Cos'è il piccolo denaro? La guida completa per i manager

Chiunque abbia mai gestito una piccola impresa sa che la piccola liquidità gioca sempre un ruolo importante. Non c'è dubbio che la maggior parte dei proprietari di piccole imprese deve affrontarlo regolarmente.

Naturalmente, la gestione di piccoli contanti non è sempre semplice. Non tutti sanno a cosa serve. Se le piccole imprese non capiscono come gestirlo correttamente, alla fine si verificheranno problemi, come il furto.

Ecco perché abbiamo deciso di mettere insieme una guida per rispondere a cosa sono i piccoli contanti e come tu e i tuoi dipendenti potrete utilizzarli saggiamente in futuro.

Che cos'è esattamente Petty Cash?

Per dirla nel modo più semplice possibile, la definizione di piccola cassa è: denaro disponibile per le aziende da spendere per oggetti piccoli ma necessari.

Acquisti di grandi dimensioni potrebbero richiedere l'utilizzo di una carta di credito aziendale o la scrittura di un assegno. Ma per gli acquisti più piccoli, sono disponibili piccoli fondi in contanti.

I settori che devono utilizzare regolarmente la piccola cassa includono negozi al dettaglio, ospitalità, pulizie, impianti idraulici e disinfestazione, solo per citarne alcuni.

Ecco alcune situazioni tipiche in cui è possibile utilizzare la piccola cassa:

• Acquistare forniture per ufficio che sono poco costose e devono essere sostituite immediatamente per mantenere l'ufficio in funzione.
• Acquisto di fiori o piccole decorazioni per l'ufficio e piccoli regali o biglietti per i clienti.

Se un dipendente deve acquistare qualcosa da solo per motivi di lavoro, di solito verrà rimborsato a titolo di risarcimento dal fondo di piccola cassa dell'azienda.

La maggior parte delle aziende manterrà tra $ 100 e $ 500 in un fondo di piccola cassa, rendendo facile prendersi cura di acquisti poco costosi che non garantiscono una carta di credito. Tuttavia, le aziende più grandi potrebbero avere una piccola liquidità a disposizione dei singoli dipartimenti perché gli acquisti più piccoli potrebbero essere più frequenti.

I pro ei contro di Petty Cash

Ci sono un certo numero di modi in cui le aziende possono trarre vantaggio (e soffrire) dall'avere a disposizione la piccola liquidità.

Ecco alcuni vantaggi che derivano dai piccoli contanti:

• È facile effettuare acquisti piccoli e veloci necessari per gestire l'attività, ma non richiedono l'approvazione di alto livello di un supervisore.
• Finché tutti capiscono come usare la piccola moneta e non ne abusano, quel denaro può essere utilizzato in modo rapido ed efficiente.

Ma i piccoli soldi non sono una passeggiata completa nel parco. Il più grande svantaggio della piccola liquidità è che può essere facile per i dipendenti abusarne o abusarne. Secondo la seguente guida alla sicurezza, il furto di piccoli fondi è uno dei principali tipi di furto e frode dei dipendenti.

Ciò significa che un buon manager o supervisore potrebbe avere il compito di monitorare i piccoli fondi di cassa, assicurandosi che il conto rimanga in equilibrio e che il denaro venga utilizzato solo per scopi commerciali.

Piccoli contanti vs. Soldi alla mano

Ci sono piccole ma importanti differenze tra ciò che è denaro contante e ciò che è considerato "contanti in mano".

• Petty Cash : si tratta letteralmente di contanti e monete per i dipendenti per pagare cose che sono più facili da pagare in contanti rispetto a scrivere un assegno o utilizzare una carta di credito aziendale. Quando i dipendenti hanno bisogno di acquistare qualcosa, possono prendere i piccoli contanti che sono tenuti in ufficio. Inoltre, se devono essere rimborsate una piccola somma per un acquisto aziendale che hanno fatto, di solito viene prelevata dal fondo di piccola cassa piuttosto che dalla società che fornisce un assegno di rimborso.
• Contanti in mano : questo può anche significare denaro letterale presente in un luogo di lavoro. La differenza è che il contante in cassa viene utilizzato in relazione ai clienti. Ad esempio, il denaro in un registratore di cassa sarebbe considerato denaro contante perché viene utilizzato per fornire resto per le transazioni con i clienti. E, naturalmente, un buon impiegato non rimuoverebbe questi soldi dal registro e li utilizzerebbe per fare acquisti commerciali.

