ما هو المصروفات النثرية؟ الدليل الكامل للمديرين

يعرف أي شخص يدير شركة صغيرة أن المصروفات النثرية تلعب دائمًا دورًا مهمًا. ليس هناك شك في أنه يتعين على معظم أصحاب الأعمال الصغيرة التعامل معها بانتظام.

بالطبع ، التعامل مع المصروفات النثرية ليس دائمًا أمرًا سهلاً. لا يعرف الجميع الغرض من استخدامه. إذا لم تفهم الشركات الصغيرة كيفية التعامل معها بشكل صحيح ، فستظهر مشاكل في النهاية ، مثل السرقة.

لهذا السبب قررنا وضع دليل للإجابة عن المصروفات النثرية وكيف يمكنك أنت وموظفيك استخدامها بحكمة في المستقبل.

ما هو النثريات بالضبط؟

وببساطة قدر الإمكان ، فإن تعريف المصروفات النثرية هو: الأموال المتاحة للشركات لإنفاقها على العناصر الصغيرة ولكنها ضرورية.

قد تتطلب عمليات الشراء الكبيرة استخدام بطاقة ائتمان الشركة أو كتابة شيك. ولكن بالنسبة للمشتريات الصغيرة ، تتوفر أموال المصروفات النثرية.

تشمل الصناعات التي تحتاج إلى استخدام المصروفات النثرية بانتظام متاجر البيع بالتجزئة والضيافة والتنظيف والسباكة ومكافحة الآفات ، على سبيل المثال لا الحصر.

فيما يلي بعض المواقف النموذجية التي يمكن استخدام المصروفات النثرية:

• شراء لوازم مكتبية غير مكلفة وتحتاج إلى استبدالها على الفور للحفاظ على المكتب قيد التشغيل.
• شراء زهور أو زخارف صغيرة للمكتب وهدايا صغيرة أو بطاقات للعملاء.

إذا كان على الموظف أن يشتري شيئًا ما بمفرده لأغراض تجارية ، فسيتم تعويضه عادةً كتعويض من صندوق المصروفات النثرية للشركة.

ستحتفظ معظم الشركات بما يتراوح بين 100 دولار و 500 دولار في صندوق المصروفات النثرية ، مما يجعل من السهل الاهتمام بالمشتريات غير المكلفة التي لا تضمن بطاقة ائتمان. ومع ذلك ، قد يكون لدى الشركات الكبيرة مصروفات نثرية متاحة للإدارات الفردية لأن عمليات الشراء الأصغر قد تكون أكثر تكرارًا.

إيجابيات وسلبيات المصروفات النثرية

هناك عدد من الطرق التي يمكن أن تستفيد بها الشركات (وتعاني) من وجود مصروفات نثرية تحت تصرفها.

فيما يلي بعض المزايا التي تأتي مع المصروفات النثرية:

• من السهل إجراء عمليات شراء صغيرة وسريعة مطلوبة لإدارة الأعمال ولكنها لا تتطلب موافقة عالية المستوى من المشرف.
• طالما أن الجميع يفهم كيفية استخدام المصروفات النثرية ولا يسيء استخدامها ، يمكن استخدام هذه الأموال بسرعة وكفاءة.

لكن المصروفات النثرية ليست نزهة كاملة في الحديقة. أكبر عيب في المصروفات النثرية هو أنه قد يكون من السهل على الموظفين الإساءة أو إساءة الاستخدام. وفقًا لدليل السلامة التالي ، تعد سرقة الأموال النثرية أحد الأنواع الرئيسية لسرقة الموظفين والاحتيال.

هذا يعني أنه يمكن تكليف مدير أو مشرف جيد بمراقبة الأموال النثرية ، والتأكد من أن الحساب يظل متوازنًا ، وأن الأموال تستخدم فقط لأغراض العمل.

المصروفات النثرية مقابل. النقد في الصندوق

هناك اختلافات صغيرة ولكنها مهمة بين المصروفات النثرية وما يعتبر "نقدًا في متناول اليد".

• المصروفات النثرية - هي نقود وعملات معدنية يدفعها الموظفون مقابل أشياء يسهل دفعها نقدًا أكثر من كتابة شيك أو استخدام بطاقة ائتمان الشركة. عندما يحتاج الموظفون إلى شراء شيء ما ، يمكنهم أخذ المصروفات النثرية المحفوظة في المكتب. أيضًا ، إذا احتاجوا إلى استرداد مبلغ صغير مقابل عملية شراء تجارية قاموا بها ، فعادةً ما يخرج من صندوق المصروفات النثرية بدلاً من الشركة التي تقدم شيك سداد.
• النقد في متناول اليد - يمكن أن يعني هذا أيضًا النقد الحرفي الموجود في مكان العمل. الفرق هو أن النقد المتوفر يستخدم فيما يتعلق بالعملاء. على سبيل المثال ، سيتم اعتبار الأموال الموجودة في آلة تسجيل النقد نقدًا في متناول اليد لأنها تستخدم لتوفير التغيير للمعاملات مع العملاء. وبالطبع ، لن يقوم الموظف الجيد بإزالة هذه الأموال من السجل واستخدامها لإجراء عمليات شراء تجارية.

