ヘルプ募集: 候補者の面接リクエストを管理する方法

公開: 2021-08-10

How to send an interview request to a candidate

候補者が最初に仕事に応募して雇用プールに入ると、マネージャーは応募内容を確認し、誰に会いたいかを決定します。このプロセスは、数日、数週間、または数か月続く場合があります。その間、資格があると思われる候補者には、通常、面接のリクエストが送信されます。

第一印象がすべてです。見込み客のために、明確で組織化された採用プロセスを促進することが重要です。これにより、ポジティブで摩擦のない体験が促進され、面接中に良いパフォーマンスを発揮する可能性が向上する可能性があります.

準備に役立つように、この記事ではいくつかのテンプレートと指針をまとめました。これらは、必要なものすべてを提供します。面接のリクエストを送信する方法を学びます。これにより、彼らが毎日受信する通常のメールとは一線を画します。

取材依頼の基本

では、インタビューリクエストの基本から始めましょう。候補者へのメッセージを作成するとき、満たさなければならない重要な条件がいくつかあります。これらの各ステップについては、後ほど詳しく説明します。簡単な概要は次のとおりです。

候補者にとって魅力的なメールの件名を書く
親しみやすく親しみやすい口調を確立する
面接プロセスを進めるために選ばれたことを祝福します
候補者に次に何をするかについて詳細を提供し、面接についての期待を設定します
会社の一般的な運営方法に関する重要な詳細を明確にする
スケジューリングリンクを共有して、候補者の面接登録を自動化する

候補者が、成功に導く、専門的でよく考え抜かれた採用プロセスを経験していると感じることが重要です。しっかりしたテンプレートを設定すると、タイプミスを防ぎ、一貫性を保つことができます。フレンドリーな口調でリードし、将来の期待を設定し、スケジュールのリンクを提供すると、候補者は明確な道筋を持っているように感じます。

親しみやすく親しみやすい口調を確立する

面接依頼テンプレートの作成を開始するときは、親しみやすさを念頭に置くことが重要です。就職活動のプロセスは、応募者にとって威圧的に感じることがあります。ですから、その感情をひっくり返して、温かく歓迎されるメールを書きましょう。

採用担当者と採用担当者は、企業と将来の従業員との関係を仲介しています。両者の仲介者としてのあなたの仕事は、新しい関係を促進し、採用プロセス中の摩擦を最小限に抑えることです。そのため、これらのメールテンプレートで親しみやすいトーンを使用することが非常に重要です。応募者があなたに育てられたと感じると、彼らは最善を尽くして現れる可能性が高くなります。

絵文字や顔文字でメッセージを明るくすることを恐れないでください。もちろん、それはプロフェッショナルなものにしてください。

招待メールで彼らを祝福する

メールの冒頭で温かい挨拶をすることは常に適切です。その挨拶の後に励ましの言葉を添えてフォローアップできれば、さらに良いでしょう。メールテンプレートの冒頭に、採用プロセスの進行を祝う 1 ～ 2 文を追加することをお勧めします。

候補者を本当に興奮させたい場合は、彼らが潜在的な雇用主に適していると考える理由についての短い声明を含めてください. この手法は、見込み客がカバーレターで、会社について事前に調査したことを雇用主に知らせる場合に似ています。職務内容と比較して応募者の強みを強調することで、就職面接に合格する能力に自信を持たせることができます。これにより、彼らが行動を起こし、あなたとの面接をスケジュールする可能性が高くなります.

求人応募に関する追加情報を提供する

求職者に励ましの言葉をかけて暖めたら、面接のスケジュール設定プロセスに関する追加情報を提供します。会社のポリシーと手順が明確に概説されていることを確認する必要があります。たとえば、まだ伝達されていない要件がある場合は、ここに追加するのが適切です。

知っておく必要がある追加情報の例を次に示します。

会社名、役職、職務内容を繰り返す
雇用主が求人を行う場合の候補者からの期待
面接前の質問を含めるオプション
これは Web 会議ですか、それとも電話インタビューですか。
電話の場合、電話番号を教えてくれますか、それとも電話番号を受け取りますか?

