Come gestire diversi stili di comunicazione negli affari

Pubblicato: 2021-07-16

Sei mai uscito da una riunione importante sentendoti confuso o frustrato? C'è mai stata un'occasione in cui hai avuto difficoltà a spiegarti a un collega oa un cliente?

Quando si tratta di comunicazione, non esiste uno stile adatto a tutti. Tutti noi comunichiamo in modo diverso e talvolta questa differenza può rendere le cose difficili per la tua attività. Comprendendo diversi stili di comunicazione, puoi migliorare la produttività sul posto di lavoro portando a risultati aziendali migliori.

Cosa sono gli stili di comunicazione?

Gli stili di comunicazione sono il nostro modo preferito di interagire con gli altri. Alcune persone potrebbero trovare più facile articolare con sicurezza come si sentono. Altri potrebbero preferire tenere per sé le proprie opinioni perché vogliono evitare conflitti.

In ogni posto di lavoro troverai persone con preferenze diverse. Un posto di lavoro sano incoraggerà un buon equilibrio di queste differenze per incoraggiare nuove idee e processi.

Perché imparare a gestire diversi tipi di stili di comunicazione sul posto di lavoro

Le aziende di successo comprendono l'importanza di una comunicazione chiara ed efficace sul posto di lavoro. Capiscono anche che è complicato perché ognuno ha uno stile di comunicazione preferito. Ma imparare a gestire questi diversi stili è utile per una serie di motivi.

Abilità comunicative migliorate: incoraggiare ogni membro del team a condividere idee.
Miglioramento dell'equilibrio tra lavoro e vita privata: per evitare problemi di comunicazione.
Lavoro di squadra migliorato: per ottenere il meglio dai diversi membri del team.
Migliori relazioni di lavoro: per raggiungere obiettivi comuni.
Consapevolezza di sé migliorata: essere rispettosi delle opinioni diverse.

Quali sono i 5 stili di comunicazione?

Se non gestite correttamente, le differenze nei nostri stili di comunicazione possono causare confusione, incomprensioni e stress inutili. Per affrontare questa sfida e sfruttare diversi stili di apprendimento, un numero crescente di aziende utilizza uno strumento chiamato DISC.

DISC è uno strumento utile che può aiutarti a comprendere meglio i comportamenti e le emozioni delle persone. È progettato per fornire un'idea del motivo per cui le persone si comportano in quel modo. Secondo questo modello, ci sono quattro distinti tipi di personalità:

Dominazione
Influenza
Stabilità
Coscienziosità

Sulla base di questo modello, ci sono cinque stili di comunicazione che si distinguono chiaramente.

1. Stile di comunicazione passiva

Conosci qualcuno che tende ad evitare i conflitti e preferisce rimanere nascosto? Questo è tipico dei comunicatori passivi. A loro non importa fare un passo indietro e lasciare che le persone più assertive aprano la strada. Questo perché non vogliono essere coinvolti in una situazione conflittuale. Per mantenere la pace possono dire: "Hai ragione, andiamo con esso". In tal modo, potrebbero evitare di condividere i loro veri sentimenti.

Se osservi il loro linguaggio del corpo, noterai che tendono a tenere la testa bassa, parlare piano ed evitare il contatto visivo.

Questo tipo di stile di comunicazione è utile quando devi vincere piccole battaglie. Ad esempio, se hai clienti difficili interessati solo alle proprie idee, per placarli si può ricorrere a un comunicatore passivo.

Come gestire un comunicatore passivo

Affrontare lo stile di comunicazione passiva è impegnativo. Se provi a spingere troppo, potrebbero spegnersi completamente. Invece, ecco alcuni semplici esempi di come gestirli:

Dai loro lo spazio per esprimere le loro opinioni e bisogni
Non respingere le loro idee
Poni loro domande aperte
Interagisci con loro in interazioni uno contro uno
Non aspettarti una risposta immediata

2. Stile di comunicazione aggressivo

Un comunicatore aggressivo non crede nel rimanere in disparte. In una discussione, i comunicatori aggressivi adotteranno un comportamento rumoroso e ostile per far passare i loro punti. Inoltre, non esiteranno a rifiutare altre opinioni. Non è quindi insolito per loro comandare e respingere altre idee con risposte brusche come "È un articolo terribile" o "Io ho ragione e tu hai torto".

