小口現金とは？ マネージャー向け完全ガイド
公開: 2022-10-26中小企業を経営したことのある人なら誰でも、小口現金が常に重要な役割を果たすことを知っています。 ほとんどの中小企業の経営者が定期的にそれに対処しなければならないことは間違いありません。
もちろん、小口現金の取り扱いは必ずしも簡単ではありません。 誰もがそれが何に使われているかを知っているわけではありません。 中小企業が適切に対処する方法を理解していないと、最終的に盗難などの問題が発生します。
そのため、私たちは小口現金とは何か、そしてあなたとあなたの従業員が将来どのように賢く使うことができるかについての答えをまとめたガイドを作成することにしました.
小口現金とは正確には何ですか？
できるだけ簡単に言えば、小口現金の定義は、企業が小さくても必要なアイテムに使うことができるお金です。
大量の購入には、会社のクレジット カードを使用するか、小切手を書く必要がある場合があります。 ただし、少額の購入の場合は、小口現金を利用できます。
小口現金を定期的に使用する必要がある業界には、小売店、ホスピタリティ、クリーニング、配管、害虫駆除などがあります。
小口現金を使用できる典型的な状況を次に示します。
- 安価で、オフィスを運営し続けるためにすぐに交換する必要がある事務用品を購入する。
- オフィス用の花や小さな装飾品の購入、顧客へのささやかなギフトやカードの購入。
従業員がビジネス目的で自分で何かを購入しなければならない場合、通常は会社の小口現金基金から補償として払い戻されます。
ほとんどの企業は 100 ドルから 500 ドルの小口現金を用意しており、クレジット カードが不要な安価な購入にも簡単に対応できます。 ただし、大企業では、小規模な購入がより頻繁に行われる可能性があるため、個々の部門が小口現金を利用できる場合があります。
小口現金の長所と短所
小口現金を自由に使えるようにすることで企業が利益を得る (そして苦しむ) 方法はたくさんあります。
小口現金には次のようなメリットがあります。
- ビジネスを運営するために必要であるが、監督者からの高レベルの承認を必要としない、小規模で迅速な購入を簡単に行うことができます。
- 誰もが小口現金の使い方を理解し、悪用しない限り、そのお金は迅速かつ効率的に使用できます。
しかし、小口現金は、公園内を完全に散歩できるわけではありません。 小口現金の最大の欠点は、従業員が簡単に悪用したり悪用したりできることです。 次の安全ガイドによると、小口現金を盗むことは、従業員の窃盗や詐欺の主な種類の 1 つです。
つまり、優れたマネージャーまたはスーパーバイザーは、小口現金資金を監視し、口座のバランスを保ち、お金がビジネス目的にのみ使用されるようにすることを任される可能性があります.
小口現金対。 手持ち現金
小口現金と「手持ちの現金」とは、小さいながらも重要な違いがあります。
- 小口現金– これは文字通り、小切手を書いたり、会社のクレジット カードを使用するよりも現金で支払う方が簡単な、従業員が支払うための現金と硬貨です。 従業員が何かを購入する必要がある場合、オフィスに保管されている小額の現金を受け取ることができます。 また、彼らが行ったビジネス上の購入に対して少額の払い戻しが必要な場合は、通常、会社が払い戻し小切手を提供するのではなく、小口現金基金から支払われます。
- 手持ちの現金– これは、事業所に存在する文字通りの現金を意味する場合もあります。 違うのは、手持ちの現金が顧客との関係で使われるということです。 たとえば、キャッシュ レジスターのお金は、顧客との取引の釣り銭を提供するために使用されるため、手持ちの現金と見なされます。 そしてもちろん、優秀な従業員は、このお金をレジスターから削除して、ビジネス上の購入に使用することはありません。
小口現金の定義は理解するのに十分単純かもしれませんが、その使用はもう少し複雑になる可能性があります。
小口現金の利用に必要なもの
小口現金という用語が取るに足らない金額のように見えるからといって、誰でも利用でき、監視されていないという意味ではありません. この金融ビジネスツールを適切に利用するために、企業が実行する必要があるいくつかの重要な手順を次に示します。
- 小口現金を使用するには、レジ係が小口現金口座に入金する必要があります。
- どこかで、小口現金のレジ係は、オフィスに保管されている文字通りの現金を取得するために、ビジネスからの小切手を必要とします。
- レジ係または小口現金管理人は、通常、従業員から現金が必要な理由を学んだ後、そのお金を分配する必要があります。
- 彼らがデューデリジェンスを行っている場合、レジ係またはカストディアンは、小口現金が使用されるたびに領収書を要求します. これにより、従業員がシステムを悪用したり、必要以上に小額の現金を受け取ったりするのを防ぐことができます。
- 一日の終わりには、領収書は小口現金口座から引き落とされた金額と完全に一致するはずです。
- 利用可能な小口現金の額が一定の金額にまで下がると、会社が小口現金を使い果たす前に、レジ担当者は口座に資金を追加するために別の小切手を要求します。
これらは中小企業の経営者が小口現金を利用するための主な手順ですが、長期的にそれを最大限に活用するために考慮すべき他のプロセスがあります。
小口現金を記録する方法
小口現金を扱う場合、金額は小さいかもしれませんが、すべての小口現金取引の記録が残っているはずです。 小口現金のレジ担当者または保管担当者は、小口現金をビジネス上の購入に使用するたびに、従業員からの要求フォームと購入証明用の領収書を含む財務諸表を持っている必要があります。
これらの財務記録は、レジ担当者またはカストディアンが小額キャッシュ ドロワーに追加の資金を要求するときに必要になります。 これにより、カストディアンは小口現金口座の残高を管理し、小口現金を必要とする従業員が小口現金を確実に利用できるようにします。
小口現金を調整する方法
小口現金資金は定期的に調整して、すべてがバランスが取れていて正確であることを再確認する必要があります。 これは、会社の小口現金の内部監査と見なすことができます。
ビジネス銀行口座への小口現金預金が毎回同じ金額である場合、小口現金の照合は簡単です。 これにより、小口現金の請求や、どれだけのお金が使われたかを証明する領収書と比較して、口座にいくらのお金が必要かを簡単に追跡できます。
理想的には、小口現金のレジ担当者 (配管会社など) は、小口現金口座に以前に入金されたお金が取り出されたことを証明するために、過去の領収書を提示する必要があります。
場合によっては、小さな差異が生じることがあります。 しかし、この調整プロセスは、小口現金が大幅に不足しているか過剰であるかを企業に伝えることができるため、さらに調査して、資金の不均衡がある理由を発見することができます。
小口現金資金の設定方法
企業は小口現金資金を構築するために、年間または四半期ごとの予算に資金を確保する必要があります。 少額の購入は時間の経過とともにすぐに加算される可能性があるため、予算の見積もりをオーバーシュートすることをお勧めします.