في حين أن تعريف المصروفات النثرية قد يكون بسيطًا بما يكفي لفهمه ، إلا أن استخدامه قد يكون أكثر تعقيدًا بعض الشيء.

ما هو المطلوب لاستخدام المصروفات النثرية

فقط لأن مصطلح المصروفات النثرية يجعله يبدو وكأنه مبلغ ضئيل لا يعني أنه متاح لأي شخص ولا يخضع للمراقبة. فيما يلي بعض الخطوات الحيوية التي يتعين على الشركات اتخاذها من أجل استخدام أداة الأعمال المالية هذه بشكل صحيح:

1. يتطلب استخدام المصروفات النثرية وجود أمين صندوق لتمويل حساب المصروفات النثرية.
2. في مكان ما على طول الخط ، سيحتاج أمين الصندوق النثرية إلى شيك من الشركة للحصول على الأموال النقدية المخزنة في المكتب.
3. سيحتاج أمين الصندوق أو أمين المصروفات النثرية إلى توزيع تلك الأموال ، عادةً بعد التعلم من الموظفين لماذا يحتاجون إلى النقود.
4. إذا كانوا يقومون بالعناية الواجبة ، فسيطلب أمين الصندوق أو أمين الصندوق الإيصالات في كل مرة يتم فيها استخدام المصروفات النثرية. هذا يمنع الموظفين من إساءة استخدام النظام أو أخذ مصروفات نثرية أكثر مما يحتاجون إليه.
5. في نهاية اليوم ، يجب أن تتوافق الإيصالات تمامًا مع المبلغ الذي تمت إزالته من حساب المصروفات النثرية.
6. عندما ينخفض ​​مبلغ المصروفات النثرية المتاحة إلى مبلغ معين ، سيطلب أمين الصندوق شيكًا آخر لإضافة أموال إلى الحساب قبل نفاد المصروفات النثرية للشركة.

في حين أن هذه هي الخطوات الرئيسية التي يتخذها أصحاب الأعمال الصغيرة لاستخدام المصروفات النثرية ، إلا أن هناك عمليات أخرى يجب أخذها في الاعتبار لتحقيق أقصى استفادة منها على المدى الطويل.

كيفية تسجيل المصروفات النثرية

في حين أن مبلغ المال قد يكون صغيرًا عند التعامل مع المصروفات النثرية ، فلا يزال هناك سجل لكل معاملة مصروفات نثرية. يجب أن يكون لدى أمين الصندوق النثري أو أمين الحفظ بيانات مالية ، بما في ذلك نماذج الطلب من الموظفين وإيصالات إثبات الشراء ، في كل مرة يتم فيها استخدام المصروفات النثرية لإجراء عملية شراء تجارية.

ستكون هذه السجلات المالية ضرورية عندما يطلب أمين الصندوق أو أمين الحفظ أموالاً إضافية لدرج المصروفات النثرية. هذا يجعل أمين الحفظ يتحكم في موازنة حساب المصروفات النثرية والتأكد من توفر المصروفات النثرية للموظفين الذين يحتاجون إليها.

كيفية التوفيق بين المصروفات النثرية

يجب تسوية أموال المصروفات النثرية على فترات منتظمة للتحقق مرة أخرى من أن كل شيء متوازن ودقيق. يمكن النظر إلى هذا على أنه تدقيق داخلي لمصروفات الشركة النثرية.

يجب أن تكون تسوية المصروفات النثرية بسيطة بما يكفي إذا كان كل إيداع نقدي في الحساب المصرفي التجاري هو نفس المبلغ في كل مرة. هذا يجعل من السهل تتبع مقدار الأموال التي يجب أن تكون في الحساب عند مقارنتها بطلبات المصروفات النثرية والإيصالات التي تثبت مقدار الأموال التي تم إنفاقها.

من الناحية المثالية ، سيحتاج أمين الصندوق النثرية (في شركة سباكة ، على سبيل المثال) إلى إظهار الإيصالات السابقة لإثبات أن الأموال السابقة التي تم وضعها في حساب المصروفات النثرية قد تم سحبها.

من حين لآخر ، ستكون هناك اختلافات صغيرة. ولكن ، يمكن أن تخبر عملية التسوية هذه الشركات ما إذا كان هناك نقص كبير أو زيادة في المصروفات النثرية بحيث يمكن إجراء مزيد من التحقيق فيها لاكتشاف سبب وجود اختلال في الأموال.

كيفية إنشاء صناديق المصروفات النثرية

ستحتاج الشركات إلى تخصيص أموال في ميزانيتها السنوية أو الفصلية لبناء صندوق المصروفات النثرية. يمكن أن تزداد عمليات الشراء الصغيرة بسرعة بمرور الوقت ، لذلك من الأفضل تجاوز التقدير في الميزانية.

