Was ist Kleingeld? Der vollständige Leitfaden für Manager

Jeder, der schon einmal ein kleines Unternehmen geführt hat, weiß, dass die Portokasse immer eine wichtige Rolle spielt. Es besteht kein Zweifel, dass die meisten Kleinunternehmer regelmäßig damit zu tun haben.

Natürlich ist der Umgang mit Portokassen nicht immer einfach. Nicht jeder weiß, wofür es verwendet wird. Wenn kleine Unternehmen nicht verstehen, wie man damit richtig umgeht, kommt es irgendwann zu Problemen wie Diebstahl.

Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, einen Leitfaden zusammenzustellen, um zu beantworten, was Portokasse ist und wie Sie und Ihre Mitarbeiter sie in Zukunft sinnvoll einsetzen können.

Was ist Portokasse genau?

Um es so einfach wie möglich auszudrücken, die Definition der Portokasse lautet: Geld, das Unternehmen für kleine, aber notwendige Dinge ausgeben können.

Bei großen Einkäufen kann es erforderlich sein, eine Firmenkreditkarte zu verwenden oder einen Scheck auszustellen. Aber für kleinere Anschaffungen stehen Portokassen zur Verfügung.

Zu den Branchen, die regelmäßig Portokassen verwenden müssen, gehören Einzelhandelsgeschäfte, Gastgewerbe, Reinigung, Sanitär und Schädlingsbekämpfung, um nur einige zu nennen.

Hier sind einige typische Situationen, in denen Portokasse verwendet werden kann:

• Kauf von Büromaterial, das günstig ist und sofort ersetzt werden muss, um das Büro am Laufen zu halten.
• Kauf von Blumen oder kleiner Dekoration für das Büro und kleine Geschenke oder Karten für Kunden.

Muss sich ein Mitarbeiter beruflich selbst etwas anschaffen, erhält er in der Regel eine Entschädigung aus der Portokasse des Unternehmens.

Die meisten Unternehmen halten zwischen 100 und 500 US-Dollar in einer Kassenkasse, was es einfach macht, sich um preiswerte Einkäufe zu kümmern, für die keine Kreditkarte erforderlich ist. Größere Unternehmen haben jedoch möglicherweise Portokassen für einzelne Abteilungen zur Verfügung, da kleinere Einkäufe möglicherweise häufiger anfallen.

Die Vor- und Nachteile der Portokasse

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Unternehmen davon profitieren (und leiden) können, wenn sie über Portokassen verfügen.

Hier sind einige Vorteile, die mit der Portokasse einhergehen:

• Es ist einfach, kleine, schnelle Einkäufe zu tätigen, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind, aber keine Genehmigung eines Vorgesetzten auf höchster Ebene erfordern.
• Solange jeder versteht, wie man Portokassen verwendet und sie nicht missbraucht, kann dieses Geld schnell und effizient verwendet werden.

Aber Portokasse ist kein Spaziergang im Park. Der größte Nachteil von Portokassen besteht darin, dass sie von Mitarbeitern leicht missbraucht oder missbraucht werden können. Gemäß dem folgenden Sicherheitsleitfaden ist der Diebstahl von Kleingeld eine der Hauptarten von Mitarbeiterdiebstahl und -betrug.

Das bedeutet, dass ein guter Manager oder Vorgesetzter mit der Überwachung der Kassenmittel beauftragt werden könnte, um sicherzustellen, dass das Konto ausgeglichen bleibt und das Geld nur für geschäftliche Zwecke verwendet wird.

Portokasse VS. Bar auf die Hand

Es gibt kleine, aber wichtige Unterschiede zwischen dem, was Portokasse ist, und dem, was als „Bargeld“ gilt.

• Portokasse – das sind buchstäblich Bargeld und Münzen, mit denen Mitarbeiter Dinge bezahlen können, die einfacher in bar zu bezahlen sind als das Ausstellen eines Schecks oder die Verwendung einer Firmenkreditkarte. Wenn Mitarbeiter etwas kaufen müssen, können sie die Portokasse nehmen, die im Büro aufbewahrt wird. Wenn ihnen ein kleiner Betrag für einen von ihnen getätigten Geschäftskauf erstattet werden muss, stammt dieser normalerweise aus der Portokasse und nicht von dem Unternehmen, das einen Erstattungsscheck ausstellt.
• Kassenbestand – dies kann auch buchstäblich Bargeld bedeuten, das in einer Geschäftsstelle vorhanden ist. Der Unterschied besteht darin, dass der Kassenbestand kundenbezogen verwendet wird. Zum Beispiel würde Geld in einer Registrierkasse als Bargeld angesehen, da es verwendet wird, um Wechselgeld für Transaktionen mit Kunden bereitzustellen. Und natürlich würde ein guter Mitarbeiter dieses Geld nicht aus der Kasse nehmen und damit geschäftliche Einkäufe tätigen.

