เงินสดย่อยคืออะไร? คู่มือฉบับเต็มสำหรับผู้จัดการ

ใครก็ตามที่เคยดำเนินธุรกิจขนาดเล็กจะรู้ดีว่าเงินสดย่อยมีบทบาทสำคัญเสมอ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ต้องรับมือกับมันเป็นประจำ

แน่นอนว่าการจัดการเงินสดย่อยไม่ได้ตรงไปตรงมาเสมอไป ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ว่ามันใช้ทำอะไร หากธุรกิจขนาดเล็กไม่เข้าใจวิธีจัดการอย่างถูกต้อง ปัญหาก็จะตามมาในที่สุด เช่น การโจรกรรม

นั่นเป็นเหตุผลที่เราตัดสินใจจัดทำคู่มือเพื่อตอบคำถามว่าเงินสดย่อยคืออะไร และคุณและพนักงานของคุณสามารถใช้มันอย่างชาญฉลาดได้อย่างไรในอนาคต

เงินสดย่อยคืออะไรกันแน่?

เพื่อให้ง่ายที่สุด คำจำกัดความของเงินสดย่อยคือ: เงินที่มีให้สำหรับธุรกิจใช้จ่ายในสิ่งของชิ้นเล็กๆ แต่จำเป็น

การซื้อจำนวนมากอาจต้องใช้บัตรเครดิตของบริษัทหรือเขียนเช็ค แต่สำหรับการซื้อที่มีขนาดเล็กกว่านั้น ก็สามารถใช้เงินสดย่อยได้

อุตสาหกรรมที่ต้องใช้เงินสดย่อยเป็นประจำ ได้แก่ ร้านค้าปลีก การบริการ การทำความสะอาด ประปา และการควบคุมศัตรูพืช เป็นต้น

ต่อไปนี้คือสถานการณ์ทั่วไปบางประการที่สามารถใช้เงินสดย่อยได้:

• ซื้อเครื่องใช้สำนักงานที่มีราคาไม่แพงและจำเป็นต้องเปลี่ยนทันทีเพื่อให้สำนักงานทำงานต่อไป
• การจัดซื้อดอกไม้หรือของประดับตกแต่งเล็กๆ น้อยๆ สำหรับสำนักงาน และของขวัญหรือการ์ดเล็กๆ น้อยๆ ให้กับลูกค้า

หากพนักงานต้องซื้อบางอย่างด้วยตัวเองเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ พวกเขามักจะได้รับค่าตอบแทนเป็นเงินชดเชยจากกองทุนเงินสดย่อยของบริษัท

บริษัทส่วนใหญ่จะเก็บเงินไว้ระหว่าง 100 ถึง 500 ดอลลาร์ในกองทุนเงินสดย่อย ทำให้ง่ายต่อการดูแลการซื้อสินค้าราคาไม่แพงที่ไม่รับประกันบัตรเครดิต อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดใหญ่อาจมีเงินสดย่อยให้กับแต่ละแผนก เนื่องจากการซื้อจำนวนน้อยอาจทำบ่อยกว่า

ข้อดีและข้อเสียของเงินสดย่อย

มีหลายวิธีที่ธุรกิจจะได้รับประโยชน์ (และประสบ) จากการมีเงินสดย่อยไว้ใช้

นี่คือข้อดีบางประการที่มาพร้อมกับเงินสดย่อย:

• การซื้อขนาดเล็กและรวดเร็วซึ่งจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจเป็นเรื่องง่าย แต่ไม่ต้องการการอนุมัติระดับสูงจากหัวหน้างาน
• ตราบใดที่ทุกคนเข้าใจวิธีใช้เงินสดย่อยและไม่ใช้เงินในทางที่ผิด เงินนั้นก็สามารถใช้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

แต่เงินสดย่อยไม่ใช่การเดินเล่นในสวนสาธารณะอย่างสมบูรณ์ ข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของเงินสดย่อยคือการที่พนักงานใช้ในทางที่ผิดหรือนำไปใช้ในทางที่ผิดได้ง่าย ตามคู่มือความปลอดภัยต่อไปนี้ การขโมยเงินย่อยเป็นหนึ่งในประเภทหลักของการขโมยและการฉ้อโกงของพนักงาน

นั่นหมายความว่าผู้จัดการหรือผู้บังคับบัญชาที่ดีอาจได้รับมอบหมายให้ดูแลกองทุนเงินสดย่อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีมีความสมดุล และเงินจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเท่านั้น

