Una guida per manager alla comunicazione della vite: cos'è e come usarla per fare del bene negli affari

La comunicazione Grapevine è inevitabile: fa parte di ogni singola organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore.

Molti imprenditori e manager sottovalutano l'impatto di questo tipo di comunicazione sull'impegno, la produttività e le prestazioni dei propri dipendenti, nel bene e nel male.

Sebbene la comunicazione della vite abbia la sua giusta dose di insidie, ci sono modi in cui puoi usarla in modo efficace a beneficio della tua azienda.

Analizziamo esattamente cos'è la comunicazione di vite e forniamo alcuni suggerimenti e strumenti che puoi utilizzare per semplificare la comunicazione nella tua attività.

Cos'è la comunicazione Grapevine?

A differenza delle forme di comunicazione online come e-mail, SMS e WhatsApp, la comunicazione di vite (in particolare negli affari) è il modo in cui i colleghi comunicano in modo informale tra loro per raggiungere un obiettivo incentrato sul lavoro.

Per quanto le aziende preferiscano non averlo, la comunicazione della vite sarà sempre parte integrante del business. In effetti, un enorme 70% di tutta la comunicazione aziendale deriva dalla vite (nessun gioco di parole).

“Il sistema di comunicazione informale, noto anche come vite, è l'aspetto comunicativo del sistema informale dell'organizzazione. È volubile, dinamico e vario come lo sono le persone. È l'espressione della naturale motivazione delle persone a comunicare”.

Keith Davis, Fare un uso costruttivo dell'Office Grapevine, in Letture nelle relazioni umane

Sebbene possa esserlo, la comunicazione della vite non ha bisogno di essere un problema sul posto di lavoro. Può essere domato e guidato in una direzione produttiva.

Diversi tipi di comunicazione della vite

È difficile trovare un significato unico nella comunicazione aziendale. Questo perché è un fenomeno lavorativo complesso che può assumere molte forme.

Detto questo, ci sono quattro tipi principali che il professor Keith Davis, che abbiamo citato sopra, ha identificato.

1. Catena a filo singolo

Questo tipo di comunicazione richiede il passaggio di informazioni attraverso una linea diretta di contatti per raggiungere un destinatario finale. È un modo semplice per comunicare con i colleghi, anche se il messaggio diventa più filtrato con ogni persona aggiunta alla catena.

2. Catena di pettegolezzi

In questa catena, un individuo ha il compito di condividere le informazioni con tutti gli altri. Come la forma di una ruota, il messaggero sta al centro di essa e ogni punto di contatto è un raggio.

3. Catena di probabilità

Il tipo più imprevedibile di comunicazione della vite è senza dubbio la catena di probabilità. Questo è quando un individuo condivide informazioni a caso e quindi i destinatari le trasmettono allo stesso modo.

4. Catena a grappolo

In una catena di cluster, un individuo condivide un messaggio con un gruppo selezionato di destinatari, che procede a condividere le stesse informazioni con un altro gruppo selezionato di destinatari. Questo è il tipo di situazione in cui le informazioni si diffondono esponenzialmente in tutta l'azienda, raggiungendo alla fine tutti.

L'impatto della comunicazione della vite

In molte aziende, la vite ha un enorme impatto sul modo in cui le informazioni vengono diffuse nella forza lavoro, per una serie di motivi.

Il professor Davis è arrivato al punto di dire che "se i dipendenti sono così disinteressati al loro lavoro da non dedicarsi a parlarne in negozio, allora questa apatia è un'indicazione di qualche disadattamento nell'organizzazione".

Altri motivi includono:

• Affidabilità : è spesso considerato uno dei modi più affidabili per comunicare su questioni relative al posto di lavoro, aggiornamenti, modifiche alle politiche aziendali ed eventi aziendali imminenti.
• Raggiungibilità : la comunicazione Grapevine è un modo rapido per connettere un'intera azienda, dall'amministratore delegato fino ai nuovi assunti.
• Flessibilità : questo tipo di comunicazione è estremamente flessibile, il che significa che può essere condotta in vari modi, attraverso conversazioni, pettegolezzi o persino una chat digitale 1:1 o di gruppo.

Come far funzionare la comunicazione Grapevine per la tua azienda

Il professor Davis ha anche scritto che "un'organizzazione sana ha sia una vite che canali di comunicazione ufficiali".

Mentre la comunicazione della vite potrebbe essere un termine che molti disapprovano sul posto di lavoro, in realtà è una pratica che può essere utilizzata a vantaggio tuo e dei tuoi dipendenti. Lo abbiamo suddiviso in cinque consigli utili.

L'utilizzo di una soluzione digitale con un'ampia varietà di funzionalità di comunicazione può aiutare a ridurre al minimo la comunicazione di vite all'interno della tua azienda, o almeno renderla più efficace.

Prendi Connecteam, per esempio. Questa pluripremiata app all-in-one per la gestione dei dipendenti è progettata principalmente per la forza lavoro mobile, inclusi team remoti e lavoratori deskless.

Con la comunicazione di vite che si verifica nelle aziende di tutto il mondo, non sorprende che più di 20.000 aziende di 90 diversi settori traggano vantaggio dall'app di comunicazione dei dipendenti di Connecteam per aiutare dipendenti e manager a rimanere in contatto in modo più efficiente .

