Apa Itu Kas Kecil? Panduan Lengkap Untuk Manajer

Siapa pun yang pernah menjalankan usaha kecil tahu bahwa kas kecil selalu memainkan peran penting. Tidak ada keraguan bahwa sebagian besar pemilik usaha kecil secara teratur harus menghadapinya.

Tentu saja, menangani kas kecil tidak selalu mudah. Tidak semua orang tahu kegunaannya. Jika usaha kecil tidak mengerti bagaimana menanganinya dengan baik, pada akhirnya akan muncul masalah, seperti pencurian.

Itulah sebabnya kami memutuskan untuk menyusun panduan untuk menjawab apa itu kas kecil dan bagaimana Anda dan karyawan Anda dapat menggunakannya dengan bijak di masa depan.

Apa Itu Kas Kecil Tepatnya?

Untuk membuatnya sesederhana mungkin, definisi kas kecil adalah: uang yang tersedia bagi bisnis untuk dibelanjakan pada barang-barang kecil tetapi perlu.

Pembelian dalam jumlah besar mungkin memerlukan penggunaan kartu kredit perusahaan atau menulis cek. Tetapi untuk pembelian yang lebih kecil, tersedia dana kas kecil.

Industri yang perlu secara teratur menggunakan kas kecil termasuk toko ritel, perhotelan, pembersihan, pipa ledeng, dan pengendalian hama, untuk beberapa nama.

Berikut adalah beberapa situasi umum dimana kas kecil dapat digunakan:

• Membeli perlengkapan kantor yang murah dan perlu segera diganti agar kantor tetap berjalan.
• Membeli bunga atau dekorasi kecil untuk kantor dan hadiah atau kartu kecil untuk pelanggan.

Jika seorang karyawan harus membeli sesuatu sendiri untuk tujuan bisnis, mereka biasanya akan diganti sebagai kompensasi dari dana kas kecil perusahaan.

Sebagian besar perusahaan akan menyimpan antara $100 dan $500 dalam dana kas kecil, sehingga memudahkan untuk mengurus pembelian murah yang tidak memerlukan kartu kredit. Namun, perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki kas kecil yang tersedia untuk masing-masing departemen karena pembelian yang lebih kecil mungkin lebih sering.

Pro & Kontra Kas Kecil

Ada sejumlah cara agar bisnis dapat memperoleh manfaat (dan menderita) dari memiliki kas kecil yang mereka miliki.

Berikut adalah beberapa keuntungan yang datang dengan kas kecil:

• Sangat mudah untuk melakukan pembelian kecil dan cepat yang diperlukan untuk menjalankan bisnis tetapi tidak memerlukan persetujuan tingkat tinggi dari supervisor.
• Selama semua orang mengerti cara menggunakan kas kecil dan tidak menyalahgunakannya, uang itu dapat digunakan dengan cepat dan efisien.

Tapi kas kecil bukanlah jalan yang lengkap di taman. Kelemahan terbesar dari kas kecil adalah mudah bagi karyawan untuk menyalahgunakan atau menyalahgunakan. Menurut panduan keselamatan berikut, mencuri dana kas kecil adalah salah satu jenis utama pencurian dan penipuan karyawan.

Artinya, seorang manajer atau supervisor yang baik dapat ditugaskan untuk memantau dana kas kecil, memastikan bahwa rekening tetap seimbang, dan bahwa uang tersebut hanya digunakan untuk tujuan bisnis.

Kas Kecil VS. Uang di tangan

Ada perbedaan kecil namun penting antara apa itu kas kecil dan apa yang dianggap sebagai “uang tunai di tangan”.

• Kas Kecil – ini secara harfiah adalah uang tunai dan koin bagi karyawan untuk membayar hal-hal yang lebih mudah dibayar tunai daripada menulis cek atau menggunakan kartu kredit perusahaan. Ketika karyawan perlu membeli sesuatu, mereka dapat mengambil kas kecil yang disimpan di kantor. Juga, jika mereka perlu diganti sejumlah kecil untuk pembelian bisnis yang mereka lakukan, biasanya akan keluar dari dana kas kecil daripada perusahaan yang menyediakan cek penggantian.
• Uang tunai – ini juga bisa berarti uang tunai harfiah yang ada di tempat bisnis. Perbedaannya adalah bahwa uang tunai digunakan dalam kaitannya dengan pelanggan. Misalnya, uang di mesin kasir akan dianggap sebagai uang tunai karena digunakan untuk memberikan uang kembalian untuk transaksi dengan pelanggan. Dan tentu saja, seorang karyawan yang baik tidak akan menghapus uang ini dari daftar dan menggunakannya untuk melakukan pembelian bisnis.

