Qu'est-ce que la petite caisse ? Le guide complet pour les managers

Quiconque a déjà dirigé une petite entreprise sait que la petite caisse joue toujours un rôle important. Il ne fait aucun doute que la plupart des propriétaires de petites entreprises doivent régulièrement y faire face.

Bien sûr, la gestion de la petite caisse n'est pas toujours simple. Tout le monde ne sait pas à quoi il sert. Si les petites entreprises ne comprennent pas comment le gérer correctement, des problèmes finiront par survenir, comme le vol.

C'est pourquoi nous avons décidé de créer un guide pour répondre à ce qu'est la petite caisse et comment vous et vos employés pouvez l'utiliser judicieusement à l'avenir.

Qu'est-ce que la petite caisse exactement ?

Pour le dire aussi simplement que possible, la définition de la petite caisse est : l'argent que les entreprises peuvent dépenser pour des articles petits mais nécessaires.

Les achats importants peuvent nécessiter l'utilisation d'une carte de crédit d'entreprise ou la rédaction d'un chèque. Mais pour les petits achats, des fonds de petite caisse sont disponibles.

Les industries qui ont besoin d'utiliser régulièrement la petite caisse comprennent les magasins de détail, l'hôtellerie, le nettoyage, la plomberie et la lutte antiparasitaire, pour n'en nommer que quelques-uns.

Voici quelques situations typiques dans lesquelles la petite caisse peut être utilisée :

• Acheter des fournitures de bureau peu coûteuses et qui doivent être remplacées immédiatement pour que le bureau continue de fonctionner.
• Acheter des fleurs ou de petites décorations pour le bureau et de petits cadeaux ou cartes pour les clients.

Si un employé doit acheter quelque chose par lui-même à des fins professionnelles, il sera généralement remboursé en compensation à partir de la petite caisse de l'entreprise.

La plupart des entreprises garderont entre 100 $ et 500 $ dans une petite caisse, ce qui facilitera le traitement des achats peu coûteux qui ne justifient pas une carte de crédit. Cependant, les grandes entreprises peuvent disposer d'une petite caisse disponible pour les différents départements, car les petits achats peuvent être plus fréquents.

Les avantages et les inconvénients de la petite caisse

Les entreprises peuvent bénéficier (et souffrir) de plusieurs façons d'avoir une petite caisse à leur disposition.

Voici quelques avantages qui viennent avec la petite caisse :

• Il est facile de faire de petits achats rapides qui sont nécessaires pour faire fonctionner l'entreprise mais qui ne nécessitent pas l'approbation de haut niveau d'un superviseur.
• Tant que tout le monde comprend comment utiliser la petite caisse et n'en abuse pas, cet argent peut être utilisé rapidement et efficacement.

Mais la petite caisse n'est pas une promenade complète dans le parc. Le plus gros inconvénient de la petite caisse est qu'il peut être facile pour les employés d'en abuser ou de l'utiliser à mauvais escient. Selon le guide de sécurité suivant, le vol de fonds de petite caisse est l'un des principaux types de vol et de fraude des employés.

Cela signifie qu'un bon gestionnaire ou superviseur pourrait être chargé de surveiller les fonds de petite caisse, de s'assurer que le compte reste équilibré et que l'argent n'est utilisé qu'à des fins commerciales.

Petite caisse VS. Encaisse

Il existe des différences minimes mais importantes entre ce qui est de la petite caisse et ce qui est considéré comme de l'« argent liquide ».

• Petite caisse - il s'agit littéralement d'espèces et de pièces de monnaie permettant aux employés de payer des choses qui sont plus faciles à payer en espèces que d'écrire un chèque ou d'utiliser une carte de crédit d'entreprise. Lorsque les employés ont besoin d'acheter quelque chose, ils peuvent utiliser la petite caisse qui est conservée au bureau. De plus, s'ils ont besoin d'être remboursés d'un petit montant pour un achat professionnel qu'ils ont effectué, cela proviendra généralement de la petite caisse plutôt que de l'entreprise fournissant un chèque de remboursement.
• Encaisse - cela peut également signifier de l'argent liquide présent dans un lieu d'affaires. La différence est que l'encaisse est utilisée par rapport aux clients. Par exemple, l'argent dans une caisse enregistreuse serait considéré comme de l'argent en caisse parce qu'il est utilisé pour fournir de la monnaie pour les transactions avec les clients. Et bien sûr, un bon employé ne retirerait pas cet argent du registre et l'utiliserait pour faire des achats professionnels.

