Что такое мелкая наличность? Полное руководство для менеджеров

Любой, кто когда-либо управлял малым бизнесом, знает, что мелкая наличность всегда играет важную роль. Нет никаких сомнений в том, что большинству владельцев малого бизнеса регулярно приходится с этим сталкиваться.

Конечно, с мелкой наличностью не всегда просто. Не все знают, для чего он используется. Если малые предприятия не понимают, как правильно с этим обращаться, в конечном итоге возникнут проблемы, такие как воровство.

Вот почему мы решили составить руководство, чтобы ответить на вопрос, что такое мелкие деньги и как вы и ваши сотрудники можете разумно использовать их в будущем.

Что такое мелкие наличные деньги?

Проще говоря, определение мелкой наличности: деньги, которые предприятия могут потратить на мелкие, но необходимые вещи.

Для крупных покупок может потребоваться использование кредитной карты компании или выписка чека. Но для более мелких покупок доступны мелкие денежные средства.

Отрасли, которые должны регулярно использовать мелкие деньги, включают розничные магазины, гостиничный бизнес, уборку, сантехнику и борьбу с вредителями, и это лишь некоторые из них.

Вот несколько типичных ситуаций, в которых можно использовать наличные деньги:

• Покупка недорогих канцелярских принадлежностей, которые необходимо немедленно заменить, чтобы офис продолжал работать.
• Покупка цветов или небольших украшений для офиса и небольших подарков или открыток для клиентов.

Если сотруднику необходимо купить что-то самостоятельно для деловых целей, ему обычно возмещают компенсацию из мелкого денежного фонда компании.

Большинство компаний хранят от 100 до 500 долларов в мелком фонде наличных, что позволяет легко оплачивать недорогие покупки, не требующие кредитной карты. Тем не менее, более крупные компании могут иметь мелкие денежные средства для отдельных отделов, потому что более мелкие покупки могут быть более частыми.

Плюсы и минусы мелкой наличности

Есть несколько способов, которыми предприятия могут извлечь выгоду (и пострадать) от наличия в своем распоряжении мелкой наличности.

Вот некоторые преимущества, которые приходят с мелкими деньгами:

• Легко совершать небольшие и быстрые покупки, которые необходимы для ведения бизнеса, но не требуют одобрения руководителя на высоком уровне.
• Пока все понимают, как использовать мелкие деньги и не злоупотребляют ими, эти деньги можно использовать быстро и эффективно.

Но мелкая наличность - это не полная прогулка в парке. Самым большим недостатком мелких денег является то, что сотрудники могут легко злоупотреблять ими или использовать их не по назначению. Согласно следующему руководству по безопасности, кража мелких денежных средств является одним из основных видов воровства и мошенничества со стороны сотрудников.

Это означает, что хорошему менеджеру или руководителю может быть поручено следить за мелкими денежными средствами, следить за тем, чтобы счет оставался сбалансированным и чтобы деньги использовались только в деловых целях.

Петти Кэш VS. Наличные на руках

Есть небольшие, но важные различия между тем, что считается мелкой наличностью, и тем, что считается «наличными в кассе».

• Мелкие наличные — это буквально наличные деньги и монеты для сотрудников, чтобы платить за вещи, которые легче заплатить наличными, чем выписывать чек или использовать кредитную карту компании. Когда сотрудникам нужно что-то купить, они могут взять мелкие деньги, хранящиеся в офисе. Кроме того, если им необходимо возместить небольшую сумму за сделанную ими деловую покупку, она обычно поступает из фонда мелких наличных, а не из компании, предоставляющей чек на возмещение.
• Наличные в кассе - это также может означать наличные деньги, которые присутствуют в месте ведения бизнеса. Разница в том, что наличные деньги используются в отношении клиентов. Например, деньги в кассовом аппарате будут считаться наличными в кассе, потому что они используются для предоставления сдачи при транзакциях с клиентами. И, конечно же, хороший сотрудник не стал бы снимать эти деньги с учета и использовать их для совершения бизнес-покупок.

Хотя определение мелкой наличности может быть достаточно простым для понимания, его использование может быть немного сложнее.

Что требуется для использования мелкой наличности

Тот факт, что термин «мелкие наличные» кажется незначительной суммой, не означает, что она доступна для всех и не контролируется. Вот несколько жизненно важных шагов, которые необходимо предпринять предприятиям, чтобы правильно использовать этот финансовый бизнес-инструмент:

1. Использование мелкой наличности требует, чтобы кассир пополнял счет мелкой наличности.
2. В какой-то момент кассиру с мелкой наличностью понадобится чек от предприятия, чтобы получить наличные деньги, хранящиеся в офисе.
3. Кассир или хранитель мелкой наличности должен будет распределить эти деньги, как правило, после того, как узнает от сотрудников, зачем им нужны наличные деньги.
4. Если они проявляют должную осмотрительность, кассир или хранитель будут запрашивать квитанции каждый раз, когда используются мелкие деньги. Это не позволяет сотрудникам злоупотреблять системой или брать больше мелких денег, чем им нужно.
5. В конце дня квитанции должны точно совпадать с суммой, которая была снята со счета мелкой наличности.
6. Когда количество доступной мелкой наличности снизится до определенной суммы, кассир потребует еще один чек, чтобы добавить средства на счет, прежде чем у компании закончатся мелкие наличные деньги.

Хотя это основные шаги, которые предпринимают владельцы малого бизнеса, чтобы использовать мелкие деньги, есть и другие процессы, которые следует учитывать, чтобы получить максимальную отдачу от них в долгосрочной перспективе.