Sementara definisi kas kecil mungkin cukup sederhana untuk dipahami, penggunaannya bisa sedikit lebih rumit.

Apa yang Diperlukan Untuk Menggunakan Kas Kecil

Hanya karena istilah kas kecil membuatnya tampak seperti jumlah yang tidak signifikan tidak berarti bahwa itu tersedia untuk siapa saja dan tidak dipantau. Berikut adalah beberapa langkah penting yang perlu diambil oleh bisnis untuk memanfaatkan alat bisnis keuangan ini dengan benar:

1. Penggunaan kas kecil membutuhkan kasir untuk mendanai rekening kas kecil.
2. Di suatu tempat di sepanjang garis, kasir kas kecil akan memerlukan cek dari bisnis untuk mendapatkan uang tunai literal yang disimpan di kantor.
3. Kasir atau penjaga kas kecil akan perlu mendistribusikan uang itu, biasanya setelah belajar dari karyawan mengapa mereka membutuhkan uang tunai.
4. Jika mereka melakukan due diligence, kasir atau kustodian akan meminta tanda terima setiap kali kas kecil digunakan. Ini mencegah karyawan menyalahgunakan sistem atau mengambil lebih banyak kas kecil daripada yang mereka butuhkan.
5. Pada akhirnya, tanda terima harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan dari rekening kas kecil.
6. Ketika jumlah kas kecil yang tersedia turun ke jumlah tertentu, kasir akan meminta cek lagi untuk menambahkan dana ke rekening sebelum perusahaan kehabisan kas kecil.

Meskipun ini adalah langkah utama yang diambil pemilik usaha kecil untuk memanfaatkan kas kecil, ada proses lain yang harus dipertimbangkan untuk mendapatkan hasil maksimal darinya dalam jangka panjang.

Cara Mencatat Kas Kecil

Meskipun jumlah uangnya mungkin kecil ketika berurusan dengan kas kecil, tetap harus ada catatan setiap transaksi kas kecil. Kasir atau penjaga kas kecil harus memiliki laporan keuangan, termasuk formulir permintaan dari karyawan dan tanda terima untuk bukti pembelian, setiap kali kas kecil digunakan untuk melakukan pembelian bisnis.

Catatan keuangan ini akan diperlukan ketika kasir atau penjaga meminta dana tambahan untuk laci kas kecil. Ini menempatkan kustodian dalam kendali menyeimbangkan akun kas kecil dan memastikan bahwa kas kecil tersedia untuk karyawan yang membutuhkannya.

Cara Rekonsiliasi Kas Kecil

Dana kas kecil harus direkonsiliasi secara berkala untuk memeriksa kembali apakah semuanya seimbang dan akurat. Ini dapat dilihat sebagai audit internal kas kecil perusahaan.

Rekonsiliasi kas kecil harus cukup sederhana jika setiap setoran kas kecil ke rekening bank bisnis adalah jumlah yang sama setiap waktu. Hal ini memudahkan untuk melacak berapa banyak uang yang harus ada di rekening jika dibandingkan dengan permintaan kas kecil dan kwitansi yang membuktikan berapa banyak uang yang telah dikeluarkan.

Idealnya, kasir kas kecil (di perusahaan pipa ledeng, misalnya) perlu menunjukkan kwitansi masa lalu untuk membuktikan bahwa uang sebelumnya yang dimasukkan ke dalam rekening kas kecil telah dikeluarkan.

Terkadang, akan ada perbedaan kecil. Namun, proses rekonsiliasi ini dapat memberitahu perusahaan apakah terjadi kekurangan atau kelebihan kas kecil yang signifikan sehingga dapat diteliti lebih lanjut untuk mengetahui mengapa terjadi ketidakseimbangan dana.

Cara Mengatur Dana Kas Kecil

Perusahaan perlu menyisihkan uang dalam anggaran tahunan atau triwulanan mereka untuk membangun dana kas kecil. Pembelian dalam jumlah kecil dapat bertambah dengan cepat seiring waktu, jadi yang terbaik adalah melampaui perkiraan dalam anggaran.

