소액 현금이란 무엇입니까? 관리자를 위한 전체 가이드

소규모 사업을 해 본 사람이라면 소액 현금이 항상 중요한 역할을 한다는 것을 알고 있습니다. 대부분의 소기업 소유자가 정기적으로 이를 처리해야 한다는 것은 의심의 여지가 없습니다.

물론 소액 현금을 처리하는 것이 항상 간단한 것은 아닙니다. 모든 사람들이 그것이 무엇에 사용되는지 알지 못합니다. 소상공인이 제대로 처리하지 못하면 결국 절도와 같은 문제가 발생합니다.

그래서 소액현금이 무엇인지, 그리고 앞으로 여러분과 직원들이 현명하게 사용할 수 있는 방법에 대한 가이드를 마련하기로 했습니다.

소액 현금이 정확히 무엇입니까?

소액 현금의 정의는 최대한 간단하게 말해서 기업이 작지만 필요한 품목에 사용할 수 있는 돈입니다.

대량 구매는 회사 신용 카드를 사용하거나 수표를 작성해야 할 수 있습니다. 그러나 소액 구매의 경우 소액 현금 자금을 사용할 수 있습니다.

정기적으로 소액 현금을 사용해야 하는 산업에는 소매점, 접대, 청소, 배관 및 해충 방제가 포함됩니다.

다음은 소액 현금을 사용할 수 있는 몇 가지 일반적인 상황입니다.

• 저렴하고 사무실을 계속 운영하기 위해 즉시 교체해야 하는 사무용품을 구입합니다.
• 사무실용 꽃이나 작은 장식품, 고객을 위한 작은 선물이나 카드 구입.

직원이 비즈니스 목적으로 무언가를 스스로 구매해야 하는 경우 일반적으로 회사의 소액 현금 기금에서 보상으로 상환됩니다.

대부분의 회사는 소액 현금 기금에 $100에서 $500 사이를 보관하므로 신용 카드가 필요 없는 저렴한 구매를 쉽게 처리할 수 있습니다. 그러나 소규모 구매가 더 빈번할 수 있기 때문에 대기업은 개별 부서에서 사용할 수 있는 소액 현금을 가질 수 있습니다.

소액 현금의 장단점

기업이 소액 현금을 보유함으로써 이익을 얻을 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다.

소액 현금과 함께 제공되는 몇 가지 이점은 다음과 같습니다.

• 비즈니스를 운영하는 데 필요하지만 감독자의 높은 수준의 승인이 필요하지 않은 소량의 빠른 구매를 쉽게 수행할 수 있습니다.
• 모든 사람이 소액 현금의 사용법을 알고 남용하지 않는 한 그 돈을 빠르고 효율적으로 사용할 수 있습니다.

그러나 소액 현금은 공원에서 완전한 산책이 아닙니다. 소액 현금의 가장 큰 단점은 직원이 남용하거나 오용하기 쉽다는 것입니다. 다음 안전 지침에 따르면 소액 현금 자금을 훔치는 것은 직원 절도 및 사기의 주요 유형 중 하나입니다.

이는 훌륭한 관리자나 감독자가 소액 현금 자금을 모니터링하고 계정의 균형을 유지하며 돈이 사업 목적으로만 사용되는지 확인하는 임무를 맡을 수 있음을 의미합니다.

소액 현금 VS. 손 안에 현금

소액 현금과 "현금 보유"로 간주되는 것 사이에는 작지만 중요한 차이가 있습니다.

• Petty Cash – 이것은 직원들이 수표를 쓰거나 회사 신용 카드를 사용하는 것보다 현금으로 지불하는 것이 더 쉬운 일에 대해 지불할 수 있는 말 그대로 현금과 동전입니다. 직원들이 무언가를 구매해야 할 때 사무실에 보관된 소액 현금을 가져갈 수 있습니다. 또한 비즈니스 구매에 대해 소액을 상환해야 하는 경우 일반적으로 상환 수표를 제공하는 회사가 아닌 소액 현금 기금에서 나옵니다.
• 보유 현금 – 이는 사업장에 있는 문자 그대로의 현금을 의미할 수도 있습니다. 차이점은 보유 현금이 고객과 관련하여 사용된다는 것입니다. 예를 들어, 금전 등록기의 돈은 고객과의 거래를 위한 거스름돈을 제공하는 데 사용되기 때문에 수중에 있는 현금으로 간주됩니다. 그리고 물론 좋은 직원이라면 이 돈을 계산대에서 빼서 사업 구매에 사용하지 않을 것입니다.

