什么是零用现金？ 经理人完整指南

任何曾经经营过小企业的人都知道，零用金总是起着重要的作用。 毫无疑问，大多数小企业主经常不得不处理它。

当然，处理小额现金并不总是那么简单。 不是每个人都知道它的用途。 如果小企业不了解如何妥善处理，最终会出现问题，例如盗窃。

这就是为什么我们决定编写一份指南来回答什么是小额现金以及您和您的员工将来如何明智地使用它。

什么是零用现金？

尽可能简单地说，零用现金的定义是：企业可用于购买小而必要的物品的钱。

大宗购买可能需要使用公司信用卡或开支票。 但是对于较小的购买，可以使用零用现金。

需要经常使用零用钱的行业包括零售店、酒店、清洁、管道和害虫防治等。

以下是一些可以使用零用金的典型情况：

• 购买便宜且需要立即更换以保持办公室运转的办公用品。
• 为办公室购买鲜花或小装饰品，为客户购买小礼物或卡片。

如果员工出于商业目的不得不自己购买东西，他们通常会从公司的零用现金基金中获得补偿。

大多数公司将在小额现金基金中保留 100 至 500 美元，以便于处理不需要信用卡的廉价购买。 但是，较大的公司可能会为各个部门提供零用现金，因为较小的采购可能更频繁。

零用现金的利弊

企业可以通过多种方式从可支配的小额现金中受益（和受苦）。

以下是小额现金带来的一些好处：

• 进行业务运营所需的小型快速采购很容易，但不需要主管的高级批准。
• 只要每个人都知道如何使用零用现金并且不滥用它，这笔钱就可以快速有效地使用。

但是零用钱并不是在公园里散步。 零用金的最大缺点是员工很容易滥用或误用。 根据以下安全指南，窃取零用现金是员工盗窃和欺诈的主要类型之一。

这意味着一个好的经理或主管可以负责监控零用现金资金，确保账户保持平衡，并且资金仅用于商业目的。

零用现金VS。 手上的现金

什么是零用现金和什么被认为是“手头现金”之间存在微小但重要的区别。

• 零用现金——这实际上是员工的现金和硬币，用于支付比写支票或使用公司信用卡更容易用现金支付的东西。 当员工需要购买东西时，他们可以拿走办公室里的零用钱​​。 此外，如果他们需要为他们进行的商业购买获得少量报销，通常会来自零用现金基金，而不是公司提供报销支票。
• 手头现金——这也可能意味着存在于营业场所的实际现金。 不同之处在于手头现金用于与客户有关的情况。 例如，收银机中的钱将被视为手头现金，因为它用于为与客户的交易提供零钱。 当然，优秀的员工不会将这笔钱从登记簿中删除并用于进行商业采购。

虽然小额现金的定义可能很容易理解，但它的使用可能会更复杂一些。

使用零用现金需要什么

仅仅因为小额现金这个词使它看起来微不足道并不意味着它可供任何人使用并且不受监控。 以下是企业需要采取的一些重要步骤，以便正确使用此金融业务工具：

1. 小额现金的使用需要收银员为小额现金账户注资。
2. 沿着这条线的某个地方，小额现金收银员将需要一张来自企业的支票，以获取存储在办公室中的实际现金。
3. 收银员或小额现金保管人需要分配这笔钱，通常是在从员工那里了解他们为什么需要现金之后。
4. 如果他们正在尽职调查，每次使用小额现金时，收银员或保管人都会要求收据。 这可以防止员工滥用系统或拿走比他们需要的更多的零用钱。
5. 在一天结束时，收据应该与从零用现金账户中扣除的金额完全一致。
6. 当可用的小额现金数量下降到一定数量时，收银员将要求另一张支票在公司用完小额现金之前将资金添加到帐户中。

虽然这些是小企业主利用零用现金的主要步骤，但从长远来看，还应考虑其他一些流程以充分利用它。

如何记录零用现金

虽然在处理小额现金时金额可能很小，但仍应记录每笔小额现金交易。 每次使用小额现金进行商业采购时，小额现金出纳员或保管人都应有财务报表，包括员工的申请表和购买证明的收据。