Il loro tono di voce e i loro gesti hanno tutti lo scopo di suggerire che le loro opinioni contano di più e che non sono interessati a ciò che gli altri hanno da dire.

Quando non ottengono ciò che vogliono, si accigliano o fissano gli altri.

Come gestire un comunicatore aggressivo

Una persona aggressiva può creare un ambiente di lavoro ostile, specialmente quando ci sono colleghi più passivi nella squadra. Ecco alcuni modi per gestire i comunicatori aggressivi:

Non ricambiare l'aggressività
Spiega loro perché il loro comportamento non è accettabile
Dai loro consigli su come attenuare la loro aggressività
Semplifica le tue conversazioni per rimanere in tema
Prendi l'aiuto delle risorse umane se la situazione diventa troppo difficile

3. Stile di comunicazione passivo-aggressivo

In superficie, i comunicatori passivo-aggressivi sembrano accomodanti. In realtà, però, sono insoddisfatti e arrabbiati. Le loro vere emozioni emergono nelle espressioni di sarcasmo, scavi furbi e trattamenti silenziosi.

Spesso è difficile lavorare con persone passive-aggressive perché hanno lo stesso effetto dei comunicatori aggressivi. Quando non riescono a ottenere ciò che vogliono, cercheranno opportunità per minare le altre persone. “Non preoccuparti, lo capirò da solo come faccio sempre” o “Lavoreremo su questo se ti rende felice. Questo è tutto ciò di cui si preoccupano comunque.

È il loro risentimento che li fa credere di essere impotenti nell'organizzazione.

Come gestire un comunicatore passivo-aggressivo

Se non gestiti correttamente, gli individui passivi-aggressivi possono creare un ambiente di squadra tossico.

Ecco alcuni esempi di come gestire i membri del team passivo-aggressivi.

Parla con loro in privato per capire cosa motiva il loro comportamento.
Non reagire allo stesso modo.
Stabilisci dei limiti.
Stai calmo.
Crea un ambiente in cui non si sentano sottovalutati.

4. Stile di comunicazione assertivo

La comunicazione assertiva è considerata lo stile di comunicazione più efficace. I comunicatori assertivi sono fiduciosi ma non sprezzanti nei confronti di altre opinioni. Possono trasmettere il loro messaggio senza ferire i sentimenti delle persone. Quando vogliono risposte, possono dire: "Vorrei capire i tuoi pensieri sulla struttura del contenuto perché non penso di aver capito bene" o "Ho sentito che le tue modifiche hanno reso il mio articolo più generico".

Eccellono sia nella comunicazione verbale che non verbale. Stabiliscono un contatto visivo diretto e parlano con chiarezza.

Un comunicatore assertivo è anche un buon ascoltatore che è fermo quando ha a che fare con individui diversi.

Come gestire un comunicatore assertivo

A causa del loro stile equilibrato, i comunicatori assertivi sono i più facili da gestire. Ecco alcuni modi per ottenere il massimo da questi individui.

Dai loro spazio per pensare.
Trova soluzioni.
Ascolta le loro idee.
Sii specifico.
Spiega chiaramente il problema.

5. Stile di comunicazione manipolativo

I comunicatori manipolatori sono scaltri nel modo in cui interagiscono con gli altri. Sono abili nell'influenzare le persone e ottenere ciò che vogliono. Se vogliono un lavoro a cui interessa anche un altro collega, potrebbero manipolarli dicendo: “Non vorrei essere nella tua posizione. Non potevano pagarmi abbastanza per accettare questo.

Il loro stile di comunicazione è condiscendente e aggressivo. È questo comportamento che spesso porta al risentimento tra i colleghi. I comunicatori manipolatori, tuttavia, hanno pochissima considerazione per ciò che gli altri vogliono o pensano finché ottengono ciò che vogliono.