小口現金保管人は、これを成功させるためにいくつかの手順に従う必要があります。
- 小口現金資金が予算を超えた場合は、上司または経理部門の人に通知します。
- 物理的な現金を安全に保管できる引き出しまたはボックスを設置します。 金庫が利用できる場合、それは理想的な選択肢かもしれませんが、小口現金資金が施錠され、鍵がかけられている限り、それらは安全であるべきです. これは、小売店の安全性に関して特に当てはまります。
- お金が会社から小口現金基金に追加されるか、誰かがそれを使用する必要があるときに差し引かれるたびに、それを記録し、出入りするすべてのお金の紙の証跡があることを確認します. そうしないと、小口現金資金が予算を下回っているのか予算を上回っていて、適切に使用されているのかを追跡する方法がありません。 これは、追加のキャリア開発を探している従業員に与える、大きな追加の (そして低予算の) 責任です。
小口現金の取り扱い
簡単に読み取って署名できるフォームと内部コミュニケーションを使用して、小口現金でビジネスを最新の状態に保ちます
テクノロジーを使用して小口現金を適切に使用する
小口現金のほとんどの場合、使用される金額はわずかですが、時間の経過とともにかなりの金額になる可能性があるため、注意深く監視する必要があります。
今日では、Connecteam のようなソフトウェアは、小口現金の使用を監視して、小口現金が誤用されていないこと、および 1 日の終わりに金額のバランスが取れていることを確認する上で重要な役割を果たします。
Connecteam は、モバイル ワーカー (デスクレス ワーカーやリモート ワーカー) に最適な、受賞歴のあるアプリです。
90 を超える業界の 10,000 を超える企業が、Connecteam のオールインワン アプリの恩恵を受けてフォームに簡単に入力し、コミュニケーションの問題を克服し、企業が小口現金の使用を常に把握できるよう支援しています。
以下は、小口現金を適切に使用するために従業員が Connectteam から恩恵を受けることができる機能の一部です。
- 従業員は簡単にフォームに記入し、小口現金が必要な理由 (中小企業での購入、払い戻しなど) に関するすべての関連情報を、サポート画像やその他の詳細を含めて提供できます。
- すべてのフォームは自動的に文書化、ファイリング、および整理されるため、小口現金保管担当者は後で対応し、必要に応じて小口現金の請求を管理できます。
- 小口現金が関係するときはいつでも作業タスクを作成することができ、カストディアンと従業員の両方にセキュリティと保証の別のレイヤーを追加します.
- ユーザーは 1 対 1 のチャット機能を介して簡単に通信できるため、小口現金管理人と従業員の間で面倒なやり取りをする必要はありません。
小口現金の結論
結局のところ、小口現金は、事業主と従業員を混乱させる必要があるものではありません。 つまるところ、小口現金とは、企業がささいなことに使うために取っておいたお金にすぎません。
特に小口現金の適切な使用方法を知ることになると、マイナス面があります。 たとえば、従業員が悪用するのは簡単で、会社の費用がかかる可能性があります。 しかし、小口現金資金を持つことには多くの利点があります。
このお金は、さまざまな目的に迅速かつ効率的に使用できるだけでなく、従業員は、ビジネス関連の少額の支払いに関しては、高レベルの承認を求める必要がなく、もう少し自由になります。 長期的にはビジネスコストが削減されることは言うまでもありません。
また、Connecteam などの最新のソフトウェアを使用すると、ユーザーは必要な小口現金を手動で書き留める必要がなくなります。 数回クリックするだけで、ユーザーはいくつかのフォームにすばやく入力し、ほんの数秒で承認を受けることができます。
ペンと紙を捨てて、デジタル ソリューションに切り替えて、小口現金管理を公園での散歩にしましょう。