เงินสดย่อย VS. เงินสดในมือ

มีความแตกต่างเล็กน้อยแต่สำคัญระหว่างเงินสดย่อยกับสิ่งที่ถือเป็น "เงินสดในมือ"

• เงินสดย่อย – นี่คือเงินสดและเหรียญอย่างแท้จริงสำหรับพนักงานที่จะจ่ายเงินสำหรับสิ่งที่จ่ายเป็นเงินสดได้ง่ายกว่าการเขียนเช็คหรือใช้บัตรเครดิตของบริษัท เมื่อพนักงานต้องการซื้อของบางอย่าง พวกเขาสามารถนำเงินสดย่อยที่เก็บไว้ในสำนักงานได้ นอกจากนี้ หากพวกเขาจำเป็นต้องได้รับเงินคืนจำนวนเล็กน้อยสำหรับการซื้อธุรกิจที่พวกเขาทำ มักจะมาจากกองทุนเงินสดย่อยแทนที่จะเป็นบริษัทที่ให้บริการเช็คคืนเงิน
• เงินสดในมือ – นี่อาจหมายถึงเงินสดที่แท้จริงที่มีอยู่ในสถานที่ประกอบธุรกิจ ความแตกต่างคือเงินสดในมือมีความสัมพันธ์กับลูกค้า ตัวอย่างเช่น เงินในเครื่องบันทึกเงินสดจะถือเป็นเงินสดในมือ เนื่องจากใช้เพื่อเปลี่ยนแปลงธุรกรรมกับลูกค้า และแน่นอน พนักงานที่ดีจะไม่นำเงินจำนวนนี้ออกจากทะเบียนและนำไปใช้ในการซื้อธุรกิจ

แม้ว่าคำจำกัดความของเงินสดย่อยอาจง่ายพอที่จะเข้าใจ แต่การใช้งานอาจซับซ้อนกว่าเล็กน้อย

สิ่งที่จำเป็นในการใช้เงินสดย่อย

เพียงเพราะคำว่า เงินสดย่อย ทำให้ดูเหมือนเป็นจำนวนเงินที่ไม่มีนัยสำคัญ ไม่ได้หมายความว่าใครๆ ก็สามารถใช้ได้และไม่ได้รับการตรวจสอบ ต่อไปนี้คือขั้นตอนสำคัญที่ธุรกิจต้องทำเพื่อใช้เครื่องมือธุรกิจทางการเงินนี้อย่างเหมาะสม:

1. การใช้เงินสดย่อยต้องมีแคชเชียร์นำเงินเข้าบัญชีเงินสดย่อย
2. แคชเชียร์ย่อยจะต้องได้รับเช็คจากธุรกิจเพื่อหาเงินสดที่เก็บไว้ในสำนักงาน
3. แคชเชียร์หรือผู้ดูแลเงินสดย่อยจะต้องแจกจ่ายเงินนั้น โดยปกติหลังจากเรียนรู้จากพนักงานว่าทำไมพวกเขาต้องการเงินสด
4. หากพวกเขากำลังดำเนินการตรวจสอบสถานะของตน แคชเชียร์หรือผู้รับฝากทรัพย์สินจะขอใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่มีการใช้เงินสดย่อย เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานใช้ระบบในทางที่ผิดหรือใช้เงินสดย่อยเกินความจำเป็น
5. ในตอนท้ายของวัน ใบเสร็จรับเงินควรสอดคล้องกับจำนวนเงินที่ถูกลบออกจากบัญชีเงินสดย่อย
6. เมื่อจำนวนเงินสดย่อยที่มีอยู่ลดลงถึงจำนวนหนึ่ง แคชเชียร์จะต้องใช้เช็คอีกใบเพื่อเติมเงินเข้าบัญชีก่อนที่เงินสดย่อยของบริษัทจะหมด

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้เป็นขั้นตอนหลักที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กดำเนินการเพื่อใช้เงินสดย่อย แต่ก็มีกระบวนการอื่นๆ ที่ควรพิจารณาเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดในระยะยาว

