¿Qué es la caja chica? La guía completa para gerentes

Cualquiera que haya dirigido una pequeña empresa sabe que la caja chica siempre juega un papel importante. No hay duda de que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas tienen que lidiar con eso regularmente.

Por supuesto, el manejo de la caja chica no siempre es sencillo. No todo el mundo sabe para qué sirve. Si las pequeñas empresas no entienden cómo manejarlo correctamente, eventualmente surgirán problemas, como el robo.

Es por eso que decidimos elaborar una guía para responder qué es la caja chica y cómo usted y sus empleados pueden usarla sabiamente en el futuro.

¿Qué es exactamente la caja chica?

Para decirlo de la manera más simple posible, la definición de caja chica es: dinero que está disponible para que las empresas lo gasten en artículos pequeños pero necesarios.

Las compras grandes pueden requerir el uso de una tarjeta de crédito de la empresa o la emisión de un cheque. Pero para compras más pequeñas, hay fondos de caja chica disponibles.

Las industrias que necesitan usar regularmente caja chica incluyen tiendas minoristas, hospitalidad, limpieza, plomería y control de plagas, por nombrar algunas.

Estas son algunas situaciones típicas en las que se puede usar la caja chica:

• Comprar suministros de oficina que sean económicos y que deban reemplazarse de inmediato para mantener la oficina en funcionamiento.
• Compra de flores o pequeños adornos para la oficina y pequeños obsequios o tarjetas para los clientes.

Si un empleado tiene que comprar algo por su cuenta con fines comerciales, generalmente se le reembolsará en forma de compensación del fondo de caja chica de la empresa.

La mayoría de las empresas mantendrán entre $ 100 y $ 500 en un fondo de caja chica, lo que facilita la realización de compras económicas que no justifican una tarjeta de crédito. Sin embargo, las empresas más grandes pueden tener caja chica disponible para departamentos individuales porque las compras más pequeñas pueden ser más frecuentes.

Los pros y los contras de la caja chica

Hay varias formas en que las empresas pueden beneficiarse (y sufrir) al tener caja chica a su disposición.

Aquí hay algunas ventajas que vienen con la caja chica:

• Es fácil hacer compras pequeñas y rápidas que se necesitan para administrar el negocio pero que no requieren la aprobación de un supervisor de alto nivel.
• Mientras todos entiendan cómo usar la caja chica y no abusen de ella, ese dinero se puede usar de manera rápida y eficiente.

Pero la caja chica no es un paseo completo por el parque. La mayor desventaja de la caja chica es que puede ser fácil para los empleados abusar o hacer mal uso de ella. De acuerdo con la siguiente guía de seguridad, el robo de fondos de caja chica es uno de los principales tipos de robo y fraude de los empleados.

Eso significa que un buen gerente o supervisor podría encargarse de monitorear los fondos de caja chica, asegurándose de que la cuenta se mantenga equilibrada y que el dinero solo se use para fines comerciales.

Caja chica VS. Dinero en mano

Existen pequeñas pero importantes diferencias entre lo que es caja chica y lo que se considera “efectivo en caja”.

• Caja chica : esto es literalmente dinero en efectivo y monedas para que los empleados paguen cosas que son más fáciles de pagar en efectivo que escribir un cheque o usar una tarjeta de crédito de la empresa. Cuando los empleados necesitan comprar algo, pueden tomar la caja chica que se guarda en la oficina. Además, si necesitan que se les reembolse una pequeña cantidad por una compra comercial que hicieron, generalmente saldrá del fondo de caja chica en lugar de que la compañía proporcione un cheque de reembolso.
• Efectivo disponible : esto también puede significar efectivo literal que está presente en un lugar de negocios. La diferencia es que el efectivo disponible se utiliza en relación con los clientes. Por ejemplo, el dinero en una caja registradora se consideraría efectivo disponible porque se usa para dar cambio en las transacciones con los clientes. Y por supuesto, un buen empleado no sacaría este dinero de la caja registradora y lo usaría para hacer compras comerciales.

Si bien la definición de caja chica puede ser lo suficientemente simple de entender, su uso puede ser un poco más complicado.

Qué se requiere para usar la caja chica

El hecho de que el término caja chica haga que parezca una cantidad insignificante no significa que esté disponible para todos y que no se controle. Aquí hay algunos pasos vitales que las empresas deben tomar para utilizar esta herramienta comercial financiera correctamente:

1. El uso de caja chica requiere un cajero para financiar la cuenta de caja chica.
2. En algún momento, el cajero de caja chica necesitará un cheque de la empresa para adquirir el efectivo literal que está almacenado en la oficina.
3. El cajero o el custodio de la caja chica deberá distribuir ese dinero, generalmente después de enterarse de los empleados por qué necesitan el efectivo.
4. Si están haciendo su debida diligencia, el cajero o custodio solicitará recibos cada vez que se use la caja chica. Esto evita que los empleados abusen del sistema o tomen más caja chica de la que necesitan.
5. Al final del día, los recibos deben alinearse perfectamente con la cantidad que se retiró de la cuenta de caja chica.
6. Cuando la cantidad de caja chica disponible se reduce a una cierta cantidad, el cajero requerirá otro cheque para agregar fondos a la cuenta antes de que la empresa se quede sin caja chica.

Si bien estos son los pasos principales que los propietarios de pequeñas empresas toman para utilizar la caja chica, existen otros procesos que deben considerarse para aprovechar al máximo a largo plazo.

Cómo registrar la caja chica

Si bien la cantidad de dinero puede ser pequeña cuando se trata de caja chica, aún debe haber un registro de cada transacción de caja chica. El cajero o custodio de la caja chica debe tener estados financieros, incluidos formularios de solicitud de los empleados y recibos como prueba de compra, cada vez que se use la caja chica para realizar una compra comercial.

