Anda dapat terhubung dengan orang-orang dengan lebih mudah. Anda juga dapat memengaruhi mereka untuk menyampaikan pesan Anda.

Berikut adalah beberapa cara sederhana untuk meningkatkan komunikasi Anda dan bekerja dengan baik dengan gaya yang berbeda.

  • Bekerja pada bahasa tubuh Anda: Tidak semua komunikasi verbal. Isyarat fisik juga penting. Untuk berkomunikasi dengan jelas, perbaiki postur Anda, berdiri tegak dan hindari membungkuk.
  • Libatkan audiens Anda: Tidak peduli seberapa penting, pesan Anda bukan hanya tentang diri Anda sendiri. Libatkan audiens Anda dengan mengajukan pertanyaan.
  • Fokus pada keterampilan mendengarkan Anda: Seorang komunikator yang baik juga merupakan pendengar yang baik. Dengarkan apa yang dikatakan audiens Anda, pertimbangkan pendapat mereka untuk mendapatkan kepercayaan mereka.
  • Jaga agar pesan Anda tetap sederhana: Gunakan bahasa yang sederhana dan hindari menggunakan jargon yang dapat membingungkan audiens Anda.
  • Miliki pikiran terbuka: Pendekatan berpikiran terbuka dapat membantu ketika Anda harus terlibat dengan seseorang yang gayanya berbeda dari gaya Anda. Itu bisa membuat segalanya lebih mudah terutama ketika Anda menghadapi kritik selama percakapan.
  • Minta umpan balik: Apakah Anda memenuhi kebutuhan semua orang saat berkomunikasi dengan mereka? Cara terbaik untuk mengetahui hal ini dan meningkatkan gaya Anda adalah dengan meminta umpan balik. Carilah pendapat untuk memahami area di mana Anda perlu menjadi lebih baik.

Apa Gaya Komunikasi Terbaik dalam Bisnis?

Dalam bisnis, gaya komunikasi asertif dianggap yang terbaik karena sejumlah alasan. Komunikator asertif menghormati pendapat dan kebutuhan orang lain tanpa mengabaikan pendapat dan kebutuhan mereka sendiri. Dengan demikian, mereka mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dari rekan kerja dan pelanggan mereka.

Komunikator yang asertif juga pandai tidak bertele-tele. Mereka dengan cepat langsung ke intinya dan langsung ketika menjelaskan apa yang mereka butuhkan. Kesadaran diri mereka berguna terutama ketika berhadapan dengan pelanggan.

Dengan meningkatkan gaya komunikasi asertif Anda, Anda dapat memengaruhi keputusan dan membuat orang merasa lebih terlibat dalam proses tersebut. Itu tidak selalu mudah, terutama ketika Anda harus berurusan dengan orang-orang yang sulit. Tetapi dengan tetap berpikiran terbuka ketika seseorang tidak setuju dengan Anda, Anda dapat mencapai tujuan Anda.

Gambar: Depositphotos