يحتاج أمين المصروفات النثرية إلى اتباع بعض الخطوات للقيام بذلك بنجاح:

• قم بإخطار الرئيس أو أي شخص في قسم المحاسبة إذا تجاوز صندوق المصروفات النثرية الميزانية.
• قم بإعداد درج أو صندوق حيث يمكن تخزين النقود المادية بأمان. إذا كانت الخزنة متوفرة ، فقد يكون هذا هو الخيار المثالي ، ولكن طالما أن الأموال النثرية مقفلة ومفتاح ، فيجب أن تكون آمنة. ينطبق هذا بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بسلامة متاجر البيع بالتجزئة.
• في كل مرة يتم فيها إضافة أموال إلى صندوق المصروفات النثرية من الشركة أو طرحها عندما يحتاج شخص ما إلى استخدامها ، احتفظ بسجل لها ، مع التأكد من وجود مسار ورقي لجميع الأموال التي تدخلها وتخرج منها. خلاف ذلك ، لن تكون هناك طريقة للتتبع إذا كان صندوق المصروفات النثرية أقل من الميزانية أو يزيد عن الميزانية ويتم استخدامه بشكل مناسب. هذه مسؤولية إضافية كبيرة (وميزانية منخفضة) لمنح الموظف الذي يبحث عن تطوير وظيفي إضافي.

استخدام التكنولوجيا لاستخدام المصروفات النثرية بشكل صحيح

على الرغم من أن معظم حالات المصروفات النثرية تستخدم مبلغًا ضئيلًا إلى حد ما ، إلا أن هناك حاجة لمراقبتها عن كثب لأنها يمكن أن تضيف مبلغًا كبيرًا بمرور الوقت.

في الوقت الحاضر ، يمكن أن يكون برنامج مثل Connecteam هو المفتاح في مراقبة استخدام المصروفات النثرية للتأكد من عدم إساءة استخدام الممارسة وأن الأرقام تتوازن في نهاية اليوم.

Connecteam هو تطبيق حائز على جوائز مصمم بشكل مثالي للقوى العاملة المتنقلة - العمال غير المكتبيين والموظفين عن بعد.

تستفيد أكثر من 10000 شركة من أكثر من 90 صناعة من تطبيق Connecteam الكل في واحد لملء النماذج بسهولة ، والتغلب على مشاكل الاتصال ، ومساعدة الشركات بشكل عام على البقاء على رأس استخدامهم للمصروفات النثرية.

فيما يلي بعض الميزات التي يمكن للموظفين الاستفادة منها من Connecteam لاستخدام المصروفات النثرية بشكل صحيح:

• يمكن للموظفين ملء النماذج بسهولة ، وتوفير جميع المعلومات ذات الصلة بشأن سبب طلبهم للمصروفات النثرية (مشتريات الأعمال الصغيرة ، والسداد ، وما إلى ذلك) ، بما في ذلك الصور الداعمة والتفاصيل الأخرى.
• يتم توثيق جميع النماذج وحفظها وتنظيمها تلقائيًا بحيث يمكن لأمناء المصروفات النثرية الاستجابة لاحقًا وإدارة طلبات المصروفات النثرية عند الحاجة.
• من الممكن إنشاء مهام عمل عندما يتعلق الأمر بالمصروفات النثرية ، مما يضيف طبقة أخرى من الأمان والضمان للأوصياء والموظفين على حدٍ سواء.
• ليست هناك حاجة إلى ذهاب وإياب بين أمناء المصروفات النثرية والموظفين ، حيث يمكن للمستخدمين التواصل بسهولة عبر ميزة الدردشة 1: 1.

الخلاصة على المصروفات النثرية

عندما يتم قول وفعل كل شيء ، فإن المصروفات النثرية ليست شيئًا يحتاج إلى إرباك أصحاب الأعمال والموظفين. عندما يتلخص الأمر في ذلك ، فإن المصروفات النثرية هي ببساطة الأموال التي تخصصها الشركات للإنفاق على الأشياء الصغيرة.

هناك جوانب سلبية ، خاصة عندما يتعلق الأمر بمعرفة كيفية استخدام المصروفات النثرية بشكل صحيح. على سبيل المثال ، من السهل على الموظفين الإساءة ، وقد تكلف شركتك أموالًا. ولكن هناك العديد من المزايا التي تأتي مع وجود صندوق المصروفات النثرية.

لا يمكن استخدام هذه الأموال بسرعة وكفاءة لأغراض مختلفة فحسب ، بل إنها تمنح الموظفين قدرًا أكبر من الحرية عندما يتعلق الأمر بسداد مدفوعات أصغر متعلقة بالعمل ، دون الحاجة إلى السعي للحصول على موافقة عالية المستوى. ناهيك عن أنه يقلل من تكاليف العمل على المدى الطويل.

وباستخدام أحدث البرامج ، مثل Connecteam ، لن يحتاج المستخدمون بعد الآن إلى تدوين مقدار المصروفات النثرية التي يحتاجون إليها يدويًا. من خلال بضع نقرات فقط ، يمكن للمستخدمين ملء بعض النماذج بسرعة والحصول على الموافقة في غضون ثوانٍ.

لذا تخلص من القلم والورقة ، وانتقل إلى الحل الرقمي ، واجعل إدارة المصروفات النثرية أمرًا يسيرًا في الحديقة.