Alors que la définition de la petite caisse peut être assez simple à comprendre, son utilisation peut être un peu plus compliquée.

Ce qui est requis pour utiliser la petite caisse

Ce n'est pas parce que le terme petite caisse donne l'impression qu'il s'agit d'un montant insignifiant qu'elle est accessible à tous et qu'elle n'est pas surveillée. Voici quelques étapes essentielles que les entreprises doivent suivre pour utiliser correctement cet outil commercial financier :

1. L'utilisation de la petite caisse nécessite un caissier pour alimenter le compte de la petite caisse.
2. Quelque part le long de la ligne, le caissier de la petite caisse aura besoin d'un chèque de l'entreprise pour acquérir l'argent littéral qui est stocké dans le bureau.
3. Le caissier ou le gardien de la petite caisse devra distribuer cet argent, généralement après avoir appris des employés pourquoi ils ont besoin d'argent.
4. S'ils font preuve de diligence raisonnable, le caissier ou le gardien demandera des reçus chaque fois que la petite caisse est utilisée. Cela empêche les employés d'abuser du système ou de prendre plus de petite caisse qu'ils n'en ont besoin.
5. En fin de compte, les reçus doivent correspondre parfaitement au montant qui a été retiré du compte de petite caisse.
6. Lorsque le montant de la petite caisse disponible atteint un certain montant, le caissier exigera un autre chèque pour ajouter des fonds au compte avant que l'entreprise ne soit à court de petite caisse.

Bien que ce soient les principales étapes que les propriétaires de petites entreprises prennent pour utiliser la petite caisse, il existe d'autres processus qui devraient être pris en compte pour en tirer le meilleur parti à long terme.

Comment enregistrer la petite caisse

Bien que le montant d'argent puisse être faible lorsqu'il s'agit de petite caisse, il devrait toujours y avoir un enregistrement de chaque transaction de petite caisse. Le caissier ou le dépositaire de la petite caisse doit avoir des états financiers, y compris des formulaires de demande des employés et des reçus comme preuve d'achat, chaque fois que la petite caisse est utilisée pour effectuer un achat professionnel.

Ces documents financiers seront nécessaires lorsque le caissier ou le dépositaire demandera des fonds supplémentaires pour le tiroir-caisse. Cela permet au dépositaire de contrôler l'équilibre du compte de petite caisse et de s'assurer que la petite caisse est disponible pour les employés qui en ont besoin.

Comment rapprocher la petite caisse

Les fonds de la petite caisse doivent être rapprochés à intervalles réguliers pour vérifier que tout est équilibré et exact. Cela peut être considéré comme un audit interne de la petite caisse d'une entreprise.

Le rapprochement de la petite caisse devrait être assez simple si chaque dépôt de petite caisse sur le compte bancaire de l'entreprise est le même montant à chaque fois. Cela facilite le suivi de la somme d'argent qui devrait se trouver sur le compte par rapport aux demandes de petite caisse et aux reçus qui prouvent combien d'argent a été dépensé.

Idéalement, le caissier de la petite caisse (dans une entreprise de plomberie, par exemple) devrait montrer les reçus antérieurs pour prouver que l'argent précédemment placé dans le compte de la petite caisse a été retiré.

De temps en temps, il y aura de petites différences. Mais, ce processus de rapprochement peut indiquer aux entreprises s'il y a une pénurie ou un excédent important de petite caisse afin qu'il puisse être étudié plus avant pour découvrir pourquoi il y a un déséquilibre des fonds.

Comment configurer des fonds de petite caisse

Les entreprises devront mettre de l'argent de côté dans leur budget annuel ou trimestriel pour constituer une petite caisse. Les petits achats peuvent rapidement s'accumuler au fil du temps, il est donc préférable de dépasser l'estimation dans le budget.