Estos registros financieros serán necesarios cuando el cajero o el custodio solicite fondos adicionales para el cajón de caja chica. Esto le da al custodio el control de equilibrar la cuenta de caja chica y asegurarse de que la caja chica esté disponible para los empleados que la necesiten.

Cómo conciliar la caja chica

Los fondos de caja chica deben conciliarse a intervalos regulares para verificar que todo esté equilibrado y sea preciso. Esto puede verse como una auditoría interna de la caja chica de una empresa.

La conciliación de la caja chica debería ser lo suficientemente simple si cada depósito de caja chica en la cuenta bancaria comercial es la misma cantidad cada vez. Esto facilita el seguimiento de cuánto dinero debe haber en la cuenta en comparación con las solicitudes de caja chica y los recibos que prueban cuánto dinero se ha gastado.

Idealmente, el cajero de caja chica (en una empresa de plomería, por ejemplo) necesitaría mostrar recibos anteriores para demostrar que el dinero anterior puesto en la cuenta de caja chica se ha retirado.

De vez en cuando, habrá pequeñas discrepancias. Sin embargo, este proceso de conciliación puede indicar a las empresas si existe una escasez significativa o un exceso de caja chica para que pueda investigarse más a fondo y descubrir por qué hay un desequilibrio de fondos.

Cómo configurar fondos de caja chica

Las empresas deberán reservar dinero en su presupuesto anual o trimestral para crear un fondo de caja chica. Las compras pequeñas pueden sumarse rápidamente con el tiempo, por lo que es mejor sobrepasar la estimación en el presupuesto.

El custodio de la caja chica necesita seguir algunos pasos para hacer esto con éxito:

• Notifique a un superior oa alguien del departamento de contabilidad si el fondo de caja chica supera el presupuesto.
• Instale un cajón o caja donde el efectivo físico pueda almacenarse de manera segura. Si hay una caja fuerte disponible, esa podría ser la opción ideal, pero siempre que los fondos de caja chica estén bajo llave, deberían estar seguros. Esto se aplica especialmente cuando se trata de la seguridad en tiendas minoristas.
• Cada vez que se agrega dinero al fondo de caja chica de la empresa o se lo resta cuando alguien necesita usarlo, mantenga un registro, asegurándose de que haya un registro en papel de todo el dinero que entra y sale. De lo contrario, no habrá forma de rastrear si el fondo de caja chica está por debajo o por encima del presupuesto y si se está utilizando de manera adecuada. Esta es una gran responsabilidad adicional (y de bajo presupuesto) para un empleado que busca un desarrollo profesional adicional.

Use la tecnología para usar la caja chica de manera adecuada

Aunque la mayoría de los casos de caja chica usan una cantidad de dinero bastante insignificante, es necesario monitorearla de cerca porque puede sumar una cantidad significativa con el tiempo.

Hoy en día, un software como Connecteam puede ser clave para monitorear el uso de la caja chica para garantizar que la práctica no se use indebidamente y que los números se equilibren al final del día.

Connecteam es una aplicación galardonada que se adapta perfectamente a la fuerza de trabajo móvil: trabajadores sin escritorio y empleados remotos.

Más de 10 000 empresas de más de 90 industrias se benefician de la aplicación todo en uno de Connecteam para completar formularios fácilmente, superar problemas de comunicación y, en general, ayudar a las empresas a controlar el uso de la caja chica.

Estas son algunas de las características que los empleados pueden beneficiarse de Connecteam para usar la caja chica correctamente:

• Los empleados pueden completar fácilmente los formularios, brindando toda la información relevante sobre el motivo por el cual necesitan caja chica (compras de pequeñas empresas, reembolsos, etc.), incluidas imágenes de apoyo y otros detalles.
• Todos los formularios se documentan, archivan y organizan automáticamente para que los custodios de la caja chica puedan responder más tarde y gestionar las solicitudes de caja chica cuando sea necesario.
• Es posible crear tareas de trabajo siempre que se trate de caja chica, lo que agrega otra capa de seguridad y garantía tanto para los custodios como para los empleados.
• No hay necesidad de tediosos intercambios entre los custodios de la caja chica y los empleados, ya que los usuarios pueden comunicarse fácilmente a través de la función de chat 1:1.

El resultado final de la caja chica

Cuando todo está dicho y hecho, la caja chica no es algo que deba confundir a los dueños de negocios y empleados. Cuando todo se reduce a eso, la caja chica es simplemente dinero que las empresas reservan para gastar en pequeñas cosas.

Hay desventajas, especialmente cuando se trata de saber cómo usar la caja chica correctamente. Por ejemplo, es fácil que los empleados abusen de él y puede costarle dinero a su empresa. Pero hay muchas ventajas que vienen con tener un fondo de caja chica.

Este dinero no solo se puede usar de manera rápida y eficiente para varios propósitos, sino que les da a los empleados un poco más de libertad cuando se trata de hacer pagos más pequeños relacionados con el negocio, sin tener que buscar la aprobación de alto nivel. Sin mencionar que reduce los costos comerciales a largo plazo.

Y con el software más reciente, como Connecteam, los usuarios ya no tendrán que anotar manualmente la cantidad de caja chica que necesitan. Con solo un par de clics, los usuarios pueden completar rápidamente algunos formularios y recibir la aprobación en cuestión de segundos.

Así que deshazte del lápiz y el papel, cámbiate a una solución digital y haz que la administración de la caja chica sea un paseo por el parque.