소액 현금 정의는 이해하기에 충분히 간단할 수 있지만 사용은 조금 더 복잡할 수 있습니다.

소액 현금 사용에 필요한 것

소액 현금이라는 용어가 중요하지 않은 금액처럼 보이게 한다고 해서 누구나 사용할 수 있고 모니터링되지 않는다는 의미는 아닙니다. 이 금융 비즈니스 도구를 적절하게 활용하기 위해 기업이 취해야 하는 몇 가지 중요한 단계는 다음과 같습니다.

1. 소액 현금을 사용하려면 소액 현금 계좌에 자금을 조달할 출납원이 필요합니다.
2. 라인 어딘가에서 소액 출납원은 사무실에 저장된 문자 그대로 현금을 얻기 위해 회사의 수표가 필요합니다.
3. 출납원이나 소액 현금 관리인은 일반적으로 직원들로부터 현금이 필요한 이유를 알게 된 후 그 돈을 분배해야 합니다.
4. 그들이 실사를 하고 있다면, 출납원이나 관리인은 소액 현금이 사용될 때마다 영수증을 요구할 것입니다. 이것은 직원이 시스템을 남용하거나 필요한 것보다 더 많은 소액 현금을 가져오는 것을 방지합니다.
5. 하루가 끝나면 영수증은 소액 현금 계정에서 제거된 금액과 완벽하게 일치해야 합니다.
6. 사용 가능한 소액 현금의 양이 일정 금액 이하로 떨어지면 계산원은 회사에 소액이 소진되기 전에 계정에 자금을 추가하기 위해 다른 수표를 요구할 것입니다.

이것이 소기업 소유자가 소액 현금을 활용하기 위해 취하는 주요 단계이지만 장기적으로 이를 최대한 활용하기 위해 고려해야 하는 다른 프로세스가 있습니다.

소액 현금 기록 방법

소액 현금을 취급할 때는 금액이 적을 수 있지만 모든 소액 현금 거래에 대한 기록이 있어야 합니다. 소액 현금 출납원이나 관리인은 소액 현금이 사업 구매에 사용될 때마다 직원의 요청 양식과 구매 증빙을 위한 영수증을 포함한 재무제표를 가지고 있어야 합니다.

이 재무 기록은 출납원이나 관리인이 소액 금전 등록기에 대한 추가 자금을 요청할 때 필요합니다. 이를 통해 관리인은 소액 현금 계정의 균형을 조정하고 소액 현금이 필요한 직원이 사용할 수 있는지 확인합니다.

소액 현금을 조정하는 방법

소액 현금 자금은 모든 것이 균형 있고 정확한지 다시 확인하기 위해 정기적으로 조정되어야 합니다. 이는 회사의 소액 현금에 대한 내부 감사로 볼 수 있습니다.

비즈니스 은행 계좌에 입금되는 모든 소액 현금이 매번 같은 금액이라면 소액 조정은 충분히 간단해야 합니다. 이를 통해 소액 현금 요청 및 지출 금액을 증명하는 영수증과 비교할 때 계정에 얼마나 많은 돈이 있어야 하는지를 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

이상적으로는 소액 현금 출납원(예: 배관 회사)이 소액 현금 계좌에 입금된 이전 돈이 인출되었음을 증명하기 위해 과거 영수증을 제시해야 합니다.

때때로, 작은 불일치가 있을 것입니다. 그러나 이러한 조정 프로세스를 통해 소액 현금의 심각한 부족 또는 초과 여부를 회사에 알려서 자금 불균형이 있는 이유를 추가로 조사할 수 있습니다.

소액 현금 자금을 설정하는 방법

회사는 소액 현금 펀드를 구축하기 위해 연간 또는 분기별 예산에 자금을 따로 마련해야 합니다. 소량 구매는 시간이 지남에 따라 빠르게 추가될 수 있으므로 예산에서 예상 금액을 초과하는 것이 가장 좋습니다.

소액 현금 관리인은 이를 성공적으로 수행하기 위해 몇 가지 단계를 따라야 합니다.