Mentre la definizione di piccola cassa potrebbe essere abbastanza semplice da capire, il suo utilizzo può essere un po' più complicato.

Cosa è necessario per utilizzare Petty Cash

Solo perché il termine piccola cassa fa sembrare un importo insignificante non significa che sia disponibile per chiunque e non sia monitorato. Ecco alcuni passaggi fondamentali che le aziende devono intraprendere per utilizzare correttamente questo strumento di business finanziario:

1. L'uso della piccola cassa richiede che un cassiere finanzi il conto della piccola cassa.
2. Da qualche parte lungo la linea, il piccolo cassiere avrà bisogno di un assegno dell'azienda per acquisire il denaro letterale che è immagazzinato in ufficio.
3. Il cassiere o il piccolo custode del contante dovranno distribuire quel denaro, di solito dopo aver appreso dai dipendenti perché hanno bisogno del contante.
4. Se stanno facendo la loro due diligence, il cassiere o il custode chiederanno le ricevute ogni volta che viene utilizzata la piccola contante. Ciò impedisce ai dipendenti di abusare del sistema o di prelevare più piccoli contanti del necessario.
5. Alla fine della giornata, le ricevute dovrebbero allinearsi perfettamente con l'importo che è stato prelevato dal conto di piccola cassa.
6. Quando la quantità di piccola liquidità disponibile scende a un determinato importo, il cassiere richiederà un altro assegno per aggiungere fondi al conto prima che la società esaurisca la piccola cassa.

Sebbene questi siano i passaggi principali che i proprietari di piccole imprese adottano per utilizzare la piccola liquidità, ci sono altri processi che dovrebbero essere considerati per trarne il massimo a lungo termine.

Come registrare piccoli contanti

Sebbene la quantità di denaro possa essere piccola quando si tratta di piccoli contanti, dovrebbe comunque esserci una registrazione di ogni transazione di piccoli contanti. Il cassiere o il custode di piccola cassa dovrebbe disporre di rendiconti finanziari, compresi i moduli di richiesta dei dipendenti e le ricevute per la prova di acquisto, ogni volta che la piccola cassa viene utilizzata per effettuare un acquisto aziendale.

Questi registri finanziari saranno necessari quando il cassiere o il custode richiede fondi aggiuntivi per il piccolo cassetto. Ciò consente al custode di controllare il saldo del conto di piccola cassa e assicurarsi che la piccola cassa sia disponibile per i dipendenti che ne hanno bisogno.

Come conciliare i piccoli contanti

I piccoli fondi di cassa dovrebbero essere riconciliati a intervalli regolari per ricontrollare che tutto sia equilibrato e preciso. Questo può essere visto come un audit interno della piccola liquidità di un'azienda.

Riconciliare la piccola cassa dovrebbe essere abbastanza semplice se ogni deposito di piccola cassa sul conto bancario aziendale è lo stesso importo ogni volta. Ciò rende più facile tenere traccia di quanti soldi dovrebbero essere nel conto rispetto alle richieste di piccola cassa e alle ricevute che dimostrano quanti soldi sono stati spesi.

Idealmente, il piccolo cassiere (in un'azienda idraulica, ad esempio) dovrebbe mostrare le ricevute passate per dimostrare che il denaro precedentemente versato sul conto di piccola cassa è stato prelevato.

Occasionalmente, ci saranno piccole discrepanze. Ma questo processo di riconciliazione può dire alle aziende se c'è una carenza significativa o un eccesso di piccola liquidità in modo che possa essere indagato ulteriormente per scoprire perché c'è uno squilibrio di fondi.

Come impostare piccoli fondi in contanti

Le aziende dovranno mettere da parte i soldi nel loro budget annuale o trimestrale per costruire un piccolo fondo di cassa. I piccoli acquisti possono aumentare rapidamente nel tempo, quindi è meglio superare la stima nel budget.