Während die Definition der Portokasse einfach genug zu verstehen ist, kann ihre Verwendung etwas komplizierter sein.

Was ist erforderlich, um Portokasse zu verwenden

Nur weil der Begriff Portokasse wie ein unbedeutender Betrag erscheint, bedeutet das nicht, dass es für jedermann verfügbar ist und nicht überwacht wird. Hier sind einige wichtige Schritte, die Unternehmen unternehmen müssen, um dieses Finanzgeschäftstool richtig zu nutzen:

1. Die Verwendung von Portokasse erfordert einen Kassierer, um das Portokassenkonto zu finanzieren.
2. Irgendwo entlang der Linie benötigt der Kassenkassierer einen Scheck vom Unternehmen, um das buchstäbliche Bargeld zu erwerben, das im Büro aufbewahrt wird.
3. Der Kassierer oder der Portokassenverwalter muss dieses Geld verteilen, normalerweise nachdem er von den Mitarbeitern erfahren hat, warum sie das Bargeld benötigen.
4. Wenn sie ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen, verlangt der Kassierer oder Verwalter bei jeder Verwendung von Portokassen eine Quittung. Dadurch wird verhindert, dass Mitarbeiter das System missbrauchen oder mehr Portokasse nehmen, als sie benötigen.
5. Am Ende des Tages sollten die Belege perfekt mit dem Betrag übereinstimmen, der von der Portokasse abgezogen wurde.
6. Wenn die verfügbare Portokasse einen bestimmten Betrag erreicht, verlangt der Kassierer einen weiteren Scheck, um Geld auf das Konto einzuzahlen, bevor dem Unternehmen die Portokasse ausgeht.

Während dies die wichtigsten Schritte sind, die Kleinunternehmer unternehmen, um Portokassen zu nutzen, gibt es andere Prozesse, die in Betracht gezogen werden sollten, um langfristig das Beste daraus zu machen.

So erfassen Sie Portokasse

Während der Geldbetrag beim Umgang mit Portokasse gering sein kann, sollte dennoch jede Portokassentransaktion aufgezeichnet werden. Der Kassierer oder Verwahrer der Portokasse sollte jedes Mal, wenn Portokasse für einen geschäftlichen Einkauf verwendet wird, über Finanzberichte verfügen, einschließlich Anforderungsformularen von Mitarbeitern und Quittungen für den Kaufnachweis.

Diese Finanzunterlagen sind erforderlich, wenn der Kassierer oder die Depotbank zusätzliche Mittel für die Portokassenlade anfordert. Dadurch hat die Depotbank die Kontrolle über den Ausgleich des Portokassenkontos und stellt sicher, dass die Portokasse für Mitarbeiter verfügbar ist, die sie benötigen.

So versöhnen Sie Portokassen

Portokassen sollten in regelmäßigen Abständen abgeglichen werden, um zu überprüfen, ob alles ausgewogen und korrekt ist. Dies kann als interne Prüfung der Portokasse eines Unternehmens betrachtet werden.

Die Abstimmung der Portokasse sollte einfach genug sein, wenn jede Portokasseneinlage auf das Geschäftsbankkonto jedes Mal den gleichen Betrag hat. Dies macht es einfacher zu verfolgen, wie viel Geld auf dem Konto sein sollte, verglichen mit den Anforderungen für die Portokasse und den Quittungen, die belegen, wie viel Geld ausgegeben wurde.

Im Idealfall müsste der Kassierer der Portokasse (z. B. in einem Klempnerunternehmen) frühere Quittungen vorlegen, um zu beweisen, dass früheres Geld, das auf das Portokassenkonto eingezahlt wurde, entnommen wurde.

Gelegentlich kommt es zu kleinen Abweichungen. Dieser Abstimmungsprozess kann Unternehmen jedoch Aufschluss darüber geben, ob es einen erheblichen Mangel oder Überschuss an Portokassen gibt, sodass weiter untersucht werden kann, warum es ein Ungleichgewicht bei den Mitteln gibt.

So richten Sie Portokassen ein

Unternehmen müssen in ihrem Jahres- oder Quartalsbudget Geld zurücklegen, um eine Kassenkasse aufzubauen. Kleine Anschaffungen können sich im Laufe der Zeit schnell summieren, daher ist es am besten, die Schätzung im Budget zu überschreiten.