Sebbene il loro comportamento non sia l'ideale, la loro capacità di controllare le persone le rende utili nelle difficili interazioni con i clienti.

Come gestire un comunicatore manipolativo

Gestire un comunicatore manipolativo richiede alcune abilità perché è bravo in quello che fa: controllare gli altri. Ecco alcuni semplici modi per gestire queste persone:

Sii cauto quando interagisci con loro.
Sopportare la tua terra.
Non lasciarli influenzare le tue opinioni.
Sii fermo ma educato.
Attenersi all'argomento in questione.

In che modo i 5 stili di comunicazione sono diversi l'uno dall'altro?

Ogni stile di comunicazione porta con sé una serie di opportunità e sfide. Con la comunicazione passiva, ci vuole un grande sforzo per convincerli a condividere i propri sentimenti con il gruppo. Con il tipo aggressivo, avere una discussione produttiva può spesso sembrare impossibile.

Gli stili di comunicazione manipolativo e passivo-aggressivo implicano un approccio scaltro nel trattare con gli altri. È importante richiamare queste persone per il loro comportamento. Ma trattarli come trattano gli altri non è saggio. Piuttosto un approccio più diretto per affrontare i loro stili di comunicazione problematici sul posto di lavoro è il modo giusto per portare a termine le cose.

5 metodi di comunicazione da conoscere negli affari

Così come abbiamo uno stile preferito di comunicazione con gli altri, abbiamo anche metodi di comunicazione preferiti o efficaci per esprimerci. Questi metodi sono basati sulla nostra personalità. Ad esempio, un comunicatore passivo desideroso di stare fuori da situazioni conflittuali potrebbe preferire utilizzare un metodo sottomesso di interazione sul posto di lavoro.

Una buona comprensione di questi diversi stili di comunicazione può renderti più facile entrare in contatto con individui diversi e costruire relazioni migliori.

Analitico

Una persona analitica ama i dati. Le affermazioni basate sui sentimenti sono troppo vaghe e confuse per una persona del genere. I dati quantificabili, d'altra parte, sono facili da decifrare. Ad esempio, una prospettiva di vendita positiva è un'affermazione indefinita. Una crescita del 10%, tuttavia, è un'informazione concreta.

Con una persona analitica, è più facile guardare le cose in modo obiettivo. Possono separare i sentimenti dal lavoro e fornire una prospettiva più razionale sul posto di lavoro. Ma la sfida è che tali individui sono spesso percepiti come freddi e inavvicinabili nella comunicazione.

Personale

Coloro che apprezzano la connessione umana e le emozioni tendono a preferire lo stile personale di comunicazione. Questi individui si preoccupano prima delle persone. Sono buoni ascoltatori e trovano un grande valore nel capire come si sentono le persone intorno a loro. Se i numeri di vendita sono scarsi, cercheranno prima di capire se il morale della squadra è basso.

Lo stile personale è importante per tenere unita una squadra. Queste persone possono risolvere i conflitti e trovare soluzioni per affrontare problemi invisibili. Tuttavia, trovano difficile arrivare a prendere decisioni rapide laddove la logica deve essere applicata per prima.

Sottomesso

Le persone sottomesse credono che i bisogni e le opinioni degli altri siano molto più importanti dei propri. Mancano di autostima e fanno del loro meglio per evitare conflitti. Quindi stanno lontano dal prendere decisioni che pensano possano turbare gli altri. Sono anche pronti a scusarsi in una conversazione anche quando non è colpa loro.

Non è difficile approfittare di una persona sottomessa. La loro bassa energia può anche lasciare gli altri esasperati.

Intuitivo

Una persona intuitiva si concentra sul quadro generale.