Il custode di piccola cassa deve seguire alcuni passaggi per farlo con successo:

• Avvisare un superiore o qualcuno nell'ufficio contabilità se il piccolo fondo di cassa supera il budget.
• Prepara un cassetto o una scatola in cui il denaro fisico può essere riposto in modo sicuro. Se è disponibile una cassaforte, potrebbe essere l'opzione ideale, ma finché i piccoli fondi in contanti sono sotto chiave, dovrebbero essere al sicuro. Ciò vale soprattutto quando si tratta di sicurezza nei negozi al dettaglio.
• Ogni volta che il denaro viene aggiunto al piccolo fondo di cassa dell'azienda o sottratto quando qualcuno ha bisogno di usarlo, tienine un registro, assicurandoti che ci sia una traccia cartacea per tutti i soldi che entrano ed escono da esso. In caso contrario, non ci sarà modo di tracciare se il piccolo fondo di cassa è al di sotto del budget o al di sopra del budget e viene utilizzato in modo appropriato. Questa è una grande responsabilità extra (e a basso budget) da dare a un dipendente in cerca di ulteriore sviluppo professionale.

Usa la tecnologia per utilizzare correttamente i piccoli contanti

Anche se la maggior parte dei casi di piccola liquidità utilizza una quantità di denaro piuttosto insignificante, è necessario monitorarla attentamente perché può sommarsi a una quantità significativa nel tempo.

Al giorno d'oggi, software come Connecteam possono essere fondamentali per monitorare l'uso di piccoli contanti per garantire che la pratica non venga utilizzata in modo improprio e che i numeri si equilibrino alla fine della giornata.

Connecteam è un'app pluripremiata che si adatta perfettamente alla forza lavoro mobile: lavoratori deskless e dipendenti remoti.

Oltre 10.000 aziende di più di 90 settori traggono vantaggio dall'app all-in-one di Connecteam per compilare facilmente moduli, superare problemi di comunicazione e, in generale, aiutare le aziende a tenere sotto controllo l'uso della piccola liquidità.

Ecco alcune delle funzionalità che i dipendenti possono trarre vantaggio da Connecteam per utilizzare correttamente la piccola cassa:

• I dipendenti possono facilmente compilare moduli, fornendo tutte le informazioni rilevanti sul motivo per cui hanno bisogno di piccoli contanti (acquisti di piccole imprese, rimborsi, ecc.), comprese immagini di supporto e altri dettagli.
• Tutti i moduli vengono automaticamente documentati, archiviati e organizzati in modo che i custodi di piccola cassa possano rispondere in seguito e gestire le richieste di piccola cassa quando necessario.
• È possibile creare attività di lavoro ogni volta che è coinvolto denaro contante, aggiungendo un altro livello di sicurezza e garanzia allo stesso modo ai custodi e ai dipendenti.
• Non c'è bisogno di noiosi avanti e indietro tra piccoli custodi e dipendenti, poiché gli utenti possono comunicare facilmente tramite la funzione di chat 1:1.

La linea di fondo sui piccoli contanti

Quando tutto è stato detto e fatto, la piccola cassa non è qualcosa che deve confondere imprenditori e dipendenti. Quando tutto si riduce a questo, la piccola cassa è semplicemente denaro che le aziende mettono da parte per spendere per piccole cose.

Ci sono aspetti negativi, soprattutto quando si tratta di sapere come utilizzare correttamente la piccola cassa. Ad esempio, è facile per i dipendenti abusare e può costare denaro alla tua azienda. Ma ci sono molti vantaggi che derivano dall'avere un piccolo fondo di cassa.

Non solo questo denaro può essere utilizzato in modo rapido ed efficiente per vari scopi, ma offre ai dipendenti un po' più di libertà quando si tratta di effettuare pagamenti relativi alle piccole imprese, senza dover chiedere l'approvazione di alto livello. Per non parlare del fatto che a lungo termine riduce i costi aziendali.

E con il software più recente, come Connecteam, gli utenti non avranno più bisogno di annotare manualmente la piccola quantità di denaro di cui hanno bisogno. Con solo un paio di clic, gli utenti possono compilare rapidamente alcuni moduli e ricevere l'approvazione in pochi secondi.

Quindi abbandona carta e penna, passa a una soluzione digitale e fai in modo che la gestione della piccola cassa sia una passeggiata.