• 소액 자금이 예산을 초과하는 경우 상사 또는 회계 부서의 누군가에게 알리십시오.
• 실물 현금을 안전하게 보관할 수 있는 서랍이나 상자를 마련하세요. 금고를 사용할 수 있다면 이상적인 선택일 수 있지만 소액 현금 자금이 잠겨 있고 열쇠가 있는 한 안전해야 합니다. 이것은 특히 소매점 안전과 관련하여 적용됩니다.
• 돈이 회사의 소액 현금 펀드에 추가되거나 누군가가 그것을 사용해야 할 때 차감할 때마다 기록을 유지하고 돈이 들어오고 나가는 모든 돈에 대한 종이 흔적이 있는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 소액 현금 기금이 예산 부족 또는 초과 예산으로 적절하게 사용되고 있는지 추적할 방법이 없습니다. 이것은 추가 경력 개발을 원하는 직원에게 제공하는 훌륭한 추가(저예산) 책임입니다.

기술을 사용하여 소액 현금을 적절하게 사용

소액현금의 경우는 대부분 미미한 금액을 사용하지만 시간이 지남에 따라 상당한 금액이 될 수 있으므로 면밀히 모니터링할 필요가 있습니다.

오늘날 Connecteam과 같은 소프트웨어는 소액 현금 사용을 모니터링하여 관행이 오용되지 않고 하루가 끝날 때 숫자 균형을 유지하는 데 핵심이 될 수 있습니다.

Connecteam은 사무실이 없는 직원과 원격 직원과 같은 모바일 인력을 위해 완벽하게 맞춤화된 수상 경력에 빛나는 앱입니다.

90개 이상의 산업 분야에서 10,000개 이상의 회사가 Connecteam의 올인원 앱의 혜택을 받아 양식을 쉽게 작성하고 커뮤니케이션 문제를 극복하며 일반적으로 기업이 소액 현금 사용을 관리할 수 있도록 도와줍니다.

다음은 직원이 소액 현금을 적절하게 사용하기 위해 Connecteam에서 얻을 수 있는 몇 가지 기능입니다.

• 직원은 지원 이미지 및 기타 세부 정보를 포함하여 소액 현금이 필요한 이유(소기업 구매, 상환 등)에 대한 모든 관련 정보를 제공하여 양식을 쉽게 작성할 수 있습니다.
• 모든 양식은 자동으로 문서화되고 정리되며 소액 현금 관리인이 나중에 응답하고 필요할 때 소액 현금 요청을 관리할 수 있습니다.
• 소액 현금이 관련될 때마다 작업 작업을 생성할 수 있어 관리인과 직원 모두에게 또 다른 보안 및 보증 계층을 추가할 수 있습니다.
• 1:1 채팅 기능을 통해 사용자가 쉽게 의사 소통할 수 있기 때문에 소액 현금 관리인과 직원 사이의 지루한 왕래가 필요하지 않습니다.

소액 현금에 대한 결론

모든 것이 말해지고 완료되면 소액 현금은 사업주와 직원을 혼란스럽게 할 필요가 없습니다. 모든 것이 요약되면 소액 현금은 단순히 기업이 작은 일에 지출하기 위해 따로 떼어 둔 돈입니다.

특히 소액 현금을 올바르게 사용하는 방법을 아는 것과 관련하여 단점이 있습니다. 예를 들어, 직원이 남용하기 쉽고 회사 비용이 발생할 수 있습니다. 그러나 소액 현금 자금이 있으면 많은 이점이 있습니다.

이 돈은 다양한 목적을 위해 빠르고 효율적으로 사용될 수 있을 뿐만 아니라 직원들이 높은 수준의 승인을 받을 필요 없이 소규모 비즈니스 관련 지불을 할 때 좀 더 자유롭게 할 수 있습니다. 장기적으로 비즈니스 비용을 줄이는 것은 말할 것도 없습니다.

그리고 Connecteam과 같은 최신 소프트웨어를 사용하면 사용자는 더 이상 필요한 소액 현금을 수동으로 기록할 필요가 없습니다. 사용자는 몇 번의 클릭만으로 몇 초 만에 일부 양식을 빠르게 작성하고 승인을 받을 수 있습니다.

따라서 펜과 종이를 버리고 디지털 솔루션으로 전환하고 공원에서 소액 현금 관리를 수행하십시오.