面接スケジュールのリンクを共有する

候補者を本当に喜ばせることができる (そして、採用担当者または採用担当者として多くの時間を節約できる) 面接要求の瞬間が訪れます。面接スケジュールリンクを使用すると、「ここをクリックして面接の時間を予約してください」などの簡単な行動を促すフレーズを作成できます。そのアンカーテキストを強調表示し、専用のスケジュールページへのリンクを添付するだけです。

リンクのスケジュール設定とその仕組みに慣れていない方もいらっしゃるかもしれません。そのため、少し時間を取って概念を確認してみましょう。

候補者にスケジュールリンクを送信すると、候補者は都合のよい日時を選択できます。スケジュールページにはインテークフォームが含まれているため、必要に応じてそこから追加情報を収集できます。たとえば、電話番号を尋ねる代わりに、電話予約ページでは、インテークフォームステップでそのデータを収集できます。そうすることで、重要な情報を保護し、予約データに関連付けることができます。彼らと会う時が来たら、採用マネージャーが確認できるように、すべての候補者情報が 1 か所にあります。

ここでは、オンラインスケジューリングツールを設定することで期待できる特典をいくつか紹介します。

候補者に、あなたのチームに適した面接日と面接時間を選択させます
スケジュールの競合を防ぐ
面接確認メールなどのメール通知を自動化する
人事部のスタッフのプール全体で候補者の面接を回覧する
都合の良い時間を見つけようとして、メールの返信やボイスメールを行ったり来たりしないでください。

または、いつでも日付と、うまくいくかもしれない数回を提案することができます. しかし、タイムゾーンが異なるため、混乱する可能性があるというリスクがあります。彼らが時間に同意する場合は、彼らがカレンダーに印を付けて、見せることを忘れないことを期待する必要があります. このような微妙な誤解こそが、プロセスの自動化をお勧めする理由です。

スケジュールリンクを生成して候補者と共有する方法について、具体的な手順をまとめました。 Appointlet の無料プランを使用すると、会社に費用をかけずに、採用と面接のプロセスを最適化できます。

インタビューリクエストのメールテンプレートのサンプル

面接依頼メールを作成する際に考慮すべき重要な要素を確認したので、採用担当者が作成する可能性のあるメールの例を次に示します。フルネームまたは正式な挨拶で彼らに話しかけることができます。この記事のガイドラインに従って、概念をより具体的なものに結び付けました。

ジャクソン様、今週はLinkedInでお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。でのポジションへの応募を受け取りました。この機会について詳しくお話ししたいと思います。

あなたの履歴書によると、あなたはすでにこの職務で数年の経験を積んでいるようです。それは本当に素晴らしいことです。来週お会いして、ポジションについて詳しく話し合うことができる場合は、喜んでお時間を設定させていただきます。
ご希望に応じて、通常、電話または Web 会議のいずれかで面談を行います。一次面接は30分程度で、お互いを知るチャンスです。それがうまくいけば、技術面接とチーム面接のフェーズも進みます。
は 60 日以内にこのポジションを埋めることを目指しているため、このプロセスを進めることにした場合は、その期間内に対応できるようにしてください.
電話の場合は、受付フォームで番号を収集します。 Skype または Zoom コールを予約している場合は、面接確認メールに「ミーティングに参加」リンクが記載されています。よろしければ、こちらからご予約ください。

ご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いします、
<採用担当者・採用担当者名>

最初の面接依頼後のフォローアップのスケジュール設定

最初の面接リクエストを送信すると、候補者が会う時間を登録し始めることが期待できます。面接を円滑に進めることは、この記事の範囲を超えるもう 1 つのスキルセットです。採用担当者または採用担当者は、面接セッション自体のベストプラクティスについてすでにトレーニングを受けている必要があります。ただし、最初の面接後に候補者をフォローアップする方法についての最終的な考えについて、ここでお手伝いできる場合があります。

自動化されたスケジューリングソリューションが既に導入されているため、面接プロセスの各ステップに専用のスケジューリングページを生成することをお勧めします。たとえば、2 番目の技術面接フェーズがある場合は、そのための別の会議タイプテンプレートを作成すると役立ちます。場所、期間、ミーティングの主催者は変更される場合があります。そのため、個別のリンクを設定することは、人事のオンボーディングプロセス全体を通じて継続性を維持するための優れた方法です。

仕事のオファーをするときが来たら、その会話用に指定された会議リンクを作成することもできます. その瞬間は、従業員のオンボーディングにおける最初の主要なフェーズの完了を表します。

信頼関係を築き、新入社員の信頼を築き続けるために、最初の面接以外にできることは他にもあります。たとえば、一部の企業はソーシャルメディアアカウントに新入社員の発表を投稿します。 Web サイトに Teams ページがある場合は、新しい従業員に関する短い署名を集めて、その写真を投稿できます。

応募プロセスの初期段階で従業員がくつろげるようにさらに努力することで、長期的な成功に向けたトーンを設定できます。