Penjaga kas kecil perlu mengikuti beberapa langkah untuk melakukan ini dengan sukses:

• Beritahu atasan atau seseorang di bagian akuntansi jika dana kas kecil melebihi anggaran.
• Siapkan laci atau kotak di mana uang tunai fisik dapat disimpan dengan aman. Jika brankas tersedia, itu mungkin pilihan yang ideal, tetapi selama dana kas kecil terkunci, mereka harus aman. Ini terutama berlaku dalam hal keamanan toko ritel.
• Setiap kali uang ditambahkan ke dana kas kecil dari perusahaan atau dikurangi ketika seseorang perlu menggunakannya, catatlah, pastikan ada jejak kertas untuk semua uang yang masuk dan keluar darinya. Jika tidak, tidak akan ada cara untuk melacak jika dana kas kecil berada di bawah anggaran atau di atas anggaran dan digunakan dengan tepat. Ini adalah tanggung jawab ekstra (dan anggaran rendah) yang bagus untuk memberi karyawan yang mencari pengembangan karir ekstra.

Gunakan Teknologi Untuk Menggunakan Kas Kecil dengan Benar

Meskipun sebagian besar contoh kas kecil menggunakan jumlah uang yang agak tidak signifikan, ada kebutuhan untuk memantaunya dengan cermat karena dapat bertambah hingga jumlah yang signifikan dari waktu ke waktu.

Saat ini, perangkat lunak seperti Connecteam dapat menjadi kunci dalam memantau penggunaan kas kecil untuk memastikan praktik tersebut tidak disalahgunakan dan jumlahnya seimbang di penghujung hari.

Connecteam adalah aplikasi pemenang penghargaan yang dirancang dengan sempurna untuk tenaga kerja seluler – pekerja tanpa meja dan karyawan jarak jauh.

Lebih dari 10.000 perusahaan dari lebih dari 90 industri mendapat manfaat dari aplikasi all-in-one Connecteam untuk mengisi formulir dengan mudah, mengatasi masalah komunikasi, dan secara umum membantu bisnis tetap memanfaatkan kas kecil mereka.

Berikut adalah beberapa fitur yang dapat dimanfaatkan karyawan dari Connecteam untuk menggunakan kas kecil dengan benar:

• Karyawan dapat dengan mudah mengisi formulir, memberikan semua informasi yang relevan mengenai alasan mereka memerlukan kas kecil (pembelian usaha kecil, penggantian biaya, dll.), termasuk gambar yang mendukung dan detail lainnya.
• Semua formulir didokumentasikan, diarsipkan, dan diatur secara otomatis sehingga penjaga kas kecil nantinya dapat merespons, dan mengelola permintaan kas kecil saat dibutuhkan.
• Dimungkinkan untuk membuat tugas kerja setiap kali kas kecil terlibat, menambahkan lapisan keamanan dan jaminan lain untuk penjaga dan karyawan.
• Tidak perlu bolak-balik yang membosankan antara penjaga kas kecil dan karyawan, karena pengguna dapat dengan mudah berkomunikasi melalui fitur obrolan 1:1.

Intinya Pada Kas Kecil

Ketika semuanya dikatakan dan dilakukan, kas kecil bukanlah sesuatu yang perlu membingungkan pemilik bisnis dan karyawan. Ketika semuanya bermuara pada itu, kas kecil hanyalah uang yang disisihkan oleh bisnis untuk dibelanjakan pada hal-hal kecil.

Ada kerugiannya, terutama dalam hal mengetahui cara menggunakan kas kecil dengan benar. Misalnya, mudah bagi karyawan untuk menyalahgunakan, dan itu dapat merugikan perusahaan Anda. Tapi ada banyak keuntungan yang datang dengan memiliki dana kas kecil.

Uang ini tidak hanya dapat digunakan dengan cepat dan efisien untuk berbagai tujuan, tetapi juga memberi karyawan sedikit lebih banyak kebebasan dalam hal melakukan pembayaran terkait bisnis yang lebih kecil, tanpa harus meminta persetujuan tingkat tinggi. Belum lagi mengurangi biaya bisnis dalam jangka panjang.

Dan dengan software terbaru, seperti Connecteam, pengguna tidak perlu lagi menuliskan secara manual berapa banyak petty cash yang mereka butuhkan. Hanya dengan beberapa klik, pengguna dapat dengan cepat mengisi beberapa formulir dan menerima persetujuan dalam hitungan detik.

Jadi tinggalkan pena dan kertas, beralihlah ke solusi digital, dan buat manajemen kas kecil berjalan-jalan di taman.