Der Portokassenverwalter muss einige Schritte befolgen, um dies erfolgreich zu tun:

• Benachrichtigen Sie einen Vorgesetzten oder jemanden in der Buchhaltung, wenn die Kasse das Budget überschreitet.
• Richten Sie eine Schublade oder Box ein, in der das physische Bargeld sicher aufbewahrt werden kann. Wenn ein Safe vorhanden ist, ist dies möglicherweise die ideale Option, aber solange die Portokassen unter Verschluss sind, sollten sie sicher sein. Dies gilt insbesondere, wenn es um die Sicherheit im Einzelhandel geht.
• Jedes Mal, wenn Geld entweder der Portokasse des Unternehmens hinzugefügt oder abgezogen wird, wenn jemand es verwenden muss, dokumentieren Sie es und stellen Sie sicher, dass es eine Papierspur für alle eingehenden und ausgehenden Gelder gibt. Andernfalls gibt es keine Möglichkeit zu verfolgen, ob die Kassenmittel unter oder über dem Budget liegen und angemessen verwendet werden. Dies ist eine großartige zusätzliche (und kostengünstige) Verantwortung für einen Mitarbeiter, der nach zusätzlicher Karriereentwicklung sucht.

Verwenden Sie Technologie, um Portokasse richtig zu verwenden

Obwohl die meisten Instanzen von Portokassen einen eher unbedeutenden Geldbetrag verbrauchen, muss dieser genau überwacht werden, da er sich im Laufe der Zeit zu einem erheblichen Betrag summieren kann.

Heutzutage kann Software wie Connecteam der Schlüssel zur Überwachung der Verwendung von Portokassen sein, um sicherzustellen, dass die Praxis nicht missbraucht wird und die Zahlen am Ende des Tages ausgeglichen sind.

Connecteam ist eine preisgekrönte App, die perfekt auf die mobile Belegschaft zugeschnitten ist – Deskless Worker und Remote-Mitarbeiter.

Über 10.000 Unternehmen aus mehr als 90 Branchen profitieren von der All-in-One-App von Connecteam, um Formulare einfach auszufüllen, Kommunikationsprobleme zu überwinden und Unternehmen im Allgemeinen dabei zu helfen, den Überblick über ihre Portokassennutzung zu behalten.

Hier sind einige der Funktionen, die Mitarbeiter von Connecteam profitieren können, um Portokassen richtig zu verwenden:

• Mitarbeiter können ganz einfach Formulare ausfüllen und alle relevanten Informationen zu den Gründen angeben, aus denen sie Portokasse benötigen (Einkäufe für kleine Unternehmen, Erstattung usw.), einschließlich unterstützender Bilder und anderer Details.
• Alle Formulare werden automatisch dokumentiert, archiviert und organisiert, damit Kassenverwahrer später antworten und bei Bedarf Kassenanfragen verwalten können.
• Es ist möglich, Arbeitsaufgaben zu erstellen, wenn es um Portokassen geht, was eine weitere Ebene der Sicherheit und Zusicherung für Verwalter und Mitarbeiter gleichermaßen bietet.
• Das mühsame Hin und Her zwischen Kassenverwahrern und Mitarbeitern entfällt, da die Nutzer ganz einfach über die 1:1-Chat-Funktion kommunizieren können.

Das Endergebnis auf Portokasse

Wenn alles gesagt und getan ist, ist Portokasse nichts, was Geschäftsinhaber und Mitarbeiter verwirren muss. Letztendlich ist Portokasse einfach Geld, das Unternehmen für kleine Dinge ausgeben.

Es gibt Nachteile, insbesondere wenn es darum geht, zu wissen, wie man Portokasse richtig verwendet. Beispielsweise ist es für Mitarbeiter leicht, sie zu missbrauchen, und es kann Ihr Unternehmen Geld kosten. Aber es gibt viele Vorteile, die mit einer Kassenkasse einhergehen.

Dieses Geld kann nicht nur schnell und effizient für verschiedene Zwecke verwendet werden, sondern gibt den Mitarbeitern auch etwas mehr Freiheit, wenn es darum geht, kleinere geschäftsbezogene Zahlungen zu leisten, ohne eine Genehmigung auf höchster Ebene einholen zu müssen. Ganz zu schweigen davon, dass es langfristig die Geschäftskosten senkt.

Und mit der neuesten Software wie Connecteam müssen Benutzer nicht mehr manuell notieren, wie viel Portokasse sie benötigen. Mit nur wenigen Klicks können Benutzer einige Formulare schnell ausfüllen und erhalten innerhalb von Sekunden eine Genehmigung.

Also werfen Sie Stift und Papier weg, wechseln Sie zu einer digitalen Lösung und machen Sie die Kassenverwaltung zum Kinderspiel.