Как записывать мелкую кассу

Хотя сумма денег может быть небольшой при работе с мелкой наличностью, все же должна быть запись о каждой операции с мелкой наличностью. Кассир или хранитель мелкой кассы должен иметь финансовые отчеты, в том числе формы запросов от сотрудников и квитанции для подтверждения покупки, каждый раз, когда мелкая касса используется для совершения деловой покупки.

Эти финансовые записи потребуются, когда кассир или хранитель потребуют дополнительных средств для денежного ящика для мелких сумм. Это позволяет хранителю контролировать баланс мелкой денежной наличности и следить за тем, чтобы мелкая наличность была доступна для сотрудников, которые в ней нуждаются.

Как урегулировать мелкие наличные деньги

Мелкие денежные средства следует регулярно сверять, чтобы перепроверить, чтобы все было сбалансировано и точно. Это можно рассматривать как внутренний аудит мелких денежных средств компании.

Выверка мелкой наличности должна быть достаточно простой, если каждая мелкая денежная сумма, вносимая на банковский счет предприятия, каждый раз является одной и той же суммой. Это упрощает отслеживание того, сколько денег должно быть на счету, по сравнению с запросами на получение мелкой наличности и квитанциями, подтверждающими, сколько денег было потрачено.

В идеале кассир мелкой наличности (например, в сантехнической компании) должен был бы показать прошлые квитанции, чтобы доказать, что предыдущие деньги, внесенные на счет мелкой наличности, были сняты.

Иногда будут небольшие расхождения. Но этот процесс согласования может сообщить компаниям, существует ли значительная нехватка или избыток мелкой наличности, чтобы можно было провести дальнейшее расследование, чтобы выяснить, почему существует дисбаланс средств.

Как настроить фонды мелкой наличности

Компании должны будут откладывать деньги в своем годовом или квартальном бюджете для создания мелкого денежного фонда. Небольшие покупки могут быстро накапливаться с течением времени, поэтому лучше превысить смету в бюджете.

Хранитель мелких денежных средств должен выполнить несколько шагов, чтобы сделать это успешно:

• Уведомить начальника или кого-то в бухгалтерии, если фонд мелкой наличности выходит за рамки бюджета.
• Установите ящик или коробку, в которой можно безопасно хранить наличные деньги. Если есть сейф, это может быть идеальным вариантом, но пока мелкие денежные средства находятся под замком, они должны быть в безопасности. Это особенно актуально, когда речь идет о безопасности розничного магазина.
• Каждый раз, когда деньги либо добавляются в мелкий денежный фонд компании, либо вычитаются, когда кому-то нужно их использовать, ведите учет, гарантируя наличие бумажного следа для всех денег, которые приходят и выходят из него. В противном случае будет невозможно отследить, находится ли фонд мелкой наличности в рамках бюджета или превышает его и используется ли он надлежащим образом. Это большая дополнительная (и малобюджетная) ответственность для сотрудника, стремящегося к дополнительному развитию карьеры.

Используйте технологии для правильного использования мелкой наличности

Несмотря на то, что в большинстве случаев мелкой наличности используется довольно незначительная сумма денег, необходимо внимательно следить за ней, поскольку со временем она может составить значительную сумму.

В настоящее время программное обеспечение, такое как Connecteam, может играть ключевую роль в отслеживании использования мелкой наличности, чтобы убедиться, что эта практика не используется не по назначению, и что цифры балансируются в конце дня.

Connecteam — это отмеченное наградами приложение, которое идеально подходит для мобильных сотрудников — бесстационарных и удаленных сотрудников.

Более 10 000 компаний из более чем 90 отраслей пользуются универсальным приложением Connecteam, которое позволяет легко заполнять формы, преодолевать проблемы со связью и в целом помогает предприятиям контролировать использование мелких денежных средств.

Вот некоторые функции, которые сотрудники могут извлечь из Connecteam, чтобы правильно использовать мелкие наличные:

• Сотрудники могут легко заполнять формы, предоставляя всю необходимую информацию о причине, по которой им требуются мелкие деньги (покупки для малого бизнеса, возмещение и т. д.), включая подтверждающие изображения и другие сведения.
• Все формы автоматически документируются, подшиваются и систематизируются, поэтому хранители мелких денежных средств могут позже ответить и управлять запросами на мелкие денежные средства, когда это необходимо.
• Можно создавать рабочие задачи всякий раз, когда речь идет о мелких деньгах, добавляя еще один уровень безопасности и уверенности как хранителям, так и сотрудникам.
• Нет необходимости в утомительной переписке между хранителями мелких денежных средств и сотрудниками, поскольку пользователи могут легко общаться с помощью функции чата 1:1.

Итог по мелкой наличности

Когда все сказано и сделано, мелкие наличные не должны смущать владельцев бизнеса и сотрудников. Когда все сводится к этому, мелкая наличность — это просто деньги, которые предприятия откладывают, чтобы тратить на мелкие вещи.

Есть и недостатки, особенно когда речь идет о правильном использовании мелкой наличности. Например, сотрудникам легко злоупотреблять, и это может стоить вашей компании денег. Но есть много преимуществ, которые дает наличие мелкого денежного фонда.

Эти деньги можно не только быстро и эффективно использовать для различных целей, но и дать сотрудникам немного больше свободы, когда дело доходит до совершения небольших платежей, связанных с бизнесом, без необходимости запрашивать одобрение на высоком уровне. Не говоря уже о том, что это снижает затраты бизнеса в долгосрочной перспективе.

А с новейшим программным обеспечением, таким как Connecteam, пользователям больше не нужно вручную записывать, сколько мелких денег им требуется. Всего за пару кликов пользователи могут быстро заполнить некоторые формы и получить одобрение за считанные секунды.

Так что откажитесь от ручки и бумаги, переключитесь на цифровое решение и превратите управление мелкими денежными средствами в прогулку по парку.