วิธีการบันทึกเงินสดย่อย

แม้ว่าจำนวนเงินอาจจะน้อยเมื่อจัดการกับเงินสดย่อย แต่ก็ยังควรมีบันทึกการทำธุรกรรมเงินสดย่อยทุกครั้ง แคชเชียร์เงินสดย่อยหรือผู้รับฝากทรัพย์สินควรมีงบการเงิน รวมถึงแบบฟอร์มคำขอจากพนักงานและใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานการซื้อ ทุกครั้งที่ใช้เงินสดย่อยในการซื้อธุรกิจ

บันทึกทางการเงินเหล่านี้จะมีความจำเป็นเมื่อแคชเชียร์หรือผู้รับฝากทรัพย์สินร้องขอเงินเพิ่มเติมสำหรับลิ้นชักเก็บเงินย่อย สิ่งนี้ทำให้ผู้รับฝากทรัพย์สินสามารถควบคุมความสมดุลของบัญชีเงินสดย่อยและทำให้แน่ใจว่าเงินสดย่อยมีให้สำหรับพนักงานที่ต้องการ

วิธีการกระทบยอดเงินสดย่อย

กองทุนเงินสดย่อยควรกระทบยอดเป็นระยะๆ เพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกอย่างสมดุลและแม่นยำ ซึ่งถือได้ว่าเป็นการตรวจสอบภายในของเงินสดย่อยของบริษัท

การกระทบยอดเงินสดย่อยควรจะง่ายพอหากทุก ๆ เงินฝากย่อยเข้าบัญชีธนาคารของธุรกิจเป็นจำนวนเท่ากันทุกครั้ง ทำให้ง่ายต่อการติดตามจำนวนเงินที่ควรอยู่ในบัญชีเมื่อเปรียบเทียบกับคำขอเงินสดย่อยและใบเสร็จรับเงินที่พิสูจน์ว่ามีการใช้เงินไปเท่าใด

ตามหลักการแล้วแคชเชียร์ย่อย (เช่นในบริษัทประปา) จะต้องแสดงใบเสร็จรับเงินที่ผ่านมาเพื่อพิสูจน์ว่าเงินก่อนหน้าที่ใส่ในบัญชีเงินสดย่อยได้ถูกนำออกไปแล้ว

ในบางครั้งจะมีความคลาดเคลื่อนเล็กน้อย แต่กระบวนการกระทบยอดนี้สามารถบอกบริษัทต่างๆ ได้ว่ามีปัญหาการขาดแคลนหรือเงินสดย่อยมากเกินไปหรือไม่ เพื่อให้สามารถตรวจสอบเพิ่มเติมเพื่อค้นหาว่าเหตุใดจึงมีความไม่สมดุลของเงินทุน

วิธีการจัดตั้งกองทุนเงินสดย่อย

บริษัทจะต้องจัดสรรเงินในงบประมาณประจำปีหรือรายไตรมาสเพื่อสร้างกองทุนเงินสดย่อย การซื้อจำนวนเล็กน้อยสามารถเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะเกินงบประมาณที่ประมาณการไว้

ผู้ดูแลเงินสดย่อยต้องทำตามขั้นตอนสองสามขั้นตอนเพื่อทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ:

• แจ้งผู้บังคับบัญชาหรือบุคคลในแผนกบัญชีว่าเงินย่อยเกินงบประมาณ
• ตั้งค่าลิ้นชักหรือกล่องที่สามารถเก็บเงินสดจริงได้อย่างปลอดภัย หากมีตู้นิรภัย นั่นอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด แต่ตราบใดที่เงินย่อยอยู่ภายใต้การล็อคและกุญแจ เงินเหล่านั้นก็ควรจะปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกล่าวถึงความปลอดภัยของร้านค้าปลีก
• ทุกครั้งที่มีการเพิ่มเงินเข้ากองทุนเงินสดย่อยจากบริษัทหรือหักออกเมื่อมีคนต้องการใช้ จดบันทึกเพื่อให้แน่ใจว่ามีเอกสารสำหรับเงินที่เข้าและออกจากเงินทั้งหมด มิฉะนั้นจะไม่มีทางติดตามได้หากเงินย่อยอยู่ภายใต้งบประมาณหรือเกินงบประมาณและใช้อย่างเหมาะสม นี่เป็นความรับผิดชอบพิเศษที่ยอดเยี่ยม (และงบประมาณต่ำ) ในการมอบพนักงานที่ต้องการพัฒนาอาชีพเสริม