当收银员或保管人为小额现金抽屉请求额外资金时，这些财务记录将是必要的。 这使托管人能够控制小额现金账户的平衡，并确保小额现金可供需要的员工使用。

如何核对零用现金

应定期核对零用现金资金，以仔细检查一切是否平衡和准确。 这可以看作是对公司零用金的内部审计。

如果每次存入商业银行账户的小额现金都是相同的金额，那么核对小额现金应该足够简单。 与小额现金的请求和证明已经花费了多少钱的收据相比，这使得跟踪账户中应该有多少钱变得更容易。

理想情况下，小额现金出纳员（例如，在管道公司）需要出示过去的收据，以证明之前存入小额现金账户的钱已被取出。

偶尔会出现细微的偏差。 但是，这种对账过程可以告诉公司小额现金是否严重短缺或过剩，以便进一步调查以发现资金不平衡的原因。

如何设置零用现金基金

公司将需要在其年度或季度预算中留出资金来建立零用现金基金。 随着时间的推移，小额采购会迅速增加，因此最好超出预算中的估计值。

小额现金托管人需要遵循几个步骤才能成功地做到这一点：

• 如果小额现金超出预算，请通知上级或会计部门的人员。
• 设置一个抽屉或盒子，可以安全地存放实物现金。 如果有保险箱，那可能是理想的选择，但只要零用现金处于锁定状态，它们就应该是安全的。 这尤其适用于零售店安全。
• 每次资金要么从公司添加到小额现金基金中，要么在有人需要使用时减去，保留记录，确保所有进出的资金都有书面记录。 否则，将无法跟踪小额现金基金是否低于预算或超出预算并被适当使用。 对于寻求额外职业发展的员工来说，这是一项巨大的额外（和低预算）责任。

使用技术正确使用零用现金

尽管大多数小额现金使用的金额相当微不足道，但仍有必要对其进行密切监控，因为随着时间的推移，它可能会增加大量资金。

如今，像 Connecteam 这样的软件可以成为监控小额现金使用情况的关键，以确保这种做法不被滥用，并且数字在一天结束时保持平衡。

Connecteam 是一款屡获殊荣的应用程序，专为移动工作人员（无办公桌工作人员和远程员工）量身定制。

来自 90 多个行业的 10,000 多家公司受益于 Connecteam 的一体化应用程序，可以轻松填写​​表格、克服沟通问题并帮助企业掌握小额现金的使用情况。

以下是员工可以从 Connecteam 中受益以正确使用小额现金的一些功能：

• 员工可以轻松填写​​表格，提供有关他们需要零用现金（小企业采购、报销等）原因的所有相关信息，包括支持性图像和其他详细信息。
• 所有表格都会自动记录、归档和组织，因此小额现金保管人可以稍后做出回应，并在需要时管理小额现金请求。
• 只要涉及零用钱，就可以创建工作任务，为保管人和员工等增加另一层安全和保证。
• 零用金保管人和员工之间无需繁琐的来回交流，因为用户可以通过 1:1 聊天功能轻松进行交流。

零用现金的底线

当一切都说完了，零用钱就不需要让企业主和员工感到困惑了。 归根结底，零用钱只是企业留出用于小事的钱。

有缺点，尤其是在知道如何正确使用小额现金方面。 例如，员工很容易滥用职权，并且可能会花费您的公司资金。 但是拥有小额现金基金有很多好处。

这笔钱不仅可以快速有效地用于各种目的，而且在支付与业务相关的小额款项时，它为员工提供了更多的自由，而无需寻求高层的批准。 更不用说从长远来看它可以降低业务成本。

而使用最新的软件，如 Connecteam，用户将不再需要手动写下他们需要多少零用钱。 只需单击几下，用户就可以快速填写一些表格并在几秒钟内获得批准。

所以放弃笔和纸，改用数字解决方案，让小额现金管理在公园里散步。