Non lasciano che i dettagli eccessivi ostacolino il raggiungimento dei risultati. Sono orientati all'azione e molto più focalizzati sul risultato che sul processo. Ecco perché preferiscono le conversazioni brevi che vanno dritte al punto. Ad esempio, è preferibile una rapida conversazione su LinkedIn e una campagna e-mail rispetto a una spiegazione dettagliata di ogni passaggio per progettare ed eseguire il piano dei contenuti digitali.

Poiché sono in grado di guardare al quadro generale, i comunicatori intuitivi trovano facile trovare soluzioni innovative e creative. Possono fare le cose rapidamente perché non lasciano che i passaggi si intromettano. Tuttavia, queste persone finiscono per perdere la pazienza quando qualcosa richiede un approccio dettagliato ea lungo termine.

Funzionale

A differenza di coloro che preferiscono lo stile intuitivo della comunicazione, ai comunicatori funzionali piace concentrarsi sui dettagli e sui processi. Amano prendersi il loro tempo prima di trovare soluzioni e nuove idee. Quando si interagisce con loro, è meglio essere preparati a rispondere alle loro domande.

Il loro approccio orientato ai dettagli è utile quando si tratta di elaborare piani di progetto, allocare responsabilità e creare scadenze.

Ma può essere una sfida per loro rimanere concentrati sul quadro generale. Possono anche perdere l'attenzione del loro pubblico quando si fissano sul loro stile metodico. In altre parole, può essere abbastanza difficile per loro lavorare bene con coloro che hanno uno stile di comunicazione intuitivo.

Come migliorare il tuo stile di comunicazione

Una comunicazione chiara ed efficace può fare molto per aumentare la produttività, migliorare le relazioni e ridurre lo stress. Ma interagire con persone che hanno stili diversi dal tuo può essere complicato. Migliorando le tue capacità di comunicazione, puoi connetterti con le persone più facilmente. Puoi anche influenzarli per trasmettere il tuo messaggio.

Ecco alcuni semplici modi per migliorare la tua comunicazione e lavorare bene con stili diversi.

Lavora sul tuo linguaggio del corpo: non tutta la comunicazione è verbale. Anche i segnali fisici sono importanti. Per comunicare in modo chiaro, lavora sulla tua postura, stai dritto ed evita di piegarti.
Coinvolgi il tuo pubblico: non importa quanto sia importante, il tuo messaggio non riguarda solo te stesso. Coinvolgi il tuo pubblico ponendo domande.
Concentrati sulle tue capacità di ascolto: un buon comunicatore è anche un buon ascoltatore. Ascolta quello che ti dice il tuo pubblico, prendi in considerazione le loro opinioni per guadagnare la loro fiducia.
Mantieni il tuo messaggio semplice: usa un linguaggio semplice ed evita di usare gerghi che possono confondere il tuo pubblico.
Avere una mente aperta: un approccio di mentalità aperta può aiutare quando devi interagire con qualcuno il cui stile è diverso dal tuo. Può rendere le cose più facili soprattutto quando affronti le critiche nel corso di una conversazione.
Richiedi feedback: stai rispondendo alle esigenze di tutti quando comunichi con loro? Il modo migliore per saperlo e per migliorare il tuo stile è chiedere un feedback. Cerca opinioni per capire le aree in cui devi migliorare.

Qual è il miglior stile di comunicazione negli affari?

Negli affari, lo stile di comunicazione assertivo è considerato il migliore per una serie di motivi. I comunicatori assertivi rispettano le altre opinioni e bisogni senza trascurare i propri. Così facendo, guadagnano la fiducia e il rispetto dei loro colleghi e clienti.

I comunicatori assertivi sono anche bravi a non girare intorno al cespuglio. Arrivano rapidamente al punto e sono diretti quando spiegano di cosa hanno bisogno. La loro autocoscienza è utile soprattutto quando si tratta di clienti.

Migliorando il tuo stile di comunicazione assertivo, puoi influenzare le decisioni e far sentire le persone più coinvolte nel processo. Non è sempre facile, soprattutto quando hai a che fare con persone difficili. Ma mantenendo una mente aperta quando qualcuno non è d'accordo con te, puoi raggiungere i tuoi obiettivi.

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