ใช้เทคโนโลยีในการใช้เงินสดย่อยอย่างเหมาะสม

แม้ว่าเงินสดย่อยส่วนใหญ่ใช้เงินค่อนข้างน้อย แต่ก็มีความจำเป็นต้องติดตามอย่างใกล้ชิดเพราะสามารถเพิ่มขึ้นเป็นจำนวนมากเมื่อเวลาผ่านไป

ทุกวันนี้ ซอฟต์แวร์อย่าง Connecteam อาจเป็นกุญแจสำคัญในการติดตามการใช้เงินสดย่อย เพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติจะไม่ถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด และตัวเลขจะสมดุลเมื่อสิ้นสุดวัน

Connecteam เป็นแอปที่ได้รับรางวัลซึ่งได้รับการปรับแต่งมาอย่างสมบูรณ์แบบสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่และพนักงานที่อยู่ห่างไกล

บริษัทกว่า 10,000 แห่งจากมากกว่า 90 อุตสาหกรรมได้รับประโยชน์จากแอปแบบครบวงจรของ Connecteam ในการกรอกแบบฟอร์มอย่างง่ายดาย เอาชนะปัญหาด้านการสื่อสาร และโดยทั่วไปจะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ อยู่เหนือการใช้เงินสดย่อย

นี่คือคุณสมบัติบางอย่างที่พนักงานสามารถได้รับประโยชน์จาก Connecteam เพื่อใช้เงินสดย่อยได้อย่างเหมาะสม:

• พนักงานสามารถกรอกแบบฟอร์มได้โดยง่าย โดยให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับเหตุผลที่พวกเขาต้องการเงินสดย่อย (การซื้อธุรกิจขนาดเล็ก การชำระเงินคืน ฯลฯ) รวมถึงรูปภาพสนับสนุนและรายละเอียดอื่นๆ
• แบบฟอร์มทั้งหมดจะได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร ยื่นและจัดระเบียบโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้ดูแลเงินสดย่อยสามารถตอบกลับได้ในภายหลัง และจัดการคำขอเงินสดย่อยเมื่อจำเป็น
• สามารถสร้างงานได้ทุกเมื่อที่เกี่ยวข้องกับเงินสดย่อย เพิ่มความปลอดภัยและความมั่นใจอีกชั้นหนึ่งให้กับผู้ดูแลและพนักงาน
• ไม่จำเป็นต้องมีการสลับไปมาระหว่างผู้ดูแลเงินสดย่อยและพนักงาน เนื่องจากผู้ใช้สามารถสื่อสารผ่านคุณลักษณะการแชทแบบ 1:1 ได้อย่างง่ายดาย

บรรทัดล่างของเงินสดย่อย

เมื่อทุกอย่างได้รับการพูดและทำเสร็จแล้ว เงินสดย่อยไม่ใช่สิ่งที่ต้องสร้างความสับสนให้กับเจ้าของธุรกิจและพนักงาน เมื่อทุกอย่างจบลง เงินสดย่อยก็เป็นเพียงเงินที่ธุรกิจตั้งไว้เพื่อใช้จ่ายในสิ่งเล็กๆ น้อยๆ

มีข้อเสียโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องรู้วิธีใช้เงินสดย่อยอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น มันง่ายสำหรับพนักงานที่จะล่วงละเมิด และอาจต้องใช้เงินในบริษัทของคุณ แต่มีข้อดีหลายประการที่มาพร้อมกับการมีกองทุนเงินสดย่อย

เงินจำนวนนี้ไม่เพียงแต่สามารถใช้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสำหรับวัตถุประสงค์ต่างๆ เท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานมีอิสระมากขึ้นอีกเล็กน้อยในการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่มีขนาดเล็กลง โดยไม่ต้องขอการอนุมัติในระดับสูง ไม่ต้องพูดถึงว่าจะช่วยลดต้นทุนทางธุรกิจในระยะยาว

และด้วยซอฟต์แวร์ล่าสุด เช่น Connecteam ผู้ใช้จะไม่ต้องจดบันทึกจำนวนเงินที่พวกเขาต้องการด้วยตนเองอีกต่อไป ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ผู้ใช้สามารถกรอกแบบฟอร์มบางฟอร์มได้อย่างรวดเร็วและได้รับการอนุมัติภายในไม่กี่วินาที

ดังนั้นจงทิ้งปากกาและกระดาษ เปลี่ยนไปใช้โซลูชันดิจิทัล และดำเนินการจัดการเงินสดย่อยในสวนสาธารณะ