Se un dipendente ha bisogno di contattare un collega o qualcuno nell'alta dirigenza per discutere di qualcosa relativo al lavoro (o meno), può fare riferimento all'app mobile invece di fare affidamento su metodi di comunicazione datati e dispendiosi in termini di tempo come telefonate, e- e-mail e messaggi di testo.

Di seguito, analizzeremo più in dettaglio come utilizzare le funzionalità di comunicazione essenziali di Connecteam per ridurre al minimo la comunicazione di vite. Questi includono:

Connecteam è completamente gratuito per un massimo di 50 utenti e, insieme alle sue capacità operative e HR, fornisce agli imprenditori lo strumento definitivo per scalare la propria attività.

Interagisci con tutti i tuoi dipendenti di cui hai bisogno inviando aggiornamenti. Con Connecteam, puoi farlo tramite il feed social dell'app.

• Tutti gli operatori dell'azienda possono rimanere istantaneamente aggiornati sugli ultimi annunci aziendali, nuove assunzioni, modifiche alle politiche aziendali e altro ancora.
• È anche possibile vedere quali utenti non hanno visto aggiornamenti specifici e avvisarli di conseguenza per mantenere l'intera azienda allineata su qualsiasi questione.
• Rendi gli aggiornamenti colorati e accattivanti come desideri, allegando video, immagini, GIF, sondaggi dal vivo, ecc.), facilitando l'interazione sana e pubblica dei dipendenti attraverso commenti e reazioni.
• Pianifica facilmente un annuncio da condividere a una data e un'ora specifiche e seleziona esattamente chi vuoi leggerlo.
• Se i manager notano che vengono diffuse voci false, possono immediatamente sfatarle con annunci formali, promuovendo una cultura dell'informazione accurata e riducendo le possibilità di voci future.
• Crea eventi per qualsiasi occasione legata al lavoro, dalle riunioni del team alle trasferte aziendali. Tutti gli invitati selezionati vengono avvisati istantaneamente e contemporaneamente.

I gestori dovrebbero identificare i lavoratori che avviano attivamente le filiere della vite. Quindi, dovrebbero fornire privatamente informazioni vere e utili.

Di conseguenza, questi lavoratori trasmetteranno queste informazioni ad altri partecipanti che effettivamente li avvantaggiano, invece di diffondere voci e informazioni distorte.

Con un'app come Connecteam, i manager possono:

• Comunica direttamente con le persone tramite la funzione di chat del team dei dipendenti ed esegui dialoghi mirati e personalizzati per condividere questo tipo di informazioni.
• Discuti di tutte le questioni relative al lavoro sull'app senza fare affidamento su altre modalità di comunicazione per confondere ulteriormente le cose.
• Interagisci con un dipendente, un gruppo o l'intera azienda tramite chat online 1:1 o di gruppo.
• Ottieni l'accesso immediato ai dettagli di contatto di ogni dipendente dell'azienda utilizzando la directory dei dipendenti, il che significa che puoi individuare persone specifiche con cui comunicare .

Sebbene le catene di vite siano un modo semplice per diffondere informazioni false, possono anche essere una preziosa fonte di feedback per i manager.

Più i manager integreranno i dipendenti nel processo decisionale quotidiano dell'azienda, più informati saranno, riducendo la necessità di speculare nelle filiere della vite e di diffondere false voci.

Ecco come tu e i tuoi dipendenti potete utilizzare Connecteam per promuovere il feedback:

• Dai voce ai dipendenti e imposta sondaggi personalizzati per raccogliere feedback e pensieri dei dipendenti con domande specifiche.
• I dipendenti possono anche inviare feedback anonimi utilizzando una cassetta dei suggerimenti online, invece di passare anni a cercare quella scatola di cartone in ufficio che non viene mai controllata.

Se le operazioni aziendali sono ben organizzate, l'argomento discusso nelle filiere della vite sarà più accurato, positivo e vantaggioso per gli obiettivi che un'azienda vuole raggiungere.

Con una soluzione digitale come Connecteam, tutte le operazioni possono essere gestite e discusse con un semplice clic .

Indipendentemente dal fatto che si tratti di timbrature in entrata e in uscita o di pianificazione dei dipendenti, gli utenti possono facilmente comunicare con la dirigenza superiore direttamente da queste funzionalità per evitare inutili avanti e indietro e dover navigare altrove nell'app.

La linea di fondo sulla comunicazione della vite

Vedendo che comunicare è qualcosa che gli esseri umani fanno naturalmente, sia che lavoriamo in un ufficio o faccia parte di un team senza scrivania, gli imprenditori devono accettare questa realtà e abbracciarla sul posto di lavoro.

Ci auguriamo che i suggerimenti forniti ti aiutino a gestire la comunicazione della vite nella tua azienda e a creare un flusso di informazioni sano tra i dipendenti, pur mantenendo la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti lungo il percorso.

Come accennato in precedenza, riteniamo che uno strumento di comunicazione all-in-one per i dipendenti come Connecteam sia il modo ideale per mantenere tutti i dipendenti sulla stessa pagina, sia attraverso aggiornamenti, chat 1:1 o persino sondaggi sul coinvolgimento.

Questa app di comunicazione digitale del team alla fine farà tre cose: fornire ai dipendenti una fonte di informazioni affidabile, eliminare i fili inutili di comunicazione della vite e garantire che quelli rimanenti abbiano un impatto positivo sulla tua attività quotidiana.