Le dépositaire de la petite caisse doit suivre quelques étapes pour y parvenir :

• Avertissez un supérieur ou quelqu'un du service de la comptabilité si la petite caisse dépasse le budget.
• Mettez en place un tiroir ou une boîte où l'argent physique peut être stocké en toute sécurité. Si un coffre-fort est disponible, cela pourrait être l'option idéale, mais tant que les fonds de la petite caisse sont sous clé, ils devraient être en sécurité. Cela s'applique particulièrement lorsqu'il s'agit de la sécurité des magasins de détail.
• Chaque fois que de l'argent est soit ajouté au fonds de petite caisse de l'entreprise, soit soustrait lorsque quelqu'un doit l'utiliser, gardez une trace de celui-ci, en vous assurant qu'il y a une trace écrite de tout l'argent qui entre et qui en sort. Sinon, il n'y aura aucun moyen de savoir si le fonds de petite caisse est inférieur ou supérieur au budget et s'il est utilisé de manière appropriée. Il s'agit d'une grande responsabilité supplémentaire (et à petit budget) à confier à un employé à la recherche d'un développement de carrière supplémentaire.

Utiliser la technologie pour utiliser correctement la petite caisse

Même si la plupart des cas de petite caisse utilisent une somme d'argent plutôt insignifiante, il est nécessaire de la surveiller de près car elle peut représenter une somme importante au fil du temps.

De nos jours, des logiciels comme Connecteam peuvent être essentiels pour surveiller l'utilisation de la petite caisse afin de s'assurer que la pratique n'est pas utilisée à mauvais escient et que les chiffres s'équilibrent à la fin de la journée.

Connecteam est une application primée parfaitement adaptée à la main-d'œuvre mobile - les travailleurs sans bureau et les employés distants.

Plus de 10 000 entreprises de plus de 90 secteurs bénéficient de l'application tout-en-un de Connecteam pour remplir facilement des formulaires, surmonter les problèmes de communication et aider généralement les entreprises à maîtriser leur utilisation de la petite caisse.

Voici quelques-unes des fonctionnalités dont les employés peuvent bénéficier de Connecteam pour utiliser correctement la petite caisse :

• Les employés peuvent facilement remplir des formulaires, en fournissant toutes les informations pertinentes concernant la raison pour laquelle ils ont besoin de petite caisse (achats de petite entreprise, remboursement, etc.), y compris des images de soutien et d'autres détails.
• Tous les formulaires sont automatiquement documentés, classés et organisés afin que les dépositaires de la petite caisse puissent répondre ultérieurement et gérer les demandes de petite caisse en cas de besoin.
• Il est possible de créer des tâches de travail chaque fois que la petite caisse est impliquée, ajoutant une autre couche de sécurité et d'assurance aux gardiens et aux employés.
• Il n'y a pas besoin d'allers-retours fastidieux entre les dépositaires de la petite caisse et les employés, car les utilisateurs peuvent facilement communiquer via la fonction de chat 1: 1.

L'essentiel sur la petite caisse

Quand tout est dit et fait, la petite caisse n'est pas quelque chose qui doit confondre les propriétaires d'entreprise et les employés. En fin de compte, la petite caisse est simplement de l'argent que les entreprises mettent de côté pour dépenser pour de petites choses.

Il y a des inconvénients, surtout lorsqu'il s'agit de savoir utiliser correctement la petite caisse. Par exemple, il est facile pour les employés d'en abuser et cela peut coûter de l'argent à votre entreprise. Mais il y a de nombreux avantages à avoir une petite caisse.

Non seulement cet argent peut être utilisé rapidement et efficacement à diverses fins, mais il donne aux employés un peu plus de liberté lorsqu'il s'agit d'effectuer de petits paiements liés à l'entreprise, sans avoir à demander l'approbation de haut niveau. Sans oublier que cela réduit les coûts des entreprises à long terme.

Et avec les derniers logiciels, comme Connecteam, les utilisateurs n'auront plus besoin d'écrire manuellement le montant de la petite caisse dont ils ont besoin. En quelques clics seulement, les utilisateurs peuvent rapidement remplir certains formulaires et recevoir une approbation en quelques secondes.

Alors abandonnez le stylo et le papier, passez à une solution numérique et faites de la gestion de la petite caisse une promenade dans le parc.